Το εμπορικό μητρώο στη Φινλανδία είναι το Kaupparekisteri / Handelsregistret (Εμπορικό Μητρώο), το οποίο τηρείται από το Patentti- ja rekisterihallitus — PRH (Φινλανδική Υπηρεσία Διπλωμάτων Ευρεσιτεχνίας και Μητρώων). Συνεργάζεται με τη φορολογική διοίκηση μέσω του κοινού συστήματος Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä — YTJ (Σύστημα Πληροφοριών Επιχειρήσεων) στη διεύθυνση ytj.fi, όπου μια ενιαία δήλωση ίδρυσης εξυπηρετεί τόσο το Εμπορικό Μητρώο όσο και τα φορολογικά μητρώα και παράγει τον κωδικό Y-tunnus (Αριθμός Μητρώου Επιχείρησης). Το μητρώο είναι δημόσιο και το ηλεκτρονικό απόσπασμα του εμπορικού μητρώου παρέχεται πλέον δωρεάν.

Το μητρώο εταιρειών στη Φινλανδία

Το μητρώο διέπεται από τον νόμο kaupparekisterilaki (Νόμος περί Εμπορικού Μητρώου) του 2023, ο οποίος τέθηκε σε ισχύ την 1η Ιουνίου 2023 και έχει τροποποιηθεί έκτοτε. Ο νόμος ορίζει το PRH ως αρμόδιο για την καταχώριση και, σε αντίθεση με τον προηγούμενο νόμο, θέτει όρους για την εγγραφή ιδιωτών εμπόρων: ένα φυσικό πρόσωπο που ασκεί εμπορική δραστηριότητα υποχρεούται να εγγραφεί μόνο εάν είναι υποχρεωμένο να καταρτίζει οικονομικές καταστάσεις σύμφωνα με τον Νόμο περί Λογιστικής ή εάν είναι κάτοικος εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Οι λοιποί μπορούν να εγγραφούν εθελοντικά και, σε αυτή την περίπτωση, αντιμετωπίζονται ως υποκείμενα σε υποχρέωση γνωστοποίησης. Το PRH τηρεί επίσης το yhdistysrekisteri (Μητρώο Συλλόγων) και το säätiörekisteri (Μητρώο Ιδρυμάτων).

Υποχρεώσεις που εισάγονται με τη μεταρρύθμιση

Τρεις αλλαγές έχουν πρακτική σημασία. Από την 1η Ιανουαρίου 2026, όλες οι γνωστοποιήσεις και οι αιτήσεις πρέπει να υποβάλλονται ηλεκτρονικά, με εξαίρεση τους ιδιώτες εμπόρους, τις ενώσεις και τα ιδρύματα· η PRH δεν δέχεται έγγραφα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Από το 2025, επιβάλλεται πρόστιμο καθυστέρησης σε περίπτωση που οι οικονομικές καταστάσεις δεν υποβληθούν εντός οκτώ μηνών από τη λήξη του οικονομικού έτους, ενώ μπορεί να επιβληθεί πρόστιμο αμέλειας σε περίπτωση που δεν διορθωθούν ελλείψεις στο μητρώο — όπως ελλείπουσα διεύθυνση, διοικητικό συμβούλιο, πραγματικοί δικαιούχοι ή κωδικός ταυτότητας. Από το 2027, οι ανώνυμες εταιρείες, οι συνεταιρισμοί, οι ευρωπαϊκές εταιρείες και οι ευρωπαϊκές συνεταιριστικές εταιρείες, καθώς και οι αλλοδαποί επιχειρηματίες με υποκατάστημα στη Φινλανδία, πρέπει να επιβεβαιώνουν ετησίως ότι τα στοιχεία του μητρώου και τα επιχειρηματικά τους στοιχεία είναι ενημερωμένα· τα λοιπά μέρη, συμπεριλαμβανομένων των ιδιωτών επιχειρηματιών και των προσωπικών εταιρειών, έχουν το δικαίωμα αλλά όχι την υποχρέωση να τα επιβεβαιώνουν. Η επιβολή των διατάξεων είναι ενεργή: το PRH διαγράφει τις ανενεργές εταιρείες και τους συνεταιρισμούς από το μητρώο βάσει των νόμιμων εξουσιών του.

Νομικές μορφές που μπορούν να καταχωριστούν στη Φινλανδία

  • Yksityinen elinkeinonharjoittaja, toiminimi / enskild näringsidkare (Ιδιώτης έμπορος) — φυσικό πρόσωπο με απεριόριστη προσωπική ευθύνη· η εγγραφή είναι υποχρεωτική μόνο στις περιπτώσεις που περιγράφονται παραπάνω.
  • Avoin yhtiö / öppet bolag (Ομόρρυθμη εταιρεία) — όλοι οι εταίροι ευθύνονται προσωπικά, από κοινού και εις ολόκληρον για τις υποχρεώσεις της εταιρείας.
  • Kommandiittiyhtiö / kommanditbolag (Ετερόρρυθμη εταιρεία) — οι γενικοί εταίροι φέρουν προσωπική ευθύνη, ενώ ο σιωπηρός εταίρος ευθύνεται μόνο μέχρι το ύψος της εισφοράς του.
  • Osakeyhtiö — Oy / aktiebolag — Ab (Εταιρεία περιορισμένης ευθύνης) — ξεχωριστό νομικό πρόσωπο, του οποίου οι μέτοχοι δεν φέρουν προσωπική ευθύνη για τις υποχρεώσεις της, σύμφωνα με τον νόμο περί εταιρειών περιορισμένης ευθύνης (osakeyhtiölaki). Η απαίτηση ελάχιστου μετοχικού κεφαλαίου καταργήθηκε το 2019, γεγονός που καθιστά αυτή τη μορφή την προεπιλεγμένη στη Φινλανδία.
  • Julkinen osakeyhtiö — Oyj / publikt aktiebolag — Abp (Ανώνυμη εταιρεία) — οι τίτλοι της μπορούν να διαπραγματεύονται σε ρυθμιζόμενη αγορά· ελάχιστο μετοχικό κεφάλαιο 80.000 ευρώ.
  • Osuuskunta / andelslag (Συνεταιρισμός) — τα μέλη δεν ευθύνονται προσωπικά, εκτός εάν ο κανονισμός ορίζει διαφορετικά.
  • Eurooppayhtiö — SE (Ευρωπαϊκή Εταιρεία) και eurooppaosuuskunta — SCE (Ευρωπαϊκή Συνεταιριστική Εταιρεία) — οι μορφές που προβλέπονται από το δίκαιο της ΕΕ, οι οποίες αντιμετωπίζονται με τον ίδιο τρόπο όπως οι αντίστοιχες εθνικές μορφές.
  • Eurooppalainen taloudellinen etuyhtymä (Ευρωπαϊκή Οικονομική Ομάδα Συμφερόντων) και το υποκατάστημά της — τα μέλη φέρουν απεριόριστη από κοινού ευθύνη.
  • Sivuliike ulkomaisesta elinkeinonharjoittajasta / filial (Υποκατάστημα αλλοδαπού εμπορικού φορέα) — δεν διαθέτει ξεχωριστή νομική προσωπικότητα· ο αλλοδαπός εμπορικός φορέας εξακολουθεί να φέρει την ευθύνη.
  • Asunto-osakeyhtiö (εταιρεία κατοικιών) και keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö (αμοιβαία εταιρεία ακινήτων) — εγγράφονται στο ίδιο Εμπορικό Μητρώο και όχι σε ξεχωριστό μητρώο.
  • Osuuspankki, säästöpankki, hypoteekkiyhdistys και οι ασφαλιστικές μορφές — ρυθμιζόμενοι τραπεζικοί και ασφαλιστικοί φορείς, συμπεριλαμβανομένων των αμοιβαίων ασφαλιστικών εταιρειών και των ασφαλιστικών ενώσεων.
  • Asumisoikeusyhdistys (Σύλλογος δικαιώματος κατοχής) και valtion liikelaitos (κρατική επιχείρηση) — περαιτέρω νομικές μορφές που περιλαμβάνονται στον κατάλογο του PRH.
  • Aatteellinen yhdistys και säätiö (μη κερδοσκοπικός σύλλογος και ίδρυμα) — καταχωρίζονται κυρίως στο Μητρώο Συλλόγων και στο Μητρώο Ιδρυμάτων, αλλά πρέπει επίσης να καταχωριστούν στο Εμπορικό Μητρώο εάν διαθέτουν μόνιμη έδρα ή τουλάχιστον έναν υπάλληλο για την άσκηση επιχειρηματικής δραστηριότητας.

Πληροφορίες που διατίθενται από το φινλανδικό εμπορικό μητρώο

Ο νόμος περί Εμπορικού Μητρώου προβλέπει ότι ο καθένας μπορεί να λάβει πληροφορίες, αποσπάσματα και πιστοποιητικά από τις εγγραφές του μητρώου και από τα έγγραφα που τηρεί το PRH, συμπεριλαμβανομένων των κατατεθειμένων κοινοποιήσεων και των συνημμένων τους. Στην πράξη, η πρόσβαση κατανέμεται σε δύο υπηρεσίες.

Δωρεάν στο Σύστημα Επιχειρηματικών Πληροφοριών διατίθενται ο Αριθμός Μητρώου Επιχείρησης (Business ID), τα μητρώα στα οποία ανήκει η οντότητα, η επωνυμία της εταιρείας, οι παράλληλες και βοηθητικές επωνυμίες, η μορφή της εταιρείας, η έδρα, ο κύριος κλάδος δραστηριότητας, η γλώσσα, η διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας, η κατάσταση της οντότητας σε περίπτωση πτώχευσης, εκκαθάρισης ή αναδιάρθρωσης, οι εγγραφές φορολογικών οφειλών, ο αναγνωριστικός κωδικός νομικής οντότητας και ο μοναδικός ευρωπαϊκός αναγνωριστικός κωδικός. Δωρεάν μέσω της δικής της υπηρεσίας πληροφοριών του PRH είναι τα βασικά στοιχεία και το ηλεκτρονικό απόσπασμα του εμπορικού μητρώου, συμπεριλαμβανομένων των αποσπασμάτων ιστορικού, για τα οποία δεν επιβάλλεται πλέον χρέωση.

Τα στοιχεία για τα οποία επιβάλλεται χρέωση είναι το καταστατικό ή η σύμβαση εταιρικής σχέσης και οι κανονισμοί συνεταιρισμών, οι οικονομικές καταστάσεις, τα μεταφρασμένα αποσπάσματα, τα πιστοποιητικά και τα ηλεκτρονικά αντίγραφα των εγγράφων που έχουν κατατεθεί με τις κοινοποιήσεις.

Τι υπόκειται σε περιορισμούς

Η Φινλανδία είναι σαφής σε αυτό το σημείο: σε αντίθεση με άλλα στοιχεία που καταχωρίζονται στο Εμπορικό Μητρώο, τα στοιχεία των πραγματικών δικαιούχων δεν είναι δημόσια. Ο νόμος επιτρέπει τη γνωστοποίηση μόνο σε ταυτοποιημένο παραλήπτη που έχει νομική βάση βάσει του Νόμου κατά του Ξεπλύματος Χρήματος ή σε αρχή για την εκτέλεση νόμιμου καθήκοντος· το μόνο που είναι δημόσιο είναι το γεγονός ότι έχει καταχωριστεί γνωστοποίηση πραγματικής ιδιοκτησίας. Οι εκπρόσωποι των εταιρειών και οι ίδιοι οι πραγματικοί δικαιούχοι μπορούν να λάβουν δωρεάν αποσπάσματα μέσω της υπηρεσίας πληροφοριών πραγματικών δικαιούχων του PRH.

Προστατεύονται επίσης τα προσωπικά δεδομένα. Το μητρώο καταγράφει το πλήρες όνομα ενός προσώπου, τον προσωπικό κωδικό ταυτότητας, την υπηκοότητα και τον δήμο διαμονής, ενώ η διεύθυνση κατοικίας καταγράφεται μόνο για πρόσωπα που διαμένουν στο εξωτερικό· το αναγνωριστικό τμήμα του προσωπικού κωδικού ταυτότητας και η διεύθυνση κατοικίας ενός προσώπου που διαμένει στο εξωτερικό αποκαλύπτονται μόνο όταν ο παραλήπτης διαθέτει νομική βάση για την προστασία δεδομένων και αποδεικνύει επαρκείς εγγυήσεις. Τα στοιχεία επικοινωνίας των αντιπροσώπων και των υπευθύνων επικοινωνίας στις καταχωρίσεις που γίνονται από το 2025 και μετά δεν είναι δημόσια.

Έγγραφα που μπορούν να ληφθούν από το μητρώο

  • Kaupparekisteriote / handelsregisterutdrag (Απόσπασμα εμπορικού μητρώου) — τα τρέχοντα καταχωρημένα στοιχεία: επωνυμία, Αριθμός Μητρώου Επιχειρήσεων, έδρα, κλάδος δραστηριότητας, εκπρόσωποι, μετοχικό κεφάλαιο, διοικητικό συμβούλιο, διευθύνων σύμβουλος και ελεγκτής, καθώς και η κατάσταση της δήλωσης πραγματικής ιδιοκτησίας. Μπορεί να εκδοθεί ιστορικό απόσπασμα για επιλεγμένη ημερομηνία ή περίοδο. Το ηλεκτρονικό απόσπασμα παρέχεται δωρεάν· τα μεταφρασμένα αποσπάσματα στα αγγλικά είναι επί πληρωμή.
  • Yhtiöjärjestys / bolagsordning (Καταστατικό) — καθώς και συμφωνίες εταιρικής σχέσης και κανονισμοί συνεταιρισμών, διαθέσιμα μέσω της υπηρεσίας πληροφοριών του PRH.
  • Tilinpäätös / bokslut (Οικονομικές καταστάσεις) — κατατίθενται στο PRH και διατίθενται από την ίδια υπηρεσία· η προθεσμία κατάθεσης επιβάλλεται με πρόστιμο καθυστέρησης.
  • Πιστοποιητικά (Todistukset) — πιστοποιητικά που εκδίδονται από το μητρώο, τα οποία παραγγέλνονται μέσω της υπηρεσίας πληροφόρησης του PRH. Στη Φινλανδία δεν υπάρχει έγγραφο που να ονομάζεται «πιστοποιητικό καλής λειτουργίας»· το απόσπασμα του εμπορικού μητρώου ή ένα πιστοποιητικό εκπληρώνει αυτή τη λειτουργία για τράπεζες, διαγωνισμούς και συμβολαιογραφικές πράξεις.
  • Edunsaajarekisteriote (Απόσπασμα μητρώου πραγματικών δικαιούχων) — υπόκειται σε περιορισμούς όπως περιγράφεται παραπάνω· παρέχεται δωρεάν στους εκπροσώπους της ίδιας της εταιρείας και στον ενδιαφερόμενο πραγματικό δικαιούχο, ενώ σε άλλες περιπτώσεις διατίθεται μόνο για σκοπούς καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες.
  • Jäljennökset ilmoitusasiakirjoista (Αντίγραφα κατατεθειμένων εγγράφων γνωστοποίησης) — ηλεκτρονικά αντίγραφα των γνωστοποιήσεων και των συνημμένων τους, διαθέσιμα κατόπιν παραγγελίας.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς ονομάζεται το εμπορικό μητρώο στη Φινλανδία;

Το Kaupparekisteri (Εμπορικό Μητρώο), το οποίο τηρείται από το Φινλανδικό Γραφείο Διπλωμάτων Ευρεσιτεχνίας και Εγγραφών και λειτουργεί από κοινού με τη φορολογική διοίκηση μέσω του Συστήματος Επιχειρηματικών Πληροφοριών.

Πρέπει οι ατομικές επιχειρήσεις να εγγραφούν;

Μόνο υπό ορισμένες προϋποθέσεις. Ένας ιδιώτης έμπορος πρέπει να εγγραφεί εάν υποχρεούται να καταρτίζει οικονομικές καταστάσεις σύμφωνα με τον Νόμο περί Λογιστικής ή εάν είναι κάτοικος εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου· οι υπόλοιποι μπορούν να εγγραφούν εθελοντικά.

Υπάρχει ελάχιστο μετοχικό κεφάλαιο για μια φινλανδική ανώνυμη εταιρεία;

Όχι. Η απαίτηση ελάχιστου μετοχικού κεφαλαίου για την εταιρεία περιορισμένης ευθύνης καταργήθηκε το 2019. Μια ανώνυμη εταιρεία απαιτεί 80.000 ευρώ.

Είναι δωρεάν το απόσπασμα από το φινλανδικό εμπορικό μητρώο;

Ναι. Το ηλεκτρονικό απόσπασμα του εμπορικού μητρώου, συμπεριλαμβανομένων των ιστορικών αποσπασμάτων, διατίθεται δωρεάν μέσω της υπηρεσίας πληροφοριών του PRH· τα μεταφρασμένα αποσπάσματα, τα καταστατικά και οι οικονομικές καταστάσεις είναι επί πληρωμή.

Είναι δημόσια τα στοιχεία των πραγματικών δικαιούχων στη Φινλανδία;

Όχι. Τα στοιχεία των πραγματικών δικαιούχων δεν είναι ρητά δημόσια. Η γνωστοποίηση περιορίζεται σε συγκεκριμένους παραλήπτες βάσει του νόμου περί καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και στις αρχές· μόνο το γεγονός ότι έχει καταχωριστεί μια κοινοποίηση είναι δημόσιο.

Τι είναι ο αριθμός μητρώου επιχειρήσεων;

Το Y-tunnus (Αριθμός Μητρώου Επιχειρήσεων) είναι ο αναγνωριστικός κωδικός που απονέμεται μέσω του Συστήματος Πληροφοριών Επιχειρήσεων όταν μια οντότητα καταχωρίζεται στο Εμπορικό Μητρώο ή στα φορολογικά μητρώα, και αποτελεί το κλειδί που χρησιμοποιείται για την αναζήτηση της οντότητας.

Πηγές

Λέξεις-κλειδιά

εμπορικό μητρώο Φινλανδίας, μητρώο εταιρειών Φινλανδίας, kaupparekisteri, PRH Φινλανδίας, YTJ, Αριθμός Μητρώου Επιχειρήσεων Φινλανδίας, νομικές μορφές Φινλανδίας, osakeyhtio, kommandiittiyhtio, απόσπασμα εμπορικού μητρώου Φινλανδίας, πραγματικοί δικαιούχοι Φινλανδίας, εταιρικά έγγραφα Φινλανδίας