Syarikat di Jepun direkodkan dalam 商業登記 (daftar perniagaan) dan 法人登記 (daftar syarikat) yang diselenggara oleh 法務局 (Biro Hal Ehwal Undang-Undang) dan 地方法務局 (Biro Hal Ehwal Undang-Undang Daerah) di bawah 法務省 (Kementerian Kehakiman), menurut 商業登記法 (Akta Pendaftaran Perdagangan) dan 会社法 (Akta Syarikat). Data identiti asas adalah percuma melalui laman nombor entiti 国税庁 (Agensi Cukai Kebangsaan), manakala rekod substantif diperoleh sebagai 登記事項証明書 (sijil perkara berdaftar) daripada Biro Hal Ehwal Undang-Undang. Dua perkara yang tidak terkandung dalam daftar Jepun akan mengejutkan sesiapa yang biasa dengan daftar Eropah: senarai pemegang saham dan penyata kewangan.

Daftar syarikat rasmi di Jepun

Pendaftaran adalah fungsi kehakiman-pentadbiran, bukan fungsi majlis perdagangan. Daftar ini diselenggara oleh 法務局 (Biro Hal Ehwal Undang-Undang) atau 地方法務局 (Biro Hal Ehwal Undang-Undang Daerah) yang mempunyai bidang kuasa ke atas ibu pejabat syarikat, kesemuanya adalah organ 法務省 (Kementerian Kehakiman). Sebuah syarikat wujud selepas pendaftaran, dan setiap entiti berdaftar menerima 会社法人等番号 (nombor syarikat dan perbadanan) yang digunakan dalam prosedur pendaftar. Pemfailan dibuat melalui 登記・供託オンライン申請システム (Sistem Permohonan Dalam Talian Pendaftaran dan Deposit) di touki-kyoutaku-online.moj.go.jp.

Institusi yang sama mendaftarkan kedua-dua syarikat dan badan korporat lain — syarikat saham, syarikat keahlian, persatuan berkanun am dan yayasan, korporasi NPO, koperasi dan korporasi profesional semuanya dimasukkan dalam daftar yang diselenggara oleh Biro Hal Ehwal Undang-Undang, walaupun banyak daripadanya memerlukan kelulusan atau pensijilan terlebih dahulu daripada pihak berkuasa yang kompeten sebelum pendaftaran.

Selain daftar itu, terdapat dua pangkalan data kebangsaan yang penting dalam amalan:

  • Laman Penerbitan Nombor Entiti Perusahaan (Corporate Number Publication Site) Agensi Cukai Kebangsaan (National Tax Agency), di houjin-bangou.nta.go.jp. Ia menerbitkan 基本3情報 (tiga maklumat asas) bagi setiap entiti yang mempunyai 法人番号 (nombor entiti perusahaan tiga belas digit) — nama, lokasi pejabat utama atau ibu pejabat, dan nombor entiti perusahaan itu sendiri — bersama sejarah perubahan. Carian, muat turun pukal dan Web-API semuanya percuma.
  • Perkhidmatan Maklumat Pendaftaran (Registry Information Service), yang dikendalikan oleh 一般財団法人民事法務協会 (Persatuan Perkhidmatan Perundangan Hal Ehwal Awam) di www1.touki.or.jp. Perkhidmatan berbayar ini memaparkan kandungan yang sama seperti sijil yang dikeluarkan oleh Biro Hal Ehwal Perundangan tetapi tanpa pensijilan pendaftar, jadi ia digunakan untuk pemeriksaan dan bukannya untuk pembuktian.

Seorang 個人事業主 (pemilik tunggal) tidak didaftarkan. Seorang individu memulakan perniagaan dengan mengemukakan 開業届 (pemberitahuan permulaan perniagaan) kepada pejabat cukai, dan hanya secara pilihan mendaftar 商号 (nama dagang) dalam daftar perniagaan di bawah Akta Pendaftaran Perdagangan. Oleh itu, tiada daftar usahawan individu di Jepun, dan peniaga tunggal hanya boleh disahkan melalui pendaftaran nama dagang, jika wujud, atau melalui rekod cukai dan lesen.

Bentuk perundangan yang boleh didaftarkan di Jepun

Syarikat di bawah 会社法 (Akta Syarikat):

  • 株式会社 (kabushiki kaisha — syarikat saham) — bentuk utama perbadanan Jepun. Modal dibahagikan kepada saham, pemegang saham hanya bertanggungjawab atas langganan mereka, dan sebuah syarikat boleh ditubuhkan dengan seorang pemegang saham tunggal dan seorang pengarah tunggal. Ia boleh menjadi 公開会社 (syarikat terbuka) yang sahamnya boleh dipindah milik secara bebas, atau mengehadkan pemindahan dengan memerlukan kelulusan syarikat, dan ia boleh menubuhkan lembaga pengarah dengan juruaudit syarikat, jawatankuasa audit dan penyeliaan, atau struktur tiga jawatankuasa.
  • 合同会社 (gōdō kaisha — syarikat liabiliti terhad) — semua ahli mempunyai liabiliti terhad, tetapi peraturan dalaman, pembahagian keuntungan dan hak pengurusan ditetapkan secara bebas dalam artikel syarikat dan bukannya mengikut perkadaran sumbangan. Lebih mudah dan murah untuk dijalankan berbanding syarikat saham, ia kini menjadi pilihan biasa untuk anak syarikat yang dimiliki sepenuhnya, termasuk yang dimiliki oleh kumpulan asing.
  • 合名会社 (gōmei kaisha — firma perkongsian am) — sebuah syarikat dengan personaliti undang-undang di mana setiap ahli menanggung liabiliti tidak terhad bagi kewajipan syarikat.
  • 合資会社 (gōshi kaisha — perkongsian terhad) — sebuah syarikatyang menggabungkan ahli dengan liabiliti tidak terhad dan ahli yang liabilitinya terhad kepada sumbangan mereka. Bersama dua bentuk di atas, ia tergolong dalam kategori 持分会社 (syarikat keahlian).
  • 特例有限会社 (tokurei yūgen kaisha — syarikat terhad khas) — bukan satu bentuk yang boleh diwujudkan semula. 有限会社 (yūgen kaisha — syarikat terhad) telah dimansuhkan apabila Akta Syarikat berkuat kuasa pada tahun 2006; syarikat yang telah wujud sebelum itu terus beroperasi, mengekalkan nama 有限会社 dan dianggap sebagai syarikat saham tertakluk kepada peraturan peralihan. Sesiapa yang membaca bahan lama tidak seharusnya menjangkakan dapat menubuhkan salah satu daripadanya.
  • 外国会社 (gaikoku kaisha — syarikat asing) — syarikat yang ditubuhkan di luar negara yang berniat menjalankan perniagaan secara berterusan di Jepun mesti mendaftar di Jepun dan melantik seorang wakil di Jepun, sekurang-kurangnya seorang daripadanya mesti mempunyai alamat di Jepun; jika ia membuka sebuah 日本における支店 (cawangan di Jepun), cawangan itu juga akan didaftarkan.

Perkongsian berdaftar dan entiti bukan korporat:

  • 有限責任事業組合 (yūgen sekinin jigyō kumiai — perkongsian liabiliti terhad, LLP) — perkongsian berdaftar tanpa personaliti undang-undang di mana semua rakan kongsi mempunyai liabiliti terhad dan keuntungan dikenakan cukai di tangan rakan kongsi. Digunakan untuk usaha sama dan kerjasama profesional.
  • 投資事業有限責任組合 (tōshi jigyō yūgen sekinin kumiai — perkongsian terhad pelaburan) — kenderaan dana Jepun piawai, dengan seorang rakan kongsi perumum mengurus dan rakan kongsi terhad hanya bertanggungjawab sehingga komitmen mereka; penubuhan dan butirannya didaftarkan.
  • 任意組合 (nin'i kumiai — perkongsian am di bawah Kanun Sivil) — semata-mata kontrak, dengan liabiliti rakan kongsi tidak terhad dan tiada pendaftaran; dimasukkan di sini kerana ia sering disalah anggap sebagai entiti yang boleh didaftarkan.

Perbadanan bukan untung, timbal balik dan khas yang didaftarkan di Biro Hal Ehwal Undang-Undang:

  • 一般社団法人 (perbadanan berasaskan keahlian) — sebuah perbadanan yang ditubuhkan melalui pendaftaran tanpa memerlukan kebenaran, banyak digunakan oleh badan industri dan persatuan.
  • 一般財団法人 (yayasan berasaskan umum) — sebuah perbadanan yang dibentuk atas aset wakaf dan bukannya ahli, juga ditubuhkan melalui pendaftaran.
  • 公益社団法人 dan 公益財団法人 (persatuan dan yayasan berasaskan kepentingan awam) — badan yang sama selepas diperakui sebagai berkhidmat untuk kepentingan awam, yang memberikan kelebihan cukai dan pengawasan.
  • 特定非営利活動法人 (badan korporat bukan untung tertentu, korporat NPO) — disahkan oleh gabenor prefektur atau bandar yang ditetapkan dan kemudian didaftarkan; terhad kepada bidang aktiviti kebajikan awam yang tersenarai.
  • 事業協同組合, 農業協同組合 dan 消費生活協同組合 (koperasi perniagaan, pertanian dan pengguna) — badan milik ahli yang ditubuhkan di bawah statut koperasi masing-masing dan didaftarkan selepas kelulusan pihak berkuasa yang berkenaan.
  • 弁護士法人, 税理士法人, 監査法人 dan syarikat profesional serupa — entiti korporat untuk profesion terkawal, didaftarkan selari dengan kemasukan ke dalam daftar profesional.
  • 医療法人, 学校法人, 社会福祉法人 dan 宗教法人 (perbadanan perubatan, pendidikan, kebajikan sosial dan keagamaan) — perbadanan khas yang memerlukan kelulusan atau pengesahan pihak berkuasa pengawasan sebelum pendaftaran.
  • 相互会社 (syarikat timbal balik) — bentuk insurans timbal balik di bawah Akta Perniagaan Insurans, yang ahlinya adalah pemegang polisi.

Maklumat yang tersedia daripada daftar

Lapisan percuma ini nipis tetapi berguna: Laman Penerbitan Nombor Korporat mengesahkan, tanpa kos, bahawa entiti wujud, nama berdaftar tepatnya, alamat pejabat utama atau ketua, nombor korporat tiga belas digit dan rekod perubahan lalu pada item-item tersebut. Itu sudah memadai untuk mengenal pasti pihak lawan tetapi tidak untuk menilainya.

Rekod utama muncul dalam perkara berdaftar itu sendiri, yang bersifat awam dan boleh diperoleh oleh sesiapa sahaja dengan membayar yuran statutori. Bagi syarikat saham, ia merangkumi 商号 (nama dagang), lokasi 本店 (ibu pejabat) dan setiap 支店 (cawangan), 会社成立の年月日 (tarikh penubuhan), 目的 (matlamat syarikat), 発行可能株式総数 (jumlah keseluruhan saham yang dibenarkan dikeluarkan) dan 発行済株式の総数 (jumlah keseluruhan saham yang diterbitkan) beserta kelasnya, 资本金の額 (jumlah modal yang dinyatakan), sebarang peruntukan yang mengehadkan pemindahan saham, sama ada sijil saham diterbitkan, 新株予約権 (opsyen saham) yang belum ditebus, reka bentuk organ syarikat, dan 役員に関する事項 (perkara berkaitan pegawai) — pengarah, pengarah wakil, juruaudit syarikat dan penasihat perakaunan, beserta tarikh pelantikan. Rekod mengenai 支配人 (pengurus), penggabungan, pemecahan syarikat, perubahan organisasi, pembubaran dan pelikudasi, serta penutupan rekod, semuanya turut dimasukkan, menjadikan daftar ini sejarah yang boleh dipercayai mengenai identiti undang-undang dan pengurusan sesebuah syarikat.

Oleh kerana daftar disusun mengikut pejabat utama, sijil dikeluarkan dengan merujuk kepada syarikat dan 会社法人等番号nya, dan perkhidmatan maklumat daftar membolehkan kandungan yang sama dilihat dalam talian tanpa melawat pejabat.

Apa yang tidak didedahkan oleh daftar

Pemegang saham tidak didaftarkan. Ini adalah perkara paling penting untuk difahami mengenai daftar Jepun: pemilikan sesebuah syarikat saham tidak tersenarai di dalamnya. 株主名簿 (daftar pemegang saham) disimpan oleh syarikat itu sendiri, dan tiada pemfailan awam senarai pemegang saham. Pemilikan sesebuah syarikat tersenarai boleh dikumpul daripada laporan pemilikan saham besar dan laporan sekuriti tahunan, tetapi bagi syarikat swasta, ia langsung tidak dapat ditetapkan daripada data daftar awam.

Penyata kewangan juga tidak difailkan dengan daftar. Sebaliknya, syarikat saham mesti mengeluarkan 決算公告 (notis awam mengenai penyelesaian akaunnya) selepas mesyuarat agung pemegang saham tahunan — menerbitkan penyata kewangannya dalam 官報 (Warta Rasmi), di surat khabar harian, atau melalui notis awam elektronik di laman webnya sendiri — dan pematuhan di kalangan syarikat kecil adalah tidak sekata. Syarikat yang menawarkan sekuriti kepada orang awam mengemukakan 有価証券報告書 (laporan sekuriti tahunan) kepada Agensi Perkhidmatan Kewangan melalui sistem pendedahan EDINET, di mana penyata kewangan yang diaudit sebenarnya boleh didapati.

Tiada daftar pemilikan manfaat awam. Sejak 31 Januari 2022, sebuah 株式会社, termasuk 特例有限会社, boleh memohon kepada pejabat pendaftaran perniagaan di bawah 実質的支配者リスト制度 (sistem senarai pemilik manfaat) untuk mendapatkan 実質的支配者情報一覧 (senarai maklumat pemilik manfaat) diperiksa oleh pendaftar dan disimpan dalam fail, dan kemudian boleh mendapatkan salinan yang disahkan. Salinan dikeluarkan kepada syarikat pemohon untuk dibentangkan kepada bank dan institusi lain yang berkewajiban; senarai itu tidak dibuka untuk pemeriksaan awam.

Alamat pegawai juga menjadi kurang jelas. Mulai 1 Oktober 2024, 代表取締役等住所非表示措置 (langkah untuk tidak memaparkan alamat pengarah wakil dan lain-lain) membenarkan syarikat tersenarai, atau syarikat lain yang memenuhi keperluan pengesahan mengenai premis dan pemilik manfaatnya, supaya alamat kediaman wakilnya hanya dipaparkan sehingga peringkat majlis perbandaran sahaja. Kementerian Kehakiman sendiri memberi amaran kepada pemohon bahawa pemberi pinjaman mungkin lebih enggan dan urus niaga hartanah mungkin memerlukan dokumen tambahan apabila langkah itu berkuat kuasa.

Dua had tambahan adalah bersifat praktikal dan bukannya undang-undang. 定款 (artikle penubuhan) umumnya tidak boleh diperoleh daripada daftar: ia disimpan oleh syarikat, dan bagi syarikat saham, asal yang disahkan kekal bersama notari. Dan daftar hanya wujud dalam bahasa Jepun — tiada ekstrak rasmi dalam bahasa Inggeris, jadi pengguna asing biasanya bergantung pada terjemahan yang disahkan.

Dokumen yang boleh diperoleh daripada daftar

  • 登記事項証明書 (Sijil Perkara Berdaftar) — dokumen rasmi utama, boleh diperoleh oleh sesiapa sahaja dengan membayar yuran yang ditetapkan. Ia memaparkan pengesahan pendaftar dan merupakan setara Jepun bagi ekstrak syarikat, digunakan untuk perbankan, kontrak, tender dan prosiding mahkamah.
  • 証明書 (Certificate of Currently Effective Matters) — sijil yang terhad kepada perkara yang berkuat kuasa pada masa dikeluarkan, digunakan apabila hanya keadaan semasa urusan syarikat diperlukan.
  • 履歴事項証明書 (Certificate of Registered Matters Including History) — menambah entri tertutup bagi tempoh sebelumnya, memaparkan nama terdahulu, pejabat berkanun lama, perubahan modal dan pegawai terdahulu. Versi ini biasanya dipohon untuk semakan rapi.
  • 証明書 (Certificate of Closed Matters) — merangkumi rekod yang telah ditutup, contohnya selepas pembubaran, penggabungan atau pemindahan pejabat utama ke bidang kuasa lain; diperlukan untuk menjejaki entiti yang tidak lagi muncul dalam daftar semasa.
  • 証明書 (Certificate of Matters Concerning the Representative) — sijil ringkas yang membuktikan siapa pengarah wakil itu dan bahawa mereka mempunyai kuasa untuk bertindak, apabila petikan penuh tidak diperlukan.
  • 謄本・抄本 (Salinan Penuh atau Ringkas Daftar) — salinan lengkap atau sebahagian rekod daftar, boleh diperoleh di pejabat yang menyimpan rekod bagi ibu pejabat atau cawangan berkenaan.
  • 登記事項要約書 (Ringkasan Butiran Berdaftar) — ringkasan yang menggantikan amalan lama memeriksa daftar secara bersemuka. Ia boleh dipohon oleh sesiapa sahaja tetapi tidak mempunyai sebarang pengesahan, jadi ia tidak boleh digunakan sebagai bukti.
  • 印鑑証明書 (Sijil Pendaftaran Cap) — mengesahkan cetakan cap meterai korporat berdaftar wakil. Bersama-sama dengan cap itu sendiri, ia amat diperlukan dalam amalan Jepun untuk kontrak, akta notari, pemindahan hartanah dan pemfailan mahkamah; untuk memohonnya memerlukan 印鑑カード (kad cap) syarikat.
  • 商業登記電子証明書 (Commercial Registration Electronic Certificate) — setara elektronik kepada meterai berdaftar, dikeluarkan oleh pendaftar dan digunakan untuk menandatangani pemfailan elektronik dan kontrak bagi pihak syarikat.
  • Salinan Senarai Maklumat Pemilik Sebenar (Copy of the Beneficial Owner Information List) — senarai pemilik sebenar syarikat saham yang disahkan oleh pendaftar, dikeluarkan kepada syarikat untuk dibentangkan kepada institusi kewangan dan bukannya kepada orang awam.
  • 有価証券報告書 (Laporan Sekuriti Tahunan) — bagi syarikat yang mengumpul modal daripada orang awam, laporan tahunan diaudit yang difailkan dengan Agensi Perkhidmatan Kewangan dan diterbitkan melalui EDINET; sumber praktikal bagi penyata kewangan, kerana pendaftar tidak menyimpan sebarang.

Soalan Lazim

Apakah daftar perniagaan rasmi di Jepun?

Ia adalah daftar perniagaan dan korporat yang diselenggara oleh Biro Hal Ehwal Undang-Undang dan Biro Hal Ehwal Undang-Undang Daerah di bawah Kementerian Kehakiman menurut Akta Pendaftaran Perdagangan dan Akta Syarikat. Rekod sesebuah syarikat diperoleh sebagai 登記事項証明書 (sijil perkara berdaftar).

Bolehkah saya menyemak syarikat Jepun secara percuma?

Hanya identitinya. Laman Penerbitan Nombor Korporat Agensi Cukai Kebangsaan memberikan nama berdaftar, alamat pejabat utama dan nombor korporat tiga belas digit, beserta sejarah perubahan, secara percuma dan melalui muat turun pukal atau API. Segala yang melebihi itu — objek, modal, pegawai, sejarah — memerlukan sijil atau perkhidmatan maklumat daftar berbayar.

Adakah senarai pemegang saham syarikat Jepun bersifat awam?

Tidak. Daftar perniagaan tidak merekodkan pemegang saham; daftar pemegang saham disimpan oleh syarikat. Bagi penerbit tersenarai, pemilikan boleh dibina semula daripada laporan pemegang saham besar dan laporan sekuriti tahunan yang difailkan dengan Agensi Perkhidmatan Kewangan, tetapi bagi syarikat swasta ia tidak tersedia secara terbuka.

Adakah akaun syarikat Jepun bersifat awam?

Tidak melalui daftar. Syarikat saham terpaksa menerbitkan neraca imbangannya selepas mesyuarat agung pemegang saham tahunan dalam Warta Rasmi, dalam surat khabar atau melalui notis elektronik di laman webnya, dan syarikat yang menawarkan sekuriti kepada orang awam mengemukakan laporan diaudit penuh melalui EDINET. Tiada dokumen kewangan dikemukakan kepada Biro Hal Ehwal Undang-Undang.

Apakah 印鑑証明書 dan mengapa ia diperlukan?

Ia adalah sijil cap meterai berdaftar syarikat. Amalan Jepun mengesahkan perbuatan korporat melalui cap meterai dan bukannya tandatangan, jadi pihak lawan, notari, bank dan pendaftar tanah secara rutin meminta sijil cap meterai bersama sijil perkara berdaftar.

Bolehkah pemilik manfaat syarikat Jepun dikenal pasti?

Tidak daripada daftar awam. Sejak Januari 2022, sesebuah syarikat saham boleh mendapatkan senarai pemilik manfaatnya disahkan dan disimpan oleh pejabat daftar perniagaan serta mendapatkan salinan yang disahkan, tetapi salinan tersebut dikeluarkan kepada syarikat untuk banknya dan bukannya disediakan untuk semakan awam.

Sumber

Kata kunci

daftar perniagaan Jepun, daftar syarikat Jepun, pendaftaran komersial Jepun, Biro Hal Ehwal Undang-Undang, 登記事項証明書, nombor korporat Jepun, houjin bangou, bentuk undang-undang Jepun, kabushiki kaisha, godo kaisha, dokumen syarikat Jepun, sijil meterai Jepun