Le imprese in Malesia sono registrate presso la Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM), ovvero la Commissione delle società della Malesia, che gestisce parallelamente tre registri: il Registro delle società (ROC), il Registro delle imprese (ROB) per le imprese individuali e le società di persone tradizionali, e il registro delle società a responsabilità limitata. I dati societari e i documenti depositati, compresi i bilanci, possono essere acquistati tramite i servizi informativi della SSM. Anche la titolarità effettiva è registrata presso la SSM, ma non è espressamente di dominio pubblico. Le società di Labuan non rientrano affatto nella competenza della SSM e sono registrate presso la Labuan Financial Services Authority.

Il registro ufficiale delle società in Malesia

L’ente di registrazione è la Suruhanjaya Syarikat Malaysia, SSM (Commissione delle Società della Malesia), all’indirizzo ssm.com.my. Essa amministra la Legge sulle società del 2016 e la Legge sulle società (emendamento) del 2024, la Legge sulla registrazione delle imprese del 1956, la Legge sulle società a responsabilità limitata del 2012 e il relativo emendamento del 2024, la Legge sulle società fiduciarie, la Legge sui programmi di partecipazione agli utili e la Legge sulla Commissione delle società della Malesia.

La Malesia dispone pertanto di registri distinti per le società e per gli imprenditori individuali, tenuti dalla stessa commissione:

  • Registro delle società (ROC) — società costituite ai sensi della Legge sulle società del 2016 e società straniere registrate per svolgere attività in Malesia. La costituzione avviene tramite il portale MyCoID.
  • Registro delle Imprese (ROB) — imprese individuali e società di persone tradizionali ai sensi della Legge sulla registrazione delle imprese del 1956, registrate tramite il portale ezBiz. Una società di persone può registrarsi solo con una denominazione commerciale, mentre un imprenditore individuale può utilizzare il proprio nome personale o una denominazione commerciale. La presente legge non si applica a Sabah e Sarawak, dove le denominazioni commerciali e le licenze commerciali sono disciplinate dalla legislazione statale; pertanto, un imprenditore individuale di Sabah o Sarawak potrebbe non figurare nel ROB.
  • Società a responsabilità limitata — registrate ai sensi della Legge sulle società a responsabilità limitata del 2012 tramite il portale MyLLP.

La presentazione dei documenti dopo la registrazione avviene tramite l’MBRS (Malaysian Business Reporting System), la piattaforma digitale dell’SSM per la trasmissione delle dichiarazioni annuali e dei bilanci, mentre le informazioni vengono fornite tramite e-Search, e-Info, e-Query e il servizio di trasmissione in blocco MyDATA SSM. Le iscrizioni al registro e gli avvisi di legge vengono pubblicati tramite e-Advertisement.

Occorre tenere presente un’eccezione a livello nazionale. Le società costituite nel territorio federale di Labuan ai sensi del Labuan Companies Act 1990, modificato da ultimo dal Labuan Companies (Amendment) Act 2025, sono costituite e regolamentate non dall’SSM, bensì dalla Labuan Financial Services Authority (Labuan FSA), che gestisce un proprio sistema di ricerca delle società di Labuan. Un’entità di Labuan non figurerà nei registri dell’SSM, il che costituisce una frequente fonte di confusione nell’ambito della due diligence sulle strutture malese.

Forme giuridiche registrabili in Malesia

L’inglese è una lingua ufficiale di lavoro dell’amministrazione malese e la Legge sulle società del 2016 è stata promulgata in malese e in inglese; pertanto, le forme giuridiche riportate di seguito riportano le loro denominazioni ufficiali in inglese, accompagnate dalla designazione in malese laddove la legge la prescriva.

Società ai sensi del Companies Act del 2016:

  • Società privata a responsabilità limitata per azioni — Sendirian Berhad (Sdn. Bhd.) — la società malese standard. Gli azionisti rispondono solo nella misura dell’eventuale importo non versato sulle proprie azioni; la società può avere un unico azionista e un unico amministratore; il numero dei soci è limitato e la denominazione deve terminare con “Sendirian Berhad” o “Sdn. Bhd.”; è obbligatoria la presenza di un segretario societario qualificato.
  • Società per azioni quotata in borsa — Berhad (Bhd.) — può offrire azioni al pubblico ed essere quotata alla Bursa Malaysia; la denominazione termina con «Berhad» o «Bhd.».
  • Società a responsabilità limitata per garanzia (CLBG) — non dispone di capitale sociale; i soci garantiscono un contributo in caso di liquidazione. Utilizzata per fondazioni, ordini professionali, organizzazioni educative e di beneficenza, ed è soggetta alle proprie linee guida SSM.
  • Società a responsabilità illimitata — una società in cui i soci rispondono a titolo illimitato dei debiti della società; consentita dalla legge ma rara nella pratica.
  • Società straniera — una società costituita al di fuori della Malesia che intenda svolgere attività commerciali in Malesia deve registrarsi presso l’SSM ai sensi del Companies Act 2016 e nominare un agente in Malesia; opera come filiale registrata e non come persona giuridica malese separata.

Forme di società di persone:

  • Società di persone a responsabilità limitata — Perkongsian Liabiliti Terhad (PLT) — un soggetto giuridico che combina la flessibilità della società di persone con la responsabilità limitata: l’esposizione di un socio è limitata al proprio conferimento concordato e questi non è responsabile per gli obblighi della società di persone, salvo in caso di proprio atto illecito. Sono richiesti almeno due soci e deve essere nominato un responsabile della conformità. La denominazione termina con “PLT”.
  • Società di persone convenzionale — registrata ai sensi della Legge sulla registrazione delle imprese del 1956 con un numero di soci compreso tra due e venti, tutti responsabili in solido senza limiti, anche con il proprio patrimonio personale.
  • Impresa individuale — un unico titolare registrato ai sensi della stessa legge, personalmente responsabile senza limiti; la registrazione viene rinnovata annualmente anziché essere concessa a tempo indeterminato.

Le strutture di Labuan registrate presso la Labuan FSA anziché presso la SSM comprendono la società di Labuan, la società a celle protette di Labuan, la fondazione di Labuan, la società a responsabilità limitata di Labuan e il trust di Labuan; le società di trust di Labuan e altri fornitori di servizi sono autorizzati dalla stessa autorità.

Informazioni disponibili nel registro

L’SSM opera come fornitore di informazioni a pagamento piuttosto che come registro pubblico: i dati societari e i documenti depositati sono pubblici nel senso che chiunque può acquistarli, ma non è disponibile una ricerca gratuita a testo pieno come quella presente in Europa. Le informazioni sulle società si ottengono tramite e-Search ed e-Info, gli estratti strutturati tramite e-Query e l’accesso in blocco o ripetuto tramite MyDATA SSM.

Per una società registrata ai sensi della Legge sulle società, i dati disponibili comprendono la denominazione sociale e il numero di registrazione, la data e il luogo di costituzione, la forma giuridica e lo stato della società, la sede legale e l’indirizzo operativo, la natura dell’attività, il capitale sociale emesso e versato e le categorie di azioni, gli azionisti e le loro partecipazioni, gli amministratori, il segretario societario e il revisore con i relativi dati anagrafici, i gravami registrati sul patrimonio della società, nonché il registro delle dichiarazioni annuali e dei bilanci depositati. Per un’impresa registrata ai sensi della Legge sulla registrazione delle imprese, il registro riporta la ragione sociale, il titolare o i soci, l’indirizzo e le filiali, la natura dell’attività e la validità della registrazione.

I bilanci vengono depositati e sono disponibili al pubblico. Le società depositano la propria dichiarazione annuale e i propri bilanci certificati presso l’SSM tramite l’MBRS, ed entrambi possono essere acquistati per qualsiasi società, il che rende la Malesia notevolmente più trasparente in materia contabile rispetto alla maggior parte dei paesi confinanti. Su richiesta vengono rilasciati certificati di costituzione e copie autenticate dei documenti depositati.

Cosa non viene reso pubblico dal registro

La titolarità effettiva è riservata. L’SSM detiene le informazioni relative alla titolarità effettiva nell’ambito del quadro di segnalazione introdotto dalla Legge sulle società (emendamento) del 2024, ma l’accesso è espressamente limitato. Le richieste possono essere presentate solo dal titolare effettivo in relazione alle proprie informazioni, da un rappresentante autorizzato del titolare effettivo, dalla Bank Negara Malaysia, dalle autorità di contrasto malesi che indagano su reati gravi, dagli enti segnalanti ai sensi della normativa antiriciclaggio e dal Ministero delle Finanze ai fini degli appalti pubblici. Un cittadino, un giornalista o una controparte straniera non possono ottenerle, e le richieste diverse da quelle provenienti dalle autorità richiedono il consenso scritto del titolare effettivo.

Il registro non è inoltre gratuito. Ogni estratto, certificato e copia di documento è un prodotto a pagamento, pertanto la verifica di un portafoglio di controparti malesi comporta un costo che non sussiste nelle giurisdizioni con registri aperti. I commercianti individuali e le società di persone a Sabah e Sarawak non rientrano nel ROB federale, le entità di Labuan non rientrano affatto nell’ambito della SSM e il rilascio delle licenze per le attività regolamentate — settore bancario, assicurativo, mercati dei capitali, servizi professionali — è di competenza delle autorità di regolamentazione di settore piuttosto che essere registrato dalla SSM.

Documenti ottenibili dal registro

  • Certificato di costituzione — prova dell’esistenza di una società in quanto persona giuridica, in cui sono indicati la denominazione, il numero e la data di costituzione. Richiesto per operazioni bancarie, gare d’appalto e transazioni transfrontaliere.
  • Certificato di registrazione di un’impresa — l’equivalente per un’impresa individuale o una società di persone convenzionale registrata ai sensi della Legge sulla registrazione delle imprese, che riporta la ragione sociale, il titolare e il periodo di validità.
  • Profilo societario (estratto da e-Info / e-Search) — la voce consolidata del registro: identità, stato, indirizzi, natura dell’attività, capitale, azionisti, amministratori, segretario, revisore dei conti e gravami. Il documento fondamentale per la due diligence.
  • Statuto — il documento costitutivo della società, qualora ne sia stato adottato uno, che definisce gli scopi, i diritti degli azionisti, i poteri degli amministratori e le procedure assembleari. Ai sensi del Companies Act 2016, una società può operare anche senza statuto, basandosi esclusivamente sulla legge.
  • Dichiarazione annuale — il rendiconto annuale relativo ai dati societari, agli azionisti, agli amministratori e al capitale alla data dell’anniversario della costituzione, depositato tramite l’MBRS.
  • Bilanci e relazioni certificati — il bilancio, il conto economico, la relazione degli amministratori e la relazione del revisore dei conti così come depositati; la base standard per la valutazione del merito creditizio e delle controparti.
  • Moduli previsti dalla legge per la registrazione delle modifiche — le notifiche relative alle modifiche della sede legale, degli amministratori, del segretario, del revisore, del capitale sociale e della partecipazione azionaria, nonché la dichiarazione relativa all’assegnazione delle azioni.
  • Registro dei gravami e atti costitutivi di gravami — i diritti di garanzia costituiti sui beni della società e il loro soddisfacimento; essenziali per i finanziatori e gli acquirenti di attività.
  • Documenti relativi alle società straniere — gli atti costitutivi della capogruppo estera, i dati relativi ai suoi amministratori e all’agente malese, nonché i bilanci depositati per la filiale registrata.
  • Documenti relativi a scioglimento, cancellazione dal registro e amministrazione controllata — i documenti che attestano che una società è stata sciolta, cancellata dal registro o sottoposta ad amministrazione controllata o liquidazione, nonché le relative date.
  • Informazioni sulla titolarità effettiva — fornite esclusivamente alle categorie di richiedenti aventi diritto ai sensi del quadro normativo in materia di rendicontazione, e non al pubblico.

Domande frequenti

Qual è il registro delle imprese ufficiale in Malesia?

I registri tenuti dalla Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM, Commissione delle società della Malesia): il Registro delle società per le società costituite ai sensi del Companies Act 2016, il Registro delle imprese per le imprese individuali e le società di persone, e il registro delle società a responsabilità limitata.

La consultazione del registro delle imprese malese è gratuita?

No. La SSM fornisce profili societari, estratti, certificati e copie di documenti come prodotti a pagamento tramite i servizi e-Search, e-Info, e-Query e MyDATA SSM. Non è prevista alcuna ricerca pubblica completa e gratuita nel registro.

I bilanci delle società malesi sono di dominio pubblico?

Sì, a pagamento. Le società depositano la propria dichiarazione annuale e i bilanci certificati presso l’SSM tramite la piattaforma MBRS, e tali documenti possono essere acquistati per qualsiasi società.

È possibile individuare il titolare effettivo di una società malese?

No, se non si è un membro del pubblico. Le informazioni sulla titolarità effettiva detenute dall’SSM ai sensi del quadro normativo introdotto dal Companies (Amendment) Act 2024 sono accessibili esclusivamente al titolare effettivo e al suo rappresentante autorizzato, alla Bank Negara Malaysia, alle autorità preposte all’applicazione della legge che indagano su reati gravi, agli enti segnalanti ai sensi della normativa antiriciclaggio e al Ministero delle Finanze per le procedure di appalto.

Qual è la differenza tra Sdn. Bhd. e Berhad?

Entrambe sono società per azioni. La Sendirian Berhad (Sdn. Bhd.) è una società privata il cui numero di soci è limitato e le cui azioni non possono essere offerte al pubblico; la Berhad (Bhd.) è una società per azioni che può offrire azioni al pubblico ed essere quotata in borsa.

Perché non riesco a trovare una società di Labuan presso l’SSM?

Poiché le società di Labuan sono costituite ai sensi del Labuan Companies Act del 1990 e registrate presso la Labuan Financial Services Authority, che gestisce un proprio sistema di ricerca delle società. Si tratta di entità malesi, ma non figurano nei registri dell’SSM.

Fonti

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