Selskapsregisteret i Costa Rica føres av «Registro de Personas Jurídicas» – registeret for juridiske personer – som omfatter «Registro Mercantil» samt registrene for sivile foreninger, stiftelser og sivile partnerskap. Det er et av registrene under «Registro Nacional», et selvstendig organ tilknyttet Justis- og fredsdepartementet.

Selskapsregisteret i Costa Rica

Registeret drives online via rnpdigital.com. Dets enhetlige søke- og sertifiseringssystem kombinerer en gratis søkefunksjon, der man kan sjekke statusen på en registrering, dens tomo og asiento samt eventuelle mangler, med betalte digitale sertifikater. En egen «Ventanilla Digital» håndterer innsending av dokumenter, og utstedte digitale attester kan valideres og lastes ned via en egen side. Det gjeldende regelverket er «Reglamento del Registro de Personas Jurídicas», Decreto 44648-MJP.

Identifikatoren som er av betydning i praksis, er «cédula jurídica». I henhold til artikkel 136 og 137 i forskriften må alle registrerte enheter ha en slik; for «sociedad anónima» og «sociedad de responsabilidad limitada» tildeler Registro Nacional den automatisk ved registrering, mens andre enheter må søke om den.

Costa Rica har et sterkt notarialsystem. Registrering skjer ved offentlig notarialakt eller ved et autentisk rettslig eller administrativt dokument, slik at stiftelser, endringer, fullmakter, oppløsninger og overføringer av andeler alle registreres i registeret som en notarial escritura pública eller et protokollført referat. Notarfunksjonen reguleres av Código Notarial, Ley 7764, og overvåkes av Dirección Nacional de Notariado.

Ved siden av registeret finnes det en «one-stop»-portal, CrearEmpresa, som drives innenfor rammen av programmet for digital forvaltning, og som kombinerer notariell registrering av et nytt kommersielt selskap i Registro Nacional med den kommunale arealbruksgodkjenningen og næringslisensen.

Et strukturelt trekk fortjener oppmerksomhet fordi det har konsekvenser for registeret: den årlige selskapsskatten for juridiske personer i henhold til Ley 9428 skal betales av alle registrerte selskaper, uansett om de er aktive eller inaktive. Restanser blokkerer både utstedelse av attester og registrering av dokumenter for den aktuelle enheten, og registeret offentliggjør oppløsningsvedtak mot vedvarende misligholdere.

Enkeltpersonforetak faller utenfor alt dette. En «persona física con actividad lucrativa» (fysisk person med inntektsbringende virksomhet) figurerer ikke i selskapsregisteret i det hele tatt; den enkelte registrerer seg kun hos skatteetaten i «Registro Único Tributario», og vedkommendes skattestatus kan sjekkes offentlig, uten innlogging, gjennom skattemyndighetenes offentlige søkefunksjon.

Selskapsformer som kan registreres i Costa Rica

Artikkel 11(a) i Decreto 44648-MJP fastsetter omfanget: kommersielle og sivile selskaper, sivile foreninger, stiftelser, enkeltpersonsforetak med begrenset ansvar og filialer av utenlandske selskaper.

  • Sociedad Anónima (S.A.) – aksjeselskapet og den dominerende selskapsformen. Aksjonærene er kun ansvarlige opp til verdien av de aksjene de har tegnet.
  • Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L. eller Ltda.) – aksjeselskapet med begrenset ansvar, der kapitalen er delt inn i cuotas og medlemmene er ansvarlige i den grad de har bidratt. Overføring av cuotas kan registreres i Registro Mercantil, noe som har en reell innvirkning på gjennomsiktigheten, som diskuteres nedenfor.
  • Sociedad en Nombre Colectivo — det åpne partnerskapet, der alle partnere er solidarisk og ubegrenset ansvarlige. Sjelden i praksis.
  • Sociedad en Comandita Simple — det enkle kommandittselskapet, hvor de ubegrenset ansvarlige komplementarene og de begrenset ansvarlige kommandittistene er ansvarlige opp til sitt innskudd. Også sjeldent. Merk at «comandita por acciones» ikke fremgår som en registrerbar selskapsform i de offisielle kildene.
  • Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (E.I.R.L.) — et selskapsform for én eier som skiller eierens forretningsmidler fra personlige midler. Lite brukt.
  • Sucursal de sociedad extranjera — filialen til et utenlandsk selskap. Den er ikke en egen juridisk person, og det utenlandske morselskapet forblir ansvarlig, men den må registreres og tildeles en cédula jurídica.
  • Sociedad Civil — det ikke-kommersielle partnerskapet, registrert i samme register.
  • Asociaciones og Fundaciones — foreninger og stiftelser, ideelle juridiske personer registrert i Registro de Personas Jurídicas.

Kooperativer er unntaket som volder problemer for de fleste sjekklister: de er ikke registrert i Registro Nacional. Registreringen av dem og tildelingen av juridisk personlighet håndteres av Arbeids- og trygdeverndepartementet gjennom avdelingen for sosiale organisasjoner, mens kooperativinstituttet kun sertifiserer gjennomførbarhetsstudien og den innbetalte kapitalen på forhånd. Medlemmenes ansvar er begrenset til deres innskudd.

Offentlige og begrensede opplysninger i det costaricanske registeret

Den offentlige delen er relativt omfattende. I henhold til registerets egen tjenesteguide viser søket enhetens navn og cédula jurídica, styremedlemmene, den juridiske representasjonen og dens begrensninger, hjemstedet, aksjekapitalen, fullmakter, registrerte endringer siden november 2003, heftelser og begrensninger, samt bilder av selve notariatsdokumentene.

Aksjonærene er imidlertid ikke offentlig tilgjengelige. Det finnes ingen attestering av aksjonærer, og dette tilbys heller ikke i den offisielle tjenestekatalogen. Aksjonærregisteret til en «sociedad anónima» er selskapets egen private fortegnelse og blir ikke arkivert hos registeret. Det eneste vesentlige unntaket er S.R.L.: Siden overføring av andeler er registreringspliktig, kan andelseiere bli synlige i registerfilen.

Selskaps- og foreningskunngjøringer offentliggjøres i La Gaceta, den offisielle tidsskriftet. Et forvirrende punkt som det er verdt å avklare: Boletín Judicial er rettsvesenets egen gratis daglige publikasjon for rettslige, administrative og notarielle kunngjøringer, og er ikke kanalen for kunngjøringer om selskapsregistrering.

Egentlig eierskap håndteres helt utenfor registeret og er ikke offentlig. Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) drives og forvaltes av Costa Ricas sentralbank, og innleveringer skjer via plattformen Central Directo ved bruk av et costaricansk sertifikat for digital signatur. Dataene er kryptert; sentralbanken selv kan ikke lese dem, og tilgangen er begrenset til skatteforvaltningen og det costaricanske narkotika-instituttet. Det finnes to begrensede automatiserte søk – en kontroll av om en enhet har innlevert opplysninger, og et søk for innbyggere der en fysisk person kan sjekke om vedkommende selv er oppført. Det rettslige grunnlaget er Ley 9416 sammen med Código Tributario, Ley 8204 og den gjeldende forskriften, Decreto 44390-H, med en felles vedtak fra skattemyndighetene. Den ordinære innleveringsperioden løper fra 1. til 30. april hvert år, og nyregistrerte enheter må levere inn opplysningene innen 20 virkedager etter registrering.

Manglende overholdelse har doble konsekvenser. I henhold til artikkel 84 bis i skatteloven (Código Tributario) pålegges det en bot på 2 % av bruttoinntekten fra forrige periode, med et minimums- og maksimumsbeløp uttrykt i grunnlønn; i tillegg kan det nasjonale registeret (Registro Nacional) ikke utstede attester eller registrere dokumenter for enheten, og notarer må registrere manglende overholdelse i alle skjøter de utsteder.

Dokumenter som kan innhentes fra registeret

  • Certificación de Personería Jurídica — eksistensbeviset som viser enhetens eksistens, cédula jurídica, juridiske representanter og deres fullmakter, hjemsted og varighet. Dokumentet som banker, motparter og domstoler ber om for å fastslå hvem som kan forplikte selskapet.
  • «Literal Rápida de Personas Jurídicas» – det fullstendige utdraget og det mest omfattende enkeltdokumentet: styre, representasjon, hjemsted, aksjekapital og tildelte fullmakter. Det standardiserte verktøyet for due diligence og KYC.
  • Certificación de Cédula Jurídica — bekrefter enhetens navn og identifikasjonsnummer.
  • Certificación Histórica de Movimientos — oversikten over registrerte endringer siden november 2003.
  • Certificación de Índice de Persona Física o Jurídica — en oversikt over en persons nåværende registrerte eierandeler i ulike enheter, nyttig for å kartlegge en gruppes eller en persons roller.
  • Certificación de Poderes — type, fullmakter, begrensninger og gyldighet av fullmakter.
  • Certificación de Afectación — rettslige eller administrative tiltak som påvirker registeroppføringen.
  • Certificación de Imágenes — bekreftede kopier av vitnesbyrdene i de offentlige skjøtene.
  • Estudio Registral de Personas Jurídicas — en detaljert registerundersøkelse hentet fra bindene og arkivene.

To dokumenter som ofte etterspørres, finnes ikke. Det finnes ingen «certificación de accionistas», altså ingen form for aksjonærbevis. Og det finnes ikke noe sertifikat for RTBF-status: skattemyndighetenes egne retningslinjer fastslår at verken sentralbanken, departementet eller narkotika-instituttet kan bekrefte om en person er oppført i registeret over reelle eiere. Det som finnes, er systemets bekreftelse på innlevering og de to automatiserte søkene beskrevet ovenfor.

En viktig presisering om kildene bør fremgå tydelig: Den eksakte artikkelnummereringen i «Código de Comercio» for listen over selskapsformer og for utenlandske filialer kunne ikke hentes fra den offisielle lovgivningsdatabasen, som ga feilmeldinger ved søk. Listen ovenfor er derfor hentet fra «Decreto 44648-MJP» og registerets egen kvalifiseringsveiledning.

Ofte stilte spørsmål

Hva er det offisielle selskapsregisteret i Costa Rica?

Registro de Personas Jurídicas, som inkluderer Registro Mercantil, en del av Registro Nacional under Justis- og fredsdepartementet, og som drives på rnpdigital.com.

Hva er en cédula jurídica?

Det unike identifikasjonsnummeret til en juridisk person. Det tildeles automatisk av Registro Nacional når en sociedad anónima eller en S.R.L. registreres; andre enheter må søke om det.

Er aksjonærene i et costaricansk selskap offentlig kjent?

Nei. Aksjonærregisteret til en sociedad anónima er privat, og det utstedes ingen aksjonærsertifikat. Overføring av andeler i en S.R.L. skal registreres, så andelseiere kan fremgå av registeret.

Er det costaricanske registeret over reelle eiere offentlig?

Nei. RTBF oppbevares kryptert av sentralbanken, som ikke kan lese det; tilgangen er begrenset til skatteetaten og det costaricanske narkotika-instituttet.

Fremgår enkeltpersonforetak i det costaricanske selskapsregisteret?

Nei. En person som driver virksomhet, registrerer seg kun hos skattemyndighetene i Registro Único Tributario, og statusen deres kan sjekkes offentlig der.

Hvilket dokument beviser hvem som kan signere på vegne av et costaricansk selskap?

Certificación de Personería Jurídica, som angir de juridiske representantene og omfanget av deres fullmakter.

Er kooperativer registrert i Registro Nacional?

Nei. Andelslag oppnår juridisk personlighet gjennom Arbeids- og sosialdepartementet, ikke i Registro Nacional.

Kilder

Nøkkelord

bedriftsregister i Costa Rica, selskapsregister i Costa Rica, Registro Nacional i Costa Rica, register over juridiske personer, handelsregister i Costa Rica, juridisk identifikasjonsnummer, aksjeselskap i Costa Rica, SRL i Costa Rica, sertifikat for juridisk status, RTBF i Costa Rica, reell eierskap i Costa Rica, CrearEmpresa i Costa Rica