Registrul comerțului din Finlanda este Kaupparekisteri / Handelsregistret (Registrul comerțului), gestionat de Patentti- ja rekisterihallitus — PRH (Oficiul finlandez pentru brevete și înregistrări). Acesta colaborează cu administrația fiscală prin intermediul sistemului comun Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä — YTJ (Sistemul de informații privind întreprinderile) de pe ytj.fi, unde o singură notificare de înființare a unei întreprinderi servește atât Registrului Comerțului, cât și registrelor fiscale și generează Y-tunnus (codul de identificare al întreprinderii). Registrul este public, iar extrasul electronic din Registrul Comerțului este acum gratuit.

Registrul comerțului din Finlanda

Registrul este reglementat de Legea privind registrul comerțului (kaupparekisterilaki) din 2023, care a intrat în vigoare la 1 iunie 2023 și a fost modificată de atunci. Legea desemnează PRH ca autoritate de înregistrare și, spre deosebire de legea anterioară, condiționează înregistrarea unui comerciant privat: o persoană fizică care desfășoară o activitate comercială trebuie să se înregistreze numai dacă este obligată să întocmească situații financiare în conformitate cu Legea contabilității sau dacă are reședința în afara Spațiului Economic European. Celelalte persoane se pot înregistra în mod voluntar și sunt tratate apoi ca părți supuse obligației de notificare. PRH ține, de asemenea, yhdistysrekisteri (Registrul asociațiilor) și säätiörekisteri (Registrul fundațiilor).

Obligații introduse de reformă

Trei modificări sunt relevante în practică. Începând cu 1 ianuarie 2026, toate notificările și cererile trebuie depuse electronic, cu excepția comercianților individuali, a asociațiilor și a fundațiilor; PRH nu acceptă documente prin e-mail. Începând cu 2025, se aplică o taxă de întârziere în cazul în care situațiile financiare nu sunt depuse în termen de opt luni de la încheierea exercițiului financiar, iar o taxă de neglijență poate fi impusă în cazul în care deficiențele din registru — o adresă lipsă, un consiliu de administrație, beneficiari efectivi sau cod de identitate — nu sunt corectate. Începând cu 2027, societățile pe acțiuni, cooperativele, societățile europene și societățile cooperative europene, precum și comercianții străini cu o sucursală în Finlanda trebuie să confirme anual că datele lor de înregistrare și informațiile comerciale sunt la zi; celelalte părți, inclusiv comercianții individuali și societățile în nume colectiv, au dreptul, dar nu și obligația, de a confirma acest lucru. Măsurile de aplicare sunt active: PRH elimină din registru societățile și cooperativele inactive, în temeiul competențelor sale legale.

Forme juridice care pot fi înregistrate în Finlanda

  • Yksityinen elinkeinonharjoittaja, toiminimi / enskild näringsidkare (Comerciant privat) — o persoană fizică cu răspundere personală nelimitată; înregistrarea este obligatorie numai în cazurile descrise mai sus.
  • Avoin yhtiö / öppet bolag (Societate în nume colectiv) — toți asociații sunt responsabili personal, solidar, pentru obligațiile societății.
  • Kommandiittiyhtiö / kommanditbolag (societate în comandită simplă) — asociații generali răspund personal, în timp ce asociatul comanditar răspunde numai în limita contribuției sale.
  • Osakeyhtiö — Oy / aktiebolag — Ab (Societate cu răspundere limitată) — o persoană juridică distinctă ai cărei acționari nu răspund personal pentru obligațiile acesteia, în conformitate cu osakeyhtiölaki (Legea societăților cu răspundere limitată). Cerința privind capitalul social minim a fost eliminată în 2019, ceea ce face ca aceasta să fie forma standard în Finlanda.
  • Julkinen osakeyhtiö — Oyj / publikt aktiebolag — Abp (societate pe acțiuni cu răspundere limitată) — titlurile sale de valoare pot fi tranzacționate pe o piață reglementată; capitalul social minim este de 80 000 EUR.
  • Osuuskunta / andelslag (cooperativă) — membrii nu răspund personal, cu excepția cazului în care statutul prevede altfel.
  • Eurooppayhtiö — SE (Societate europeană) și eurooppaosuuskunta — SCE (Societate cooperativă europeană) — formele prevăzute de legislația UE, tratate în același mod ca omoloagele lor naționale.
  • Eurooppalainen taloudellinen etuyhtymä (Gruparea europeană de interes economic) și sucursala acesteia — membrii poartă răspundere solidară nelimitată.
  • Sivuliike ulkomaisesta elinkeinonharjoittajasta / filial (sucursală a unui comerciant străin) — nu are personalitate juridică separată; comerciantul străin rămâne răspunzător.
  • Asunto-osakeyhtiö (societate de locuințe) și keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö (societate imobiliară mutuală) — sunt înscrise în același registru comercial, nu într-un registru separat.
  • Osuuspankki, säästöpankki, hypoteekkiyhdistys și formele de asigurare — entități bancare și de asigurări reglementate, inclusiv societăți de asigurări mutuale și asociații de asigurări.
  • Asumisoikeusyhdistys (asociație cu drept de locuire) și valtion liikelaitos (întreprindere de stat) — alte forme statutare de pe lista PRH.
  • Aatteellinen yhdistys și säätiö (asociație fără scop lucrativ și fundație) — în principal în Registrul asociațiilor și în Registrul fundațiilor, dar trebuie înscrise și în Registrul comerțului dacă au un sediu permanent sau cel puțin un angajat pentru desfășurarea activității comerciale.

Informații disponibile în registrul comercial finlandez

Legea privind Registrul Comerțului prevede că oricine poate obține informații, extrase și certificate din înregistrările din registru și din documentele deținute de PRH, inclusiv notificările depuse și anexele acestora. În practică, accesul este împărțit între două servicii.

În Sistemul de Informații despre Întreprinderi sunt disponibile gratuit: codul de identificare al întreprinderii (Business ID), registrele la care este înscrisă entitatea, denumirea societății, denumirile paralele și auxiliare, forma juridică a societății, sediul social, obiectul principal de activitate, limba, adresa și datele de contact, statutul entității (dacă se află în faliment, lichidare sau restructurare), înregistrările privind datoriile fiscale, identificatorul entității juridice și identificatorul unic european. Prin intermediul serviciului de informații propriu al PRH sunt disponibile gratuit datele de bază și extrasul electronic din registrul comerțului, inclusiv extrasele istorice, care nu mai sunt supuse unei taxe.

Elementele care se taxează sunt actul constitutiv sau contractul de asociere și regulamentul cooperativei, situațiile financiare, extrasele traduse, certificatele și copiile electronice ale documentelor depuse împreună cu notificările.

Ce este restricționat

Finlanda este explicită în această privință: spre deosebire de alte detalii înregistrate în Registrul Comerțului, datele privind beneficiarii efectivi nu sunt publice. Legea permite divulgarea acestora numai către un destinatar identificat care are un temei în temeiul Legii privind combaterea spălării banilor sau către o autoritate în îndeplinirea unei sarcini legale; ceea ce este public este doar faptul că a fost înregistrată o notificare privind beneficiarii efectivi. Reprezentanții societăților și beneficiarii efectivi înșiși pot obține extrase gratuite prin intermediul serviciului de informații privind beneficiarii efectivi al PRH.

Datele cu caracter personal sunt, de asemenea, protejate. Registrul înregistrează numele complet al unei persoane, codul de identitate personal, naționalitatea și localitatea de reședință, adresa de domiciliu fiind înregistrată numai pentru persoanele cu reședința în străinătate; partea de identificare a codului de identitate personal și adresa de domiciliu a unei persoane cu reședința în străinătate sunt divulgate numai în cazul în care destinatarul are un temei legal privind protecția datelor și demonstrează că dispune de garanții adecvate. Datele de contact ale agenților și persoanelor de contact din înregistrările efectuate începând cu anul 2025 nu sunt publice.

Documente care pot fi obținute din registru

  • Kaupparekisteriote / handelsregisterutdrag (Extras din registrul comerțului) — datele actuale înregistrate: denumirea, codul de identificare al întreprinderii, sediul social, domeniul de activitate, reprezentanții, capitalul social, consiliul de administrație, directorul general și auditorul, precum și statutul înregistrării beneficiarului efectiv. Se poate genera un extras istoric pentru o dată sau o perioadă aleasă. Extrasul electronic este gratuit; extrasele traduse în limba engleză sunt contra cost.
  • Yhtiöjärjestys / bolagsordning (Actul constitutiv) — inclusiv acordurile de asociere și regulamentele cooperativelor, disponibile prin intermediul serviciului de informații al PRH.
  • Tilinpäätös / bokslut (Situații financiare) — depuse la PRH și disponibile prin același serviciu; termenul de depunere este sancționat cu o taxă de întârziere.
  • Todistukset (Certificate) — certificate eliberate de registru, comandate prin intermediul serviciului de informații al PRH. În Finlanda nu există un document denumit „certificat de bună reputație”; extrasul din registrul comerțului sau un certificat îndeplinește această funcție pentru bănci, licitații și autentificări notariale.
  • Edunsaajarekisteriote (Extras din registrul beneficiarilor efectivi) — accesul este restricționat, așa cum s-a descris mai sus; este gratuit pentru reprezentanții proprii ai societății și pentru beneficiarul efectiv în cauză, iar în celelalte cazuri este disponibil numai în scopul combaterii spălării banilor.
  • Jäljennökset ilmoitusasiakirjoista (Copii ale documentelor de notificare depuse) — copii electronice ale notificărilor și ale anexelor acestora, disponibile la comandă.

Întrebări frecvente

Cum se numește registrul comerțului din Finlanda?

Kaupparekisteri (Registrul comerțului), ținut de Oficiul finlandez pentru brevete și înregistrări și gestionat în comun cu administrația fiscală prin intermediul Sistemului de informații comerciale.

Trebuie să se înregistreze întreprinzătorii individuali?

Doar în anumite condiții. Un comerciant individual trebuie să se înregistreze dacă are obligația de a întocmi situații financiare în conformitate cu Legea contabilității sau dacă are reședința în afara Spațiului Economic European; ceilalți se pot înregistra voluntar.

Există un capital social minim pentru o societate cu răspundere limitată finlandeză?

Nu. Cerința privind capitalul social minim pentru societatea cu răspundere limitată a fost eliminată în 2019. O societate pe acțiuni necesită 80.000 EUR.

Extrasul din registrul comerțului finlandez este gratuit?

Da. Extrasul electronic din registrul comerțului, inclusiv extrasele istorice, este disponibil gratuit prin intermediul serviciului de informații al PRH; extrasele traduse, actul constitutiv și situațiile financiare sunt contra cost.

Sunt beneficiarii efectivi publici în Finlanda?

Nu. Datele privind beneficiarii efectivi nu sunt, în mod expres, publice. Dezvăluirea acestora este limitată la destinatarii identificați, în temeiul Legii privind combaterea spălării banilor, și la autorități; este public doar faptul că a fost înregistrată o notificare.

Ce este un cod de identificare a întreprinderii?

Y-tunnus (codul de identificare al întreprinderii) este identificatorul atribuit prin intermediul Sistemului de Informații pentru Întreprinderi atunci când o entitate este înscrisă în Registrul Comerțului sau în registrele fiscale și reprezintă cheia utilizată pentru a căuta entitatea.

Surse

Cuvinte cheie

registrul comerțului din Finlanda, registrul societăților comerciale din Finlanda, kaupparekisteri, PRH Finlanda, YTJ, codul de identificare al întreprinderii din Finlanda, forme juridice din Finlanda, osakeyhtio, kommandiittiyhtio, extras din registrul comerțului din Finlanda, beneficiari efectivi din Finlanda, documente ale societăților comerciale din Finlanda