Societățile comerciale din Letonia sunt înregistrate de către Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs (Registrul întreprinderilor din Republica Letonia), o instituție de stat care gestionează komercreģistrs (Registrul comercial) împreună cu peste o duzină de alte registre publice. Înregistrările din registru și documentele aferente sunt publicate online pe portalul de informații al instituției, iar începând cu 1 august 2021, întreaga parte publică a dosarului de înregistrare al unei societăți este disponibilă acolo gratuit. Aceeași instituție înregistrează comercianții, întreprinzătorii individuali, asociațiile, fundațiile, partidele politice, gajurile comerciale și procedurile de insolvență.

Registrul societăților comerciale din Letonia

Autoritatea de înregistrare este Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs (Registrul întreprinderilor din Republica Letonia), iar registrul în care sunt înscrise societățile comerciale este komercreģistrs (Registrul comercial). În temeiul articolului 6 din Komerclikums (Legea comercială), Registrul comercial înregistrează informațiile prevăzute de lege și păstrează documentele comercianților și ale activității lor comerciale, fiind gestionat de instituția de stat autorizată în acest scop. Deciziile privind înscrierile sunt luate de către „valsts notāri” (notarii de stat) ai Registrului întreprinderilor — funcționari ai instituției, nu notari jurați care exercită în privat. Cererile sunt examinate în câteva zile lucrătoare și se depun electronic prin intermediul adresei electronice oficiale („e-adrese”) sau prin e-mail cu o semnătură electronică securizată, sau pe suport de hârtie la un centru de servicii pentru clienți, caz în care semnăturile trebuie să fie legalizate.

Datele sunt publicate prin intermediul portalului de informații al registrului la adresa info.ur.gov.lv. În temeiul articolului 1 din Legea „Par Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistru” (Privind Registrul întreprinderilor din Republica Letonia), aceeași instituție înregistrează, de asemenea, societățile cooperative, grupările europene de interes economic, societățile europene și societățile cooperative europene, sucursalele și reprezentanțele comercianților străini, asociațiile și fundațiile, organizațiile religioase, sindicatele, partidele politice, mass-media, instanțele de arbitraj, gajurile comerciale, convențiile matrimoniale, influența decisivă și procedurile de insolvență, și ține registrul beneficiarilor efectivi ai structurilor juridice.

Comercianții individuali și jurnalul de înregistrare

Letonia nu ține un registru separat pentru întreprinzătorii individuali, în sensul unei instituții sau al unui portal separat. Un „individuālais komersants” (comerciant individual) este o persoană fizică înscrisă în același „komercreģistrs” ca și societățile comerciale, iar în temeiul articolului 1 din „Komerclikums”, o astfel de persoană este considerată comerciant în exact aceleași condiții ca o societate în nume colectiv sau o societate de capital.

Două forme mai vechi sunt înregistrate într-un al doilea registru ținut de aceeași instituție, „Uzņēmumu reģistra žurnāls” (Jurnalul Registrului întreprinderilor): „individuālais uzņēmums” (întreprinderea individuală) și „zemnieka vai zvejnieka saimniecība” (exploatația agricolă sau pescărească), pentru care jurnalul înregistrează detalii precum suprafața și amplasamentul terenului. O exploatație agricolă poate, de asemenea, să solicite înscrierea în Registrul Comerțului ca comerciant individual. Ambele registre pot fi consultate prin intermediul aceluiași portal de informații, astfel încât, în practică, o singură căutare acoperă atât societățile, cât și comercianții individuali.

Formele juridice care pot fi înregistrate în Letonia

„Komerclikums” împarte comercianții în comercianți individuali, societăți în nume colectiv și societăți de capital; pe lângă acestea, Registrul întreprinderilor include formele de întreprindere mai vechi, formele juridice europene, sucursalele și persoanele juridice fără scop lucrativ din dreptul leton. Se pot înregistra următoarele forme:

  • Sabiedrība ar ierobežotu atbildību (SIA) — societate cu răspundere limitată. Forma predominantă în Letonia. Asociații nu răspund personal pentru obligațiile societății; capitalul social minim este de 2.800 de euro.
  • Mazkapitāla SIA — societate cu răspundere limitată cu capital social redus. O SIA al cărei capital este sub minimul legal, permisă în cazul în care fondatorii și asociații sunt cel mult cinci persoane fizice, fiecare membru al consiliului de administrație este și asociat, iar fiecare asociat aparține unei singure astfel de societăți; societatea trebuie să constituie o rezervă statutară.
  • Akciju sabiedrība (AS) — societate pe acțiuni. O societate de capital al cărei capital este împărțit în acțiuni și care trebuie să aibă un consiliu de supraveghere; capitalul social nu poate fi mai mic de 25.000 de euro. Utilizată de întreprinderile mai mari și de societățile cotate la bursă.
  • Individuālais komersants (IK) — comerciant individual. O persoană fizică înscrisă în Registrul Comerțului care desfășoară activități comerciale în nume propriu și răspunde pentru obligațiile afacerii cu toate bunurile personale.
  • Pilnsabiedrība (PS) — societate în nume colectiv. O societate formată din două sau mai multe persoane care desfășoară activități comerciale sub o denumire comercială comună, în care toți asociații răspund solidar cu toate bunurile lor.
  • Komandītsabiedrība (KS) — societate în comandită. O societate cu cel puțin un asociat cu răspunderenelimitată și cel puțin un asociat cu răspundere limitată, a cărui răspundere se limitează la aportul său.
  • Zemnieka vai zvejnieka saimniecība (ZS) — exploatație agricolă sau pescărească. O întreprindere agricolă sau pescărească de tip familial înregistrată în jurnalul Registrului întreprinderilor, care se poate înregistra, de asemenea, ca comerciant individual.
  • Individuālais uzņēmums (IU) — întreprindere individuală. Forma mai veche a unei afaceri cu un singur asociat, înregistrată, de asemenea, în Jurnalul Registrului întreprinderilor.
  • Kooperatīvā sabiedrība — societate cooperativă. O întreprindere bazată pe membri care servește nevoile economice ale acestora, utilizată pe scară largă în agricultură, silvicultură și administrarea locuințelor.
  • Eiropas komercsabiedrība (SE) — Societate europeană. Forma de societate comercială la nivelul UE, înregistrată de Registrul întreprinderilor într-un registru separat al societăților europene.
  • Eiropas kooperatīvā sabiedrība (SCE) — Societate cooperativă europeană. Forma de societate cooperativă la nivelul UE, înregistrată în același mod.
  • Gruparea europeană de interes economic (EEIG) — Grupare europeană de interes economic. O grupare transfrontalieră destinată să sprijine activitatea economică a membrilor săi, care poartă răspundere solidară nelimitată.
  • Filiāle — sucursală. O sucursală a unui comerciant leton, a unui comerciant dintr-un alt stat membru al UE sau a unui comerciant dintr-o țară terță; o sucursală nu este o persoană juridică separată, iar comerciantul răspunde pentru obligațiile acesteia.
  • Reprezentanța unui comerciant sau a unei organizații străine — reprezentanță a unui comerciant sau a unei organizații străine. O prezență care poate reprezenta și promova entitatea străină, dar nu poate desfășura activitate comercială în nume propriu.
  • Biedrība — asociație. O organizație bazată pe aderarea membrilor, înființată în scop non-profit, înscrisă în registrul asociațiilor și fundațiilor.
  • Nodibinājums — fundație. Un fond de active constituit în scopul prevăzut în statutul său, fără membri.
  • Organizație religioasă, sindicat, partid politic — organizație religioasă, sindicat, partid politic. Persoane juridice fără scop lucrativ, fiecare fiind înscrisă în propriul registru ținut de aceeași instituție.

Un aspect previne așteptările depășite: pragul mai ridicat al capitalului social care se aplica societăților pe acțiuni care ofereau acțiuni public a fost eliminat prin modificările în vigoare de la 1 iulie 2023, astfel încât valoarea legală unică pentru o AS este acum de 25.000 de euro.

Informații disponibile în Registrul întreprinderilor

Publicitatea este regula. Articolul 7 din Komerclikums conferă oricărei persoane dreptul de a consulta înscrierile din Registrul Comerțului și documentele depuse la registru, precum și de a primi extrase și copii ale acestora la cerere. Legea privind Registrul întreprinderilor adaugă faptul că oricine poate solicita informații din registrele pe care le ține, iar datele și documentele din partea publică a unui dosar de înregistrare sunt puse la dispoziție online, inclusiv prin descărcare în bloc, în mod gratuit. Începând cu 1 august 2021, înregistrările și documentele din dosarul de înregistrare sunt publicate pe portalul propriu al registrului, devenind vizibile a doua zi după efectuarea înregistrării; înregistrările efectuate până la 31 iulie 2021 au fost publicate în jurnalul oficial „Latvijas Vēstnesis” și rămân disponibile în format electronic.

Fișa unei societăți conține denumirea societății, numărul de înregistrare și sediul social, forma juridică și data înregistrării, capitalul social, membrii consiliului de administrație și ai consiliului de supraveghere, împreună cu sfera dreptului lor de reprezentare, membrii sau acționarii înregistrați în registrul membrilor, mandatarilor, sucursalelor, reorganizărilor și lichidărilor, procedurilor de insolvență și de protecție juridică, gajurilor comerciale asupra activelor societății, mențiunile care indică faptul că o persoană face obiectul unor sancțiuni sau că i-au fost impuse restricții privind activitatea comercială, precum și actul constitutiv și alte documente din dosarul de înregistrare.

Datele privind beneficiarii efectivi fac parte din același strat public. Legea include în mod expres „ziņas par juridisko personu patiesajiem labuma guvējiem” (datele privind beneficiarii efectivi ai persoanelor juridice) în partea publică a dosarului de înregistrare, astfel încât în Letonia acestea pot fi consultate fără a fi necesară dovedirea unui interes legitim, deși anumite secțiuni ale portalului impun utilizatorului să se identifice prin semnătură electronică, Smart-ID sau servicii de internet banking. Utilizatorii care accesează date în bloc au la dispoziție seturile de date deschise pe care Registrul întreprinderilor le publică pe portalul leton de date deschise. Singurele documente care nu se regăsesc aici sunt situațiile financiare: gada pārskats (raportul anual) este depus la Valsts ieņēmumu dienests (Serviciul de venituri al statului) și publicat în baza sa de date publică.

Ce este restricționat

Fiecare dosar de înregistrare este împărțit într-o parte publică și una nepublică. Partea publică cuprinde înregistrările din registru, informațiile înregistrate prevăzute de lege — inclusiv datele acționarilor, beneficiarii efectivi, marcajele de sancțiuni și măsurile de securitate — precum și documentele pe care se bazează înregistrările. Toate celelalte informații sunt plasate în partea nepublică și sunt tratate ca informații cu acces restricționat.

Partea nepublică este disponibilă fără restricții pentru autoritățile de aplicare a legii, pentru Finanšu izlūkošanas dienests (Serviciul de Informații Financiare) și pentru organismele de supraveghere din domeniul combaterii spălării banilor; alte instituții trebuie să depună o cerere motivată, iar persoanele fizice trebuie să urmeze procedura de solicitare a informațiilor cu acces restricționat în conformitate cu Legea privind libertatea de informare. O normă separată permite unui jurnalist să solicite acces permanent la partea care nu este publică, pe baza unei cereri motivate. Datele privind persoanele fizice care nu sunt înregistrate în registre sunt furnizate numai în cazul în care solicitantul își justifică cererea sau persoana în cauză și-a dat consimțământul.

Documente care pot fi obținute din registru

  • „Izziņa par reģistra ierakstiem” (certificat privind înregistrările din registru). O adeverință oficială privind datele înregistrate actuale sau istorice ale unui comerciant, unei asociații, unui partid politic sau ale unei alte entități înregistrate — dovada standard a existenței unei societăți, a adresei, a capitalului și a reprezentanților acesteia.
  • Negatīvā izziņa (certificat negativ). Un certificat care atestă că o anumită înregistrare nu a fost modificată sau că anumite informații nu au fost înregistrate și anumite documente nu au fost depuse, eliberat în temeiul articolului 7 din Komerclikums.
  • Certificat privind documentele depuse în dosar. Confirmare a cererilor și documentelor care au fost depuse și se află încă în curs de examinare — utilizată pentru a identifica modificările care nu au fost încă înregistrate.
  • Reģistrācijas lietas dokumentu kopijas (copii ale documentelor din dosarul de înregistrare). Copii ale documentelor păstrate în dosar, eliberate în format tipărit sau electronic și legalizate la cererea destinatarului.
  • Statutul și actele constitutive (statutul și actele constitutive). Documentele constitutive în vigoare și hotărârea sau actul constitutiv, care precizează modul de guvernare al entității și modul în care a fost înființată.
  • Secțiunea din registrul membrilor (acționarilor). Evidențapersoanelor care dețin acțiuni într-o societate de capital și a modificărilor survenite în structura acționariatului.
  • Ziņas par patiesajiem labuma guvējiem (date privind beneficiarii efectivi). Persoanele fizice care dețin sau controlează în ultimă instanță entitatea și modul în care se exercită acest control — utilizate pentru verificarea clienților în conformitate cu normele privind combaterea spălării banilor.
  • Certificat din registrul gajurilor comerciale. Informații privind gajurile constituite asupra activelor unei societăți, inclusiv creditorul gajat și starea gajului, utilizate pentru a verifica dacă o întreprindere este grevată de sarcini.
  • Raportul anual (Gada pārskats). Situațiile financiare depuse la Serviciul de Venituri al Statului și publicate în baza de date publică a acestuia; utilizate pentru a evalua situația financiară a unei contrapărți și disciplina de raportare a acesteia.
  • Dokuments ar apostille (document certificat cu apostilă). Notarii publici letoni certifică documentele publice, inclusiv certificatele de înregistrare, cu o apostilă, astfel încât acestea să poată fi utilizate în fața autorităților din alte state părți la Convenția de la Haga privind apostila.

Întrebări frecvente

Cum se numește registrul comerțului din Letonia?

Instituția se numește Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs (Registrul întreprinderilor din Republica Letonia), iar registrul în care sunt înscrise societățile comerciale este komercreģistrs (Registrul comercial). Datele din ambele registre sunt publicate pe portalul de informații al registrului, la adresa info.ur.gov.lv.

Utilizarea registrului societăților din Letonia este gratuită?

Da, în ceea ce privește partea publică. Legea prevede că datele și documentele din partea publică a dosarului de înregistrare sunt puse la dispoziție online, inclusiv prin descărcare în bloc, în mod gratuit, iar începând cu 1 august 2021, înregistrările și documentele din dosarul de înregistrare sunt publicate pe portalul registrului. Certificatele eliberate de instituție și copiile legalizate la cerere sunt servicii contra cost.

Sunt întreprinzătorii individuali înregistrați separat în Letonia?

Nu există o instituție sau un portal separat pentru aceștia. Un „individuālais komersants” este înscris în același Registru comercial ca și societățile comerciale, în timp ce vechile denumiri „individuālais uzņēmums” și „zemnieka vai zvejnieka saimniecība” sunt înregistrate în jurnalul Registrului întreprinderilor, care este ținut de aceeași instituție și afișat pe același portal.

Care este capitalul social minim al unei SIA letone?

Minimul general este de 2.800 de euro. O societate poate fi înregistrată cu un capital social mai mic în cadrul regimului de capital social redus, dar numai dacă fondatorii și asociații nu depășesc numărul de cinci persoane fizice, fiecare membru al consiliului de administrație este, de asemenea, asociat și fiecare asociat aparține unei singure astfel de societăți; o societate pe acțiuni are nevoie de cel puțin 25.000 de euro.

Unde pot găsi raportul anual al unei societăți letone?

Rapoartele anuale nu se depun la Registrul întreprinderilor. Acestea se transmit către Valsts ieņēmumu dienests (Serviciul de venituri al statului) și sunt publicate în baza de date publică a acestuia, de unde datele financiare ale societăților letone pot fi descărcate și ca date deschise.

Pot să aflu cine este beneficiarul efectiv al unei societăți letone?

Da. Datele privind beneficiarii efectivi ai persoanelor juridice fac parte din secțiunea publică a dosarului de înregistrare, astfel încât pot fi consultate fără a fi necesară demonstrarea unui interes legitim; anumite vizualizări din portal necesită ca utilizatorul să se autentifice cu o semnătură electronică, Smart-ID sau prin intermediul serviciilor bancare online.

Surse

Cuvinte cheie

Business Register Latvia, Registrul întreprinderilor, registrul comercial, registrul comercial al Letoniei, înregistrarea societăților comerciale în Letonia, forme juridice din Letonia, SIA în Letonia, societate pe acțiuni (AS), comerciant individual, info.ur.gov.lv, beneficiari efectivi în Letonia, raport anual în Letonia