Fiecare întreprindere din Țările de Jos este înscrisă în Handelsregister (Registrul Comerțului), ținut de Kamer van Koophandel, KVK (Camera de Comerț). Registrul este cu adevărat public, iar extrasele sale constituie coloana vertebrală a practicii comerciale olandeze, însă două aspecte au suferit restricții semnificative în ultimii ani: adresele private ale reprezentanților societăților sunt acum protejate în mod implicit, iar registrul UBO a fost parțial închis în urma unei hotărâri a Curții de Justiție și va fi redeschis, sector cu sector, începând cu aprilie 2026.

Registrul oficial al societăților comerciale din Țările de Jos

Registrul este Handelsregister, ținut de Kamer van Koophandel (KVK, Camera de Comerț) la adresa kvk.nl. Înregistrarea este obligatorie: legea impune ca întreprinderile și persoanele juridice care desfășoară activități comerciale să fie înscrise, iar registrul există pentru ca adresele și alte date factuale generale despre întreprinderi să fie vizibile pentru toată lumea, ceea ce conferă comerțului olandez certitudinea juridică cu privire la identitatea părților cu care se tranzacționează.

Fiecare întreprindere înregistrată primește un KVK-nummer (număr KVK) care identifică întreprinderea, iar fiecare sediu primește, în plus, un vestigingsnummer (număr de sediu); persoanele juridice poartă, de asemenea, un RSIN, numărul de identificare al persoanelor juridice și al asocierilor utilizat în relațiile cu administrația fiscală.

Țările de Jos mențin un singur registru atât pentru persoanele juridice, cât și pentru antreprenorii individuali. O „eenmanszaak” (întreprindere individuală) este înscrisă în același „Handelsregister” ca și o societate pe acțiuni și apare în aceeași căutare publică. KVK înregistrează, de asemenea, structuri pe care majoritatea registrelor le omit — inclusiv, pe un formular dedicat, entități istorice de drept privat, precum „boermarke”, „hofje”, „gilde”, „buurschap”, „kerspel” sau „fundatie”.

Pe lângă Registrul comercial (Handelsregister), KVK ține Registrul UBO, registrul olandez al beneficiarilor efectivi finali, și gestionează serviciul de date KVK Dataservice și canalele API prin care utilizatorii profesioniști obțin date din registru în bloc.

Formele juridice care pot fi înregistrate în Țările de Jos

Forme fără personalitate juridică — antreprenorii care le conduc răspund personal:

  • Eenmanszaak (întreprindere individuală) — un singur proprietar, răspunzător personal cu patrimoniul său privat pentru toate obligațiile întreprinderii; de departe cea mai numeroasă categorie din registru.
  • Vennootschap onder firma, vof (Societate în nume colectiv) — doi sau mai mulți asociați care desfășoară activități comerciale sub o denumire comună, fiecare fiind răspunzător solidar și nelimitat pentru datoriile societății.
  • Commanditaire vennootschap, cv (Societate în comandită simplă) — combină asociații administratori cu răspundere nelimitată și stille vennoten (asociați tăcuți), a căror expunere se limitează la aportul lor și care nu pot acționa în numele societății.
  • Maatschap (Asociație profesională) — o asociație în care asociații contribuie cu forță de muncă sau cu active și exercită împreună o profesie, fiecare fiind răspunzător pentru o cotă egală; forma tradițională pentru cabinetele medicale, juridice și de contabilitate, precum și pentru activitățile agricole.

Forme cu personalitate juridică:

  • Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, bv (Societate cu răspundere limitată) — cea mai răspândită formă de societate din Olanda. Capitalul este împărțit în acțiuni nominative care nu sunt liber transferabile, acționarii răspund doar pentru suma pe care au subscris-o, iar societatea poate fi înființată de un singur acționar cu un capital nominal.
  • Naamloze vennootschap, nv (Societate pe acțiuni) — acțiunile pot fi emise la purtător și oferite publicului, iar societatea poate fi listată la bursă; este supusă unui capital minim prevăzut de lege și unor cerințe de guvernanță mai stricte.
  • Stichting (Fundație) — o persoană juridică fără membri, care urmărește un scop prevăzut în actul său constitutiv, cu active alocate în acest scop; utilizată pentru organizații caritabile, structuri de pensii și holdinguri, precum și pentru „stichting administratiekantoor” olandeză, care deține acțiuni și emite certificate de depozit.
  • Vereniging (Asociație) — o organizație bazată pe calitatea de membru, care există fie cu capacitate juridică deplină, în cazul în care actul său constitutiv este întocmit sub formă de act notarial, fie cu capacitate juridică limitată, în cazul în care acesta nu este întocmit sub formă de act notarial, această din urmă situație expunând personal membrii consiliului de administrație la răspundere.
  • Coöperatie (Cooperativă) — o asociație constituită pentru a servi interesele materiale ale membrilor săi prin activitatea pe care o desfășoară împreună cu aceștia; răspunderea membrilor poate fi exclusă, limitată sau nelimitată, în funcție de forma aleasă.
  • Onderlinge waarborgmaatschappij (Asociație de asigurare mutuală) — forma cooperativă utilizată pentru asigurarea mutuală a membrilor săi.
  • Vereniging van eigenaars, VvE (Asociația proprietarilor) — asociația proprietarilor de apartamente dintr-un imobil divizat, care se constituie de drept și este înregistrată în Registrul Comerțului.
  • Kerkgenootschap (Comunitate bisericească) — organismele religioase și părțile lor independente, care au personalitate juridică din oficiu și sunt înregistrate pe cont propriu.

Forme europene și străine:

  • Europese naamloze vennootschap (SE), Europese coöperatieve vennootschap (SCE) și Europees economisch samenwerkingsverband (EESV) — formele de societate, cooperativă și grupare de interes economic ale UE, care pot fi înregistrate în Țările de Jos.
  • Persoană juridică străină cu un sediu în Țările de Jos (sucursală a unei persoane juridice străine) — o societate străină cu un sediu în Țările de Jos își înregistrează acel sediu în Registrul comercial; sucursala nu are personalitate juridică separată.

Informații disponibile în registru

Registrul este conceput pentru a fi consultat. Pentru fiecare întreprindere, înregistrarea publică indică numărul KVK, iar pentru fiecare sediu, numărul de înregistrare al sediului, denumirea legală și denumirea comercială, forma juridică, data înființării, adresa sediului social și adresele sediilor, activitatea conform clasificării SBI, numărul de angajați, reprezentanții autorizați — pentru o „bv”, administratorii și competențele acestora; pentru o societate în nume colectiv, asociații; pentru o întreprindere individuală, proprietarul — precum și orice semnatar autorizat. Persoanele juridice prezintă, în plus, numărul RSIN, capitalul subscris, dacă este cazul, statutul de acționar unic, precum și informații privind faptul dacă entitatea se află în lichidare, a fost dizolvată sau face obiectul unei proceduri de insolvență.

Conturile anuale sunt depuse și sunt publice. Societățile olandeze — bv, nv, cooperativele și alte entități supuse acestei obligații — își depun jaarrekening la KVK, unde conturile depuse fac parte din dosarul public. Volumul informațiilor care trebuie depuse depinde de clasa de mărime a societății, astfel încât o micro-sau mică bv depune mult mai puține informații decât una mare, dar faptul și data depunerii sunt ele însele publice și constituie un criteriu standard de verificare a conformității.

Produsele KVK variază de la consultarea de bază gratuită până la „uittreksel” (extras) în format digital sau certificat, extrase istorice, copii ale documentelor depuse și acces structurat prin intermediul serviciului de date KVK și al API-urilor sale pentru utilizatorii profesioniști.

Ce nu dezvăluie registrul

Adresele private sunt ascunse în mod implicit. Adresele de domiciliu ale funcționarilor persoanelor juridice sunt ascunse automat de la vederea publică a registrului, singura excepție fiind adresa unui custode de documente care este o persoană fizică. În plus, o întreprindere individuală își poate ascunde adresa comercială la cerere, fără a fi necesară justificarea, cu condiția să înregistreze o adresă poștală alternativă; în cazul societăților în nume colectiv și al persoanelor juridice, ascunderea este posibilă numai în cazul unei amenințări concrete, dovedite printr-un raport al poliției sau prin măsuri de protecție, sau al unei amenințări probabile bazate pe profesie sau circumstanțe — această din urmă opțiune nefiind disponibilă pentru societățile cu răspundere limitată în conformitate cu legislația UE și fiind aplicabilă numai în cazul în care există o clauză contractuală în acest sens. Odată ce o adresă este protejată, aceasta rămâne vizibilă pentru angajații organismelor guvernamentale, avocați, notari, executori judecătorești și personalul instituțiilor supuse legii privind combaterea spălării banilor, toți aceștia având nevoie de o autorizație specifică din partea registrului.

Registrul UBO este deschis doar parțial. O hotărâre a Curții de Justiție a Uniunii Europene a închis o parte din registrul UBO olandez, iar KVK îl redeschide treptat, în loc să restabilească accesul general. Accesul este organizat pe niveluri: un set limitat de date pentru contabili, avocați, birouri fiduciare, asigurători și fonduri de pensii, precum și pentru organizațiile care își verifică propria înregistrare; un set mai cuprinzător pentru bănci, firme de investiții, asigurători de viață și notari de drept civil; și acces complet pentru organismele guvernamentale, inclusiv administrația fiscală, poliția națională, unitatea de informații financiare și serviciile de informații. Începând cu 1 aprilie 2026, instituțiile recunoscute care fac obiectul legii privind combaterea spălării banilor și al normelor privind sancțiunile pot obține extrase certificate digital din registrul UBO prin intermediul unei interfețe API sau al site-ului web al KVK, notarii de drept civil, băncile și birourile fiduciare fiind invitați în primul rând, iar alte sectoare urmând treptat prin intermediul asociațiilor lor profesionale; se preconizează că solicitarea online cu eHerkenning va fi disponibilă în al doilea trimestru al anului 2026. O propunere legislativă de extindere suplimentară a accesului este în curs de elaborare, iar platforma europeană BORIS urmează să interconecteze registrele UBO ale statelor membre. Un cetățean obișnuit nu poate încă să consulte informațiile privind beneficiarul efectiv al unei entități olandeze.

Merită menționate două limitări minore. Ascunderea unei adrese în registru nu o elimină din alte locuri de pe internet, așa cum subliniază chiar KVK. De asemenea, registrul înregistrează persoanele care pot angaja legal o entitate, nu pe cele care o controlează din punct de vedere economic: în cazul unei „bv”, se înregistrează faptul că există un acționar unic, dar registrul acționarilor cu mai mulți deținători este păstrat de către societate și nu este public.

Documente care pot fi obținute din registru

  • Uittreksel Handelsregister (Extras din Registrul Comerțului) — adeverința oficială a înregistrării actuale: numărul KVK, denumirile, forma juridică, adresele, obiectul de activitate, reprezentanții autorizați și împuternicirile acestora, precum și statutul. Disponibil sub formă de extras digital cu semnătură verificabilă sau în formă certificată pentru utilizare în străinătate; documentul de uz curent pentru bănci, notari și contrapărți.
  • „Historisch uittreksel” (Extras istoric) — extrasul care prezintă denumirile, adresele, formele juridice și persoanele cu funcții de conducere anterioare, utilizat pentru a stabili cine avea dreptul de a angaja societatea la o anumită dată din trecut.
  • Uittreksel met vestigingen (Extras cu sedii) — înregistrarea care conține toate sucursalele și numerele de înregistrare ale acestora, ceea ce este important atunci când un contract a fost încheiat de un anumit sediu.
  • Statuten en akten (Actul constitutiv și actele notariale) — actul constitutiv și statutul actual, astfel cum au fost depuse la registru, din care se pot citi obiectul de activitate, drepturile aferente acțiunilor și regulile de reprezentare.
  • Jaarrekening (Conturi anuale) — conturile depuse la KVK de către entitățile supuse acestei obligații, în măsura cerută de clasa lor de mărime; baza analizei de credit și a contrapartidei.
  • Documentele depuse privind modificările — formularele și actele care consemnează modificările de denumire, adresă, activitate, administratori, semnatari autorizați, capital și formă juridică, precum și înregistrarea unui acționar unic.
  • Înregistrări privind insolvența și dizolvarea — înregistrările privind falimentul, suspendarea plăților, restructurarea datoriilor și dizolvarea, precum și numirea unui lichidator sau administrator.
  • Documente privind sucursalele — înregistrarea stabilirii în Țările de Jos a unei persoane juridice străine și datele de identificare ale persoanelor autorizate să o reprezinte.
  • Extras UBO certificat digital — emis începând cu 1 aprilie 2026 către instituțiile recunoscute în temeiul normelor privind combaterea spălării banilor și sancțiunile, prin intermediul unei API sau al site-ului web al KVK, și nu către publicul larg.
  • Serviciul de date KVK și accesul la API — date structurate și în bloc din registre, destinate utilizatorilor profesioniști care au nevoie de acces continuu, mai degrabă decât de extrase individuale.

Întrebări frecvente

Care este registrul oficial al întreprinderilor din Țările de Jos?

Handelsregister, ținut de Kamer van Koophandel (KVK, Camera de Comerț). Înregistrarea este obligatorie pentru întreprinderi și persoane juridice, iar registrul există pentru ca adresele și datele factuale generale ale întreprinderilor să fie vizibile publicului.

Ce este un număr KVK?

Numărul unic atribuit unei întreprinderi la înregistrarea în Handelsregister. Fiecare sediu al întreprinderii are, în plus, un număr de sediu, iar persoanele juridice au un număr RSIN utilizat în relațiile cu administrația fiscală.

Conturile companiilor olandeze sunt publice?

Da, în cazul entităților supuse acestei obligații, cum ar fi bv și nv. Acestea depun conturile anuale la KVK, iar depunerea este publică, deși suma care trebuie depusă depinde de clasa de mărime a societății.

De ce nu pot vedea adresa de domiciliu a unui administrator?

Deoarece adresele de domiciliu ale funcționarilor entităților juridice sunt ascunse automat de ochii publicului, iar adresele de afaceri pot fi ascunse la cerere — întotdeauna în cazul unei întreprinderi individuale și în cazul altor forme de organizare în care se constată o amenințare concretă sau probabilă. Adresele ascunse rămân vizibile numai pentru funcționarii publici autorizați, avocați, notari, executori judecătorești și personalul responsabil cu combaterea spălării banilor.

Pot căuta beneficiarul efectiv al unei societăți olandeze?

Nu, în calitate de persoană fizică. O hotărâre a Curții de Justiție a restricționat accesul la o parte din registrul beneficiarilor efectivi (UBO). Accesul este diferențiat între instituțiile de combatere a spălării banilor și organismele guvernamentale, iar începând cu 1 aprilie 2026, instituțiile recunoscute vor putea obține extrase UBO certificate digital, sectoarele fiind invitate în etape, începând cu notarii de drept civil, băncile și birourile fiduciare.

Care este forma juridică cea mai răspândită?

După numărul de înregistrări, „eenmanszaak”, întreprinderea individuală, în care proprietarul răspunde personal. Printre entitățile cu personalitate juridică, „besloten vennootschap” (bv) domină, deoarece combină răspunderea limitată cu un capital minim nominal și opțiunea unui singur acționar.

Surse

Cuvinte cheie

registrul comerțului din Țările de Jos, registrul societăților comerciale din Țările de Jos, Handelsregister, KVK, Kamer van Koophandel, numărul KVK, forme juridice din Țările de Jos, BV din Țările de Jos, naamloze vennootschap, documente ale societăților comerciale din Țările de Jos, registrul UBO din Țările de Jos, conturile anuale la KVK