Các doanh nghiệp tại Latvia được đăng ký bởi Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs (Sổ đăng ký doanh nghiệp Cộng hòa Latvia), một cơ quan nhà nước chịu trách nhiệm quản lý komercreģistrs (Sổ đăng ký thương mại) cùng với hơn một chục sổ đăng ký công khai khác. Các mục đăng ký và các tài liệu liên quan được công bố trực tuyến trên cổng thông tin của cơ quan này, và kể từ ngày 1 tháng 8 năm 2021, toàn bộ phần công khai của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đã được cung cấp miễn phí tại đây. Cơ quan này cũng đăng ký các thương nhân, hộ kinh doanh cá thể, hiệp hội, quỹ, đảng chính trị, thế chấp thương mại và các thủ tục phá sản.

Sổ đăng ký doanh nghiệp tại Latvia

Cơ quan đăng ký là Sổ đăng ký Doanh nghiệp Cộng hòa Latvia (Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs ), và sổ đăng ký mà các công ty được ghi danh là Sổ đăng ký Thương mại ( komercreģistrs ). Theo Điều 6 của Luật Thương mại ( Komerclikums ), Sổ đăng ký thương mại ghi chép các thông tin theo quy định của pháp luật và lưu trữ các tài liệu của thương nhân cùng hoạt động thương mại của họ; sổ đăng ký này do cơ quan nhà nước được ủy quyền quản lý. Các quyết định về việc đăng ký được đưa ra bởi các "valsts notāri" (công chứng viên nhà nước) của Sổ đăng ký doanh nghiệp — là cán bộ của cơ quan này, không phải là các công chứng viên tư nhân. Hồ sơ đăng ký được xem xét trong vòng vài ngày làm việc và được nộp trực tuyến qua địa chỉ điện tử chính thức (e-adrese) hoặc qua email kèm chữ ký điện tử an toàn, hoặc bằng văn bản tại trung tâm dịch vụ khách hàng, trong trường hợp này các chữ ký phải được chứng thực.

Dữ liệu được công bố thông qua cổng thông tin của sổ đăng ký tại info.ur.gov.lv. Theo Điều 1 của Luật “Về Sổ đăng ký Doanh nghiệp Cộng hòa Latvia” (Về Đăng ký Doanh nghiệp Cộng hòa Latvia), cơ quan này cũng đăng ký các hợp tác xã, Nhóm Lợi ích Kinh tế Châu Âu, Công ty Châu Âu và Hợp tác xã Châu Âu, chi nhánh và văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, hiệp hội và quỹ từ thiện, tổ chức tôn giáo, công đoàn, đảng chính trị, phương tiện truyền thông đại chúng, tòa án trọng tài, thế chấp thương mại, thỏa thuận tài sản hôn nhân, ảnh hưởng quyết định và thủ tục phá sản, đồng thời duy trì sổ đăng ký chủ sở hữu thực sự của các thỏa thuận pháp lý.

Doanh nghiệp tư nhân và sổ đăng ký

Latvia không duy trì một sổ đăng ký riêng biệt dành cho các doanh nghiệp cá nhân theo nghĩa là một cơ quan hoặc cổng thông tin riêng biệt. Một " individuālais komersants" (doanh nghiệp cá nhân) là một cá nhân được đăng ký trong cùng một "komercreģistrs" như các công ty, và theo Điều 1 của Luật Thương mại (Komerclikums), người này được coi là thương nhân với địa vị pháp lý hoàn toàn tương đương với một hợp tác xã hoặc công ty vốn.

Hai hình thức cũ hơn được ghi trong sổ đăng ký thứ hai do cùng cơ quan này quản lý, đó là "Uzņēmumu reģistra žurnāls " (Sổ đăng ký doanh nghiệp): " individuālais uzņēmums " (doanh nghiệp cá nhân) và " zemnieka vai zvejnieka saimniecība " (hộ nông dân hoặc ngư dân), trong đó sổ đăng ký ghi lại các chi tiết như diện tích và vị trí của đất đai. Một trang trại cũng có thể nộp đơn đăng ký vào Sổ đăng ký thương mại với tư cách là thương nhân cá nhân. Cả hai sổ đăng ký này đều được tra cứu thông qua cùng một cổng thông tin, do đó trên thực tế, một lần tra cứu duy nhất có thể bao quát cả các công ty và thương nhân cá nhân.

Các hình thức pháp lý có thể đăng ký tại Latvia

Luật Thương mại (Komerclikums) phân loại các chủ thể kinh doanh thành thương nhân cá nhân, hợp danh và công ty vốn; bên cạnh đó, Sổ đăng ký Doanh nghiệp còn lưu trữ các hình thức doanh nghiệp truyền thống, các hình thức pháp lý châu Âu, chi nhánh và các pháp nhân phi lợi nhuận theo luật Latvia. Các hình thức sau đây có thể được đăng ký:

  • Sabiedrība ar ierobežotu atbildību (SIA) — công ty trách nhiệm hữu hạn. Đây là hình thức phổ biến nhất tại Latvia. Các thành viên không phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với các nghĩa vụ của công ty; vốn điều lệ tối thiểu là 2.800 euro.
  • Mazkapitāla SIA — công ty trách nhiệm hữu hạn vốn thấp. Đây là loại SIA có vốn điều lệ dưới mức tối thiểu theo quy định, được phép thành lập khi các nhà sáng lập và thành viên không quá năm cá nhân, mỗi thành viên hội đồng quản trị cũng phải là thành viên của công ty, và mỗi thành viên chỉ được tham gia vào một công ty loại này; công ty phải lập quỹ dự trữ bắt buộc.
  • Akciju sabiedrība (AS) — công ty cổ phần. Là công ty vốn có vốn được chia thành cổ phần và phải có hội đồng giám sát; vốn điều lệ không được dưới 25.000 euro. Được sử dụng bởi các doanh nghiệp lớn và các công ty niêm yết.
  • Individuālais komersants (IK) — thương nhân cá nhân. Là một cá nhân được đăng ký trong Sổ đăng ký thương mại, kinh doanh dưới tên riêng và chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ của doanh nghiệp bằng toàn bộ tài sản cá nhân.
  • Pilnsabiedrība (PS) — công ty hợp danh toàn phần. Một công ty hợp danh gồm hai hoặc nhiều người kinh doanh dưới một tên công ty chung, trong đó tất cả các thành viên đều chịu trách nhiệm liên đới bằng toàn bộ tài sản của mình.
  • Komandītsabiedrība (KS) — công ty hợp danh hữu hạn. Một công ty hợp danh có ít nhất một thành viên chịu trách nhiệm vô hạn và ít nhất một thành viên chịu trách nhiệm hữu hạn, trong đó trách nhiệm của thành viên chịu trách nhiệm hữu hạn chỉ giới hạn trong số vốn góp.
  • Zemnieka vai zvejnieka saimniecība (ZS) — trang trại của nông dân hoặc ngư dân. Một doanh nghiệp nông nghiệp hoặc đánh cá dựa trên gia đình được ghi nhận trong Sổ đăng ký doanh nghiệp, cũng có thể đăng ký dưới dạng thương nhân cá nhân.
  • Individuālais uzņēmums (IU) — doanh nghiệp cá nhân. Hình thức cũ của doanh nghiệp một người, cũng được ghi trong Sổ đăng ký doanh nghiệp.
  • Kooperatīvā sabiedrība — hợp tác xã. Một doanh nghiệp dựa trên thành viên nhằm phục vụ nhu cầu kinh tế của các thành viên, được sử dụng rộng rãi trong nông nghiệp, lâm nghiệp và quản lý nhà ở.
  • Eiropas komercsabiedrība (SE) — Công ty châu Âu. Hình thức công ty đại chúng trên toàn EU, được Đăng ký Doanh nghiệp đăng ký trong một sổ đăng ký riêng dành cho các Công ty châu Âu.
  • Eiropas kooperatīvā sabiedrība (SCE) — Hợp tác xã châu Âu. Hình thức hợp tác xã của EU, được đăng ký theo cách tương tự.
  • Eiropas ekonomisko interešu grupa (EEIG) — Nhóm lợi ích kinh tế châu Âu. Một nhóm xuyên biên giới nhằm hỗ trợ hoạt động kinh tế của các thành viên, những người chịu trách nhiệm liên đới không giới hạn.
  • Filiāle — chi nhánh. Chi nhánh của một thương nhân Latvia, của một thương nhân từ một quốc gia thành viên EU khác hoặc của một thương nhân từ nước thứ ba; chi nhánh không phải là một pháp nhân riêng biệt và thương nhân chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ của chi nhánh đó.
  • Văn phòng đại diện của thương nhân hoặc tổ chức nước ngoài — văn phòng đại diện của thương nhân hoặc tổ chức nước ngoài. Một cơ sở có thể đại diện và quảng bá cho thực thể nước ngoài nhưng không được tiến hành hoạt động thương mại dưới danh nghĩa riêng của mình.
  • Biedrība — hiệp hội. Một tổ chức thành viên được thành lập vì mục đích phi lợi nhuận, được đăng ký trong sổ đăng ký các hiệp hội và quỹ.
  • Nodibinājums — quỹ. Một tổ chức tài sản được dành riêng cho mục đích nêu trong điều lệ, không có thành viên.
  • Tổ chức tôn giáo, công đoàn, đảng chính trị — tổ chức tôn giáo, công đoàn, đảng chính trị. Các pháp nhân phi lợi nhuận này đều được đăng ký trong sổ đăng ký riêng do cùng một cơ quan quản lý.

Một điểm cần lưu ý để tránh những kỳ vọng lỗi thời: ngưỡng vốn cổ phần cao hơn áp dụng cho các công ty cổ phần phát hành cổ phiếu ra công chúng đã bị bãi bỏ theo các sửa đổi có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2023, do đó con số quy định duy nhất cho một AS hiện nay là 25.000 euro.

Thông tin có sẵn từ Sổ đăng ký doanh nghiệp

Công khai là nguyên tắc cơ bản. Điều 7 của Luật Thương mại (Komerclikums) quy định mọi người đều có quyền tra cứu các mục đăng ký trong Sổ đăng ký Thương mại và các tài liệu được nộp vào sổ đăng ký, cũng như nhận trích lục và bản sao của chúng theo yêu cầu. Luật về Sổ đăng ký Doanh nghiệp bổ sung rằng bất kỳ ai cũng có thể yêu cầu thông tin từ các sổ đăng ký do cơ quan này quản lý, và rằng dữ liệu cùng tài liệu trong phần công khai của hồ sơ đăng ký được cung cấp trực tuyến, bao gồm cả tính năng tải xuống hàng loạt, hoàn toàn miễn phí. Kể từ ngày 1 tháng 8 năm 2021, các mục đăng ký và tài liệu trong hồ sơ đăng ký đã được công bố trên cổng thông tin riêng của sổ đăng ký, có hiệu lực vào ngày hôm sau khi mục đăng ký được thực hiện; các mục đăng ký được thực hiện đến ngày 31 tháng 7 năm 2021 đã được công bố trên Công báo chính thức Latvijas Vēstnesis và vẫn có sẵn dưới dạng điện tử.

Hồ sơ công ty thể hiện tên công ty, số đăng ký và địa chỉ pháp lý, hình thức pháp lý và ngày đăng ký, vốn điều lệ, thành viên Hội đồng quản trị và Hội đồng giám sát cùng phạm vi quyền đại diện của họ, các thành viên hoặc cổ đông được ghi nhận trong sổ đăng ký thành viên, người được ủy quyền, chi nhánh, các thủ tục tái cơ cấu và thanh lý, các thủ tục phá sản và bảo vệ pháp lý, các khoản thế chấp thương mại đối với tài sản của công ty, các dấu hiệu cho thấy một cá nhân là đối tượng của các biện pháp trừng phạt hoặc đã bị áp đặt các hạn chế đối với hoạt động thương mại, cũng như điều lệ và các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký.

Dữ liệu về chủ sở hữu thực sự là một phần của cùng một lớp dữ liệu công khai. Luật pháp quy định rõ ràng rằng ziņas par juridisko personu patiesajiem labuma guvējiem (dữ liệu về chủ sở hữu thực sự của pháp nhân) thuộc phần công khai của hồ sơ đăng ký, do đó tại Latvia, người dùng có thể tra cứu thông tin này mà không cần chứng minh lợi ích hợp pháp, mặc dù một số mục trên cổng thông tin yêu cầu người dùng xác thực danh tính bằng chữ ký điện tử, Smart-ID hoặc dịch vụ ngân hàng trực tuyến. Người dùng số lượng lớn được phục vụ bởi các bộ dữ liệu mở mà Sổ đăng ký doanh nghiệp công bố trên cổng thông tin dữ liệu mở của Latvia. Báo cáo tài chính là thứ duy nhất không được lưu trữ tại đây: báo cáo hàng năm ( gada pārskats ) được nộp cho Cục Thuế Nhà nước ( Valsts ieņēmumu dienests ) và công bố trong cơ sở dữ liệu công khai của cơ quan này.

Những thông tin bị hạn chế

Mỗi hồ sơ đăng ký được chia thành phần công khai và phần không công khai. Phần công khai bao gồm các mục đăng ký, thông tin đã đăng ký được liệt kê trong luật — bao gồm dữ liệu cổ đông, chủ sở hữu thực sự, các dấu hiệu trừng phạt và các biện pháp an ninh — cùng các tài liệu làm cơ sở cho các mục đăng ký. Tất cả các thông tin còn lại được đặt trong phần không công khai và được coi là thông tin hạn chế truy cập.

Phần không công khai được cung cấp không hạn chế cho các cơ quan thực thi pháp luật, Dịch vụ Tình báo Tài chính ( Finanšu izlūkošanas dienests ) và các cơ quan giám sát trong lĩnh vực chống rửa tiền; các cơ quan khác phải nộp đơn yêu cầu có lý do, còn cá nhân phải tuân thủ thủ tục yêu cầu thông tin hạn chế truy cập theo Luật Tự do Thông tin. Một quy định riêng cho phép nhà báo nộp đơn xin quyền truy cập vĩnh viễn vào phần không công khai trên cơ sở yêu cầu có lý do chính đáng. Dữ liệu về các cá nhân không được ghi trong sổ đăng ký chỉ được cung cấp khi người nộp đơn chứng minh được lý do chính đáng hoặc khi người liên quan đã đồng ý.

Các tài liệu có thể lấy từ sổ đăng ký

  • Giấy chứng nhận về các mục đăng ký (certificate on register entries). Một văn bản chính thức xác nhận dữ liệu đăng ký hiện tại hoặc lịch sử của một thương nhân, hiệp hội, đảng chính trị hoặc thực thể đăng ký khác — bằng chứng tiêu chuẩn về sự tồn tại, địa chỉ, vốn và đại diện của công ty.
  • Giấy chứng nhận tiêu cực (Negatīvā izziņa). Giấy chứng nhận xác nhận rằng một mục cụ thể chưa được sửa đổi, hoặc một số thông tin chưa được đăng ký và một số tài liệu chưa được nộp, được cấp theo Điều 7 của Luật Thương mại (Komerclikums).
  • Giấy chứng nhận về các tài liệu đang được xử lý (certificate on documents pending). Xác nhận những đơn đăng ký và tài liệu nào đã được nộp và vẫn đang được xem xét — được sử dụng để xem những thay đổi chưa được nhập vào hệ thống.
  • Bản sao các tài liệu trong hồ sơ đăng ký (copies of registration file documents). Bản sao các tài liệu lưu trong hồ sơ, được cấp dưới dạng giấy hoặc điện tử và được chứng thực khi người nhận yêu cầu chứng thực.
  • Điều lệ và các tài liệu thành lập (điều lệ và các tài liệu thành lập). Các tài liệu hiến pháp hiện hành và quyết định hoặc thỏa thuận thành lập, nêu rõ cách thức quản lý và thành lập thực thể.
  • Phần đăng ký thành viên (cổ đông) (section of the register of members or shareholders). Hồ sơ ghi nhận danh sách những người nắm giữ cổ phần của công ty cổ phần và các thay đổi trong việc nắm giữ đó.
  • Thông tin về chủ sở hữu thực sự (beneficial owner data). Các cá nhân cuối cùng sở hữu hoặc kiểm soát thực thể và phương thức kiểm soát đó — được sử dụng cho việc thẩm định khách hàng theo các quy định chống rửa tiền.
  • Giấy chứng nhận từ sổ đăng ký cầm cố thương mại (certificate from the commercial pledge register). Thông tin về các khoản cầm cố được thiết lập trên tài sản của công ty, bao gồm bên nhận cầm cố và tình trạng của khoản cầm cố, được sử dụng để kiểm tra xem doanh nghiệp có bị ràng buộc bởi các khoản cầm cố hay không.
  • Báo cáo thường niên (annual report). Các báo cáo tài chính được nộp cho Cục Thuế Nhà nước và công bố trên cơ sở dữ liệu công khai của cơ quan này; được sử dụng để đánh giá tình hình tài chính và tính tuân thủ trong báo cáo của đối tác.
  • Dokuments ar apostille (tài liệu được chứng nhận bằng apostille). Các công chứng viên được tuyên thệ của Latvia chứng nhận các tài liệu công, bao gồm giấy chứng nhận đăng ký, bằng apostille để các tài liệu này có thể được sử dụng trước các cơ quan chức năng ở các quốc gia khác là thành viên của Công ước Apostille La Haye.

Câu hỏi thường gặp

Đăng ký doanh nghiệp ở Latvia được gọi là gì?

Tổ chức này là Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs (Sổ đăng ký doanh nghiệp Cộng hòa Latvia) và sổ đăng ký lưu trữ thông tin về các công ty là komercreģistrs (Sổ đăng ký thương mại). Dữ liệu từ cả hai được công bố trên cổng thông tin của sổ đăng ký tại info.ur.gov.lv.

Việc sử dụng sổ đăng ký doanh nghiệp Latvia có miễn phí không?

Có, đối với phần công khai. Luật quy định rằng dữ liệu và tài liệu trong phần công khai của hồ sơ đăng ký được cung cấp trực tuyến, bao gồm cả tải xuống hàng loạt, miễn phí, và kể từ ngày 1 tháng 8 năm 2021, các mục đăng ký và tài liệu hồ sơ đăng ký đã được công bố trên cổng thông tin của sổ đăng ký. Các giấy chứng nhận do cơ quan này cấp và các bản sao được chứng thực theo yêu cầu là các dịch vụ có thu phí.

Các doanh nghiệp cá nhân có được đăng ký riêng biệt tại Latvia không?

Không có cơ quan hoặc cổng thông tin riêng dành cho họ. Individuālais komersants được đăng ký trong cùng Sổ đăng ký thương mại với các công ty, trong khi các loại hình cũ hơn là individuālais uzņēmums và zemnieka vai zvejnieka saimniecība được ghi vào Sổ đăng ký doanh nghiệp, do cùng một cơ quan quản lý và hiển thị trên cùng một cổng thông tin.

Vốn điều lệ tối thiểu của một công ty SIA tại Latvia là bao nhiêu?

Mức tối thiểu chung là 2.800 euro. Một công ty có thể được đăng ký với số vốn thấp hơn theo chế độ vốn điều lệ thấp, nhưng chỉ khi các nhà sáng lập và thành viên không quá năm cá nhân, mỗi thành viên hội đồng quản trị cũng là thành viên và mỗi thành viên chỉ thuộc về một công ty như vậy; một công ty cổ phần cần ít nhất 25.000 euro.

Tôi có thể tìm báo cáo thường niên của một công ty Latvia ở đâu?

Báo cáo thường niên không được nộp cho Cơ quan Đăng ký Doanh nghiệp. Các báo cáo này được nộp cho Valsts ieņēmumu dienests (Cục Thuế Nhà nước) và được công bố trong cơ sở dữ liệu công khai của cơ quan này, từ đó dữ liệu tài chính của các công ty Latvia cũng có thể được tải xuống dưới dạng dữ liệu mở.

Tôi có thể tra cứu chủ sở hữu thực sự của một công ty Latvia không?

Có. Dữ liệu về chủ sở hữu thực sự của các pháp nhân thuộc phần công khai của hồ sơ đăng ký, do đó có thể tra cứu mà không cần chứng minh lợi ích hợp pháp; một số trang trên cổng thông tin yêu cầu người dùng đăng nhập bằng chữ ký điện tử, Smart-ID hoặc dịch vụ ngân hàng trực tuyến.

Nguồn

Từ khóa

Business Register Latvia, Đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thương mại, Sổ đăng ký thương mại Latvia, đăng ký công ty tại Latvia, các hình thức pháp lý tại Latvia, Công ty trách nhiệm hữu hạn (SIA) tại Latvia, Công ty cổ phần (AS), Doanh nghiệp tư nhân, info.ur.gov.lv, chủ sở hữu thực sự tại Latvia, báo cáo thường niên tại Latvia