Mọi doanh nghiệp tại Hà Lan đều được đăng ký trong Sổ đăng ký thương mại (Handelsregister) do Phòng Thương mại (Kamer van Koophandel, KVK) quản lý. Sổ đăng ký này thực sự là công khai và các trích lục từ sổ đăng ký này là nền tảng của hoạt động thương mại tại Hà Lan, nhưng hai lĩnh vực đã bị thu hẹp đáng kể trong những năm gần đây: địa chỉ cá nhân của các quan chức công ty hiện được bảo mật theo mặc định, và sổ đăng ký UBO (Chủ sở hữu thực sự) đã bị đóng một phần sau phán quyết của Tòa án Công lý và chỉ mới được mở lại, từng ngành một, từ tháng 4 năm 2026.

Sổ đăng ký doanh nghiệp chính thức tại Hà Lan

Sổ đăng ký này là Handelsregister, do Hiệp hội Thương mại (Kamer van Koophandel - KVK) quản lý tại kvk.nl. Việc đăng ký là bắt buộc: luật pháp yêu cầu các doanh nghiệp và pháp nhân tham gia hoạt động thương mại phải được đăng ký, và sổ đăng ký tồn tại để đảm bảo địa chỉ cùng các thông tin sự kiện chung khác về các doanh nghiệp được công khai cho mọi người, điều này mang lại sự chắc chắn pháp lý cho thương mại Hà Lan về việc xác định đối tác giao dịch.

Mỗi doanh nghiệp đã đăng ký sẽ nhận được một KVK-nummer (số KVK) để xác định doanh nghiệp, và mỗi cơ sở kinh doanh sẽ nhận thêm một vestigingsnummer (số cơ sở); các pháp nhân cũng có số RSIN, là mã số nhận dạng pháp nhân và hợp tác xã được sử dụng trong các giao dịch với cơ quan thuế.

Hà Lan duy trì một sổ đăng ký chung cho cả pháp nhân và doanh nghiệp cá nhân. Một “eenmanszaak” (doanh nghiệp cá nhân) được đăng ký trong cùng một Sổ đăng ký thương mại (Handelsregister) như một công ty cổ phần, và xuất hiện trong cùng một hệ thống tra cứu công khai. KVK cũng đăng ký các cấu trúc mà hầu hết các sổ đăng ký khác không bao gồm — bao gồm, trên biểu mẫu chuyên dụng riêng, các tổ chức tư nhân lịch sử như “boermarke”, “hofje”, “gilde”, “buurschap”, “kerspel” hoặc “fundatie”.

Bên cạnh Handelsregister, KVK còn duy trì UBO-register, sổ đăng ký chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng của Hà Lan, đồng thời vận hành KVK Dataservice và các kênh API để người dùng chuyên nghiệp có thể truy cập dữ liệu đăng ký theo lô.

Các hình thức pháp lý có thể đăng ký tại Hà Lan

Các hình thức không có tư cách pháp nhân — các doanh nhân đứng sau chúng phải chịu trách nhiệm cá nhân:

  • Eenmanszaak (Doanh nghiệp tư nhân) — một chủ sở hữu, chịu trách nhiệm cá nhân đối với tất cả các nghĩa vụ của doanh nghiệp bằng tài sản cá nhân; đây là loại hình đăng ký phổ biến nhất trong sổ đăng ký.
  • Vennootschap onder firma, vof (Hợp danh) — hai hoặc nhiều đối tác kinh doanh dưới một tên chung, mỗi người chịu trách nhiệm liên đới không giới hạn đối với các khoản nợ của hợp danh.
  • Commanditaire vennootschap, cv (Hợp danh hữu hạn) — kết hợp giữa các đối tác quản lý chịu trách nhiệm vô hạn và stille vennoten (đối tác thầm lặng) mà mức độ rủi ro chỉ giới hạn trong khoản góp vốn của họ và không được hành động thay mặt cho hợp danh.
  • Maatschap (Hợp danh chuyên nghiệp) — một hình thức hợp danh trong đó các thành viên đóng góp lao động hoặc tài sản và cùng nhau hành nghề, mỗi người chịu trách nhiệm bằng một phần bằng nhau; đây là hình thức truyền thống cho các hoạt động y tế, pháp lý, kế toán và nông nghiệp.

Các hình thức có tư cách pháp nhân:

  • Công ty trách nhiệm hữu hạn (Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, bv) — hình thức công ty phổ biến nhất tại Hà Lan. Vốn được chia thành các cổ phần đăng ký không thể chuyển nhượng tự do, cổ đông chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã góp, và công ty có thể được thành lập bởi một cổ đông duy nhất với vốn điều lệ danh nghĩa.
  • Công ty cổ phần (Naamloze vennootschap, nv) — cổ phần có thể được phát hành dưới dạng cổ phần không ghi tên và chào bán ra công chúng; công ty có thể niêm yết trên sàn chứng khoán; phải tuân thủ mức vốn tối thiểu theo quy định và các yêu cầu quản trị chặt chẽ hơn.
  • Stichting (Quỹ) — một pháp nhân không có thành viên, hoạt động theo mục đích được nêu trong điều lệ với tài sản được dành riêng cho mục đích đó; được sử dụng cho các tổ chức từ thiện, quỹ hưu trí, cấu trúc nắm giữ cổ phần và cho Stichting Administratiekantoor của Hà Lan — đơn vị nắm giữ cổ phần và phát hành chứng chỉ lưu ký.
  • Vereniging (Hiệp hội) — một tổ chức thành viên, tồn tại với năng lực pháp lý đầy đủ nếu điều lệ của tổ chức được lập thành văn bản công chứng hoặc với năng lực pháp lý hạn chế nếu không có văn bản công chứng; trong trường hợp sau, ban điều hành phải chịu trách nhiệm cá nhân.
  • Coöperatie (Hợp tác xã) — một hiệp hội được thành lập để phục vụ lợi ích vật chất của các thành viên thông qua hoạt động kinh doanh mà hợp tác xã thực hiện cùng với các thành viên; trách nhiệm pháp lý của các thành viên có thể được loại trừ, giới hạn hoặc không giới hạn tùy thuộc vào hình thức được lựa chọn.
  • Onderlinge waarborgmaatschappij (Hiệp hội bảo hiểm tương hỗ) — hình thức hợp tác xã được sử dụng để bảo hiểm tương hỗ cho các thành viên.
  • Vereniging van eigenaars, VvE (Hiệp hội chủ sở hữu) — hiệp hội của các chủ sở hữu căn hộ trong một tòa nhà được phân chia, được thành lập theo luật và đăng ký trong Sổ đăng ký thương mại.
  • Kerkgenootschap (Cộng đồng giáo hội) — các tổ chức tôn giáo và các bộ phận độc lập của chúng, có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật và được đăng ký trên cơ sở riêng.

Các hình thức của châu Âu và nước ngoài:

  • Công ty cổ phần châu Âu (SE), Hợp tác xã châu Âu (SCE) và Tổ chức hợp tác kinh tế châu Âu (EESV) — các hình thức công ty, hợp tác xã và tổ chức hợp tác kinh tế của Liên minh châu Âu, có thể đăng ký tại Hà Lan.
  • Buitenlandse rechtspersoon met een vestiging in Nederland (Chi nhánh của một pháp nhân nước ngoài) — một công ty nước ngoài có chi nhánh tại Hà Lan đăng ký chi nhánh đó trong Sổ đăng ký thương mại; chi nhánh này không có tư cách pháp nhân riêng biệt.

Thông tin có sẵn từ sổ đăng ký

Sổ đăng ký được thiết kế để tra cứu. Đối với mỗi doanh nghiệp, hồ sơ công khai hiển thị số KVK và, đối với mỗi chi nhánh, số chi nhánh, tên pháp lý và tên thương mại, hình thức pháp lý, ngày thành lập, địa chỉ kinh doanh và địa chỉ chi nhánh, hoạt động theo phân loại SBI, số lượng nhân viên, các đại diện được ủy quyền — đối với công ty trách nhiệm hữu hạn (BV) là các giám đốc và quyền hạn của họ, đối với công ty hợp danh là các thành viên, đối với doanh nghiệp cá thể là chủ sở hữu — và bất kỳ người ký tên được ủy quyền nào. Các pháp nhân còn hiển thị số RSIN, vốn phát hành (nếu có), tình trạng cổ đông duy nhất, và liệu pháp nhân đó có đang trong quá trình thanh lý, đã bị giải thể hay đang trong thủ tục phá sản hay không.

Báo cáo tài chính hàng năm được nộp và công khai. Các công ty Hà Lan — bao gồm bv, nv, hợp tác xã và các thực thể khác phải tuân thủ nghĩa vụ này — nộp báo cáo tài chính (jaarrekening) của mình cho KVK, nơi các báo cáo này trở thành một phần của hồ sơ công khai. Mức độ chi tiết của thông tin phải nộp phụ thuộc vào quy mô của công ty; do đó, một công ty bv quy mô siêu nhỏ hoặc nhỏ sẽ nộp ít thông tin hơn đáng kể so với một công ty lớn, nhưng việc nộp và ngày nộp là thông tin công khai và được sử dụng làm tiêu chí kiểm tra tuân thủ tiêu chuẩn.

Các sản phẩm của KVK bao gồm từ tra cứu cơ bản miễn phí đến uittreksel (bản trích) dưới dạng kỹ thuật số hoặc có chứng nhận, bản trích lịch sử, bản sao các tài liệu đã nộp, và quyền truy cập có cấu trúc thông qua KVK Dataservice và các API của nó dành cho người dùng chuyên nghiệp.

Những thông tin mà sổ đăng ký không công bố

Địa chỉ cá nhân được bảo mật theo mặc định. Địa chỉ cư trú của các quan chức thuộc pháp nhân sẽ tự động bị ẩn khỏi tầm nhìn công khai trên sổ đăng ký, ngoại trừ địa chỉ của người lưu giữ tài liệu là cá nhân. Ngoài ra, doanh nghiệp cá thể có thể yêu cầu ẩn địa chỉ kinh doanh mà không cần nêu lý do, miễn là đăng ký một địa chỉ bưu điện thay thế; đối với các hợp tác xã và pháp nhân, việc ẩn địa chỉ chỉ được phép khi có mối đe dọa cụ thể được chứng minh bằng báo cáo của cảnh sát hoặc các biện pháp bảo vệ, hoặc mối đe dọa có khả năng xảy ra dựa trên nghề nghiệp hoặc hoàn cảnh — trường hợp sau không áp dụng cho các công ty trách nhiệm hữu hạn theo luật EU và chỉ khi có thỏa thuận cụ thể. Khi địa chỉ đã được bảo mật, nó vẫn hiển thị đối với nhân viên các cơ quan nhà nước, luật sư, công chứng viên, chấp hành viên và nhân viên các tổ chức chịu sự điều chỉnh của luật chống rửa tiền, tất cả những người này đều cần có sự ủy quyền cụ thể từ cơ quan đăng ký.

Sổ đăng ký UBO chỉ mở một phần. Một phán quyết của Tòa án Công lý Liên minh Châu Âuđã đóng cửa một phần sổ đăng ký UBO của Hà Lan, và KVK đang mở lại dần dần thay vì khôi phục quyền truy cập chung. Quyền truy cập được tổ chức theo các cấp độ: bộ dữ liệu hạn chế dành cho kế toán viên, luật sư, văn phòng quản lý quỹ tín thác, công ty bảo hiểm và quỹ hưu trí, cũng như các tổ chức kiểm tra đăng ký của chính họ; bộ dữ liệu đầy đủ hơn dành cho ngân hàng, công ty đầu tư, công ty bảo hiểm nhân thọ và công chứng viên dân sự; và quyền truy cập đầy đủ dành cho các cơ quan nhà nước bao gồm cơ quan thuế, cảnh sát quốc gia, đơn vị tình báo tài chính và các cơ quan tình báo. Từ ngày 1 tháng 4 năm 2026, các tổ chức được công nhận chịu sự điều chỉnh của Luật phòng chống rửa tiền và các quy định về trừng phạt có thể truy cập các trích lục UBO được chứng thực kỹ thuật số thông qua API hoặc trang web của KVK; các công chứng viên dân sự, ngân hàng và văn phòng quản lý quỹ tín thác sẽ được ưu tiên truy cập trước, các ngành khác sẽ theo sau theo từng giai đoạn thông qua các hiệp hội ngành nghề của họ; việc đặt hàng trực tuyến bằng eHerkenning dự kiến sẽ được triển khai vào quý II năm 2026. Một đề xuất lập pháp nhằm mở rộng quyền truy cập hơn nữa đang được xem xét, và nền tảng BORIS của châu Âu sẽ kết nối các sổ đăng ký chủ sở hữu thực sự của các quốc gia thành viên. Công chúng vẫn không thể tra cứu chủ sở hữu thực sự của một thực thể Hà Lan.

Có hai hạn chế nhỏ đáng lưu ý. Việc che giấu địa chỉ trong sổ đăng ký không đồng nghĩa với việc địa chỉ đó sẽ bị xóa khỏi các nguồn thông tin trực tuyến khác, như chính KVK đã chỉ ra. Ngoài ra, sổ đăng ký ghi nhận những người có quyền pháp lý ràng buộc một thực thể chứ không phải những người kiểm soát thực thể đó về mặt kinh tế: đối với một công ty bv, thông tin về cổ đông duy nhất được đăng ký, nhưng sổ đăng ký cổ đông với nhiều cổ đông do chính công ty lưu giữ và không được công khai.

Các tài liệu có thể lấy từ sổ đăng ký

  • Uittreksel Handelsregister (Trích lục Sổ đăng ký thương mại) — bản tóm tắt chính thức về thông tin hiện tại: số KVK, tên, hình thức pháp lý, địa chỉ, lĩnh vực hoạt động, người đại diện được ủy quyền và quyền hạn của họ, cùng tình trạng pháp lý. Có sẵn dưới dạng trích lục kỹ thuật số có chữ ký xác thực hoặc bản công chứng để sử dụng ở nước ngoài; đây là tài liệu thông dụng cho các ngân hàng, công chứng viên và các bên liên quan.
  • “Historisch uittreksel” (Trích lục lịch sử) — trích lục thể hiện các tên, địa chỉ, hình thức pháp lý và cán bộ quản lý trước đây, được sử dụng để xác định ai có quyền đại diện cho doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể trong quá khứ.
  • Uittreksel met vestigingen (Trích lục bao gồm các cơ sở) — mục đăng ký bao gồm tất cả các chi nhánh và số đăng ký của chúng, điều này rất quan trọng trong trường hợp hợp đồng được ký kết bởi một cơ sở cụ thể.
  • Statuten en akten (Điều lệ và văn bản công chứng) — văn bản thành lập công ty và điều lệ hiện hành đã được nộp tại cơ quan đăng ký, từ đó có thể tra cứu mục đích hoạt động, quyền sở hữu cổ phần và các quy tắc đại diện.
  • Báo cáo tài chính hàng năm (Annual accounts) — các báo cáo tài chính được các thực thể có nghĩa vụ nộp lên Phòng Đăng ký Thương mại và Công nghiệp (KVK), theo mức độ yêu cầu dựa trên quy mô của họ; đây là cơ sở cho phân tích tín dụng và đối tác.
  • Các hồ sơ nộp về các thay đổi — các biểu mẫu và văn bản ghi nhận các thay đổi về tên, địa chỉ, hoạt động, giám đốc, người có quyền ký tên, vốn và hình thức pháp lý, cũng như việc đăng ký cổ đông duy nhất.
  • Các mục về phá sản và giải thể — các đăng ký về phá sản, đình chỉ thanh toán, tái cơ cấu nợ và giải thể, cũng như việc bổ nhiệm người thanh lý hoặc người quản lý.
  • Tài liệu chi nhánh — đăng ký cơ sở tại Hà Lan của pháp nhân nước ngoài và thông tin chi tiết về những người được ủy quyền đại diện cho pháp nhân đó.
  • Bản trích lục UBO được chứng nhận kỹ thuật số — được cấp từ ngày 1 tháng 4 năm 2026 cho các tổ chức được công nhận theo các quy định chống rửa tiền và trừng phạt, thông qua API hoặc trang web KVK, chứ không phải cho công chúng.
  • Dịch vụ dữ liệu KVK và quyền truy cập API — dữ liệu đăng ký có cấu trúc và số lượng lớn dành cho người dùng chuyên nghiệp cần truy cập liên tục thay vì các bản trích lục riêng lẻ.

Câu hỏi thường gặp

Đăng ký kinh doanh chính thức ở Hà Lan là gì?

Đó là Handelsregister, do Kamer van Koophandel (KVK, Phòng Thương mại) quản lý. Việc đăng ký là bắt buộc đối với các doanh nghiệp và pháp nhân, và sổ đăng ký này tồn tại để công khai địa chỉ và dữ liệu thực tế chung của các doanh nghiệp.

Số KVK là gì?

Là số duy nhất được cấp cho một doanh nghiệp khi đăng ký vào Handelsregister. Mỗi cơ sở của doanh nghiệp còn có một số cơ sở, và các pháp nhân có số RSIN được sử dụng trong các giao dịch với cơ quan thuế.

Báo cáo tài chính của các công ty Hà Lan có được công khai không?

Có, đối với các thực thể phải tuân thủ nghĩa vụ này, chẳng hạn như bv và nv. Họ nộp báo cáo tài chính hàng năm cho KVK và báo cáo này được công khai, mặc dù số lượng phải nộp phụ thuộc vào quy mô của công ty.

Tại sao tôi không thể xem địa chỉ nhà riêng của giám đốc?

Bởi vì địa chỉ cư trú của các quan chức thuộc pháp nhân được tự động bảo mật khỏi công chúng, và địa chỉ công ty có thể được bảo mật theo yêu cầu — luôn áp dụng đối với doanh nghiệp tư nhân, và đối với các hình thức khác khi có mối đe dọa cụ thể hoặc có khả năng xảy ra. Các địa chỉ được bảo mật chỉ hiển thị cho các quan chức chính phủ được ủy quyền, luật sư, công chứng viên, chấp hành viên và nhân viên chống rửa tiền.

Tôi có thể tra cứu chủ sở hữu thực sự của một công ty Hà Lan không?

Không thể với tư cách là công dân bình thường. Một phán quyết của Tòa án Công lý đã đóng một phần của sổ đăng ký chủ sở hữu thực sự (UBO). Quyền truy cập được phân cấp giữa các tổ chức chống rửa tiền và các cơ quan chính phủ, và từ ngày 1 tháng 4 năm 2026, các tổ chức được công nhận có thể nhận được bản trích lục UBO được chứng nhận kỹ thuật số, với các ngành được mời tham gia theo từng giai đoạn, bắt đầu từ công chứng viên dân sự, ngân hàng và văn phòng ủy thác.

Hình thức pháp lý nào phổ biến nhất?

Xét theo số lượng đăng ký, hình thức “eenmanszaak” (doanh nghiệp tư nhân), trong đó chủ sở hữu chịu trách nhiệm cá nhân, là phổ biến nhất. Trong số các thực thể có tư cách pháp nhân, hình thức “besloten vennootschap” (bv) chiếm ưu thế, vì nó kết hợp trách nhiệm hữu hạn với mức vốn tối thiểu danh nghĩa và tùy chọn cổ đông duy nhất.

Nguồn

Từ khóa

Sổ đăng ký doanh nghiệp Hà Lan, Cơ quan đăng ký doanh nghiệp Hà Lan, Handelsregister, KVK, Kamer van Koophandel, số KVK, các hình thức pháp lý tại Hà Lan, BV tại Hà Lan, naamloze vennootschap, tài liệu doanh nghiệp tại Hà Lan, Sổ đăng ký chủ sở hữu thực sự (UBO) tại Hà Lan, báo cáo tài chính hàng năm của KVK