In Kanada gibt es kein einheitliches nationales Unternehmensregister. Ein Unternehmen kann auf Bundesebene gemäß dem „Canada Business Corporations Act“ (CBCA) bei „Corporations Canada“ oder gemäß einem der dreizehn Unternehmensgesetze der Provinzen und Territorien gegründet werden; beide Wege sind gleichermaßen gültig, und ein auf Bundesebene gegründetes Unternehmen muss sich dennoch in jeder Provinz registrieren lassen, in der es geschäftlich tätig ist. Daten zu Bundesgesellschaften können kostenlos abgefragt werden, und seit 2024 werden die Namen von Personen veröffentlicht, die einen maßgeblichen Einfluss auf CBCA-Gesellschaften ausüben.

Die Unternehmensregister in Kanada

Corporations Canada, eine Abteilung von „Innovation, Science and Economic Development Canada“, verwaltet den CBCA, den „Canada Not-for-profit Corporations Act“ (CNCA) und den „Canada Cooperatives Act“. Die dortige Suche nach Bundesgesellschaften ist kostenlos und zeigt die Einträge der einzelnen Gesellschaften an. Daneben unterhält jede Provinz und jedes Territorium ein eigenes Register – das „Ontario Business Registry“, den „Registraire des entreprises du Québec“, die „BC Registries and Online Services“, das „Alberta Corporate Registry“, das „Nova Scotia Registry of Joint Stock Companies“ sowie deren Entsprechungen –, jeweils mit einer eigenen Suchfunktion. Ein bundesweiter, mehrere Rechtsgebiete abdeckender Suchdienst bündelt mehrere Register in einer einzigen Benutzeroberfläche.

Die Gründung auf Bundesebene bietet landesweiten Namensschutz, ersetzt jedoch nicht die Registrierung auf Provinzebene: Eine Gesellschaft, die außerhalb ihres Sitzlandes geschäftlich tätig ist, muss sich in jeder betroffenen Provinz zusätzlich registrieren lassen. Unabhängig davon vergibt die Canada Revenue Agency die neunstellige „Business Number“, die sich von der Gesellschaftsnummer unterscheidet und im Unternehmensregister des Bundes aufgeführt ist.

Wo Einzelunternehmen und Personengesellschaften erscheinen

Einzelunternehmen und offene Handelsgesellschaften werden nicht als Kapitalgesellschaften gegründet und sind nicht auf Bundesebene registriert. Sie tragen ihren Firmennamen in der Provinz oder dem Territorium ein, in der bzw. dem sie tätig sind. Es gibt daher kein kanadisches Äquivalent zu einem nationalen Einzelunternehmerregister, und die Überprüfung eines nicht als Kapitalgesellschaft gegründeten kanadischen Unternehmens erfordert die Suche im entsprechenden provinziellen Firmennamenregister.

Rechtsformen, die in Kanada registriert werden können

  • Einzelunternehmen – ein Inhaber, keine eigene Rechtspersönlichkeit, unbeschränkte persönliche Haftung; Registrierung erfolgt über das Firmennamenregister der jeweiligen Provinz.
  • Offene Handelsgesellschaft – zwei oder mehr Gesellschafter gemäß den provinziellen Gesetzen über Personengesellschaften, mit gesamtschuldnerischer und unbeschränkter Haftung.
  • Kommanditgesellschaft – mindestens ein Komplementär mit unbeschränkter Haftung neben Kommanditisten, deren Haftung auf ihre Einlage begrenzt ist; wird auf Provinzebene eingetragen.
  • Partnerschaft mit beschränkter Haftung (Limited Liability Partnership, LLP) – eine provinzielle Rechtsform, die in der Regel auf bestimmte Berufsgruppen beschränkt ist und die Partner vor der Haftung für die Fahrlässigkeit eines Mitpartners schützt. Es gibt keine LLP auf Bundesebene.
  • Aktiengesellschaft, bundesrechtlich (CBCA) – eine eigenständige juristische Person, die bei „Corporations Canada“ eingetragen ist; die Haftung der Aktionäre ist auf das eingebrachte Kapital beschränkt.
  • Aktiengesellschaft auf Provinzebene – dieselbe Struktur mit beschränkter Haftung gemäß einem provinziellen Aktiengesetz.
  • Gesellschaft mit unbeschränkter Haftung (ULC) – verfügbar in British Columbia, Alberta und Nova Scotia; eine Gesellschaft, deren Gesellschafter unbeschränkt haften, die hauptsächlich für grenzüberschreitende Steuergestaltungen genutzt wird.
  • Gemeinnützige Gesellschaft – auf Bundesebene gemäß dem CNCA oder auf Provinzebene eingetragen; sie verfügt über kein Aktienkapital, und die Mitglieder haften nicht persönlich.
  • Genossenschaft – auf Bundesebene gemäß dem Canada Cooperatives Act oder auf Provinzebene gegründet; im Besitz der Mitglieder, wobei die Haftung der Mitglieder auf ihre Anteile oder ihre Mitgliedschaft beschränkt ist.
  • Außerprovinzielle Gesellschaft – eine Gesellschaft aus einem anderen kanadischen Rechtsgebiet, die zur Ausübung ihrer Geschäftstätigkeit in einer bestimmten Provinz registriert ist; die Registrierung stellt eher eine Offenlegungs- und Genehmigungspflicht dar als die Gründung einer neuen juristischen Person.
  • Eingetragene ausländische Gesellschaft (Niederlassung) – eine nicht-kanadische Gesellschaft, die in jeder Provinz, in der sie tätig ist, als außerprovinzielle Gesellschaft registriert ist; die ausländische Hauptniederlassung bleibt in vollem Umfang haftbar.

Informationen aus den kanadischen Registern

Die Unternehmenssuche auf Bundesebene zeigt kostenlos den Firmennamen und dessen Historie, die Unternehmensnummer, die CRA-Unternehmensnummer, den Status des Unternehmens, die maßgeblichen Rechtsvorschriften und deren Datum, die Unternehmensform, die Adresse des eingetragenen Firmensitzes, die Mindest- und Höchstanzahl der Vorstandsmitglieder sowie Name und Adresse jedes Vorstandsmitglieds, das Gründungsdatum und den Zeitraum für die jährliche Einreichung, den Status der Jahresberichte nach Jahr, das Datum der letzten Jahreshauptversammlung und das Datum der Gründungsurkunde an. Corporations Canada veröffentlicht zudem monatliche Transaktionsdaten und bietet eine Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) für den Massenzugriff an. Änderungen im Vorstand müssen innerhalb von fünfzehn Tagen gemeldet werden, und historische Eintragungen bleiben öffentlich zugänglich.

Personen mit maßgeblicher Kontrolle

Kanadas Transparenzreform ist nun auf Bundesebene in Kraft getreten. Gemäß dem CBCA muss eine Kapitalgesellschaft ein Register der Personen mit maßgeblicher Kontrolle (ISC) führen, in dem Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Steuerwohnsitz, Wohnadresse, etwaige Zustelladressen, die Daten des Beginns und des Endes der Eigenschaft als ISC sowie Art und Umfang der ausgeübten Kontrolle jeder einzelnen Person erfasst werden. Das Register ist jährlich zusammen mit dem Jahresbericht sowie innerhalb von fünfzehn Tagen nach jeder Änderung beim Direktor einzureichen; die Meldepflicht trat am 22. Januar 2024 in Kraft.

Corporations Canada veröffentlicht einen festgelegten Teil des Registers: den vollständigen rechtlichen Namen der Person, ihre Zustelladresse oder, falls diese nicht vorliegt, ihre Wohnadresse, die Beschreibung von Art und Umfang der maßgeblichen Kontrolle sowie die Daten des Beginns und des Endes des Status als ISC. Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und steuerlicher Wohnsitz werden nicht veröffentlicht; die Veröffentlichung wird zudem für Personen unter achtzehn Jahren, geschäftsunfähige Personen, bestimmte Amtsträger sowie in Fällen unterdrückt, in denen die Veröffentlichung eine ernsthafte Gefahr für die Sicherheit darstellen würde. Strafverfolgungsbehörden und die Finanzermittlungsstelle behalten jedoch in jedem Fall Zugriff. Das Register umfasst ausschließlich Unternehmen nach dem CBCA und kann nicht nach dem Namen einer natürlichen Person durchsucht werden.

Die Regelungen in den Provinzen unterscheiden sich. In Québec sind wirtschaftliche Eigentümer seit dem 31. März 2023 beim Unternehmensregister anzumelden und öffentlich einsehbar; dabei werden der Name, die Daten des Beginns und des Endes der Eigenschaft, die Geschäftsadresse sowie die Qualifikationsvoraussetzung mit Stimmrechtsanteil angegeben, jedoch niemals das Geburtsdatum. In British Columbia ist das Transparenzregister für bedeutende Personen seit 2020 vorgeschrieben, jedoch nicht öffentlich zugänglich: Der Zugriff ist auf Vorstandsmitglieder, die Polizei, Steuerbehörden, Wertpapier- und Finanzaufsichtsbehörden, die Finanzermittlungsstelle und die Anwaltskammer beschränkt. Ein öffentliches Register für British Columbia wurde gesetzlich verankert, ein Starttermin konnte jedoch nicht bestätigt werden.

Jahresabschlüsse

Jahresabschlüsse sind in Kanada im Allgemeinen nicht öffentlich zugänglich. Die meisten Unternehmen reichen sie nicht bei „Corporations Canada“ ein; sie werden den Aktionären vor der Jahreshauptversammlung zur Verfügung gestellt. Ausnahmen bilden ausschüttende (börsennotierte) Unternehmen sowie gemeinnützige Unternehmen, die Mittel einwerben. Protokolle der Vorstandssitzungen, Beschlüsse und Buchhaltungsunterlagen sind der Öffentlichkeit nicht zugänglich.

Dokumente, die aus dem Register bezogen werden können

  • Gründungsurkunde – das Gründungsdokument, das die Gründung der Gesellschaft und deren Datum belegt; Kopien können bestellt werden.
  • Konformitätsbescheinigung – bescheinigt, dass die Gesellschaft besteht, nicht aufgelöst, fusioniert oder eingestellt wurde und mit ihren Jahresberichten, ISC-Einreichungen und Gebühren auf dem neuesten Stand ist. Dies ist das kanadische Bundesäquivalent einer Bescheinigung über den ordnungsgemäßen Status, das für Finanzierungen, Lieferverträge und Transaktionen verwendet wird.
  • Bescheinigung über das Bestehen – bescheinigt, dass die Gesellschaft zu einem bestimmten Datum oder während eines bestimmten Zeitraums bestand, ohne die aktuelle Einhaltung der Vorschriften zu bestätigen. Für Körperschaften, die früher dem alten „Canada Corporations Act“ unterlagen, wird stattdessen ein Schreiben über das Bestehen ausgestellt.
  • Kopien von Unternehmensdokumenten, beglaubigt oder unbeglaubigt – die Gründungsurkunden, Änderungssatzungen, Mitteilungen über den Wechsel von Vorstandsmitgliedern und des eingetragenen Firmensitzes sowie, bei gemeinnützigen Gesellschaften, die Satzung und Jahresabschlüsse. Eine beglaubigte Kopie wird von einem Schreiben begleitet, das bestätigt, dass es sich um eine exakte Kopie des bei Corporations Canada hinterlegten Dokuments handelt; diese ist für die Verwendung vor Gericht und in ähnlichen Verfahren bestimmt.
  • Unternehmensprofil und Daten aus dem Jahresbericht – die konsolidierte öffentliche Aufzeichnung zu Identität, Status, eingetragenem Sitz, Vorstandsmitgliedern, ISC-Informationen und Einreichungshistorie, die auf der Detailseite des Unternehmens sowie in zusammengefasster Form über monatliche Transaktionsdateien und die Unternehmensschnittstelle verfügbar ist.
  • NUANS-Namensrecherchebericht – ein Bericht auf Bundes- oder Provinzebene, in dem ein vorgeschlagener Firmenname mit bestehenden Namen und Marken verglichen wird. Er ist für eine gewöhnliche Gründung nach dem CBCA oder für die Vorabgenehmigung eines Namens nicht mehr erforderlich, da die Recherche in den Antrag integriert ist; er bleibt jedoch für Anträge auf Wiederbelebung, Verschmelzung und Fortführung sowie für Genossenschaftsdienstleistungen erforderlich.
  • Provinzielle Bescheinigungen und Registerauszüge – Jedes provinzielle Register stellt eigene Statusbescheinigungen, Auszüge aus dem Unternehmensregister und Kopien eingereichter Dokumente aus.

Häufig gestellte Fragen

Gibt es in Kanada ein einheitliches Unternehmensregister?

Nein. Corporations Canada führt das Bundesregister gemäß dem Canada Business Corporations Act, und jede Provinz und jedes Territorium führt ein eigenes Register. Eine bundesweite, mehrere Gerichtsbarkeiten umfassende Recherche fasst mehrere Register zusammen, doch die Registrierung selbst erfolgt weiterhin auf Ebene der einzelnen Gerichtsbarkeiten.

Werden Einzelunternehmer in einem kanadischen Unternehmensregister aufgeführt?

Nicht im Unternehmensregister. Einzelunternehmen und offene Handelsgesellschaften lassen ihren Firmennamen auf Provinzebene eintragen; eine Eintragung auf Bundesebene gibt es für sie nicht.

Sind die wirtschaftlich Berechtigten kanadischer Unternehmen öffentlich einsehbar?

Bei Kapitalgesellschaften nach dem CBCA (Canada Business Corporations Act) auf Bundesebene teilweise ja: Seit Januar 2024 werden Name, Zustelladresse, Art und Umfang der Kontrolle sowie die relevanten Daten von Personen mit maßgeblicher Kontrolle veröffentlicht, während Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Steuerwohnsitz nicht offengelegt werden. Quebec veröffentlicht die wirtschaftlichen Eigentümer; das Transparenzregister von British Columbia ist nicht öffentlich zugänglich.

Was ist eine Konformitätsbescheinigung?

Eine von „Corporations Canada“ ausgestellte Bescheinigung, die bestätigt, dass eine Gesellschaft nach Bundesrecht existiert, nicht aufgelöst, fusioniert oder eingestellt wurde und mit ihren Einreichungen auf dem neuesten Stand ist. In der kanadischen Praxis wird diese anstelle einer „Certificate of Good Standing“ verwendet.

Sind kanadische Jahresabschlüsse öffentlich zugänglich?

Im Allgemeinen nicht. Die meisten Unternehmen stellen ihren Aktionären Jahresabschlüsse zur Verfügung, anstatt diese öffentlich einzureichen; Ausschüttungsgesellschaften und gemeinnützige Organisationen, die Spenden einwerben, bilden die wichtigsten Ausnahmen.

Was ist eine Unternehmensnummer?

Eine neunstellige Identifikationsnummer, die von der Canada Revenue Agency für Steuer- und Programmkonten vergeben wird. Sie unterscheidet sich von der Unternehmensnummer, ist jedoch im Register der Bundesgesellschaften vermerkt.

Quellen

Schlüsselwörter

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