In Polen werden zwei Handelsregister geführt. Unternehmen und andere juristische Personen werden in das Krajowy Rejestr Sądowy – KRS (Nationales Gerichtsregister) eingetragen, das von den Registergerichten unter der Aufsicht des Justizministeriums geführt wird und kostenlos durchsucht werden kann; Einzelunternehmer werden in das Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – CEIDG (Zentrales Register und Informationssystem für wirtschaftliche Tätigkeit) eingetragen, das vom für Wirtschaft zuständigen Minister geführt wird. Beide Register sind vollständig öffentlich zugänglich, und Polen ist eines der wenigen EU-Länder, dessen Register der wirtschaftlich Berechtigten für jedermann einsehbar bleibt.

Das Unternehmensregister in Polen

Das KRS unterliegt dem „ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym“ (Gesetz über das Nationale Gerichtsregister) von 1997. Es wird in einem IT-System von den „sądy rejonowe“ (sądy gospodarcze), den Handelsabteilungen der Bezirksgerichte, geführt und ist Teil des EU-Systems zur Vernetzung der Unternehmensregister. Es umfasst drei Teilregister: das „rejestr przedsiębiorców“ (Unternehmerregister); das Register der Vereine, sonstigen sozialen und beruflichen Organisationen, Stiftungen und unabhängigen öffentlichen Gesundheitseinrichtungen; sowie das „Rejestr dłużników niewypłacalnych“ (Register der zahlungsunfähigen Schuldner).

Die Einreichung erfolgt elektronisch. Seit dem 1. Juli 2021 dürfen Anträge, die Unternehmen im Unternehmerregister betreffen, ausschließlich über das IT-System eingereicht werden, und die Registerakten der Unternehmer werden ausschließlich in elektronischer Form geführt; dieselbe Verpflichtung soll künftig auch auf das Vereins- und Stiftungsregister ausgedehnt werden. Einreichungen und Abfragen erfolgen über das „Portal Rejestrów Sądowych“ (Portal der Gerichtsregister), wobei für Standardunterlagen von Unternehmen ein vereinfachter Vorlagenweg zur Verfügung steht. Die KRS-Nummer identifiziert das Unternehmen neben der Steuernummer und der statistischen Nummer, die automatisch und kostenlos in das Register eingetragen werden.

Einzelunternehmer und zwei anderweitig geführte Register

Ein polnisches Einzelunternehmen – „jednoosobowa działalność gospodarcza“ (Ein-Personen-Geschäftstätigkeit) – verfügt über keine KRS-Nummer und wird gemäß dem Gesetz über CEIDG und die Informationsstelle für Unternehmer (ustawa o CEIDG i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy) von 2018 im CEIDG eingetragen. Zwei weitere Rechtsformen fallen ebenfalls nicht unter das KRS. Das „przedstawicielstwo“ (Vertretungsbüro eines ausländischen Unternehmers) wird in ein separates, vom Wirtschaftsminister geführtes Register für Vertretungsbüros eingetragen, wobei die Einträge für einen verlängerbaren Zeitraum gültig sind. Die „fundacja rodzinna“ (Familienstiftung), die durch das am 26. Januar 2023 erlassene und seit dem 22. Mai 2023 geltende Gesetz geschaffen wurde, wird in einem eigens dafür vorgesehenen Register für Familienstiftungen eingetragen, das von einem einzigen, dafür bestimmten Landgericht geführt wird, und nicht im KRS.

Rechtsformen, die in Polen eingetragen werden können

Die Unternehmensformen sind im „Kodeks spółek handlowych“ (Handelsgesellschaftengesetzbuch) festgelegt:

  • „Spółka jawna“ (offene Handelsgesellschaft) – die Gesellschafter haften uneingeschränkt, gesamtschuldnerisch und subsidiär für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft.
  • Spółka partnerska (Berufspartnerschaft) – vorbehalten für reglementierte Berufe; ein Partner haftet nicht für Fehlverhalten der anderen Partner.
  • Spółka komandytowa (Kommanditgesellschaft) – der Komplementär haftet unbeschränkt, während die Haftung des Kommanditisten auf die eingetragene Kommanditsumme begrenzt ist.
  • Spółka komandytowo-akcyjna (Kommanditgesellschaft auf Aktien) – ein unbeschränkt haftender Komplementär neben Aktionären, die nicht haften; eine Mischform, die zur Kapitalbeschaffung bei gleichzeitiger Beibehaltung der Kontrolle genutzt wird.
  • Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – sp. z o.o. (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) – die Gesellschafter haften nicht für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft; Mindeststammkapital 5.000 PLN bei einem Mindestanteil von 50 PLN. Die in Polen übliche Gesellschaftsform.
  • Prosta spółka akcyjna – P.S.A. (Einfache Aktiengesellschaft) – verfügbar seit dem 1. Juli 2021. Mindeststammkapital 1 PLN; Aktien haben keinen Nennwert und sind nicht Bestandteil des Stammkapitals; Arbeitsleistungen oder Dienstleistungen können als Einlage gegen Aktien geleistet werden; ein einziger Verwaltungsrat kann den Vorstand und den Aufsichtsrat ersetzen. Konzipiert für Start-ups und Risikokapitalinvestitionen.
  • Spółka akcyjna – S.A. (Aktiengesellschaft) – Mindestkapital 100.000 PLN; wird von großen und börsennotierten Unternehmen genutzt.
  • Spółdzielnia (Genossenschaft), einschließlich der Europäischen Genossenschaft – Unternehmen im Besitz ihrer Mitglieder.
  • Przedsiębiorstwo państwowe (Staatsunternehmen) – ein staatlicher Wirtschaftsträger.
  • Oddział przedsiębiorcy zagranicznego (Niederlassung eines ausländischen Unternehmers) – keine eigene Rechtspersönlichkeit; die Haftung liegt bei der ausländischen Muttergesellschaft.
  • Europejskie zgrupowanie interesów gospodarczych (Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung) und spółka europejska – SE (Europäische Gesellschaft) – Rechtsformen nach EU-Recht; in der Vereinigung haften die Mitglieder gesamtschuldnerisch.
  • Forschungsinstitute, Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, Hauptniederlassungen ausländischer Versicherungsunternehmen und Einrichtungen der Haushaltswirtschaft – Forschungsinstitute, Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, Hauptniederlassungen ausländischer Versicherungsunternehmen und Einrichtungen der Haushaltswirtschaft, die alle im Gesetz unter den eintragungspflichtigen Unternehmern aufgeführt sind.
  • Fundacja (Stiftung), stowarzyszenie (Verein) und andere soziale und berufliche Organisationen – werden im zweiten Teilregister eingetragen und zusätzlich im Unternehmerregister, sofern sie eine gewerbliche Tätigkeit ausüben.

Informationen aus dem polnischen Unternehmensregister

Das Gesetz fasst diesen Grundsatz in drei Worten zusammen: „Rejestr jest jawny“ – das Register ist öffentlich. Jeder kann über den Zentralen Informationsdienst auf die Daten zugreifen und beglaubigte Kopien, Auszüge, Bescheinigungen und Auskünfte – auch in elektronischer Form – erhalten; der Zentrale Informationsdienst stellt über öffentliche Netzwerke kostenlos aktuelle und vollständige Informationen zu den eingetragenen Rechtsträgern zur Verfügung. Entscheidend ist, dass ein Ausdruck der kostenlosen aktuellen oder vollständigen Online-Informationen die gleiche Rechtskraft besitzt wie ein vom Zentralen Informationsdienst ausgestelltes Dokument, weshalb der kostenlose Online-Auszug in der Praxis anerkannt wird.

Drei weitere kostenlose Ressourcen runden das Bild ab. Das „Repozytorium Dokumentów Finansowych“ (Archiv für Finanzdokumente) stellt eingereichte Jahresabschlüsse, Prüfungsberichte, Lageberichte sowie Genehmigungs- und Gewinnverteilungsbeschlüsse kostenlos online zur Verfügung. Der elektronische Registereinblicksdienst gewährt Zugang zu Gründungsurkunden, Satzungen, Beschlüssen und notariellen Urkunden für elektronisch geführte Akten. Und der „Monitor Sądowy i Gospodarczy“ (Gerichts- und Wirtschaftsanzeiger) veröffentlicht die gesetzlich vorgeschriebenen Bekanntmachungen. CEIDG-Daten sind ebenfalls öffentlich, und jeder hat Zugang zu ihnen.

Was ist eingeschränkt

Polen stellt hinsichtlich der wirtschaftlichen Eigentumsverhältnisse eine Ausnahme dar. Das „Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych“ – CRBR (Zentrales Register der wirtschaftlichen Eigentümer), das durch das „ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu“ (Gesetz zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung) von 2018 eingerichtet wurde, ist nach wie vor vollständig öffentlich zugänglich: Das Gesetz legt fest, dass das Register öffentlich ist, der Zugang kostenlos ist und die Bereitstellung auf elektronischem Wege erfolgt. Polen hat nach dem Urteil des Gerichtshofs in den verbundenen Rechtssachen C-37/20 und C-601/20 keine Beschränkung auf ein berechtigtes Interesse eingeführt, und der Zugang steht jedem ohne Registrierung offen. Zu den gemeldeten Daten gehören der Name des wirtschaftlichen Eigentümers, dessen Staatsangehörigkeiten, das Wohnsitzland sowie die nationale Identifikationsnummer.

Die bestehenden Einschränkungen sind enger gefasst. Das CEIDG gibt die nationale Identifikationsnummer, das Geburtsdatum oder die Kontaktdaten des Unternehmers nicht weiter, sofern dieser Widerspruch eingelegt hat. Aus dem Register der insolventen Schuldner gelöschte Einträge bleiben nur für den Schuldner und den antragstellenden Gläubiger zugänglich. Die Akten des Registers der Familienstiftungen sind nur für den Stifter, die Mitglieder seiner Organe, die Begünstigten und Personen mit einem rechtlichen Interesse einsehbar.

Dokumente, die aus dem Register bezogen werden können

  • „Odpis aktualny z KRS“ (Aktueller Auszug aus dem KRS) – alle gültigen Einträge in allen Abschnitten des Registers; der Standardnachweis über Existenz, Vertretung und Kapital.
  • Vollständiger Auszug aus dem KRS (Odpis pełny z KRS) – alle jemals vorgenommenen Einträge, einschließlich gelöschter; das Dokument zur Unternehmensgeschichte, zu ehemaligen Vorstandsmitgliedern und zur Due-Diligence-Prüfung.
  • „Wyciąg z KRS“ (Teilauszug) – beschränkt sich auf ausgewählte Abschnitte des Registers.
  • Zaświadczenie (Bescheinigung) – bestätigt, dass ein Unternehmen eingetragen ist oder nicht, bzw. dass ein bestimmter Eintrag existiert.
  • „Informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu lub pełnemu“ (Information, die dem aktuellen oder vollständigen Auszug entspricht) – kostenlos online abrufbar und selbst ausdruckbar, mit derselben Rechtskraft wie ein von der Zentralen Informationsstelle ausgestelltes Dokument.
  • Jahresabschlüsse – einschließlich des Prüfungsberichts, des Lageberichts sowie der Beschlüsse zu deren Feststellung und zur Gewinnverteilung, kostenlos aus dem Archiv für Finanzdokumente.
  • Registerakten – Gründungsurkunden, Satzungen, Beschlüsse und notarielle Urkunden, die kostenlos online verfügbar sind, sofern die Akte elektronisch geführt wird.
  • Zaświadczenie o wpisie do CEIDG (Bescheinigung über die Eintragung in das CEIDG) – wird für Einzelunternehmer als elektronisches Dokument oder als Systemausdruck ausgestellt; Behörden dürfen von einem Unternehmer nicht verlangen, diese vorzulegen.

Alle von der Zentralen Informationsstelle ausgestellten Dokumente haben die Gültigkeit amtlicher Dokumente, sei es in Papierform oder in elektronischer Form.

Häufig gestellte Fragen

Wie heißt das Handelsregister in Polen?

Das Krajowy Rejestr Sądowy (Nationales Gerichtsregister) für Unternehmen und andere juristische Personen sowie das CEIDG für Einzelunternehmer.

Ist die Suche im polnischen KRS kostenlos?

Ja. Das Register ist öffentlich, die Online-Abfrage ist kostenlos, und eine selbst ausgedruckte Kopie der kostenlosen aktuellen oder vollständigen Informationen hat dieselbe Rechtskraft wie ein von der Zentralen Informationsstelle ausgestelltes Dokument.

Wo werden Einzelunternehmer registriert?

Im CEIDG, das vom für Wirtschaft zuständigen Minister geführt wird. Ein Einzelunternehmer hat keine KRS-Nummer.

Was ist die „prosta spółka akcyjna“?

Die einfache Aktiengesellschaft, die seit dem 1. Juli 2021 verfügbar ist. Ihr Mindestgrundkapital beträgt 1 PLN, ihre Aktien haben keinen Nennwert und sind nicht Teil des Grundkapitals, Arbeit oder Dienstleistungen können als Einlage für Aktien geleistet werden, und sie kann von einem einzigen Vorstand geleitet werden.

Sind polnische Jahresabschlüsse öffentlich zugänglich?

Ja. Sie werden im Register für Finanzunterlagen hinterlegt und zusammen mit den Prüfungs- und Lageberichten sowie den Genehmigungsbeschlüssen kostenlos online zur Verfügung gestellt.

Ist das polnische Register der wirtschaftlichen Eigentümer öffentlich zugänglich?

Ja. Das Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer ist weiterhin öffentlich, kostenlos und auf elektronischem Wege ohne Registrierung zugänglich; Polen hat den Zugang nicht auf Personen mit berechtigtem Interesse beschränkt.

Quellen

Schlüsselwörter

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