Ο Καναδάς δεν διαθέτει ενιαίο εθνικό μητρώο εταιρειών. Μια επιχείρηση μπορεί να συσταθεί σε ομοσπονδιακό επίπεδο βάσει του Νόμου περί Εμπορικών Εταιρειών του Καναδά (Canada Business Corporations Act, CBCA) στο Corporations Canada, ή βάσει ενός από τους δεκατρείς επαρχιακούς και εδαφικούς νόμους περί εταιρειών· και οι δύο τρόποι είναι εξίσου έγκυροι, ενώ μια εταιρεία που έχει συσταθεί σε ομοσπονδιακό επίπεδο πρέπει να εγγραφεί σε κάθε επαρχία στην οποία ασκεί επιχειρηματική δραστηριότητα. Τα στοιχεία των ομοσπονδιακών εταιρειών είναι διαθέσιμα για αναζήτηση δωρεάν, και από το 2024 δημοσιεύονται τα ονόματα των ατόμων που ασκούν σημαντικό έλεγχο σε εταιρείες που διέπονται από τον CBCA.

Τα μητρώα εταιρειών στον Καναδά

Η Corporations Canada, που υπάγεται στο Υπουργείο Καινοτομίας, Επιστήμης και Οικονομικής Ανάπτυξης του Καναδά, διαχειρίζεται τον CBCA, τον Καναδικό Νόμο περί Μη Κερδοσκοπικών Εταιρειών (CNCA) και τον Καναδικό Νόμο περί Συνεταιρισμών. Η υπηρεσία αναζήτησης ομοσπονδιακών εταιρειών («Federal Corporation Search» ) είναι δωρεάν και εμφανίζει τα στοιχεία κάθε εταιρείας. Παράλληλα, κάθε επαρχία και έδαφος διατηρεί το δικό του μητρώο — το «Ontario Business Registry», το «Registraire des entreprises du Québec», τα «BC Registries and Online Services», το «Alberta Corporate Registry», το «Nova Scotia Registry of Joint Stock Companies» και τα αντίστοιχα μητρώα — το καθένα με τη δική του δυνατότητα αναζήτησης. Μια ομοσπονδιακή υπηρεσία αναζήτησης πολλαπλών δικαιοδοσιών συγκεντρώνει διάφορα μητρώα σε μία διεπαφή.

Η σύσταση εταιρείας σε ομοσπονδιακό επίπεδο παρέχει εθνική προστασία της επωνυμίας, αλλά δεν αντικαθιστά την εγγραφή στην επαρχία: μια εταιρεία που ασκεί επιχειρηματική δραστηριότητα εκτός της δικαιοδοσίας της καταγωγής της εγγράφεται εκτός επαρχίας σε κάθε σχετική επαρχία. Ξεχωριστά, η Canada Revenue Agency εκδίδει τον εννιαψήφιο Αριθμό Επιχείρησης (Business Number), ο οποίος διαφέρει από τον αριθμό της εταιρείας και εμφανίζεται στο ομοσπονδιακό μητρώο εταιρειών.

Πού εμφανίζονται οι ατομικές επιχειρήσεις και οι εταιρικές σχέσεις

Οι ατομικές επιχειρήσεις και οι ομόρρυθμες εταιρείες δεν συσταίνονται ως νομικά πρόσωπα και δεν καταχωρίζονται σε ομοσπονδιακό επίπεδο. Καταχωρίζουν την εμπορική τους επωνυμία στην επαρχία ή το έδαφος στο οποίο δραστηριοποιούνται. Επομένως, δεν υπάρχει καναδικό αντίστοιχο ενός εθνικού μητρώου ατομικών επιχειρήσεων, και η επαλήθευση μιας καναδικής επιχείρησης που δεν έχει συσταθεί ως νομικό πρόσωπο σημαίνει αναζήτηση στο σχετικό επαρχιακό μητρώο εμπορικών επωνυμιών.

Νομικές μορφές που μπορούν να καταχωρηθούν στον Καναδά

  • Ατομική επιχείρηση — ένας ιδιοκτήτης, χωρίς ξεχωριστή νομική προσωπικότητα, απεριόριστη προσωπική ευθύνη· καταχωρείται μέσω της εγγραφής εμπορικής επωνυμίας στην επαρχία.
  • Γενική εταιρική σχέση — δύο ή περισσότεροι εταίροι σύμφωνα με τους επαρχιακούς νόμους περί εταιρικών σχέσεων, με από κοινού και εις ολόκληρον απεριόριστη ευθύνη.
  • Ετερόρρυθμη εταιρεία — τουλάχιστον ένας γενικός εταίρος με απεριόριστη ευθύνη, παράλληλα με περιορισμένους εταίρους των οποίων η ευθύνη περιορίζεται στο ύψος της εισφοράς τους· καταχωρείται σε επίπεδο επαρχίας.
  • Εταιρεία περιορισμένης ευθύνης (LLP ) — μια επαρχιακή μορφή, που γενικά περιορίζεται σε ορισμένα επαγγέλματα, η οποία προστατεύει τους εταίρους από την ευθύνη για αμέλεια συν-εταίρου. Δεν υπάρχει ομοσπονδιακή LLP.
  • Εμπορική εταιρεία, ομοσπονδιακή (CBCA) — ξεχωριστό νομικό πρόσωπο, συσταθείσα σύμφωνα με τον νόμο Corporations Canada· η ευθύνη των μετόχων περιορίζεται στο καταβληθέν κεφάλαιο.
  • Εμπορική εταιρεία, επαρχιακή — η ίδια δομή περιορισμένης ευθύνης βάσει επαρχιακού νόμου περί εμπορικών εταιρειών.
  • Εταιρεία απεριόριστης ευθύνης (ULC) — διαθέσιμη στη Βρετανική Κολομβία, την Αλμπέρτα και τη Νέα Σκωτία· μια εταιρεία των μετόχων της οποίας φέρουν απεριόριστη ευθύνη, που χρησιμοποιείται κυρίως για διασυνοριακή φορολογική διάρθρωση.
  • Μη κερδοσκοπική εταιρεία — συσταθείσα σε ομοσπονδιακό επίπεδο βάσει του CNCA ή σε επαρχιακό επίπεδο· δεν διαθέτει μετοχικό κεφάλαιο και τα μέλη δεν φέρουν προσωπική ευθύνη.
  • Συνεταιρισμός — συσταθείς σε ομοσπονδιακό επίπεδο βάσει του Καναδικού Νόμου περί Συνεταιρισμών ή σε επαρχιακό επίπεδο· ανήκει στα μέλη, με την ευθύνη των μελών να περιορίζεται στις μετοχές ή στην ιδιότητα του μέλους.
  • Εξωεπαρχιακή εταιρεία — εταιρεία άλλης καναδικής δικαιοδοσίας που έχει εγγραφεί για να ασκεί επιχειρηματική δραστηριότητα σε μια συγκεκριμένη επαρχία· η εγγραφή αποτελεί υποχρέωση γνωστοποίησης και αδειοδότησης και όχι δημιουργία νέου νομικού προσώπου.
  • Εγγεγραμμένη ξένη εταιρεία (υποκατάστημα) — μη καναδική εταιρεία που έχει εγγραφεί εξωεπαρχιακά σε κάθε επαρχία όπου δραστηριοποιείται· η ξένη έδρα παραμένει πλήρως υπεύθυνη.

Πληροφορίες που διατίθενται από τα καναδικά μητρώα

Η ομοσπονδιακή αναζήτηση εταιρειών παρουσιάζει, δωρεάν, την εταιρική επωνυμία και το ιστορικό της, τον αριθμό μητρώου της εταιρείας, τον αριθμό επιχείρησης της CRA, την κατάσταση της εταιρείας, τη νομοθεσία και την ημερομηνία που διέπει τη λειτουργία της, τον τύπο της εταιρείας, τη διεύθυνση της καταστατικής έδρας, τον ελάχιστο και μέγιστο αριθμό μελών του διοικητικού συμβουλίου καθώς και το όνομα και τη διεύθυνση κάθε μέλους, την ημερομηνία επετείου και την περίοδο υποβολής ετήσιων εκθέσεων, την κατάσταση των ετήσιων εκθέσεων ανά έτος, την ημερομηνία της τελευταίας ετήσιας γενικής συνέλευσης και την ημερομηνία του πιστοποιητικού σύστασης. Η Corporations Canada δημοσιεύει επίσης μηνιαία δεδομένα συναλλαγών και προσφέρει μια διεπαφή προγραμματισμού εφαρμογών (API) για μαζική πρόσβαση. Οι αλλαγές στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου πρέπει να γνωστοποιούνται εντός δεκαπέντε ημερών, ενώ οι ιστορικές καταχωρίσεις παραμένουν δημόσιες.

Άτομα με σημαντικό έλεγχο

Η μεταρρύθμιση για τη διαφάνεια στον Καναδά έχει πλέον τεθεί σε εφαρμογή σε ομοσπονδιακό επίπεδο. Σύμφωνα με τον CBCA, μια εταιρεία πρέπει να τηρεί μητρώο προσώπων με σημαντικό έλεγχο (ISC), στο οποίο καταγράφονται το όνομα, η ημερομηνία γέννησης, η ιθαγένεια, η φορολογική κατοικία, η διεύθυνση κατοικίας, οποιαδήποτε διεύθυνση επικοινωνίας, οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης της ιδιότητας του ISC, καθώς και η φύση και η έκταση του ελέγχου που ασκείται. Το μητρώο κατατίθεται στον Διευθυντή ετησίως μαζί με την ετήσια δήλωση και εντός δεκαπέντε ημερών από οποιαδήποτε αλλαγή, ενώ η υποχρεωτική υποβολή άρχισε στις 22 Ιανουαρίου 2024.

Η Corporations Canada δημοσιεύει ένα καθορισμένο υποσύνολο στοιχείων: το πλήρες νομικό όνομα του φυσικού προσώπου, τη διεύθυνση επικοινωνίας του ή, ελλείψει αυτής, τη διεύθυνση κατοικίας του, την περιγραφή της φύσης και της έκτασης του σημαντικού ελέγχου, καθώς και τις ημερομηνίες απόκτησης και παύσης της ιδιότητας του ISC. Η ημερομηνία γέννησης, η υπηκοότητα και η φορολογική κατοικία δεν δημοσιεύονται, ενώ η δημοσίευση δεν πραγματοποιείται για άτομα κάτω των δεκαοκτώ ετών, άτομα που στερούνται ικανότητας, ορισμένους κατόχους δημόσιων αξιωμάτων και σε περιπτώσεις όπου η δημοσίευση θα δημιουργούσε σοβαρή απειλή για την ασφάλεια. Οι αρχές επιβολής του νόμου και η μονάδα χρηματοοικονομικών πληροφοριών διατηρούν πρόσβαση ανεξαρτήτως. Το μητρώο καλύπτει μόνο εταιρείες που υπάγονται στον CBCA και δεν είναι δυνατή η αναζήτηση με βάση το όνομα ενός φυσικού προσώπου.

Τα καθεστώτα των επαρχιών διαφέρουν. Στο Κεμπέκ, οι τελικοί δικαιούχοι υπόκεινται σε υποχρέωση δήλωσης στον μητρώο επιχειρήσεων από τις 31 Μαρτίου 2023 και τα στοιχεία τους είναι δημόσια, αναφέροντας το όνομα, τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της ιδιότητας, την επαγγελματική διεύθυνση και την προϋπόθεση που πληροί με το ποσοστό ψήφου, αλλά ποτέ την ημερομηνία γέννησης. Στη Βρετανική Κολομβία, το μητρώο διαφάνειας των σημαντικών προσώπων είναι υποχρεωτικό από το 2020, αλλά δεν είναι δημόσιο: η πρόσβαση περιορίζεται στους διευθυντές, την αστυνομία, τις φορολογικές αρχές, τις ρυθμιστικές αρχές κεφαλαιαγοράς και χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, τη μονάδα χρηματοοικονομικών πληροφοριών και τον δικηγορικό σύλλογο. Έχει θεσπιστεί νομοθετικά ένα δημόσιο μητρώο για τη Βρετανική Κολομβία, αλλά δεν έχει επιβεβαιωθεί η ημερομηνία έναρξης λειτουργίας του.

Οικονομικές καταστάσεις

Οι οικονομικές καταστάσεις δεν είναι γενικά δημόσιες στον Καναδά. Οι περισσότερες εταιρείες δεν τις υποβάλλουν στο Corporations Canada· παρέχονται στους μετόχους πριν από την ετήσια γενική συνέλευση. Εξαιρέσεις αποτελούν οι εταιρείες που διανέμουν μερίσματα (που είναι εισηγμένες στο χρηματιστήριο) και οι μη κερδοσκοπικές εταιρείες που συγκεντρώνουν κεφάλαια. Τα πρακτικά των διευθυντών, οι αποφάσεις και τα λογιστικά αρχεία δεν είναι ανοιχτά στο κοινό.

Έγγραφα που μπορούν να ληφθούν από το μητρώο

  • Πιστοποιητικό σύστασης — το καταστατικό έγγραφο που πιστοποιεί τη σύσταση της εταιρείας και την ημερομηνία σύστασής της· μπορούν να παραγγελθούν αντίγραφα.
  • Πιστοποιητικό συμμόρφωσης — πιστοποιεί ότι η εταιρεία υφίσταται, δεν έχει διαλυθεί, συγχωνευθεί ή παύσει τη λειτουργία της και είναι ενήμερη όσον αφορά τις ετήσιες δηλώσεις, τις καταθέσεις στο ISC και τα τέλη. Πρόκειται για το καναδικό ομοσπονδιακό αντίστοιχο ενός πιστοποιητικού καλής λειτουργίας, το οποίο χρησιμοποιείται για χρηματοδότηση, συμβάσεις προμηθειών και συναλλαγές.
  • Πιστοποιητικό ύπαρξης — πιστοποιεί ότι η εταιρεία υπήρχε σε συγκεκριμένη ημερομηνία ή κατά τη διάρκεια συγκεκριμένης περιόδου, χωρίς να επιβεβαιώνει την τρέχουσα συμμόρφωση. Για φορείς που υπάγονταν παλαιότερα στον παλαιό Καναδικό Νόμο περί Εταιρειών (Canada Corporations Act), εκδίδεται αντ' αυτού επιστολή ύπαρξης.
  • Αντίγραφα εταιρικών εγγράφων, επικυρωμένα ή απλά — τα καταστατικά έγγραφα, τα άρθρα τροποποίησης, οι γνωστοποιήσεις αλλαγής μελών του διοικητικού συμβουλίου και της καταστατικής έδρας, καθώς και, για τις μη κερδοσκοπικές εταιρείες, οι εσωτερικοί κανονισμοί και οι οικονομικές καταστάσεις. Ένα επικυρωμένο αντίγραφο συνοδεύεται από επιστολή που βεβαιώνει ότι αποτελεί ακριβές αντίγραφο του εγγράφου που τηρεί η Corporations Canada, για χρήση σε δικαστικές και παρόμοιες διαδικασίες.
  • Εταιρικό προφίλ και δεδομένα ετήσιας δήλωσης — το ενοποιημένο δημόσιο αρχείο ταυτότητας, καθεστώτος, καταστατικής έδρας, μελών του διοικητικού συμβουλίου, πληροφοριών ISC και ιστορικού καταθέσεων, το οποίο είναι διαθέσιμο στη σελίδα λεπτομερειών της εταιρείας και μαζικά μέσω μηνιαίων αρχείων συναλλαγών και της διεπαφής εταιρειών.
  • Έκθεση αναζήτησης ονόματος NUANS — μια ομοσπονδιακή ή επαρχιακή έκθεση που συγκρίνει μια προτεινόμενη εταιρική επωνυμία με υπάρχοντα ονόματα και εμπορικά σήματα. Δεν απαιτείται πλέον για μια συνήθη σύσταση εταιρείας βάσει του CBCA ή για την προέγκριση ονόματος, όπου η αναζήτηση είναι ενσωματωμένη στην αίτηση, αλλά εξακολουθεί να απαιτείται για καταθέσεις αναβίωσης, συγχώνευσης και συνέχισης, καθώς και για υπηρεσίες συνεταιρισμών.
  • Επαρχιακά πιστοποιητικά και αναζητήσεις αρχείων — κάθε επαρχιακό μητρώο εκδίδει τα δικά του πιστοποιητικά κατάστασης, αναζητήσεις στο εταιρικό μητρώο και αντίγραφα κατατεθειμένων εγγράφων.

Συχνές ερωτήσεις

Υπάρχει ένα ενιαίο μητρώο εταιρειών στον Καναδά;

Όχι. Η Corporations Canada τηρεί το ομοσπονδιακό μητρώο σύμφωνα με τον Καναδικό Νόμο περί Εμπορικών Εταιρειών (Canada Business Corporations Act), ενώ κάθε επαρχία και επικράτεια τηρεί το δικό της. Μια ομοσπονδιακή αναζήτηση σε πολλαπλές δικαιοδοσίες συγκεντρώνει διάφορα μητρώα, αλλά η ίδια η εγγραφή παραμένει συγκεκριμένη για κάθε δικαιοδοσία.

Εμφανίζονται οι ατομικές επιχειρήσεις σε κάποιο καναδικό μητρώο εταιρειών;

Όχι στο εταιρικό μητρώο. Οι ατομικές επιχειρήσεις και οι ομόρρυθμες εταιρείες καταχωρούν την εμπορική τους επωνυμία σε επαρχιακό επίπεδο· δεν υπάρχει ομοσπονδιακή καταχώριση για αυτές.

Είναι δημόσια οι πραγματικοί δικαιούχοι των καναδικών εταιρειών;

Για τις ομοσπονδιακές εταιρείες που υπάγονται στον CBCA, ναι εν μέρει: από τον Ιανουάριο του 2024 δημοσιεύονται το όνομα, η διεύθυνση επικοινωνίας, η φύση και η έκταση του ελέγχου, καθώς και οι σχετικές ημερομηνίες των φυσικών προσώπων που ασκούν σημαντικό έλεγχο, ενώ η ημερομηνία γέννησης, η υπηκοότητα και η φορολογική κατοικία δεν δημοσιοποιούνται. Το Κεμπέκ δημοσιεύει τους τελικούς δικαιούχους· το μητρώο διαφάνειας της Βρετανικής Κολομβίας δεν είναι δημόσιο.

Τι είναι το Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης;

Πρόκειται για πιστοποιητικό που εκδίδεται από την Corporations Canada και επιβεβαιώνει ότι μια ομοσπονδιακή εταιρεία υφίσταται, δεν έχει διαλυθεί, συγχωνευθεί ή παύσει τη λειτουργία της και είναι ενήμερη ως προς τις υποβολές των εγγράφων της. Είναι αυτό που χρησιμοποιείται στην καναδική πρακτική αντί για πιστοποιητικό καλής λειτουργίας.

Οι καναδικές οικονομικές καταστάσεις είναι δημόσιες;

Γενικά όχι. Οι περισσότερες εταιρείες παρέχουν τις οικονομικές καταστάσεις στους μετόχους αντί να τις υποβάλλουν δημόσια· οι εταιρείες διανομής και οι μη κερδοσκοπικές εταιρείες που ασκούν δραστηριότητες συγκέντρωσης κεφαλαίων αποτελούν τις κύριες εξαιρέσεις.

Τι είναι ο αριθμός επιχείρησης;

Ένας εννιαψήφιος αναγνωριστικός αριθμός που εκδίδεται από την Canada Revenue Agency για φορολογικούς λογαριασμούς και λογαριασμούς προγραμμάτων. Διαφέρει από τον αριθμό της εταιρείας, αλλά αναγράφεται στο μητρώο ομοσπονδιακών εταιρειών.

Πηγές

Λέξεις-κλειδιά

εμπορικό μητρώο Καναδά, μητρώο εταιρειών Καναδά, Corporations Canada, αναζήτηση ομοσπονδιακών εταιρειών, CBCA, επαρχιακό μητρώο εταιρειών, πρόσωπα με ουσιαστικό έλεγχο, πιστοποιητικό συμμόρφωσης Καναδά, έκθεση NUANS, αριθμός επιχείρησης Καναδά, έγγραφα εταιρειών Καναδά, εξωεπαρχιακή εγγραφή