El registro mercantil de Finlandia es el Kaupparekisteri / Handelsregistret (Registro Mercantil), gestionado por la Patentti- ja rekisterihallitus — PRH (Oficina Finlandesa de Patentes y Registros). Colabora con la administración tributaria a través del sistema conjunto Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä — YTJ (Sistema de Información Empresarial) en ytj.fi, donde una única notificación de creación de empresa sirve tanto para el Registro Mercantil como para los registros fiscales y genera el Y-tunnus (NIF). El registro es público y el extracto electrónico del Registro Mercantil es ahora gratuito.

El Registro Mercantil en Finlandia

El registro se rige por la «kaupparekisterilaki» (Ley del Registro Mercantil) de 2023, que entró en vigor el 1 de junio de 2023 y ha sido modificada desde entonces. La ley designa a la PRH como entidad registradora y, a diferencia de la ley anterior, establece condiciones para el registro de los comerciantes particulares: una persona física que ejerza una actividad comercial solo deberá registrarse si está obligada a elaborar estados financieros con arreglo a la Ley de Contabilidad o si reside fuera del Espacio Económico Europeo. El resto de personas pueden inscribirse de forma voluntaria y, en tal caso, se les considera sujetos con obligación de notificación. La PRH también lleva el yhdistysrekisteri (Registro de Asociaciones) y el säätiörekisteri (Registro de Fundaciones).

Obligaciones introducidas por la reforma

Hay tres cambios que revisten importancia en la práctica. A partir del 1 de enero de 2026, todas las notificaciones y solicitudes deberán presentarse por vía electrónica, quedando exentos los comerciantes particulares, las asociaciones y las fundaciones; la PRH no acepta documentos por correo electrónico. A partir de 2025, se aplicará una multa por retraso en caso de que los estados financieros no se presenten en un plazo de ocho meses a partir del cierre del ejercicio, y podrá imponerse una multa por negligencia cuando no se subsanen las deficiencias del registro —como la falta de dirección, de consejo de administración, de beneficiarios efectivos o de código de identidad—. A partir de 2027, las sociedades de responsabilidad limitada, las cooperativas, las sociedades europeas y las sociedades cooperativas europeas, así como los comerciantes extranjeros con una sucursal en Finlandia, deberán confirmar anualmente que sus datos de registro e información empresarial están actualizados; otras entidades, incluidos los comerciantes particulares y las sociedades colectivas, tienen el derecho, pero no la obligación, de realizar dicha confirmación. La aplicación de la normativa es activa: la PRH da de baja del registro a las empresas y cooperativas inactivas en virtud de sus facultades legales.

Formas jurídicas que pueden registrarse en Finlandia

  • Yksityinen elinkeinonharjoittaja, toiminimi / enskild näringsidkare (Empresario individual): una persona física con responsabilidad personal ilimitada; el registro es obligatorio únicamente en los casos descritos anteriormente.
  • Avoin yhtiö / öppet bolag (sociedad colectiva) — todos los socios son responsables personalmente, de forma solidaria, de las obligaciones de la sociedad.
  • Kommandiittiyhtiö / kommanditbolag (Sociedad en comandita) — los socios generales son personalmente responsables, mientras que el socio comanditario solo responde hasta el límite de su aportación.
  • Osakeyhtiö — Oy / aktiebolag — Ab (Sociedad de responsabilidad limitada) — persona jurídica independiente cuyos accionistas no responden personalmente de sus obligaciones, con arreglo a la osakeyhtiölaki (Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada). El requisito de capital social mínimo se suprimió en 2019, lo que convierte a esta forma jurídica en la predeterminada en Finlandia.
  • Julkinen osakeyhtiö — Oyj / publikt aktiebolag — Abp (Sociedad anónima) — sus valores pueden cotizar en un mercado regulado; capital social mínimo de 80 000 EUR.
  • Osuuskunta / andelslag (cooperativa): los socios no son responsables personalmente, salvo que los estatutos dispongan lo contrario.
  • Eurooppayhtiö — SE (Sociedad Europea) y eurooppaosuuskunta — SCE (Sociedad Cooperativa Europea) — las formas jurídicas de la UE, que se tratan de la misma manera que sus equivalentes nacionales.
  • Eurooppalainen taloudellinen etuyhtymä (Agrupación Europea de Interés Económico) y su sucursal — los miembros asumen responsabilidad solidaria ilimitada.
  • Sivuliike ulkomaisesta elinkeinonharjoittajasta / filial (sucursal de un empresario extranjero): carece de personalidad jurídica propia; el empresario extranjero sigue siendo responsable.
  • Asunto-osakeyhtiö (Sociedad de viviendas) y keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö (Sociedad inmobiliaria mutualista): inscritas en el mismo Registro Mercantil, en lugar de en un registro separado.
  • Osuuspankki, säästöpankki, hypoteekkiyhdistys y las formas de seguros — entidades bancarias y aseguradoras reguladas, incluidas las mutuas de seguros y las asociaciones de seguros.
  • Asumisoikeusyhdistys (asociación de derecho de ocupación) y valtion liikelaitos (empresa estatal): otras formas jurídicas que figuran en la lista de la Oficina de Propiedad Industrial (PRH).
  • Aatteellinen yhdistys y säätiö (asociación sin ánimo de lucro y fundación): figuran principalmente en el Registro de Asociaciones y en el Registro de Fundaciones, pero también deben inscribirse en el Registro Mercantil si cuentan con un domicilio social permanente o al menos un empleado para el desarrollo de su actividad empresarial.

Información disponible en el Registro Mercantil finlandés

La Ley del Registro Mercantil establece que cualquier persona puede obtener información, extractos y certificados de las inscripciones en el registro y de los documentos que obran en poder de la PRH, incluidas las notificaciones presentadas y sus anexos. En la práctica, el acceso se divide en dos servicios.

En el Sistema de Información Empresarial se pueden consultar gratuitamente el número de identificación empresarial, los registros a los que pertenece la entidad, la denominación social, las denominaciones paralelas y auxiliares, la forma jurídica, el domicilio, la actividad principal, el idioma, la dirección y los datos de contacto, la situación de la entidad en caso de quiebra, liquidación o reestructuración, los registros de deuda tributaria, el identificador de la persona jurídica y el identificador único europeo. A través del servicio de información propio de la PRH son gratuitos los datos básicos y el extracto electrónico del Registro Mercantil, incluidos los extractos históricos, que ya no conllevan ningún coste.

Son de pago los estatutos sociales o el contrato de sociedad y los reglamentos de las cooperativas, los estados financieros, los extractos traducidos, los certificados y las copias electrónicas de los documentos presentados junto con las notificaciones.

Lo que está restringido

Finlandia es explícita en este punto: a diferencia de otros datos inscritos en el Registro Mercantil, los datos sobre los titulares reales no son públicos. La Ley permite su divulgación únicamente a un destinatario identificado que cuente con una base jurídica en virtud de la Ley contra el blanqueo de capitales o a una autoridad para el cumplimiento de una función legal; lo único que es público es el hecho de que se haya registrado una notificación de titularidad real. Los representantes de la empresa y los propios titulares reales pueden obtener extractos gratuitos a través del servicio de información sobre titulares reales de la PRH.

Los datos personales también están protegidos. El registro recoge el nombre completo de la persona, su código de identidad personal, su nacionalidad y su municipio de residencia, registrándose la dirección particular únicamente en el caso de las personas residentes en el extranjero; la parte identificativa del código de identidad personal y la dirección particular de una persona residente en el extranjero solo se revelan cuando el destinatario cuenta con una base legal en materia de protección de datos y demuestra que dispone de las garantías adecuadas. Los datos de contacto de los agentes y las personas de contacto en las inscripciones realizadas a partir de 2025 no son públicos.

Documentos que pueden obtenerse del registro

  • Kaupparekisteriote / handelsregisterutdrag (Extracto del Registro Mercantil): los datos registrados actualmente: nombre, número de identificación mercantil, domicilio social, sector de actividad, representantes, capital social, consejo de administración, director general y auditor, así como la situación de la declaración de titularidad real. Se puede generar un extracto histórico correspondiente a una fecha o un período determinados. El extracto electrónico es gratuito; los extractos traducidos al inglés son de pago.
  • Yhtiöjärjestys / bolagsordning (Estatutos sociales) — así como los acuerdos de sociedad y los reglamentos de cooperativas, disponibles a través del servicio de información de la PRH.
  • Tilinpäätös / bokslut (Cuentas anuales) — presentadas ante la PRH y disponibles a través del mismo servicio; el incumplimiento del plazo de presentación conlleva el pago de una multa por demora.
  • Todistukset (Certificados): certificados expedidos por el registro, que pueden solicitarse a través del servicio de información de la PRH. En Finlandia no existe un documento denominado «certificado de vigencia»; el extracto del registro mercantil o un certificado cumplen esa función ante los bancos, en las licitaciones y para la certificación notarial.
  • Edunsaajarekisteriote (Extracto del registro de beneficiarios efectivos): sujeto a las restricciones descritas anteriormente; gratuito para los propios representantes de la empresa y para el beneficiario efectivo en cuestión, y disponible en los demás casos únicamente con fines de lucha contra el blanqueo de capitales.
  • Jäljennökset ilmoitusasiakirjoista (Copias de los documentos de notificación presentados): copias electrónicas de las notificaciones y sus anexos, disponibles previa solicitud.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se denomina el registro mercantil en Finlandia?

El «Kaupparekisteri» (Registro Mercantil), gestionado por la Oficina Finlandesa de Patentes y Registros y gestionado conjuntamente con la administración tributaria a través del Sistema de Información Empresarial.

¿Deben registrarse los comerciantes individuales?

Solo de forma condicional. Un empresario individual debe registrarse si está obligado a elaborar cuentas anuales en virtud de la Ley de Contabilidad o si reside fuera del Espacio Económico Europeo; los demás pueden registrarse de forma voluntaria.

¿Existe un capital social mínimo para una sociedad limitada finlandesa?

No. El requisito de capital social mínimo para la sociedad de responsabilidad limitada se suprimió en 2019. Una sociedad anónima requiere 80 000 euros.

¿Es gratuito el extracto del Registro Mercantil finlandés?

Sí. El extracto electrónico del Registro Mercantil, incluidos los extractos históricos, está disponible de forma gratuita a través del servicio de información de la PRH; los extractos traducidos, los estatutos sociales y los estados financieros son de pago.

¿Son públicos los titulares reales en Finlandia?

No. Los datos de los beneficiarios efectivos no son, expresamente, de carácter público. Su divulgación se limita a los destinatarios identificados con fundamento en la Ley contra el blanqueo de capitales y a las autoridades; solo es público el hecho de que se haya registrado una notificación.

¿Qué es un número de identificación empresarial?

El Y-tunnus (NIF) es el identificador asignado a través del Sistema de Información Empresarial cuando una entidad se inscribe en el Registro Mercantil o en los registros fiscales, y constituye la clave que se utiliza para localizar a la entidad.

Fuentes

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