Le società in Lettonia sono registrate presso il Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs (Registro delle imprese della Repubblica di Lettonia), un’istituzione statale che gestisce il komercreģistrs (Registro commerciale) insieme a oltre una dozzina di altri registri pubblici. Le voci di registro e i documenti ad esse relativi sono pubblicati online sul portale informativo dell’istituzione e, dal 1° agosto 2021, l’intera parte pubblica del fascicolo di registrazione di una società è disponibile gratuitamente su tale piattaforma. La stessa istituzione provvede alla registrazione di commercianti, imprenditori individuali, associazioni, fondazioni, partiti politici, pegni commerciali e procedure di insolvenza.

Il registro delle imprese in Lettonia

L’autorità di registrazione è il Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs (Registro delle imprese della Repubblica di Lettonia), mentre il registro in cui vengono iscritte le società è il komercreģistrs (Registro delle imprese). Ai sensi dell’articolo 6 del Komerclikums (Codice commerciale), il Registro commerciale registra le informazioni previste dalla legge e conserva i documenti dei commercianti e relativi alla loro attività commerciale; esso è gestito dall’istituzione statale autorizzata a tal fine. Le decisioni relative alle iscrizioni sono prese dai «valsts notāri» (notai statali) del Registro delle Imprese — funzionari dell’istituzione, non notai giurati che esercitano la libera professione. Le domande vengono esaminate entro pochi giorni lavorativi e devono essere presentate per via elettronica tramite l’ indirizzo ufficiale «e-adrese» o tramite e-mail con firma elettronica sicura, oppure in formato cartaceo presso un centro di assistenza clienti; in quest’ultimo caso, le firme devono essere autenticate.

I dati vengono pubblicati tramite il portale informativo del registro all’indirizzo info.ur.gov.lv. Ai sensi dell’articolo 1 della legge «Par Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistru» (Sul Registro delle Imprese della Repubblica di Lettonia) la stessa istituzione provvede inoltre alla registrazione di società cooperative, raggruppamenti europei di interesse economico, società europee e società cooperative europee, succursali e uffici di rappresentanza di commercianti stranieri, associazioni e fondazioni, organizzazioni religiose, sindacati, partiti politici, mezzi di comunicazione di massa, tribunali arbitrali, pegni commerciali, accordi patrimoniali matrimoniali, influenze determinanti e procedure di insolvenza, e tiene il registro dei titolari effettivi delle strutture giuridiche.

Imprenditori individuali e il registro

La Lettonia non dispone di un registro separato per gli imprenditori individuali, inteso come istituzione o portale autonomo. Un «individuālais komersants» (commerciante individuale) è una persona fisica iscritta nello stesso «komercreģistrs» delle società e, ai sensi dell’articolo 1 del «Komerclikums», tale persona è considerata un commerciante esattamente alla stregua di una società di persone o di una società di capitali.

Due forme giuridiche più datate figurano in un secondo registro tenuto dalla stessa istituzione, l’Uzņēmumu reģistra žurnāls (registro delle imprese): l’individuālais uzņēmums (impresa individuale) e la zemnieka vai zvejnieka saimniecība (azienda agricola o peschereccia), per le quali il registro riporta dettagli quali la superficie e l’ubicazione del terreno. Un’azienda agricola può inoltre richiedere l’iscrizione nel Registro delle Imprese in qualità di commerciante individuale. Entrambi i registri sono consultabili tramite lo stesso portale informativo, pertanto, in pratica, un’unica ricerca copre sia le società che i commercianti individuali.

Forme giuridiche registrabili in Lettonia

Il «Komerclikums» (Codice commerciale) suddivide gli operatori commerciali in commercianti individuali, società di persone e società di capitali; accanto a queste, il Registro delle Imprese comprende le forme societarie più tradizionali, le forme giuridiche europee, le filiali e le persone giuridiche senza scopo di lucro di diritto lettone. È possibile registrare le seguenti forme societarie:

  • Sabiedrība ar ierobežotu atbildību (SIA) — società a responsabilità limitata. La forma prevalente in Lettonia. I soci non sono personalmente responsabili per gli obblighi della società; il capitale sociale minimo è di 2.800 euro.
  • Mazkapitāla SIA — società a responsabilità limitata con capitale sociale ridotto. Una SIA il cui capitale è inferiore al minimo previsto dalla legge, consentita qualora i fondatori e i soci siano al massimo cinque persone fisiche, ogni membro del consiglio di amministrazione sia anche socio e ciascun socio appartenga a una sola società di questo tipo; la società deve costituire una riserva legale.
  • Akciju sabiedrība (AS) — società per azioni. Una società di capitali il cui capitale è suddiviso in azioni e che deve disporre di un consiglio di sorveglianza; il capitale sociale non può essere inferiore a 25.000 euro. Utilizzata dalle imprese di maggiori dimensioni e dalle società quotate in borsa.
  • Individuālais komersants (IK) — commerciante individuale. Persona fisica iscritta nel Registro delle Imprese che esercita l’attività commerciale a proprio nome e risponde degli obblighi dell’impresa con tutto il proprio patrimonio personale.
  • Pilnsabiedrība (PS) — società in nome collettivo. Una società di persone composta da due o più soggetti che operano sotto una denominazione sociale comune, in cui tutti i soci sono responsabili in solido con l’intero patrimonio.
  • Komandītsabiedrība (KS) — società in accomandita semplice. Una società composta da almeno un socio accomandatario, pienamente responsabile, e da almeno un socio accomandante, la cui responsabilità è limitata al capitale conferito.
  • Zemnieka vai zvejnieka saimniecība (ZS) — azienda agricola o ittica. Impresa agricola o ittica a conduzione familiare iscritta nel Registro delle Imprese, che può anche registrarsi come commerciante individuale.
  • Individuālais uzņēmums (IU) — impresa individuale. La forma più tradizionale di impresa unipersonale, anch’essa iscritta nel Registro delle Imprese.
  • Kooperatīvā sabiedrība — società cooperativa. Impresa costituita da soci che soddisfa le esigenze economiche dei propri soci, ampiamente diffusa nei settori dell’agricoltura, della silvicoltura e della gestione immobiliare.
  • Eiropas komercsabiedrība (SE) — Società europea. La forma societaria di diritto pubblico a livello dell’Unione europea, iscritta nel Registro delle Imprese in un registro separato dedicato alle Società europee.
  • Società cooperativa europea (SCE) — Società cooperativa europea. La forma societaria cooperativa a livello dell’Unione Europea, registrata con le stesse modalità.
  • Gruppo europeo di interesse economico (GEIE) — Gruppo europeo di interesse economico. Un raggruppamento transfrontaliero volto a sostenere l’attività economica dei propri soci, i quali rispondono in solido e a responsabilità illimitata.
  • Filiāle — succursale. Una succursale di un commerciante lettone, di un commerciante proveniente da un altro Stato membro dell’UE o di un commerciante di un paese terzo; una succursale non costituisce una persona giuridica distinta e il commerciante risponde dei suoi obblighi.
  • Ārvalsts komersanta vai organizācijas pārstāvniecība — Ufficio di rappresentanza di un commerciante o di un’organizzazione straniera. Una presenza che può rappresentare e promuovere l’entità straniera, ma non può svolgere attività commerciale a proprio titolo.
  • Biedrība — associazione. Organizzazione associativa costituita a fini non lucrativi, iscritta nel registro delle associazioni e delle fondazioni.
  • Fondazione — fondazione. Un patrimonio destinato allo scopo indicato nel proprio statuto, privo di soci.
  • Organizzazione religiosa, sindacato, partito politico — religious organisation, trade union, political party. Persone giuridiche senza scopo di lucro, ciascuna iscritta nel proprio registro tenuto dalla stessa istituzione.

Un aspetto smentisce le aspettative ormai superate: la soglia più elevata di capitale sociale che si applicava alle società per azioni che emettevano azioni al pubblico è stata abolita dalle modifiche in vigore dal 1° luglio 2023, pertanto l’importo minimo previsto dalla legge per una AS è ora pari a 25.000 euro.

Informazioni disponibili presso il Registro delle Imprese

La pubblicità è la regola. L’articolo 7 del Komerclikums conferisce a chiunque il diritto di consultare le iscrizioni nel Registro delle Imprese e i documenti depositati presso lo stesso, nonché di riceverne estratti e copie su richiesta. La legge sul Registro delle Imprese aggiunge che chiunque può richiedere informazioni dai registri da esso tenuti e che i dati e i documenti contenuti nella parte pubblica di un fascicolo di registrazione sono messi a disposizione online, compreso il download in blocco, a titolo gratuito. A partire dal 1° agosto 2021, le iscrizioni e i documenti dei fascicoli di registrazione sono pubblicati sul portale del Registro stesso, diventando visibili il giorno successivo all’effettuazione dell’iscrizione; le iscrizioni effettuate fino al 31 luglio 2021 sono state pubblicate sulla Gazzetta ufficiale «Latvijas Vēstnesis» e rimangono disponibili in formato elettronico.

La scheda societaria riporta la denominazione sociale, il numero di registrazione e la sede legale, la forma giuridica e la data di registrazione, il capitale sociale, i membri del consiglio di amministrazione e del consiglio di sorveglianza con l’ambito del loro diritto di rappresentanza, i soci o azionisti iscritti nel registro dei soci, i detentori di procure, le filiali, le riorganizzazioni e le procedure di liquidazione, insolvenza e tutela giudiziaria, i pegni commerciali sui beni della società, gli indicatori che segnalano se una persona è soggetta a sanzioni o se sono state imposte restrizioni all’attività commerciale, nonché lo statuto e gli altri documenti del fascicolo di registrazione.

I dati relativi ai titolari effettivi fanno parte dello stesso livello pubblico. La legge colloca espressamente le «ziņas par juridisko personu patiesajiem labuma guvējiem» (dati sui titolari effettivi delle persone giuridiche) nella parte pubblica del fascicolo di registrazione; pertanto, in Lettonia è possibile consultarli senza dover dimostrare un interesse legittimo, sebbene alcune visualizzazioni sul portale richiedano all’utente di identificarsi tramite firma elettronica, Smart-ID o servizi di internet banking. Gli utenti che effettuano ricerche in massa possono avvalersi dei set di dati aperti che il Registro delle Imprese pubblica sul portale lettone dedicato ai dati aperti. Gli unici documenti qui non presenti sono i bilanci: il gada pārskats (bilancio annuale) viene depositato presso il Valsts ieņēmumu dienests (Agenzia delle Entrate) e pubblicato nella sua banca dati pubblica.

Cosa è soggetto a restrizioni

Ogni fascicolo di registrazione è suddiviso in una parte pubblica e una parte non pubblica. La parte pubblica comprende le voci del registro, le informazioni registrate previste dalla legge — inclusi i dati degli azionisti, i titolari effettivi, gli indicatori di sanzioni e le misure di sicurezza — nonché i documenti su cui si basano tali voci. Tutto il resto è collocato nella parte non pubblica ed è considerato informazione ad accesso limitato.

La parte non pubblica è accessibile senza restrizioni alle autorità di polizia, al Finanšu izlūkošanas dienests (Servizio di intelligence finanziaria) e agli organismi di vigilanza nel settore dell’antiriciclaggio; le altre istituzioni devono presentare una richiesta motivata, mentre i privati devono seguire la procedura prevista dalla Legge sulla libertà di informazione per richiedere informazioni ad accesso riservato. Una norma separata consente a un giornalista di richiedere l’accesso permanente alla sezione non pubblica mediante una richiesta motivata. I dati relativi a persone fisiche non iscritte nei registri vengono forniti solo qualora il richiedente giustifichi la richiesta o l’interessato abbia prestato il proprio consenso.

Documenti ottenibili dal registro

  • «Izziņa par reģistra ierakstiem» (certificato relativo alle iscrizioni nel registro). Un attestato ufficiale dei dati registrati attuali o storici relativi a un commerciante, un’associazione, un partito politico o altro soggetto registrato — la prova standard dell’esistenza di una società, del suo indirizzo, del capitale sociale e dei rappresentanti.
  • «Negatīvā izziņa» (certificato negativo). Un certificato che attesta che una determinata iscrizione non è stata modificata, oppure che determinate informazioni non sono state registrate e che determinati documenti non sono stati presentati, rilasciato ai sensi dell’articolo 7 del «Komerclikums».
  • Certificato relativo ai documenti depositati a iscrizione (certificato sui documenti in fase di iscrizione). Conferma delle domande e dei documenti che sono stati presentati e sono ancora in fase di esame — utilizzato per verificare le modifiche non ancora inserite nel registro.
  • Reģistrācijas lietas dokumentu kopijas (copie dei documenti del fascicolo di registrazione). Copie dei documenti conservati nel fascicolo, rilasciate in formato cartaceo o elettronico e autenticate qualora il destinatario ne richieda l’autenticazione.
  • Statuto e atti costitutivi. I documenti costitutivi in vigore e l’atto o l’accordo costitutivo, che indicano le modalità di governo dell’entità e le modalità della sua costituzione.
  • Sezione del registro dei soci (azionisti). Ilregistro che riporta chi detiene le azioni di una società di capitali e le variazioni relative a tale partecipazione.
  • Ziņas par patiesajiem labuma guvējiem (dati relativi ai titolari effettivi). Le persone fisiche che detengono o controllano in ultima istanza l’entità e le modalità di tale controllo — utilizzati ai fini dell’adeguata verifica della clientela ai sensi delle norme antiriciclaggio.
  • Certificato del registro dei pegni commerciali. Informazioni sui pegni costituiti sui beni di una società, compresi il creditore pignoratizio e lo stato del pegno, utilizzate per verificare se un’impresa sia gravata da vincoli.
  • Bilancio annuale (Gada pārskats). Il bilancio depositato presso l’Agenzia delle Entrate e pubblicato nella sua banca dati pubblica; utilizzato per valutare la posizione finanziaria e la disciplina contabile di una controparte.
  • Documenti con apostille (documenti autenticati con apostille). I notai giurati lettoni autenticano i documenti pubblici, compresi i certificati di registro, con un’apostille affinché possano essere utilizzati dinanzi alle autorità di altri Stati firmatari della Convenzione dell’Aia sull’apostille.

Domande frequenti

Come si chiama il registro delle imprese in Lettonia?

L’istituzione è denominata Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs (Registro delle Imprese della Repubblica di Lettonia) e il registro che raccoglie le società è il komercreģistrs (Registro delle Imprese). I dati di entrambi sono pubblicati sul portale informativo del registro all’indirizzo info.ur.gov.lv.

L’accesso al registro delle imprese lettone è gratuito?

Sì, per la parte pubblica. La legge prevede che i dati e i documenti contenuti nella parte pubblica di un fascicolo di registrazione siano resi disponibili online, compreso il download in blocco, a titolo gratuito; inoltre, dal 1° agosto 2021 le voci e i documenti dei fascicoli di registrazione sono pubblicati sul portale del registro. I certificati rilasciati dall’istituzione e le copie autenticate su richiesta sono servizi a pagamento.

In Lettonia le imprese individuali sono registrate separatamente?

Non esiste un’istituzione o un portale separato per loro. Un «individuālais komersants» viene iscritto nello stesso Registro delle Imprese delle società, mentre le precedenti denominazioni «individuālais uzņēmums» e «zemnieka vai zvejnieka saimniecība» sono registrate nel giornale del Registro delle Imprese, tenuto dalla stessa istituzione e visualizzato sullo stesso portale.

Qual è il capitale sociale minimo di una SIA lettone?

Il minimo generale è di 2.800 euro. Una società può essere registrata con un capitale inferiore in base al regime del capitale sociale ridotto, ma solo se i fondatori e i soci sono al massimo cinque persone fisiche, ogni membro del consiglio di amministrazione è anche socio e ciascun socio appartiene a una sola società di questo tipo; una società per azioni necessita di almeno 25.000 euro.

Dove è possibile reperire il bilancio annuale di una società lettone?

I bilanci annuali non vengono depositati presso il Registro delle Imprese. Vengono presentati al Valsts ieņēmumu dienests (Agenzia delle Entrate) e pubblicati nella sua banca dati pubblica, dalla quale è inoltre possibile scaricare i dati finanziari delle società lettoni come dati aperti.

È possibile verificare chi sia il titolare effettivo di una società lettone?

Sì. I dati relativi ai titolari effettivi delle persone giuridiche fanno parte della sezione pubblica del fascicolo di registrazione, pertanto possono essere consultati senza dover dimostrare un interesse legittimo; alcune visualizzazioni nel portale richiedono che l’utente effettui l’accesso tramite firma elettronica, Smart-ID o servizi di internet banking.

Fonti

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