Ogni impresa nei Paesi Bassi è iscritta nel Handelsregister (Registro delle imprese) tenuto dalla Kamer van Koophandel, KVK (Camera di commercio). Il registro è di natura prettamente pubblica e i suoi estratti costituiscono la colonna portante della prassi commerciale olandese; tuttavia, negli ultimi anni si sono verificate due limitazioni significative: gli indirizzi privati dei dirigenti aziendali sono ora protetti per impostazione predefinita, mentre il registro degli UBO è stato parzialmente chiuso a seguito di una sentenza della Corte di giustizia e verrà riaperto, settore per settore, a partire dall’aprile 2026.

Il registro ufficiale delle imprese nei Paesi Bassi

Il registro è l’Handelsregister, gestito dalla Kamer van Koophandel (KVK, Camera di Commercio) all’indirizzo kvk.nl. L’iscrizione è obbligatoria: la legge impone che le imprese e le persone giuridiche che svolgono attività commerciale siano iscritte, e il registro esiste affinché gli indirizzi e altri dati fattuali generali relativi alle imprese siano visibili a tutti; è proprio questo che conferisce al commercio olandese la certezza giuridica circa l’identità dei propri interlocutori.

Ogni impresa registrata riceve un KVK-nummer (numero KVK) che identifica l’impresa, e ogni sede operativa riceve inoltre un vestigingsnummer (numero di sede); le persone giuridiche dispongono anche di un RSIN, il numero di identificazione delle persone giuridiche e delle società di persone utilizzato nei rapporti con l’amministrazione fiscale.

I Paesi Bassi mantengono un unico registro sia per le persone giuridiche che per gli imprenditori individuali. Un’eenmanszaak (impresa individuale) viene iscritta nello stesso Handelsregister di una società per azioni e compare nella stessa ricerca pubblica. La KVK registra inoltre strutture che la maggior parte dei registri tralascia — incluse, su un proprio modulo dedicato, entità storiche di diritto privato quali boermarke, hofje, gilde, buurschap, kerspel o fundatie.

Oltre al Handelsregister, la KVK gestisce l’UBO-register, il registro olandese dei titolari effettivi finali, e gestisce il KVK Dataservice e i canali API attraverso i quali gli utenti professionali ottengono i dati del registro in blocco.

Forme giuridiche registrabili nei Paesi Bassi

Forme prive di personalità giuridica — gli imprenditori che le gestiscono sono personalmente responsabili:

  • Eenmanszaak (Impresa individuale) — un unico titolare, personalmente responsabile di tutti gli obblighi dell’impresa con il proprio patrimonio privato; di gran lunga la voce più numerosa nel registro.
  • Vennootschap onder firma, vof (Società in nome collettivo) — due o più soci che operano sotto una denominazione comune, ciascuno dei quali è responsabile in solido e senza limiti per i debiti della società.
  • Commanditaire vennootschap, cv (Società in accomandita semplice) — combina soci accomandatari con responsabilità illimitata e stille vennoten (soci accomandanti) la cui esposizione è limitata al proprio conferimento e che non possono agire per conto della società.
  • Maatschap (Società di professione) — una società in cui i soci apportano manodopera o beni e esercitano insieme una professione, essendo ciascuno responsabile in misura paritaria; la forma tradizionale per gli studi medici, legali e contabili, nonché per l’attività agricola.

Forme giuridiche dotate di personalità giuridica:

  • Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, bv (Società a responsabilità limitata) — la forma societaria dominante nei Paesi Bassi. Il capitale è suddiviso in azioni nominative non liberamente trasferibili; gli azionisti rispondono solo per l’importo da loro sottoscritto e la società può essere costituita da un unico azionista con un capitale nominale.
  • Naamloze vennootschap, nv (Società per azioni) — le azioni possono essere emesse al portatore e offerte al pubblico e la società può essere quotata in borsa; soggetta a un capitale minimo previsto dalla legge e a requisiti di governance più rigorosi.
  • Stichting (Fondazione) — persona giuridica priva di soci, che persegue uno scopo indicato nel proprio statuto con un patrimonio ad esso destinato; utilizzata per enti di beneficenza, strutture pensionistiche e holding, nonché per la “stichting administratiekantoor” olandese che detiene azioni ed emette certificati di deposito.
  • Vereniging (Associazione) — un ente associativo, dotato di piena capacità giuridica qualora il proprio statuto sia redatto in atto notarile, oppure di capacità giuridica limitata in caso contrario; in quest’ultimo caso, i membri del consiglio di amministrazione sono personalmente esposti a responsabilità.
  • Coöperatie (Cooperativa) — un’associazione costituita per tutelare gli interessi materiali dei propri soci attraverso l’attività che svolge con essi; la responsabilità dei soci può essere esclusa, limitata o illimitata a seconda della forma scelta.
  • Onderlinge waarborgmaatschappij (Mutua assicurativa) — la forma cooperativa utilizzata per l’assicurazione reciproca dei propri soci.
  • Vereniging van eigenaars, VvE (Associazione dei proprietari) — l’associazione dei proprietari di appartamenti in un immobile suddiviso in unità, che sorge per legge ed è iscritta nel Handelsregister.
  • Kerkgenootschap (Comunità ecclesiale) — enti religiosi e loro parti autonome, dotati di personalità giuridica per effetto di legge e iscritti a titolo autonomo.

Forme societarie europee ed estere:

  • Società per azioni europea (SE), Società cooperativa europea (SCE) e Gruppo europeo di interesse economico (GEIE) — le forme societarie dell’Unione Europea relative alla società, alla cooperativa e al gruppo di interesse economico, registrabili nei Paesi Bassi.
  • Persona giuridica straniera con sede nei Paesi Bassi (filiale di una persona giuridica straniera) — una società straniera con sede nei Paesi Bassi registra tale sede nel Registro del Commercio; la filiale non ha personalità giuridica separata.

Informazioni disponibili nel registro

Il registro è concepito per essere consultato. Per ciascuna impresa, il registro pubblico riporta il numero KVK e, per ciascuna sede operativa, il numero di registrazione della sede, la denominazione legale e commerciale, la forma giuridica, la data di costituzione, l’indirizzo della sede legale e gli indirizzi delle sedi operative, l’attività secondo la classificazione SBI, il numero di dipendenti, i rappresentanti autorizzati — per una bv gli amministratori e i loro poteri, per una società di persone i soci, per un’impresa individuale il titolare — ed eventuali firmatari autorizzati. Le persone giuridiche riportano inoltre il numero RSIN, il capitale emesso, se del caso, lo status di azionista unico e l’eventuale stato di liquidazione, scioglimento o sottoposizione a procedura di insolvenza.

I bilanci annuali vengono depositati e sono di dominio pubblico. Le società olandesi — la bv, la nv, le cooperative e altre entità soggette all’obbligo — depositano il proprio jaarrekening presso la KVK, dove i bilanci depositati entrano a far parte dell’archivio pubblico. L’entità dei documenti da depositare dipende dalla classe dimensionale della società; pertanto, una micro o piccola bv deposita una quantità di documenti notevolmente inferiore rispetto a una grande società, ma il fatto stesso del deposito e la data di deposito sono di per sé pubblici e costituiscono un controllo standard di conformità.

I prodotti offerti dalla KVK spaziano dalla consultazione di base gratuita all’uittreksel (estratto) in formato digitale o autenticato, agli estratti storici, alle copie dei documenti depositati e all’accesso strutturato tramite il KVK Dataservice e le sue API per gli utenti professionali.

Cosa non viene reso pubblico dal registro

Gli indirizzi privati sono protetti per impostazione predefinita. Gli indirizzi di residenza dei funzionari delle persone giuridiche vengono automaticamente nascosti alla consultazione pubblica del registro; l’unica eccezione è rappresentata dall’indirizzo di un depositario di documenti che sia una persona fisica. Oltre a ciò, un’impresa individuale può richiedere che il proprio indirizzo commerciale venga protetto senza dover fornire alcuna motivazione, a condizione che registri un indirizzo postale alternativo; per le società di persone e le persone giuridiche, la protezione è possibile solo in presenza di una minaccia concreta comprovata da un verbale di polizia o da misure di protezione, oppure di una minaccia probabile basata sulla professione o sulle circostanze — quest’ultima opzione non è disponibile per le società a responsabilità limitata ai sensi del diritto dell’Unione Europea e solo qualora sia in vigore un accordo in tal senso. Una volta che un indirizzo è stato protetto, rimane visibile ai dipendenti degli enti governativi, agli avvocati, ai notai, agli ufficiali giudiziari e al personale delle istituzioni soggette alla legge antiriciclaggio, i quali necessitano tutti di una specifica autorizzazione da parte del registro.

Il registro degli UBO è aperto solo in parte. Una sentenza della Corte di giustizia dell’Unione europea ha chiuso una parte del registro olandese degli UBO, e la KVK lo sta riaprendo gradualmente anziché ripristinare l’accesso generale. L’accesso è organizzato per livelli: un insieme limitato di dati per commercialisti, avvocati, uffici fiduciari, assicuratori e fondi pensione, nonché per le organizzazioni che verificano la propria iscrizione; un insieme più completo per banche, società di investimento, assicuratori vita e notai; e accesso completo per gli enti governativi, tra cui l’amministrazione fiscale, la polizia nazionale, l’unità di informazione finanziaria e i servizi di intelligence. A partire dal 1° aprile 2026, gli enti riconosciuti soggetti alla legge antiriciclaggio e alle norme sulle sanzioni potranno ottenere estratti digitalmente certificati relativi ai titolari effettivi (UBO) tramite un’API o il sito web della KVK; i notai, le banche e gli uffici fiduciari saranno i primi ad essere invitati ad avvalersi di tale servizio, mentre gli altri settori seguiranno gradualmente tramite le rispettive associazioni di categoria; l’ordinazione online tramite eHerkenning è prevista per il secondo trimestre del 2026. È in fase di esame una proposta di legge volta ad ampliare ulteriormente l’accesso, mentre la piattaforma europea BORIS è destinata a interconnettere i registri dei titolari effettivi (UBO) degli Stati membri. I cittadini non possono ancora consultare il titolare effettivo di un’entità olandese.

Vale la pena segnalare due limitazioni minori. L’occultamento di un indirizzo nel registro non ne comporta la rimozione da altre fonti online, come sottolinea la stessa KVK. Inoltre, il registro riporta chi può vincolare legalmente un’entità piuttosto che chi la controlla economicamente: per una bv viene registrato il fatto dell’azionista unico, ma un registro degli azionisti con più titolari è tenuto dalla società stessa e non è pubblico.

Documenti ottenibili dal registro

  • Uittreksel Handelsregister (Estratto del Registro delle Imprese) — l’attestato ufficiale della voce attuale: numero KVK, nomi, forma giuridica, indirizzi, attività, rappresentanti autorizzati e relativi poteri, nonché stato. Disponibile come estratto digitale con firma verificabile o in forma autenticata per l’uso all’estero; il documento di uso quotidiano per banche, notai e controparti.
  • «Historisch uittreksel» (Estratto storico) — l’estratto che riporta le denominazioni, gli indirizzi, le forme giuridiche e i dirigenti precedenti, utilizzato per stabilire chi fosse autorizzato a vincolare l’impresa in una determinata data passata.
  • Estratto con sedi (Uittreksel met vestigingen) — la voce che riporta tutte le filiali e i relativi numeri di registrazione, elemento rilevante qualora un contratto sia stato stipulato da una determinata sede.
  • Statuti e atti notarili — l’atto costitutivo e lo statuto vigente depositati presso il registro, dai quali si evincono l’oggettosociale, i diritti dei soci e le norme di rappresentanza.
  • Bilancio annuale (Jaarrekening) — i bilanci depositati presso la KVK dalle entità soggette a tale obbligo, nella misura richiesta dalla loro classe dimensionale; base per l’analisi del credito e delle controparti.
  • Documenti depositati relativi alle modifiche — i moduli e gli atti che registrano le modifiche di denominazione, sede, attività, amministratori, firmatari autorizzati, capitale e forma giuridica, nonché l’iscrizione di un unico azionista.
  • Iscrizioni relative all’insolvenza e allo scioglimento — le registrazioni relative a fallimento, sospensione dei pagamenti, ristrutturazione del debito e scioglimento, nonché alla nomina di un liquidatore o di un amministratore.
  • Documenti relativi alle filiali — la registrazione della sede olandese di una persona giuridica straniera e i dati delle persone autorizzate a rappresentarla.
  • Estratto UBO certificato digitalmente — rilasciato a partire dal 1° aprile 2026 a istituzioni riconosciute ai sensi delle norme antiriciclaggio e sulle sanzioni, tramite un’API o il sito web della KVK, e non al pubblico in generale.
  • KVK Dataservice e accesso all’API — dati del registro strutturati e in blocco per utenti professionali che necessitano di un accesso continuo anziché di singoli estratti.

Domande frequenti

Qual è il registro delle imprese ufficiale nei Paesi Bassi?

L’Handelsregister, tenuto dalla Kamer van Koophandel (KVK, Camera di Commercio). L’iscrizione è obbligatoria per le imprese e le persone giuridiche; il registro è stato istituito affinché gli indirizzi e i dati anagrafici generali delle imprese siano accessibili al pubblico.

Che cos’è un numero KVK?

Il numero univoco assegnato a un’impresa al momento dell’iscrizione nel Handelsregister. Ogni sede dell’impresa dispone inoltre di un numero di sede, mentre le persone giuridiche sono dotate di un RSIN utilizzato nei rapporti con l’amministrazione fiscale.

I bilanci delle società olandesi sono pubblici?

Sì, per i soggetti soggetti a tale obbligo, quali la bv e la nv. Esse depositano i propri bilanci annuali presso la KVK e tale deposito è pubblico, sebbene l’ammontare da depositare dipenda dalla classe dimensionale della società.

Perché non riesco a visualizzare l’indirizzo di residenza di un amministratore?

Poiché gli indirizzi di residenza dei funzionari delle persone giuridiche sono automaticamente protetti dalla consultazione pubblica, mentre gli indirizzi commerciali possono essere protetti su richiesta — sempre nel caso di un’impresa individuale e, per le altre forme societarie, qualora sia accertata una minaccia concreta o probabile. Gli indirizzi protetti rimangono visibili solo a funzionari pubblici autorizzati, avvocati, notai, ufficiali giudiziari e personale addetto alla lotta contro il riciclaggio di denaro.

È possibile consultare il titolare effettivo di una società olandese?

Non in qualità di semplice cittadino. Una sentenza della Corte di giustizia ha limitato l’accesso a parte del registro dei titolari effettivi (UBO). L’accesso è articolato per livelli tra le istituzioni antiriciclaggio e gli enti governativi e, a partire dal 1° aprile 2026, le istituzioni riconosciute potranno ottenere estratti UBO certificati digitalmente; i settori saranno coinvolti in fasi successive, a partire dai notai di diritto civile, dalle banche e dagli uffici fiduciari.

Qual è la forma giuridica più diffusa?

In termini di numero di registrazioni, l’“eenmanszaak”, ovvero la ditta individuale, in cui il titolare risponde personalmente. Tra le entità dotate di personalità giuridica prevale la “besloten vennootschap” (bv), poiché combina la responsabilità limitata con un capitale minimo nominale e la possibilità di avere un unico azionista.

Fonti

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