일본의 기업은 ‘상업등기법’ 및 ‘회사법’에 따라 법무성 산하 법무국 및 지방법무국이 관리하는 ‘상업등기’와 ‘법인등기’에 등록됩니다. 기본 신원 정보는 국세청의 법인번호 사이트를 통해 무료로 확인할 수 있으며, 실질적인 등기 기록은 법무국에서 ‘등기사항증명서’로 발급받아야 합니다. 유럽의 등기부에 익숙한 사람이라면 일본 등기부에 주주 정보와 재무제표가 포함되어 있지 않다는 사실에 놀랄 것입니다.

일본의 공식 법인 등기부

등기는 상공회의소의 기능이 아니라 사법·행정적 기능입니다. 등기부는 회사의 본사에 관할권을 가진 법무국(法務局) 또는 지방법무국(地方法務局) 에서 관리하며, 이들 모두는 법무성(法務省)의 산하 기관입니다. 회사는 등기를 통해 설립되며, 각 등록 법인은 등기 절차에 사용되는 ‘회사법인등번호(会社法人等番号)’를 부여받습니다. 등기 신청은 touki-kyoutaku-online.moj.go.jp의 ‘등기·공탁 온라인 신청 시스템(登記・供託オンライン申請システム)’을 통해 이루어집니다.

동일한 기관에서 회사와 기타 법인체를 모두 등록합니다. 주식회사, 사원회사, 일반법인 및 재단, NPO 법인, 협동조합, 전문법인은 모두 법무국에서 관리하는 등기부에 등재되지만, 이들 중 상당수는 등록 전에 관할 당국의 사전 승인이나 인증을 받아야 합니다.

등기부와 더불어 실무상 중요한 두 가지 국가 데이터베이스가 있습니다:

  • 국세청(National Tax Agency)의‘법인번호 공표 사이트(Corporate Number Publication Site)’ ( houjin-bangou.nta.go.jp). 이 사이트는 법인번호(13자리 법인 번호)를 보유한 모든 법인의 ‘기본 3정보(기본 3가지 항목)’—명칭, 본사 또는 주사무소 소재지, 법인번호 자체—와 변경 내역을 공표합니다. 검색, 일괄 다운로드 및 웹 API 이용은 모두 무료입니다.
  • 일반재단법인 민사법무협회(Civil Affairs Legal Services Association)가 운영하는등기정보제공서비스( www1.touki.or.jp). 이 유료 서비스는 법무국이 발급하는 증명서와 동일한 내용을 제공하지만 등기관 인증은 포함되어 있지 않으므로, 증명이 아닌 확인 용도로 사용됩니다.

개인사업자는 등록되지 않습니다. 개인은 세무서에 ‘개업신고서(開業届)’를 제출하여 영업을 시작하며, ‘상업등기법’에 따라 상업등기부에 상호(商号)를 등록하는 것은 선택 사항입니다. 따라서 일본에는 개인 사업자 등록부가 없으며, 개인 사업자는 상호 등록이 있는 경우 이를 통해, 또는 세금 및 면허 기록을 통해서만 확인할 수 있습니다.

일본에서 등록할 수 있는 법인 형태

회사법(会社法)에 따른 회사:

  • 주식회사(kabushiki kaisha) — 일본의 주요 법인 형태입니다. 자본금은 주식으로 나뉘며, 주주는 자신의 출자액에 대해서만 책임을 지며, 단 한 명의 주주와 단 한 명의 이사만으로도 회사를 설립할 수 있습니다. 주식이 자유롭게 양도되는 公開会社(공개회사)일 수도 있고, 회사의 승인을 요하여 양도를 제한할 수도 있으며, 감사위원회, 감사·감독위원회 또는 3개 위원회 체제를 채택할 수 있습니다.
  • 합동회사(gōdō kaisha — 유한책임회사) — 모든 구성원은 유한 책임을 지지만, 내부 규정, 이익 분배 및 경영권은 출자 비율에 따르기보다는 정관에 따라 자유롭게 정해진다. 주식회사보다 운영이 더 간단하고 비용이 저렴하여, 현재는 외국 그룹의 자회사를 포함한 100% 자회사 설립 시 주로 선택되는 형태이다.
  • 합명회사(gōmei kaisha) — 법적 인격을 갖춘 회사로, 모든 구성원이 회사의 채무에 대해 무한 책임을 진다.
  • 합자회사(合資会社, gōshi kaisha) — 무한 책임을 지는 구성원과 출자액에 한해 책임을 지는 구성원이 혼합된 회사입니다. 위의 두 형태와 함께 ‘지분회사(持分会社)’ 범주에 속합니다.
  • 특례유한회사(tokurei yūgen kaisha) — 새로 설립할 수 없는 형태이다. 유한회사(yūgen kaisha)는 2006년 회사법이 시행되면서 폐지되었으며, 이미 존재하던 회사는 계속 존속하며 ‘유한회사’라는 명칭을 유지하고, 과도기 규정에 따라 주식회사로 취급된다. 구판 자료를 참고하는 사람은 이를 설립할 수 있을 것이라고 기대해서는 안 됩니다.
  • 外国会社 (gaikoku kaisha — 외국 회사) — 일본에서 지속적으로 사업을 영위하고자 하는 해외 설립 회사는 일본에 등록하고 일본 내 대표자를 선임해야 하며, 대표자 중 적어도 한 명은 일본 내 주소를 가지고 있어야 합니다. 일본에 日本における支店 (일본 내 지점)을 개설하는 경우, 해당 지점도 등록해야 합니다.

등록된 합명회사 및 비법인 사업체:

  • 유한책임사업조합(유한책임파트너십, LLP) — 법적 인격이 없는 등록된 파트너십으로, 모든 파트너의 책임은 유한하며 이익에 대한 과세는 파트너 개인에게 귀속됩니다. 합작 투자 및 전문적인 협업에 사용됩니다.
  • 투자사업유한책임조합(tōshi jigyō yūgen sekinin kumiai — 투자 유한 파트너십) — 일본의 표준 펀드 구조로, 일반 파트너가 운영을 관리하고 유한 파트너는 출자 약정액까지만 책임을 집니다. 설립 및 세부 사항은 등록됩니다.
  • 임의조합 (nin'i kumiai — 민법상 일반 합명조합) — 순수하게 계약에 기초하며, 파트너의 책임은 무제한이고 등록 절차가 필요하지 않음; 등록 대상 법인으로 오인되는 경우가 많아 여기에 포함됨.

법무국에 등록된 비영리 법인, 상호 법인 및 특수 법인:

  • 일반사단법인 (general incorporated association) — 인허가 절차 없이 등록을 통해 설립되는 회원제 법인이며, 산업 단체 및 협회에서 널리 사용된다.
  • 일반재단법인 (general incorporated foundation) — 회원이 아닌 기부 자산을 기반으로 하며, 마찬가지로 등록을 통해 설립되는 법인.
  • 공익사단법인과 공익재단법인 — 공익 을도모하는 단체 로 인증을 받은 후, 세제 혜택과 감독을 받는 동일한 법인.
  • 특정비영리활동법인(NPO 법인) — 도지사 또는 지정 도시의 인증을 받은 후 등록되며, 지정된 공익 활동 분야로 제한된다.
  • 사업협동조합, 농업협동조합 및 소비생활협동조합 — 자체 협동조합 정관에 따라 설립되고 관할 당국의 승인을 받은 후 등록되는 회원 소유의 단체입니다.
  • 변호사법인, 세무사법인, 감사법인 및 이와 유사한 전문 법인 — 규제 대상 직업을 위한 법인 형태로, 전문직 등록과 병행하여 등록된다.
  • 의료법인, 학교법인, 사회복지법인 및 종교법인 — 등록 전에 감독 당국의 승인 또는 인증이 필요한 특수 법인.
  • 상호회사(mutual company) — 보험업법에 따른 상호보험 형태로, 그 구성원은 보험계약자입니다.

등기부에서 확인할 수 있는 정보

무료로 제공되는 정보는 제한적이지만 유용합니다. 법인번호 공개 사이트를 통해 무료로 법인의 존재 여부, 정확한 등록명, 본사 또는 주사무소 주소, 13자리 법인번호 및 해당 항목에 대한 과거 변경 내역을 확인할 수 있습니다. 이는 거래 상대방을 식별하기에는 충분하지만, 그 법인을 평가하기에는 부족합니다.

실질적인 기록은 등기 사항 자체에 나타나며, 이는 공개되어 있어 법정 수수료를 납부하면 누구나 열람할 수 있습니다. 주식회사의 경우, 여기에는 商号(상호), 本店(본사) 및 모든 支店(지점)의 위치, 会社成立の年月日(설립일), 目的(회사 목적), 発行可能株式総数(발행 가능 주식 총수) 및 発行済株式の総数 (발행된 주식 총수) 및 그 종류, 자본금 액수, 주식 양도를 제한하는 규정, 주식 증서 발행 여부, 발행된 신주인수권, 회사 기구의 구성, 그리고 임원(이사, 대표이사, 감사 및 회계고문)에 관한 사항과 그 임명일 등이 포함됩니다. 관리인, 합병, 회사 분할, 조직 변경, 해산 및 청산, 그리고 등기부 폐쇄에 관한 기록도 모두 등재되므로, 등기부는 회사의 법적 정체성과 경영에 관한 신뢰할 수 있는 기록입니다.

등기부는 본사별로 구성되어 있으므로, 등기증명서는 해당 회사와 그 회사 법인 등 번호를 기준으로 발급되며, 등기 정보 서비스를 통해 사무소를 방문하지 않고도 온라인으로 동일한 내용을 열람할 수 있습니다.

등기부에 기재되지 않는 사항

주주는 등기되지 않습니다. 이는 일본 등기부에 대해 이해해야 할 가장 중요한 사항입니다. 주식회사의 소유권 정보는 등기부에 나타나지 않습니다. 株主名簿(주주명부)는 회사 자체에서 관리하며, 주주 명단을 공적으로 제출할 의무는 없습니다. 상장 기업의 소유권 구조는 대주주 보고서와 연간 증권 보고서를 통해 추론할 수 있지만, 비상장 기업의 경우 공개 등기 데이터만으로는 소유권 구조를 전혀 파악할 수 없습니다.

재무제표 역시 등기부에 제출되지 않습니다. 대신 주식회사는 연례 주주총회 후 ‘결산 공고’를 해야 하며, 대차대조표를 관보(官報), 일간지, 또는 자사 웹사이트를 통한 전자 공고 방식으로 공개해야 합니다. 그러나 소규모 기업들의 경우 이 규정을 준수하는 정도가 제각각입니다. 일반 대중에게 증권을 발행하는 기업은 EDINET 공시 시스템을 통해 금융청에 유가증권보고서(연간 유가증권 보고서)를 제출하며, 감사된 재무제표는 실제로 이곳에서 확인할 수 있다.

공개된 실질 소유자 등기부는 존재하지 않는다. 2022년 1월 31일부터 株式会社(특례 유한회사 포함)는 실질 지배자 목록 제도에 따라 상업등기소에 신청하여 등기관이 실질 지배자 정보 목록을 확인하고 기록에 보관하도록 할 수 있으며, 이후 인증된 사본을 발급받을 수 있다. 이 사본은 신청 기업이 은행 및 기타 의무 이행 기관에 제출할 수 있도록 발급되며, 해당 명부는 일반인의 열람이 허용되지 않습니다.

임원의 주소도 점점 덜 공개되는 추세입니다. 2024년 10월 1일부터 시행되는 ‘대표이사 등 주소 비표시 조치’에 따라, 상장기업이나 사업장 및 실질적 지배자에 대한 검증 요건을 충족하는 다른 기업은 대표이사의 거주지를 시·군·구 단위까지만 표시할 수 있게 됩니다. 법무부 자체도 이 조치가 시행되면 대출 기관의 대출 승인이 더 까다로워질 수 있으며, 부동산 거래 시 추가 서류가 필요할 수 있다고 신청자들에게 경고하고 있다.

이 외에도 두 가지 제한 사항은 법적이라기보다는 실무적인 성격입니다. ‘정관’은 일반적으로 등기소에서 입수할 수 없습니다. 정관은 회사 측에서 보관하며, 주식회사의 경우 공증된 원본은 공증인에게 남아 있습니다. 또한 등기부는 일본어로만 제공되며, 공식적인 영어 발췌본이 없기 때문에 외국 이용자들은 대개 공인 번역본에 의존해야 합니다.

등기소에서 발급받을 수 있는 서류

  • 등기사항증명서(登記事項証明書) — 주요 공식 문서로, 정해진 수수료를 납부하면 누구나 발급받을 수 있습니다. 등기소장의 인증이 기재되어 있으며, 은행 업무, 계약, 입찰 및 법원 절차에 사용되는 일본의 ‘회사 등기부 등본’에 해당합니다.
  • 현재사항증명서(현재 유효한 사항에 대한 증명서) — 발급 시점의 유효한 사항으로만 한정된 증명서로, 회사의 현재 상태만 필요한 경우에 사용됩니다.
  • 이력사항증명서(Certificate of Registered Matters Including History) — 이전 기간의 폐쇄된 등기 내역을 추가하여, 과거 상호, 이전 본사 소재지, 자본금 변동 및 전직 임원을 표시합니다. 실사(due diligence) 시 일반적으로 요청되는 서류입니다.
  • 폐쇄사항증명서 (Certificate of Closed Matters) — 해산, 합병 또는 본사 소재지의 타 관할구역 이전 등으로 인해 폐쇄된 기록을 포함하며, 현재 등기부에 더 이상 등재되어 있지 않은 법인을 추적할 때 필요합니다.
  • 대표자 사항 증명서 (Certificate of Matters Concerning the Representative) — 전체 등기부 등본이 필요하지 않은 경우, 대표 이사가 누구이며 그 이사가 행위 권한을 가지고 있음을 증명하는 간략한 증명서입니다.
  • 등기부 등본·초본 (Full or Abridged Transcript of the Register) — 등기 기록의 전체 또는 일부 사본으로, 해당 본사 또는 지사의 기록을 보관하는 사무소에서 발급받을 수 있습니다.
  • 등기사항요약서 (Summary of Registered Matters) — 과거 등기부원을 직접 열람하던 관행을 대체한 요약서입니다. 누구나 요청할 수 있으나 공증 효력이 없으므로 증거로 사용할 수 없습니다.
  • 인감증명서(Seal Registration Certificate) — 대표자의 등록된 법인 인감 도장을 증명하는 서류입니다. 인감 자체와 함께 계약, 공증 행위, 부동산 양도 및 법원 제출 서류에 있어 일본 관행상 필수적이며, 이를 신청하려면 회사의 인감카드(seal card)가 필요합니다.
  • 상업등기 전자증명서(Commercial Registration Electronic Certificate) — 등기소장이 발급하는 등록 인장의 전자적 대응물로, 회사를 대신하여 전자 서류 제출 및 계약에 서명하는 데 사용됩니다.
  • 실질적 지배자 정보 목록 사본 (Copy of the Beneficial Owner Information List) — 등기소가 검증한 주식회사의 실질적 지배자 목록으로, 일반 대중이 아닌 금융 기관에 제출하기 위해 회사에 발급됩니다.
  • 有価証券報告書 (연간 증권 보고서) — 일반 대중으로부터 자금을 조달하는 회사의 경우, 금융청에 제출되고 EDINET을 통해 공개되는 감사된 연간 보고서입니다. 등기소에는 재무제표가 보관되어 있지 않으므로, 이 보고서가 실질적인 재무제표의 출처입니다.

자주 묻는 질문

일본의 공식 사업 등기부는 무엇입니까?

이는 상업등기법 및 회사법에 따라 법무부 법무국 및 지방법무국이 관리하는 상업 및 법인 등기부입니다. 회사 기록은 登記事項証明書(등기사항증명서)로 확인할 수 있습니다.

일본 기업 정보를 무료로 확인할 수 있나요?

기업의 신원 정보만 확인할 수 있습니다. 국세청의 법인번호 공개 사이트에서는 등록된 명칭, 본사 주소 및 13자리 법인번호와 변경 내역을 무료로 제공하며, 일괄 다운로드나 API를 통해 이용할 수 있습니다. 그 외의 정보(목적, 자본금, 임원, 연혁 등)를 확인하려면 증명서 발급이나 유료 등기 정보 서비스를 이용해야 합니다.

일본 기업의 주주 정보는 공개되나요?

아니요. 상업등기부에는 주주가 기록되지 않으며, 주주 명부는 회사 측에서 관리합니다. 상장 기업의 경우, 금융청에 제출된 대주주 보고서와 연간 유가증권 보고서를 통해 지분 구조를 파악할 수 있지만, 비상장 기업의 경우 해당 정보는 공개되지 않습니다.

일본 기업의 재무제표는 공개되나요?

등기부를 통해서라면 아닙니다. 주식회사는 연례 주주총회 후 대관보, 신문 또는 웹사이트를 통한 전자 공고를 통해 대차대조표를 공표해야 하며, 일반 대중에게 증권을 발행하는 기업은 EDINET을 통해 완전한 감사 보고서를 제출합니다. 법무국에 제출되는 재무 관련 서류는 없습니다.

‘인감증명서’란 무엇이며 왜 필요한가?

이는 회사의 등기된 인장 도장 날인 증명서입니다. 일본에서는 서명 대신 인장을 통해 법인 행위를 인증하는 관행이 있으므로, 거래 상대방, 공증인, 은행 및 등기소에서는 등기사항증명서와 함께 인감증명서를 일상적으로 요청합니다.

일본 기업의 실질 소유자를 확인할 수 있습니까?

공개 등기부에서는 확인할 수 없습니다. 2022년 1월부터 주식회사는 실질 소유자 명단을 상업등기소에 검증 및 보관하도록 하고 인증 사본을 발급받을 수 있으나, 해당 사본은 일반인의 열람을 위한 것이 아니라 회사의 은행 업무를 위해 회사에 발급되는 것입니다.

출처

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