Selskaper i Japan er registrert i 商業登記 (handelsregisteret) og 法人登記 (selskapsregisteret), som føres av 法務局 (juridiske kontorer) og 地方法務局 (distriktsjuridiske kontorer) under 法務省 (Justisdepartementet), i henhold til 商業登記法 (loven om handelsregistrering) og 会社法 (selskapsloven). Grunnleggende identitetsopplysninger er fritt tilgjengelige via nettstedet til 国税庁 (det nasjonale skatteverket) for selskapsnummer, mens de innholdsmessige opplysningene innhentes som et 登記事項証明書 (attest over registrerte forhold) fra Justisbyrået. To ting som det japanske registeret ikke inneholder, vil overraske alle som er vant til europeiske registre: aksjonærer og årsregnskap.

Det offisielle selskapsregisteret i Japan

Registrering er en rettslig-administrativ funksjon, ikke en oppgave for handelskammeret. Registeret føres av 法務局 (Juridisk byrå) eller 地方法務局 (Distriktsjuridisk byrå) med jurisdiksjon over selskapets hovedkontor, som alle er organer under 法務省 (Justisdepartementet). Et selskap opprettes ved registrering, og hver registrert enhet tildeles et 会社法人等番号 (selskaps- og juridisk enhetsnummer) som brukes i registerprosedyrene. Innleveringer skjer via 登記・供託オンライン申請システム (det elektroniske søknadssystemet for registrering og innskudd) på touki-kyoutaku-online.moj.go.jp.

Den samme institusjonen registrerer både selskaper og andre juridiske personer – aksjeselskaper, medlemsselskaper, allmenne foreninger og stiftelser, ideelle organisasjoner, kooperativer og profesjonsselskaper blir alle ført inn i registre som føres av Juridisk byrå, selv om mange av dem krever forhåndsgodkjenning eller sertifisering fra en kompetent myndighet før registrering.

I tillegg til registeret finnes det to nasjonale databaser som er viktige i praksis:

  • 法人番号公表サイト (Nettsted for offentliggjøring av organisasjonsnummer) til 国税庁 (Det nasjonale skatteverket), på houjin-bangou.nta.go.jp. Her publiseres de 基本3情報 (tre grunnleggende opplysningene) for hver enhet som har et 法人番号 (tretten-sifret organisasjonsnummer) – navn, adresse til hovedkontor eller hovedkontorsted og selve organisasjonsnummeret – sammen med endringshistorikken. Søk, massenedlasting og et web-API er alle gratis.
  • 「登記情報提供サービス」 (Registry Information Service), drevet av «一般財団法人民事法務協会» (Civil Affairs Legal Services Association) på www1.touki.or.jp. Denne betalte tjenesten viser det samme innholdet som et sertifikat utstedt av «Legal Affairs Bureau», men uten registratorens bekreftelse, så den brukes til å sjekke snarere enn å bevise.

En 個人事業主 (enkeltpersonforetak) er ikke registrert. En privatperson starter virksomhet ved å sende inn en 開業届 (melding om oppstart av virksomhet) til skattekontoret, og registrerer kun valgfritt et 商号 (firmanavn) i handelsregisteret i henhold til loven om handelsregistrering. Det finnes følgelig ikke noe register over enkeltpersonforetak i Japan, og en enkeltpersonforetak kan kun verifiseres gjennom en firmanavnsregistrering, dersom en slik finnes, eller gjennom skatte- og lisensregister.

Selskapsformer som kan registreres i Japan

Selskaper i henhold til 会社法 (selskapsloven):

  • 株式会社 (kabushiki kaisha – aksjeselskap) – den viktigste japanske selskapsformen. Kapitalen er delt inn i aksjer, aksjonærene er kun ansvarlige for sin tegningsandel, og et selskap kan stiftes med én aksjonær og én direktør. Det kan være et 公開会社 (åpent selskap) hvor aksjene er fritt omsettelige, eller det kan begrense overdragelser ved å kreve selskapets godkjennelse, og det kan innføre et styre med selskapsrevisorer, et revisjons- og tilsynsutvalg eller en struktur med tre utvalg.
  • 合同会社 (gōdō kaisha — selskap med begrenset ansvar) — alle medlemmer har begrenset ansvar, men de interne reglene, overskuddsfordelingen og ledelsesrettighetene fastsettes fritt i vedtektene, snarere enn i forhold til innskuddene. Det er enklere og billigere å drive enn et aksjeselskap, og er nå det vanlige valget for heleide datterselskaper, inkludert de som tilhører utenlandske konserner.
  • 合名会社 (gōmei kaisha — åpent selskap) — et selskap med juridisk personlighet der hvert medlem har ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser.
  • 合資会社 (gōshi kaisha – kommandittselskap) – et selskap som kombinerer medlemmer med ubegrenset ansvar og medlemmer hvis ansvar er begrenset til deres innskudd. Sammen med de to ovennevnte formene tilhører det kategorien 持分会社 (andelsselskaper).
  • 特例有限会社 (tokurei yūgen kaisha — spesielt aksjeselskap) — ikke en selskapsform som kan opprettes på nytt. 有限会社 (yūgen kaisha — aksjeselskap) ble avskaffet da selskapsloven trådte i kraft i 2006; selskaper som allerede eksisterte, fortsetter å eksistere, beholder navnet 有限会社 og behandles som aksjeselskaper underlagt overgangsregler. Den som leser eldre materiale, bør ikke regne med å kunne stifte et slikt selskap.
  • 外国会社 (gaikoku kaisha — utenlandsk selskap) — et selskap stiftet i utlandet som har til hensikt å drive virksomhet kontinuerlig i Japan, må registrere seg i Japan og utpeke en representant i Japan, hvorav minst én må ha en adresse i Japan; der det åpner en 日本における支店 (filial i Japan), registreres også filialen.

Registrerte partnerskap og selskapsfrie selskapsformer:

  • 有限責任事業組合 (yūgen sekinin jigyō kumiai — partnerskap med begrenset ansvar, LLP) — et registrert partnerskap uten selskapsrettslig personlighet der alle partnere har begrenset ansvar og overskuddet beskattes hos partnerne. Brukes til joint ventures og faglige samarbeid.
  • 投資事業有限責任組合 (tōshi jigyō yūgen sekinin kumiai — investeringskommandittselskap) — den vanlige japanske fondsenheten, med en komplementar som forvalter og kommandittister som kun er ansvarlige opp til sitt innskudd; stiftelsen og opplysningene registreres.
  • 任意組合 (nin'i kumiai – åpent selskap i henhold til borgerloven) – rent kontraktsbasert, med ubegrenset ansvar for partnerne og uten registrering; inkludert her fordi det ofte forveksles med en registreringspliktig enhet.

Ideelle, gjensidige og spesielle selskaper registrert hos Juridisk byrå:

  • 一般社団法人 (generell innregistrert forening) — en medlemsbasert forening opprettet ved registrering uten behov for godkjenning, mye brukt av bransjeorganer og foreninger.
  • 一般財団法人 (allmenn stiftelse) — en organisasjon basert på donerte midler snarere enn medlemmer, som også opprettes ved registrering.
  • 公益社団法人 og 公益財団法人 (foreninger og stiftelser av allmennyttig karakter) — de samme enhetene etter å ha blitt sertifisert som enheter som tjener allmennhetens interesse, noe som medfører skattefordeler og tilsyn.
  • 特定非営利活動法人 (spesifisert ideell organisasjon, NPO-organisasjon) — sertifisert av prefekturgubernøren eller en utpekt by og deretter registrert; begrenset til oppførte områder for allmennyttig virksomhet.
  • 事業協同組合, 農業協同組合 og 消費生活協同組合 (nærings-, landbruks- og forbrukerkooperativer) — medlemsdrevne organisasjoner opprettet i henhold til egne vedtekter og registrert etter godkjenning fra den kompetente myndigheten.
  • 弁護士法人, 税理士法人, 監査法人 og lignende profesjonelle selskaper — selskapsformer for regulerte yrker, registrert parallelt med oppføring i yrkesregisteret.
  • 医療法人, 学校法人, 社会福祉法人 og 宗教法人 (medisinske, utdannings-, sosialvelferds- og religiøse selskaper) — spesielle selskaper som krever godkjenning eller autentisering fra tilsynsmyndigheten før registrering.
  • 相互会社 (gjensidig selskap) — en gjensidig forsikringsform i henhold til forsikringsloven, hvor medlemmene er forsikringstakerne.

Informasjon tilgjengelig fra registeret

Den gratis delen er begrenset, men nyttig: Nettstedet for offentliggjøring av organisasjonsnummer bekrefter, uten kostnad, at en enhet eksisterer, dens nøyaktige registrerte navn, adressen til hovedkontoret, det tretten-sifrede organisasjonsnummeret og oversikten over tidligere endringer i disse opplysningene. Dette er tilstrekkelig for å identifisere en motpart, men ikke for å vurdere den.

De substansielle opplysningene fremgår av selve de registrerte forholdene, som er offentlige og kan innhentes av hvem som helst mot betaling av den lovbestemte avgiften. For et aksjeselskap omfatter dette 商号 (handelsnavn), beliggenheten til 本店 (hovedkontor) og til hver 支店 (filial), 会社成立の年月日 (stiftelsesdato), 目的 (selskapets formål), 発行可能株式総数 (totalt antall aksjer som er godkjent for utstedelse) og 発行済株式の総数 (totalt antall utstedte aksjer) med tilhørende klasser, 资本金の额 (innskutt kapital), eventuelle bestemmelser som begrenser overdragelse av aksjer, om det er utstedt aksjebevis, utestående 新株预约权 (aksjeopsjoner), selskapets organer og 役員に関する事项 (opplysninger om ledende ansatte) — styremedlemmer, administrerende direktør, revisorer og regnskapsrådgivere, med opplysning om tiltrædelsesdato. Opplysninger om 支配人 (ledere), fusjoner, selskapssplittelser, endringer i organisasjonen, oppløsning og avvikling samt avslutning av registeret føres også inn, slik at registeret utgjør en pålitelig historikk over selskapets juridiske identitet og ledelse.

Siden registeret er organisert etter hovedkontor, utstedes sertifikatet med henvisning til selskapet og dets 会社法人等番号, og registerinformasjonstjenesten gjør det mulig å se det samme innholdet på nettet uten å besøke et kontor.

Hva registeret ikke oppgir

Aksjonærer er ikke registrert. Dette er det aller viktigste å forstå om det japanske registeret: eierskapet til et aksjeselskap fremgår ikke av det. 株主名簿 (aksjonærregisteret) føres av selskapet selv, og det foreligger ingen offentlig innlevering av en aksjonærliste. Eierskapet til et børsnotert selskap kan rekonstrueres ut fra rapporter om store aksjeandeler og årlige verdipapirrapporter, men for et privat selskap kan det overhodet ikke fastslås ut fra offentlige registeropplysninger.

Regnskapene blir heller ikke innlevert til registeret. Et aksjeselskap må i stedet gi en 決算公告 (offentlig kunngjøring om regnskapsavslutningen) etter den årlige generalforsamlingen – ved å publisere balansen i 官報 (Offisielt tidsskrift), i en dagsavis eller gjennom elektronisk offentlig kunngjøring på selskapets egen nettside – og etterlevelsen blant små selskaper er ujevn. Selskaper som tilbyr verdipapirer til allmennheten, sender inn en 有価証券報告書 (årsrapport for verdipapirer) til Finanstilsynet via EDINET-offentliggjøringssystemet, og det er her de reviderte regnskapene faktisk finnes.

Det finnes ikke noe offentlig register over reelle eiere. Siden 31. januar 2022 kan et 株式会社, inkludert et 特例有限会社, søke handelsregisterkontoret i henhold til 実質的支配者リスト制度 (systemet for liste over reelle eiere) om å få en 実質的支配者情報一覧 (liste over opplysninger om reelle eiere) kontrollert av registerføreren og arkivert, og kan deretter få utstedt bekreftede kopier. Kopiene utstedes til det søkende selskapet for fremvisning til banker og andre forpliktede institusjoner; listen er ikke tilgjengelig for offentlig innsyn.

Ledelsesmedlemmers adresser blir også mindre synlige. Fra 1. oktober 2024 tillater tiltaket for ikke-visning av adressen til representantdirektører og andre (代表取締役等住所非表示措置) at et børsnotert selskap, eller et annet selskap som oppfyller verifikasjonskravene om sine lokaler og reelle eiere, kan få representantens bostedsadresse vist kun ned til kommunen. Justisdepartementet advarer selv søkere om at långivere kan være mer tilbakeholdne, og at eiendomstransaksjoner kan kreve ekstra dokumentasjon når tiltaket er i kraft.

To ytterligere begrensninger er av praktisk snarere enn juridisk art. 定款 (vedtektene) kan vanligvis ikke hentes fra registeret: de oppbevares av selskapet, og for et aksjeselskap forblir den bekreftede originalen hos notaren. Dessuten finnes registeret kun på japansk – det finnes ikke noe offisielt utdrag på engelsk, så utenlandske brukere er normalt avhengige av en sertifisert oversettelse.

Dokumenter som kan innhentes fra registeret

  • 登記事項証明書 (attest over registrerte forhold) — det viktigste offisielle dokumentet, som kan innhentes av hvem som helst mot betaling av den foreskrevne avgiften. Det bærer registratorens attestering og er den japanske ekvivalenten til et selskapsutdrag, brukt til bankforretninger, kontrakter, anbud og rettssaker.
  • 現在事項証明書 (Certificate of Currently Effective Matters) – et sertifikat begrenset til de forholdene som gjelder på utstedelsestidspunktet, og som brukes når kun selskapets nåværende tilstand er av betydning.
  • 履歴事項証明書 (Attest over registrerte forhold inkludert historikk) — inkluderer avsluttede oppføringer fra en tidligere periode, som viser tidligere navn, tidligere hovedkontorer, kapitalendringer og tidligere ledere. Den versjonen som normalt etterspørres ved due diligence.
  • 閉鎖事項証明書 (Certificate of Closed Matters) — omfatter oppføringer som er avsluttet, for eksempel etter oppløsning, fusjon eller flytting av hovedkontoret til en annen jurisdiksjon; nødvendig for å spore en enhet som ikke lenger fremgår av det gjeldende registeret.
  • 代表者事項証明書 (Attest over forhold vedrørende representanten) — en kort attest som bekrefter hvem den representerende direktøren er og at vedkommende har fullmakt til å handle, der et fullstendig utdrag ikke er nødvendig.
  • 登記簿の謄本・抄本 (Fullstendig eller forkortet utskrift av registeret) — en fullstendig eller delvis kopi av registeroppføringen, tilgjengelig på kontoret som fører registeret for det aktuelle hovedkontoret eller den aktuelle filialen.
  • 登記事項要約書 (Sammendrag av registrerte opplysninger) — et sammendrag som erstattet den tidligere praksisen med å inspisere registeret personlig. Det kan rekvireres av hvem som helst, men har ingen bekreftende virkning og kan derfor ikke brukes som bevis.
  • 印鑑証明書 (Sertifikat for registrert segl) — bekrefter avtrykket av representantens registrerte selskapssegl. Sammen med selve seglet er det uunnværlig i japansk praksis ved kontrakter, notarielle handlinger, eiendomsoverdragelser og rettslige innleveringer; for å be om det kreves selskapets 印鑑カード (seglkort).
  • 電子商事登記証明書 (elektronisk sertifikat for handelsregister) — den elektroniske motstykket til det registrerte seglet, utstedt av registerføreren og brukt til å signere elektroniske innleveringer og kontrakter på selskapets vegne.
  • Kopi av oversikten over reelle eiere (実質的支配者情報一覧の写し) — den registerførers verifiserte listen over et aksjeselskaps reelle eiere, utstedt til selskapet for fremvisning til finansinstitusjoner, ikke til offentligheten.
  • 有価証券報告書 (årlig verdipapirrapport) — for selskaper som henter inn kapital fra allmennheten, den reviderte årsrapporten som er innlevert til Financial Services Agency og publisert via EDINET; den praktiske kilden til regnskap, siden registeret ikke inneholder noen.

Ofte stilte spørsmål

Hva er det offisielle virksomhetsregisteret i Japan?

Det er handels- og selskapsregisteret som føres av Justisdepartementets juridiske kontorer og distriktskontorer i henhold til loven om handelsregistrering og selskapsloven. Opplysningene om et selskap fås som et 登記事項証明書 (attest på registrerte forhold).

Kan jeg sjekke et japansk selskap gratis?

Bare selskapets identitet. Det nasjonale skattevesenets nettsted for offentliggjøring av selskapsnummer gir gratis tilgang til det registrerte navnet, hovedkontorets adresse og det tretten-sifrede selskapsnummeret, med endringshistorikk, enten via massenedlasting eller API. Alt utover dette – formål, kapital, ledelse, historie – krever et sertifikat eller den betalte registerinformasjonstjenesten.

Er aksjonærene i et japansk selskap offentlig tilgjengelige?

Nei. Handelsregisteret registrerer ikke aksjonærer; aksjonærregisteret føres av selskapet selv. For børsnoterte utstedere kan eierforholdene rekonstrueres ut fra rapporter om store aksjeandeler og årlige verdipapirrapporter som er innlevert til Finanstilsynet, men for private selskaper er denne informasjonen ikke offentlig tilgjengelig.

Er regnskapene til japanske selskaper offentlige?

Ikke gjennom registeret. Et aksjeselskap må offentliggjøre balansen etter den årlige generalforsamlingen i den offisielle tidende, i en avis eller ved elektronisk kunngjøring på sin nettside, og selskaper som tilbyr verdipapirer til allmennheten, leverer fullstendige reviderte rapporter via EDINET. Ingen finansielle opplysninger leveres til Juridisk avdeling.

Hva er et 印鑑証明書, og hvorfor er det nødvendig?

Det er et sertifikat som bekrefter avtrykket av selskapets registrerte segl. I Japan bekreftes selskapshandlinger med segl i stedet for underskrift, så motparter, notarer, banker og tinglysingskontorer ber rutinemessig om seglsertifikatet sammen med sertifikatet over registrerte forhold.

Kan den reelle eieren av et japansk selskap identifiseres?

Ikke fra et offentlig register. Siden januar 2022 kan et aksjeselskap få en liste over sine reelle eiere verifisert og oppbevart av handelsregisterkontoret og få utstedt bekreftede kopier, men disse kopiene utstedes til selskapet for dets bank og er ikke tilgjengelige for offentlig innsyn.

Kilder

Nøkkelord

foretaksregisteret i Japan, selskapsregisteret i Japan, næringsregistrering i Japan, Juridisk avdeling, 登記事項証明書, organisasjonsnummer i Japan, houjin bangou, selskapsformer i Japan, kabushiki kaisha, godo kaisha, selskapsdokumenter i Japan, sertifikat for selskapets segl i Japan