Polen fører to virksomhetsregistre. Selskaper og andre juridiske enheter er oppført i Krajowy Rejestr Sądowy — KRS (det nasjonale domstolsregisteret), som føres av registerdomstolene under Justisdepartementet og er gratis tilgjengelig for søk; enkeltpersonforetak er oppført i Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej — CEIDG (det sentrale registeret og informasjonssystemet for økonomisk virksomhet), som føres av den ministeren som har ansvar for økonomien. Begge er fullt offentlige, og Polen er et av de få EU-landene hvor registeret over reelle eiere fortsatt er åpent for alle.

Selskapsregisteret i Polen

KRS er regulert av ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym (loven om det nasjonale domstolsregisteret) fra 1997. Det føres i et IT-system av sądy rejonowe (sądy gospodarcze), de økonomiske avdelingene ved distriktsdomstolene, og inngår i EUs system for sammenkobling av virksomhetsregistre. Det består av tre underregistre: rejestr przedsiębiorców (registeret over entreprenører); registeret over foreninger, andre sosiale og faglige organisasjoner, stiftelser og uavhengige offentlige helseenheter; og rejestr dłużników niewypłacalnych (registeret over insolvente skyldnere).

Innlevering skjer elektronisk. Siden 1. juli 2021 kan søknader som gjelder enheter i registeret over entreprenører kun innleveres via IT-systemet, og registerfilene for entreprenører oppbevares utelukkende i elektronisk form; den samme forpliktelsen skal utvides til å gjelde registeret over foreninger og stiftelser. Innleveringer og søk skjer via Portal Rejestrów Sądowych (portalen for domstolsregistre), med en forenklet malvei for standard selskapsdokumenter. KRS-nummeret identifiserer enheten, sammen med skattenummeret og statistikknummeret, som føres inn i registeret automatisk og kostnadsfritt.

Enkeltpersonforetak og to registre som føres andre steder

En polsk enkeltpersonforetak — jednoosobowa działalność gospodarcza (enmannsvirksomhet) — har ikke noe KRS-nummer og føres inn i CEIDG i henhold til ustawa o CEIDG i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (loven om CEIDG og informasjonspunktet for entreprenører) fra 2018. To andre former ligger også utenfor KRS. «przedstawicielstwo» (representasjonskontor for en utenlandsk entreprenør) føres inn i et eget register over representasjonskontorer som føres av økonomiministeren, med oppføringer som er gyldige for en fornybar periode. Fundacja rodzinna (familiefond), opprettet ved lov av 26. januar 2023, som trådte i kraft 22. mai 2023, er registrert i et eget register over familiefond som føres av en enkelt utpekt regionaldomstol, ikke i KRS.

Selskapsformer som kan registreres i Polen

Selskapsformene er hentet fra «Kodeks spółek handlowych» (handelsloven):

  • Spółka jawna (åpent partnerskap) — partnerne er fullt, solidarisk og subsidiært ansvarlige for partnerskapets forpliktelser.
  • Spółka partnerska (faglig partnerskap) — forbeholdt regulerte yrker; en partner er ikke ansvarlig for de andre partnernes feil eller forsømmelser.
  • Spółka komandytowa (kommandittselskap) — den ansvarlige partneren har ubegrenset ansvar, mens den kommandittistens ansvar er begrenset til den registrerte kommandittsummen.
  • Spółka komandytowo-akcyjna (kommandittselskap med aksjer) — en komplementar med ubegrenset ansvar sammen med aksjonærer som ikke er ansvarlige; en hybridform som brukes til å skaffe kapital samtidig som man beholder kontrollen.
  • Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością — sp. z o.o. (aksjeselskap) — medlemmene er ikke ansvarlige for selskapets gjeld; minimum aksjekapital 5 000 PLN med en minimumsandel på 50 PLN. Den vanligste polske selskapsformen.
  • Prosta spółka akcyjna — P.S.A. (enkelt aksjeselskap) — tilgjengelig siden 1. juli 2021. Minste aksjekapital 1 PLN; aksjene har ingen pålydende verdi og inngår ikke i aksjekapitalen; arbeid eller tjenester kan innskytes i bytte mot aksjer; et enkelt styre kan erstatte ledelsen og tilsynsrådet. Utformet for oppstartsbedrifter og risikokapitalinvesteringer.
  • Spółka akcyjna — S.A. (aksjeselskap) — minimum aksjekapital 100 000 PLN; brukes av store og børsnoterte selskaper.
  • Spółdzielnia (kooperativ), inkludert det europeiske kooperativet — medlemsdrevne enheter.
  • Przedsiębiorstwo państwowe (statlig foretak) — en statseid økonomisk aktør.
  • Oddział przedsiębiorcy zagranicznego (filial av en utenlandsk entreprenør) — ingen egen juridisk personlighet; det utenlandske morselskapet bærer ansvaret.
  • Europejskie zgrupowanie interesów gospodarczych (europeisk økonomisk interessegruppe) og spółka europejska — SE (europeisk selskap) — selskapsformer etter EU-rett; i interessegruppen er medlemmene solidarisk ansvarlige.
  • Instytuty badawcze, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń og instytucje gospodarki budżetowej — forskningsinstitutter, gjensidige forsikringsselskaper, hovedfilialer til utenlandske forsikringsselskaper og budsjettøkonomiske institusjoner, alle oppført i loven blant de næringsdrivende som er underlagt registreringsplikt.
  • Fundacja (stiftelse), stowarzyszenie (forening) og andre sosiale og faglige organisasjoner — registrert i det andre underregisteret, og i tillegg i registeret over næringsdrivende dersom de driver næringsvirksomhet.

Informasjon tilgjengelig fra det polske virksomhetsregisteret

Loven fastslår prinsippet med tre ord: Rejestr jest jawny — registeret er offentlig. Alle kan få tilgang til opplysningene gjennom den sentrale informasjonstjenesten og skaffe seg bekreftede kopier, utdrag, attester og informasjon, også elektronisk, og den sentrale informasjonstjenesten gir gratis oppdatert og fullstendig informasjon om registrerte enheter via offentlige nettverk. Det er avgjørende at en utskrift av den gratis, oppdaterte eller fullstendige informasjonen på nettet har samme rettsvirkning som et dokument utstedt av den sentrale informasjonstjenesten, og det er derfor det gratis utdraget på nettet godtas i praksis.

Tre ytterligere gratis ressurser fullfører bildet. Repozytorium Dokumentów Finansowych (Arkivet for finansielle dokumenter) gjør innleverte årsregnskap, revisjonsrapporter, ledelsesrapporter samt vedtak om godkjenning og utbytte tilgjengelig på nettet uten kostnad. Den elektroniske registervisningen gir tilgang til stiftelsesdokumenter, vedtekter, vedtak og notarielle skjøter for saker som oppbevares elektronisk. Og «Monitor Sądowy i Gospodarczy» (Retts- og økonomimagasinet) publiserer lovpålagte kunngjøringer. CEIDG-data er også offentlige, og alle har tilgang til dem.

Hva er begrenset

Polen skiller seg ut når det gjelder reell eierskap. Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych — CRBR (Det sentrale registeret over reelle eiere), opprettet ved ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (loven om bekjempelse av hvitvasking og finansiering av terrorisme) fra 2018, er fortsatt fullstendig offentlig: Loven fastslår at registeret er offentlig, at tilgangen er gratis og at det tilbys elektronisk. Polen har ikke innført et krav om berettiget interesse etter EU-domstolens dom i de forente sakene C-37/20 og C-601/20, og tilgangen er åpen for alle uten registrering. De rapporterte opplysningene omfatter den reelle eierens navn, statsborgerskap, bostedsland og nasjonalt identifikasjonsnummer.

De begrensningene som finnes, er mer avgrensede. CEIDG offentliggjør ikke entreprenørens nasjonale identifikasjonsnummer, fødselsdato eller kontaktopplysninger dersom entreprenøren har gjort innvendinger mot dette. Oppføringer som er slettet fra registeret over insolvente skyldnere, forblir kun tilgjengelige for skyldneren og for den kreditor som har fremsatt anmodningen. Filene i registeret over familiefond er kun tilgjengelige for stifteren, medlemmene av fondets organer, begunstigede og personer med en rettslig interesse.

Dokumenter som kan innhentes fra registeret

  • Odpis aktualny z KRS (Aktuelt utdrag fra KRS) — alle gjeldende oppføringer i alle deler av registeret; standardbevis på eksistens, representasjon og kapital.
  • Odpis pełny z KRS (Fullstendig utdrag fra KRS) — alle oppføringer som noensinne er gjort, inkludert slettede; dokumentet for selskapets historie, tidligere styremedlemmer og due diligence.
  • Wyciąg z KRS (Delutdrag) — begrenset til utvalgte seksjoner i registeret.
  • Zaświadczenie (sertifikat) — bekrefter at en enhet er eller ikke er registrert, eller at en gitt oppføring eksisterer.
  • Informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu lub pełnemu (Informasjon som tilsvarer det gjeldende eller fullstendige utdraget) — innhentes gratis på nettet og skrives ut selv, med samme rettsgyldighet som et dokument utstedt av Sentralregisteret.
  • Sprawozdania finansowe (Regnskaper) — med revisjonsberetning, ledelsesberetning og vedtakene om godkjenning av disse samt utdeling av overskudd, hentet gratis fra arkivet for finansielle dokumenter.
  • Akta rejstrowe (Registreringsdokumenter) — stiftelsesdokumenter, vedtekter, vedtak og notarielle skjøter, tilgjengelig gratis på nettet der dokumentet oppbevares elektronisk.
  • Zaświadczenie o wpisie do CEIDG (Attest for registrering i CEIDG) — utstedt som et elektronisk dokument eller en systemutskrift for enkeltpersonforetak; offentlige myndigheter kan ikke kreve at en entreprenør fremlegger den.

Alle dokumenter utstedt av Sentralregisteret har gyldighet som offisielle dokumenter, enten i papirform eller i elektronisk form.

Ofte stilte spørsmål

Hva heter virksomhetsregisteret i Polen?

Krajowy Rejestr Sądowy (det nasjonale domstolsregisteret) for selskaper og andre juridiske enheter, og CEIDG for enkeltpersonforetak.

Er det gratis å søke i det polske KRS?

Ja. Registeret er offentlig, det er gratis å søke på nettet, og en selvutskrevet kopi av den gratis aktuelle eller fullstendige informasjonen har samme juridiske gyldighet som et dokument utstedt av Sentralinformasjonen.

Hvor registreres enkeltpersonforetak?

I CEIDG, som føres av den ministeren som har ansvar for økonomien. En enkeltpersonforetak har ikke noe KRS-nummer.

Hva er en «prosta spółka akcyjna»?

Det enkle aksjeselskapet, som har vært tilgjengelig siden 1. juli 2021. Minste aksjekapital er 1 PLN, aksjene har ingen pålydende verdi og inngår ikke i aksjekapitalen, arbeid eller tjenester kan innskytes som aksjer, og selskapet kan ledes av et enkelt styre.

Er polske årsregnskap offentlige?

Ja. De arkiveres i registeret for finansielle dokumenter og gjøres tilgjengelige gratis på nettet, sammen med revisjons- og ledelsesrapporter samt vedtakene om godkjenning.

Er det polske registeret over reelle eiere offentlig?

Ja. Det sentrale registeret over reelle eiere er offentlig, gratis og tilgjengelig elektronisk uten registrering; Polen har ikke begrenset tilgangen til personer med berettiget interesse.

Kilder

Nøkkelord

bedriftsregisteret i Polen, selskapsregisteret i Polen, Krajowy Rejestr Sądowy, KRS-søk, Portal Rejestrow Sądowych, CEIDG, selskapsformer i Polen, sp. z o.o., enkel aksjeselskap, utskrift fra KRS, CRBR i Polen, årsregnskap i Polen