Het ondernemingsregister in Finland is het Kaupparekisteri / Handelsregistret (Handelsregister), dat wordt beheerd door het Patentti- ja rekisterihallitus — PRH (Fins Octrooi- en Registratiebureau). Het werkt samen met de belastingdienst via het gezamenlijke Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä — YTJ (Bedrijfsinformatiesysteem) op ytj.fi, waar één enkele aanmelding van een startende onderneming zowel voor het Handelsregister als voor de belastingregisters geldt en leidt tot de toekenning van het Y-tunnus (bedrijfsnummer). Het register is openbaar en het elektronische uittreksel uit het Handelsregister is nu kosteloos.

Het handelsregister in Finland

Het register valt onder de kaupparekisterilaki (Wet op het handelsregister) van 2023, die op 1 juni 2023 in werking is getreden en sindsdien is gewijzigd. De wet wijst PRH aan als registerhouder en stelt, in afwijking van de vorige wet, voorwaarden aan de registratie van particuliere handelaren: een natuurlijke persoon die een handelsactiviteit uitoefent, hoeft zich alleen te registreren indien hij op grond van de Boekhoudwet verplicht is tot het opstellen van een jaarrekening of indien hij buiten de Europese Economische Ruimte woont. Anderen kunnen zich vrijwillig registreren en worden dan behandeld als partijen met een meldingsplicht. Het PRH beheert tevens het yhdistysrekisteri (verenigingsregister) en het säätiörekisteri (stichtingenregister).

Verplichtingen die door de hervorming zijn ingevoerd

Drie wijzigingen zijn in de praktijk van belang. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle kennisgevingen en aanvragen elektronisch worden ingediend, met uitzondering van particuliere ondernemers, verenigingen en stichtingen; het PRH accepteert geen documenten per e-mail. Vanaf 2025 geldt een boete wegens te late indiening wanneer jaarrekeningen niet binnen acht maanden na afloop van het boekjaar worden ingediend, en kan een boete wegens nalatigheid worden opgelegd wanneer onvolledigheden in het register — zoals een ontbrekend adres, bestuur, uiteindelijke begunstigden of identiteitscode — niet worden gecorrigeerd. Vanaf 2027 moeten naamloze vennootschappen, coöperaties, Europese vennootschappen en Europese coöperatieve vennootschappen, evenals buitenlandse ondernemers met een Finse vestiging, jaarlijks bevestigen dat hun register- en bedrijfsgegevens actueel zijn; andere partijen, waaronder particuliere ondernemers en vennootschappen onder firma, hebben het recht maar niet de plicht om dit te bevestigen. Er wordt actief toezicht gehouden: het PRH schrapt inactieve vennootschappen en coöperaties uit het register op grond van zijn wettelijke bevoegdheden.

Rechtsvormen die in Finland kunnen worden geregistreerd

  • Yksityinen elinkeinonharjoittaja, toiminimi / enskild näringsidkare (particuliere ondernemer) — een natuurlijke persoon met onbeperkte persoonlijke aansprakelijkheid; registratie is alleen verplicht in de hierboven beschreven gevallen.
  • Avoin yhtiö / öppet bolag (Vennschap onder firma) — alle vennoten zijn persoonlijk, hoofdelijk en gezamenlijk aansprakelijk voor de verplichtingen van de vennootschap.
  • Kommandiittiyhtiö / kommanditbolag (commanditaire vennootschap) — de beherende vennoten zijn persoonlijk aansprakelijk, terwijl de stille vennoot slechts aansprakelijk is tot het bedrag van zijn inbreng.
  • Osakeyhtiö — Oy / aktiebolag — Ab (vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) — een afzonderlijke rechtspersoon waarvan de aandeelhouders niet persoonlijk aansprakelijk zijn voor de verplichtingen van de vennootschap, krachtens de osakeyhtiölaki (Wet op vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid). De minimale kapitaalvereiste is in 2019 afgeschaft, waardoor dit de standaardvorm in Finland is.
  • Julkinen osakeyhtiö — Oyj / publikt aktiebolag — Abp (naamloze vennootschap) — de effecten van deze vennootschap mogen op een gereglementeerde markt worden verhandeld; het minimum aandelenkapitaal bedraagt 80.000 EUR.
  • Osuuskunta / andelslag (coöperatie) — leden zijn niet persoonlijk aansprakelijk, tenzij de statuten anders bepalen.
  • Eurooppayhtiö — SE (Europese vennootschap) en eurooppaosuuskunta — SCE (Europese coöperatieve vennootschap) — de rechtsvormen op grond van EU-recht, die op dezelfde wijze worden behandeld als hun nationale tegenhangers.
  • Eurooppalainen taloudellinen etuyhtymä (Europees economisch samenwerkingsverband) en het filiaal daarvan — de leden dragen onbeperkte gezamenlijke aansprakelijkheid.
  • Sivuliike ulkomaisesta elinkeinonharjoittajasta / filial (filiaal van een buitenlandse ondernemer) — geen afzonderlijke rechtspersoonlijkheid; de buitenlandse ondernemer blijft aansprakelijk.
  • Asunto-osakeyhtiö (woningcorporatie) en keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö (onderlinge vastgoedmaatschappij) — ingeschreven in hetzelfde handelsregister in plaats van in een afzonderlijk register.
  • Osuuspankki, säästöpankki, hypoteekkiyhdistys en de verzekeringsvormen — gereguleerde bank- en verzekeringsinstellingen, met inbegrip van onderlinge verzekeringsmaatschappijen en verzekeringsverenigingen.
  • Asumisoikeusyhdistys (vereniging voor het recht op bewoning) en valtion liikelaitos (staatsbedrijf) — verdere wettelijke rechtsvormen op de lijst van het PRH.
  • Aatteellinen yhdistys en säätiö (vereniging zonder winstoogmerk en stichting) — voornamelijk opgenomen in het Verenigingsregister en het Stichtingenregister, maar zij moeten ook in het Handelsregister worden ingeschreven indien zij een vaste vestigingsplaats hebben of ten minste één werknemer in dienst hebben voor zakelijke activiteiten.

Informatie beschikbaar via het Finse ondernemingsregister

De Wet op het handelsregister bepaalt dat eenieder informatie, uittreksels en verklaringen mag verkrijgen uit de registervermeldingen en uit de documenten die door het PRH worden bewaard, met inbegrip van ingediende kennisgevingen en de bijbehorende bijlagen. In de praktijk is de toegang verdeeld over twee diensten.

Gratis beschikbaar via het Bedrijfsinformatiesysteem zijn het bedrijfsnummer, de registers waartoe de entiteit behoort, de bedrijfsnaam, neven- en aanvullende namen, de bedrijfsvorm, de zetel, de hoofdactiviteit, de taal, het adres en de contactgegevens, de status indien de entiteit zich in faillissement, liquidatie of herstructurering bevindt, vermeldingen van belastingschulden, de identificatiecode van de rechtspersoon en de Europese unieke identificatiecode. Gratis via de eigen informatiedienst van PRH zijn de basisgegevens en het elektronische uittreksel uit het handelsregister, inclusief historische uittreksels, waarvoor geen kosten meer in rekening worden gebracht.

Tegen betaling zijn de statuten of de vennootschapsovereenkomst en de coöperatiereglementen, de jaarrekeningen, vertaalde uittreksels, certificaten en elektronische kopieën van de bij kennisgevingen ingediende documenten.

Wat is beperkt

Finland is op dit punt duidelijk: in tegenstelling tot andere gegevens die in het handelsregister zijn opgenomen, zijn gegevens over de uiteindelijke begunstigden niet openbaar. De wet staat openbaarmaking alleen toe aan een geïdentificeerde ontvanger die daartoe een grondslag heeft op grond van de wet ter bestrijding van het witwassen van geld, of aan een autoriteit voor de uitvoering van een wettelijke taak; het enige wat openbaar is, is het feit dat een kennisgeving inzake uiteindelijke begunstigden is geregistreerd. Bedrijfsvertegenwoordigers en de uiteindelijke begunstigden zelf kunnen gratis uittreksels verkrijgen via de informatiedienst voor uiteindelijke begunstigden van PRH.

Ook persoonsgegevens worden beschermd. In het register worden de volledige naam, het persoonsnummer, de nationaliteit en de woonplaats van een persoon vastgelegd; het woonadres wordt alleen geregistreerd voor personen die in het buitenland wonen; het identificerende deel van het persoonsnummer en het woonadres van een in het buitenland woonachtige persoon worden alleen bekendgemaakt wanneer de ontvanger over een rechtsgrondslag voor gegevensbescherming beschikt en aantoont dat er voldoende waarborgen zijn. Contactgegevens van gevolmachtigden en contactpersonen in aanmeldingen die vanaf 2025 worden ingediend, zijn niet openbaar.

Documenten die uit het register kunnen worden verkregen

  • Kaupparekisteriote / handelsregisterutdrag (uittreksel uit het handelsregister) — de huidige geregistreerde gegevens: naam, bedrijfsnummer, vestigingsplaats, bedrijfstak, vertegenwoordigers, aandelenkapitaal, raad van bestuur, algemeen directeur en accountant, en de status van de aangifte inzake economische eigendom. Er kan een historisch uittreksel worden opgesteld voor een gekozen datum of periode. Het elektronische uittreksel is gratis; vertaalde Engelse uittreksels zijn tegen betaling verkrijgbaar.
  • Yhtiöjärjestys / bolagsordning (statuten) — evenals vennootschapsovereenkomsten en coöperatieve reglementen, verkrijgbaar via de informatiedienst van PRH.
  • Tilinpäätös / bokslut (Jaarrekening) — ingediend bij het PRH en verkrijgbaar via dezelfde dienst; de indieningstermijn wordt gehandhaafd door middel van een boete bij te late indiening.
  • Todistukset (Certificaten) — certificaten die door het register worden afgegeven en via de informatiedienst van PRH kunnen worden aangevraagd. In Finland bestaat geen document dat „certificaat van goede reputatie“ wordt genoemd; het uittreksel uit het handelsregister of een certificaat vervult die functie voor banken, aanbestedingen en notariële bekrachtiging.
  • Edunsaajarekisteriote (uittreksel uit het register van economische eigenaren) — onderworpen aan de hierboven beschreven beperkingen; gratis voor de eigen vertegenwoordigers van een onderneming en voor de betrokken economische eigenaar, en verder uitsluitend beschikbaar voor doeleinden in het kader van de bestrijding van het witwassen van geld.
  • Jäljennökset ilmoitusasiakirjoista (Kopieën van ingediende kennisgevingsdocumenten) — elektronische kopieën van de kennisgevingen en de bijlagen daarvan, verkrijgbaar op aanvraag.

Veelgestelde vragen

Hoe heet het handelsregister in Finland?

Het Kaupparekisteri (handelsregister), dat wordt bijgehouden door het Finse Octrooi- en Registratiebureau en dat samen met de belastingdienst via het Bedrijfsinformatiesysteem wordt beheerd.

Moeten eenmanszaken zich registreren?

Slechts onder bepaalde voorwaarden. Een particuliere ondernemer moet zich registreren indien hij krachtens de boekhoudwet verplicht is tot het opstellen van jaarrekeningen of indien hij buiten de Europese Economische Ruimte woont; anderen kunnen zich vrijwillig registreren.

Geldt er een minimummaatschappelijk kapitaal voor een Finse besloten vennootschap?

Nee. De vereiste inzake het minimummaatschappelijk kapitaal voor de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid is in 2019 afgeschaft. Voor een naamloze vennootschap geldt een vereiste van 80.000 euro.

Is het uittreksel uit het Finse handelsregister gratis?

Ja. Het elektronische uittreksel uit het handelsregister, inclusief historische uittreksels, is kosteloos verkrijgbaar via de informatiedienst van PRH; voor vertaalde uittreksels, statuten en jaarrekeningen worden kosten in rekening gebracht.

Zijn de uiteindelijke begunstigden in Finland openbaar?

Nee. Gegevens over economische eigenaren zijn uitdrukkelijk niet openbaar. Openbaarmaking is beperkt tot geïdentificeerde ontvangers op grond van de wet ter bestrijding van witwassen en tot overheidsinstanties; alleen het feit dat een kennisgeving is geregistreerd, is openbaar.

Wat is een bedrijfsnummer?

Het Y-tunnus (ondernemingsnummer) is het identificatienummer dat via het bedrijfsinformatiesysteem wordt toegekend wanneer een entiteit wordt ingeschreven in het handelsregister of de belastingregisters, en het is de sleutel die wordt gebruikt om de entiteit op te zoeken.

Bronnen

Sleutelwoorden

ondernemingsregister Finland, bedrijfsregister Finland, kaupparekisteri, PRH Finland, YTJ, bedrijfsnummer Finland, rechtsvormen Finland, osakeyhtio, kommandiittiyhtio, uittreksel uit het handelsregister Finland, uiteindelijk begunstigden Finland, bedrijfsdocumenten Finland