Bedrijven in Letland worden geregistreerd door het Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs (Bedrijvenregister van de Republiek Letland), een overheidsinstantie die het komercreģistrs (Handelsregister) beheert, samen met meer dan een dozijn andere openbare registers. Registervermeldingen en de bijbehorende documenten worden online gepubliceerd op het informatieportaal van de instelling, en sinds 1 augustus 2021 is het gehele openbare gedeelte van het registratiedossier van een onderneming daar kosteloos beschikbaar. Dezelfde instelling registreert handelaars, eenmanszaken, verenigingen, stichtingen, politieke partijen, zakelijke pandrechten en insolventieprocedures.

Het ondernemingsregister in Letland

De registrerende instantie is het Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs (Ondernemingsregister van de Republiek Letland), en het register waarin ondernemingen worden ingeschreven is het komercreģistrs (Handelsregister). Krachtens artikel 6 van de Komerclikums (Handelswet) registreert het Handelsregister de bij wet voorgeschreven gegevens en bewaart het de documenten van handelaars en hun commerciële activiteiten; het wordt bijgehouden door de daartoe bevoegde overheidsinstantie. Beslissingen over inschrijvingen worden genomen door de „valsts notāri“ (staatsnotarissen) van het Ondernemingsregister — ambtenaren van de instelling, en geen beëdigde notarissen in de particuliere praktijk. Aanvragen worden binnen enkele werkdagen behandeld en worden elektronisch ingediend via de officiële „e-adrese“ of per e-mail met een beveiligde elektronische handtekening, dan wel op papier bij een klantenservicecentrum, in welk geval de handtekeningen moeten worden gewaarmerkt.

De gegevens worden gepubliceerd via het informatieportaal van het register op info.ur.gov.lv. Krachtens artikel 1 van de wet „Par Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistru“ (betreffende het Ondernemingsregister van de Republiek Letland) registreert dezelfde instelling tevens coöperatieve vennootschappen, Europese economische samenwerkingsverbanden, Europese vennootschappen en Europese coöperatieve vennootschappen, filialen en vertegenwoordigingskantoren van buitenlandse handelaren, verenigingen en stichtingen, religieuze organisaties, vakbonden, politieke partijen, massamedia, arbitragerechtbanken, zakelijke zekerheden, huwelijksvermogensovereenkomsten, beslissende invloed en insolventieprocedures, en houdt zij het register bij van de uiteindelijke begunstigden van juridische constructies.

Eenmanszaken en het register

Letland houdt geen afzonderlijk register bij voor individuele ondernemers in de zin van een aparte instelling of portaal. Een individuālais komersants (individuele handelaar) is een natuurlijke persoon die in hetzelfde komercreģistrs is ingeschreven als vennootschappen, en krachtens artikel 1 van de Komerclikums is een dergelijke persoon een handelaar op precies dezelfde voet als een vennootschap onder firma of een kapitaalvennootschap.

Twee oudere rechtsvormen zijn opgenomen in een tweede register dat door dezelfde instelling wordt bijgehouden, het „Uzņēmumu reģistra žurnāls“ (register van ondernemingen): de „individuālais uzņēmums“ (individuele onderneming) en de „zemnieka vai zvejnieka saimniecība“ (landbouw- of visserijbedrijf), waarvoor in het register gegevens zoals de oppervlakte en de ligging van de grond worden vastgelegd. Een landbouwbedrijf kan tevens een aanvraag indienen om als individuele handelaar in het handelsregister te worden opgenomen. Beide registers kunnen via hetzelfde informatieportaal worden geraadpleegd, zodat in de praktijk één enkele zoekopdracht zowel bedrijven als eenmanszaken omvat.

Rechtsvormen die in Letland kunnen worden geregistreerd

De Komerclikums verdeelt ondernemers in eenmanszaken, vennootschappen onder firma en kapitaalvennootschappen; daarnaast bevat het Ondernemingsregister de oudere ondernemingsvormen, de Europese rechtsvormen, filialen en de rechtspersonen zonder winstoogmerk naar Lets recht. De volgende rechtsvormen kunnen worden geregistreerd:

  • Sabiedrība ar ierobežotu atbildību (SIA) — besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. De meest voorkomende rechtsvorm in Letland. De vennoten zijn niet persoonlijk aansprakelijk voor de verplichtingen van de vennootschap; het minimummaatschappelijk kapitaal bedraagt 2.800 euro.
  • Mazkapitāla SIA — besloten vennootschap met beperkt aansprakelijkheid met laag aandelenkapitaal. Een SIA waarvan het kapitaal onder het wettelijk minimum ligt; toegestaan wanneer de oprichters en vennoten uit maximaal vijf natuurlijke personen bestaan, elk bestuurslid tevens vennoot is en elke vennoot slechts tot één dergelijke vennootschap behoort; de vennootschap dient een wettelijke reserve op te bouwen.
  • Akciju sabiedrība (AS) — naamloze vennootschap. Een kapitaalvennootschap waarvan het kapitaal is verdeeld in aandelen en die een raad van commissarissen moet hebben; het aandelenkapitaal mag niet minder bedragen dan 25.000 euro. Wordt gebruikt door grotere ondernemingen en beursgenoteerde vennootschappen.
  • Individuālais komersants (IK) — eenmanszaak. Een natuurlijke persoon die is ingeschreven in het handelsregister, die in eigen naam handel drijft en met al zijn persoonlijke vermogen aansprakelijk is voor de verplichtingen van het bedrijf.
  • Pilnsabiedrība (PS) — vennootschap onder firma. Een vennootschap van twee of meer personen die onder een gemeenschappelijke firmanaam handelen, waarbij alle vennoten hoofdelijk aansprakelijk zijn met al hun vermogen.
  • Komandītsabiedrība (KS) — commanditaire vennootschap. Een vennootschap met ten minste één volledig aansprakelijke vennoot en ten minste één commanditaire vennoot wiens aansprakelijkheid beperkt is tot de ingebrachte inbreng.
  • Zemnieka vai zvejnieka saimniecība (ZS) — landbouw- of visserijbedrijf. Een op het gezin gebaseerd landbouw- of visserijbedrijf dat is ingeschreven in het dagblad van het Bedrijvenregister en dat zich tevens als eenmanszaak kan registreren.
  • Individuālais uzņēmums (IU) — eenmanszaak. De oudere vorm van een eenpersoonsonderneming, die eveneens is opgenomen in het dagblad van het Ondernemingenregister.
  • Kooperatīvā sabiedrība — coöperatieve vennootschap. Een op leden gebaseerd bedrijf dat voorziet in de economische behoeften van zijn leden, veelvuldig toegepast in de landbouw, bosbouw en woningbeheer.
  • Eiropas komercsabiedrība (SE) — Europese vennootschap. De EU-brede vorm van een naamloze vennootschap, die door het Ondernemingenregister wordt geregistreerd in een afzonderlijk register van Europese vennootschappen.
  • Eiropas kooperatīvā sabiedrība (SCE) — Europese coöperatieve vennootschap. De coöperatieve rechtsvorm van de EU, die op dezelfde wijze wordt geregistreerd.
  • Eiropas ekonomisko interešu grupa (EEIG) — Europese economische belangengroep. Een grensoverschrijdende groepering die tot doel heeft de economische activiteiten van haar leden te ondersteunen, waarbij de leden onbeperkt gezamenlijk aansprakelijk zijn.
  • Filiāle — filiaal. Een filiaal van een Letse ondernemer, van een ondernemer uit een andere EU-lidstaat of van een ondernemer uit een derde land; een filiaal is geen afzonderlijke rechtspersoon en de ondernemer staat in voor de verplichtingen ervan.
  • Ārvalsts komersanta vai organizācijas pārstāvniecība — vertegenwoordigingskantoor van een buitenlandse ondernemer of organisatie. Een vestiging die de buitenlandse entiteit mag vertegenwoordigen en promoten, maar niet zelfstandig commerciële activiteiten mag uitoefenen.
  • Biedrība — vereniging. Een ledenorganisatie die is opgericht zonder winstoogmerk en is ingeschreven in het register van verenigingen en stichtingen.
  • Nodibinājums — stichting. Een vermogensmassa die is gereserveerd voor het in de statuten vermelde doel, zonder leden.
  • Religieuze organisatie, vakbond, politieke partij — religieuze organisatie, vakbond, politieke partij. Rechtspersonen zonder winstoogmerk die elk in een eigen register zijn opgenomen, dat door dezelfde instelling wordt bijgehouden.

Eén punt voorkomt achterhaalde verwachtingen: de hogere drempel voor het aandelenkapitaal die gold voor naamloze vennootschappen die aandelen openbaar aanbieden, is bij de wijzigingen die vanaf 1 juli 2023 van kracht zijn, afgeschaft, zodat het enige wettelijk vastgestelde bedrag voor een AS nu 25.000 euro bedraagt.

Informatie beschikbaar via het ondernemingsregister

Openbaarheid is de regel. Artikel 7 van de Komerclikums geeft iedereen het recht om de vermeldingen in het Handelsregister en de bij het register ingediende documenten in te zien, en op verzoek uittreksels en kopieën daarvan te ontvangen. De wet op het Ondernemingsregister voegt hieraan toe dat eenieder informatie mag opvragen uit de registers die het bijhoudt, en dat de gegevens en documenten in het openbare gedeelte van een registratiedossier online worden verstrekt, inclusief de mogelijkheid tot het gratis downloaden van grote hoeveelheden gegevens. Sinds 1 augustus 2021 worden inschrijvingen en documenten uit het registratiedossier gepubliceerd op het eigen portaal van het register, waar ze de dag na de inschrijving zichtbaar worden; inschrijvingen die tot en met 31 juli 2021 zijn verricht, werden gepubliceerd in het staatsblad „Latvijas Vēstnesis“ en blijven elektronisch beschikbaar.

Een bedrijfsvermelding bevat de bedrijfsnaam, het registratienummer en het statutaire adres, de rechtsvorm en de datum van registratie, het aandelenkapitaal, de leden van de raad van bestuur en de raad van commissarissen met de reikwijdte van hun vertegenwoordigingsbevoegdheid, de in het aandeelhoudersregister geregistreerde leden of aandeelhouders, gevolmachtigden, filialen, reorganisaties en liquidaties, insolventie- en rechtsbeschermingsprocedures, zakelijke zekerheden op de activa van de onderneming, aanduidingen die aangeven dat een persoon onderworpen is aan sancties of dat er beperkingen op de commerciële activiteiten zijn opgelegd, alsmede de statuten en andere documenten uit het registratiedossier.

Gegevens over de uiteindelijke begunstigden maken deel uit van dezelfde openbare laag. De wet plaatst „ziņas par juridisko personu patiesajiem labuma guvējiem“ (gegevens over de uiteindelijke begunstigden van rechtspersonen) uitdrukkelijk in het openbare gedeelte van het registratiedossier, zodat deze in Letland kunnen worden geraadpleegd zonder dat een gerechtvaardigd belang hoeft te worden aangetoond, hoewel voor sommige weergaven op het portaal van de gebruiker wordt verlangd dat hij zich identificeert met een elektronische handtekening, Smart-ID of internetbankieren. Grootschalige gebruikers kunnen gebruikmaken van de open datasets die het Bedrijvenregister publiceert op het Letse open-dataportaal. Jaarrekeningen zijn het enige dat hier niet wordt bewaard: het „gada pārskats“ (jaarverslag) wordt ingediend bij de „Valsts ieņēmumu dienests“ (Staatsbelastingdienst) en gepubliceerd in diens openbare database.

Wat is beperkt toegankelijk

Elk registratiedossier is onderverdeeld in een openbaar en een niet-openbaar deel. Het openbare deel omvat registervermeldingen, de in de wet genoemde geregistreerde informatie — waaronder gegevens over aandeelhouders, uiteindelijk begunstigden, sanctiemarkeringen en veiligheidsmaatregelen — en de documenten waarop de vermeldingen zijn gebaseerd. Al het overige wordt in het niet-openbare deel ondergebracht en wordt behandeld als informatie met beperkte toegang.

Het niet-openbare deel is zonder beperkingen toegankelijk voor wetshandhavingsinstanties, de Finanšu izlūkošanas dienests (Financiële Inlichtingendienst) en de toezichthoudende instanties op het gebied van de bestrijding van witwassen; andere instellingen dienen een met redenen omkleed verzoek in te dienen, en particulieren moeten de procedure volgen voor het opvragen van informatie met beperkte toegang op grond van de Wet op de vrijheid van informatie. Een afzonderlijke regel staat een journalist toe om op basis van een met redenen omkleed verzoek permanente toegang tot het niet-openbare gedeelte aan te vragen. Gegevens over natuurlijke personen die niet in de registers zijn opgenomen, worden uitsluitend verstrekt indien de aanvrager het verzoek motiveert of indien de betrokken persoon toestemming heeft gegeven.

Documenten die uit het register kunnen worden verkregen

  • „Izziņa par reģistra ierakstiem“ (verklaring inzake registervermeldingen). Een officiële verklaring betreffende de huidige of historische geregistreerde gegevens van een handelaar, vereniging, politieke partij of andere geregistreerde entiteit — het standaardbewijs van het bestaan, het adres, het kapitaal en de vertegenwoordigers van een onderneming.
  • Negatīvā izziņa (negatief certificaat). Een certificaat waarin wordt verklaard dat een bepaalde vermelding niet is gewijzigd, of dat bepaalde informatie niet is geregistreerd en bepaalde documenten niet zijn ingediend, afgegeven op grond van artikel 7 van de Komerclikums.
  • Izziņa par lietvedībā iesniegtajiem dokumentiem (verklaring inzake in behandeling zijnde documenten). Bevestiging van welke aanvragen en documenten zijn ingediend en nog in behandeling zijn — wordt gebruikt om wijzigingen te bekijken die nog niet zijn doorgevoerd.
  • Reģistrācijas lietas dokumentu kopijas (kopieën van documenten uit het registratiedossier). Kopieën van de documenten die in het dossier zijn opgenomen, afgegeven in papieren of elektronische vorm en gewaarmerkt indien de ontvanger om een waarmerking verzoekt.
  • Statūti un dibināšanas dokumenti (statuten en oprichtingsdocumenten). De geldende statuten en het oprichtingsbesluit of de oprichtingsovereenkomst, waaruit blijkt hoe de entiteit wordt bestuurd en hoe zij is opgericht.
  • Dalībnieku (akcionāru) reģistra nodalījums (afdeling van het register van vennoten of aandeelhouders). Het register waarin wordt bijgehouden wie de aandelen van een kapitaalvennootschap bezit en waarin wijzigingen in dat bezit worden vastgelegd.
  • Ziņas par patiesajiem labuma guvējiem (gegevens over de uiteindelijke begunstigden). De natuurlijke personen die uiteindelijk eigenaar zijn van of zeggenschap uitoefenen over de entiteit, alsmede de wijze waarop die zeggenschap wordt uitgeoefend — gebruikt voor klantenonderzoek in het kader van de regelgeving ter bestrijding van witwassen.
  • Izziņa no komercķīlu reģistra (uittreksel uit het register van zakelijke zekerheden). Informatie over zakelijke zekerheden die op de activa van een onderneming zijn gevestigd, met inbegrip van de pandhouder en de status van de zekerheid; wordt gebruikt om na te gaan of een onderneming bezwaard is.
  • Gada pārskats (jaarverslag). De jaarrekening die bij de Staatsbelastingdienst is ingediend en in de openbare database van deze dienst is gepubliceerd; deze wordt gebruikt om de financiële positie en de rapportagediscipline van een tegenpartij te beoordelen.
  • Dokumenten met apostille (documenten voorzien van een apostille). Letse beëdigde notarissen voorzien openbare documenten, waaronder uittreksels uit registers, van een apostille, zodat deze kunnen worden gebruikt bij autoriteiten in andere staten die partij zijn bij het Verdrag van Den Haag inzake de apostille.

Veelgestelde vragen

Hoe heet het ondernemingsregister in Letland?

De instelling heet het Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs (Ondernemingsregister van de Republiek Letland) en het register waarin bedrijven zijn opgenomen, is het komercreģistrs (Handelsregister). Gegevens uit beide registers worden gepubliceerd op het informatieportaal van het register op info.ur.gov.lv.

Is het gebruik van het Letse ondernemingsregister gratis?

Ja, voor het openbare gedeelte. De wet bepaalt dat gegevens en documenten in het openbare gedeelte van een registratiedossier kosteloos online worden verstrekt, inclusief bulddownload, en sinds 1 augustus 2021 worden vermeldingen en documenten uit het registratiedossier gepubliceerd op het portaal van het register. Door de instelling afgegeven certificaten en op verzoek gewaarmerkte kopieën zijn diensten waarvoor kosten in rekening worden gebracht.

Worden eenmanszaken in Letland afzonderlijk geregistreerd?

Er bestaat geen aparte instelling of portaal voor hen. Een „individuālais komersants“ wordt in hetzelfde handelsregister ingeschreven als vennootschappen, terwijl de oudere „individuālais uzņēmums“ en „zemnieka vai zvejnieka saimniecība“ worden opgenomen in het dagboek van het ondernemingsregister, dat door dezelfde instelling wordt bijgehouden en op hetzelfde portaal wordt weergegeven.

Wat is het minimale aandelenkapitaal van een Letse SIA?

Het algemene minimum bedraagt 2.800 euro. Een vennootschap kan onder de regeling voor laag aandelenkapitaal met een lager bedrag worden geregistreerd, maar alleen indien de oprichters en vennoten uit niet meer dan vijf natuurlijke personen bestaan, elk bestuurslid tevens vennoot is en elke vennoot slechts tot één dergelijke vennootschap behoort; een naamloze vennootschap heeft ten minste 25.000 euro nodig.

Waar kan ik het jaarverslag van een Letse onderneming vinden?

Jaarverslagen worden niet bij het Ondernemingsregister ingediend. Zij worden ingediend bij de Valsts ieņēmumu dienests (Staatsbelastingdienst) en gepubliceerd in de openbare database van deze dienst, waaruit de financiële gegevens van Letse vennootschappen ook als open data kunnen worden gedownload.

Kan ik de uiteindelijke begunstigde van een Letse onderneming opzoeken?

Ja. Gegevens over de uiteindelijke begunstigden van rechtspersonen behoren tot het openbare gedeelte van het registratiedossier, zodat deze kunnen worden geraadpleegd zonder dat een gerechtvaardigd belang hoeft te worden aangetoond; voor bepaalde weergaven op het portaal moet de gebruiker inloggen met een elektronische handtekening, Smart-ID of internetbankieren.

Bronnen

Sleutelwoorden

Bedrijvenregister Letland, Ondernemingsregister, handelsregister, Letse handelsregister, bedrijfsregistratie in Letland, Letse rechtsvormen, SIA in Letland, naamloze vennootschap (AS), eenmanszaak, info.ur.gov.lv, uiteindelijk begunstigden in Letland, jaarverslag Letland