Bedrijven in Maleisië worden geregistreerd door de Suruhanjaya Syarikat Malaysia, SSM (Bedrijvencommissie van Maleisië), die drie registers naast elkaar beheert: het register van vennootschappen (ROC), het register van bedrijven (ROB) voor eenmanszaken en conventionele vennootschappen, en het register van vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid. Bedrijfsgegevens en ingediende documenten, waaronder jaarrekeningen, kunnen worden aangeschaft via de informatiediensten van de SSM. Ook de gegevens over de uiteindelijke begunstigden worden door de SSM bewaard, maar deze zijn uitdrukkelijk niet openbaar. Bedrijven in Labuan vallen volledig buiten het bevoegdheidsgebied van de SSM en worden geregistreerd door de Labuan Financial Services Authority.

Het officiële ondernemingsregister in Maleisië

De registratie-instantie is Suruhanjaya Syarikat Malaysia, SSM (Bedrijvencommissie van Maleisië), te vinden op ssm.com.my. Deze instantie is belast met de uitvoering van de Vennootschapswet 2016 en de Wet op de vennootschappen (wijziging) 2024, de Wet op de registratie van ondernemingen 1956, de Wet op de vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid 2012 en de wijziging daarvan uit 2024, de Wet op de trustmaatschappijen, de Wet op de rente-regelingen en de Wet op de Vennootschapscommissie van Maleisië.

Maleisië beschikt derhalve over afzonderlijke registers voor vennootschappen en voor individuele ondernemers, die door dezelfde commissie worden bijgehouden:

  • Registratie van vennootschappen (ROC) — vennootschappen die zijn opgericht krachtens de Vennootschapswet 2016, en buitenlandse vennootschappen die zijn geregistreerd om zaken te doen in Maleisië. De oprichting vindt plaats via het MyCoID-portaal.
  • Registratie van Bedrijven (ROB) — eenmanszaken en conventionele vennootschappen op grond van de Wet op de registratie van bedrijven van 1956, geregistreerd via het ezBiz-portaal. Een vennootschap kan zich uitsluitend onder een handelsnaam registreren, terwijl een eenmanszaak zijn persoonlijke naam of een handelsnaam mag gebruiken. Deze wet is niet van toepassing op Sabah en Sarawak, waar bedrijfsnamen en bedrijfsvergunningen onder de staatswetgeving vallen; een eenmanszaak uit Sabah of Sarawak is dan ook niet te vinden in het ROB.
  • Vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid — geregistreerd krachtens de Wet op vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid van 2012 via het MyLLP-portaal.

De indiening na registratie verloopt via het MBRS (Malaysian Business Reporting System), het digitale indieningsplatform van de SSM voor jaarverslagen en financiële overzichten, terwijl informatie wordt verstrekt via e-Search, e-Info, e-Query en de bulkdienst MyDATA SSM. Registervermeldingen en wettelijk voorgeschreven bekendmakingen worden gepubliceerd via e-Advertisement.

Er dient rekening te worden gehouden met één nationale uitzondering. Ondernemingen die in het federale territorium Labuan zijn opgericht krachtens de Wet op de ondernemingen van Labuan van 1990, zoals laatstelijk gewijzigd bij de Wet op de ondernemingen van Labuan (wijziging) van 2025, worden niet door SSM opgericht en gereguleerd, maar door de Labuan Financial Services Authority (Labuan FSA), die een eigen zoekfunctie voor ondernemingen in Labuan onderhoudt. Een entiteit uit Labuan komt niet voor in de registers van de SSM, wat vaak tot verwarring leidt bij het uitvoeren van due diligence met betrekking tot Maleisische structuren.

Rechtsvormen die in Maleisië kunnen worden geregistreerd

Engels is een officiële werktaal van het Maleisische bestuur en de Companies Act 2016 is vastgesteld in het Maleis en het Engels; daarom vermelden de onderstaande rechtsvormen hun wettelijke Engelse benamingen, aangevuld met de Maleisische aanduiding waar de wet dit voorschrijft.

Ondernemingen krachtens de Companies Act 2016:

  • Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid — Sendirian Berhad (Sdn. Bhd.) — de standaard Maleisische vennootschap. Aandeelhouders zijn slechts aansprakelijk tot het bedrag van het eventueel nog niet gestorte deel van hun aandelen; de vennootschap kan één aandeelhouder en één bestuurder hebben, het aantal leden is beperkt en de naam moet eindigen op „Sendirian Berhad“ of „Sdn. Bhd.“. Een gekwalificeerde bedrijfssecretaris is verplicht.
  • Beursgenoteerde naamloze vennootschap — Berhad (Bhd.) — mag aandelen aan het publiek aanbieden en genoteerd staan aan de Bursa Malaysia; de naam eindigt op „Berhad“ of „Bhd.“.
  • Vennootschap met beperkte aansprakelijkheid op basis van garantie (CLBG) — heeft geen aandelenkapitaal; leden staan garant voor een bijdrage bij liquidatie. Wordt gebruikt voor stichtingen, beroepsorganisaties, onderwijs- en liefdadigheidsorganisaties, en is onderworpen aan de eigen SSM-richtlijnen.
  • Vennootschap met onbeperkte aansprakelijkheid — een vennootschap waarin de leden onbeperkt aansprakelijk zijn voor de schulden van de vennootschap; toegestaan volgens de wet, maar in de praktijk zeldzaam.
  • Buitenlandse vennootschap — een vennootschap die buiten Maleisië is opgericht en die in Maleisië zaken wenst te drijven, moet zich overeenkomstig de Vennootschapswet 2016 bij de SSM registreren en een vertegenwoordiger in Maleisië aanstellen; zij opereert als een geregistreerd filiaal en niet als een afzonderlijke Maleisische rechtspersoon.

Vormen van vennootschappen onder firma:

  • Vennootschap met beperkte aansprakelijkheid — Perkongsian Liabiliti Terhad (PLT) — een rechtspersoon die de flexibiliteit van een vennootschap combineert met beperkte aansprakelijkheid: de aansprakelijkheid van een vennoot is beperkt tot zijn overeengekomen inbreng en hij is niet aansprakelijk voor de verplichtingen van de vennootschap, behalve in geval van zijn eigen onrechtmatige handeling. Er zijn ten minste twee vennoten vereist en er moet een compliance officer worden aangesteld. De naam eindigt op „PLT”.
  • Conventioneel partnerschap — geregistreerd krachtens de Wet op de registratie van ondernemingen van 1956, met twee tot twintig vennoten, die allen hoofdelijk en onbeperkt aansprakelijk zijn, ook met hun persoonlijk vermogen.
  • Eenmanszaak — een enkele eigenaar, geregistreerd krachtens dezelfde wet, die persoonlijk en onbeperkt aansprakelijk is; de registratie wordt jaarlijks verlengd en wordt niet voor onbepaalde tijd verleend.

Labuan-structuren die bij de Labuan FSA in plaats van bij de SSM zijn geregistreerd, omvatten de Labuan-vennootschap, de Labuan-protected cell-vennootschap, de Labuan-stichting, de Labuan-vennootschap met beperkte aansprakelijkheid en de Labuan-trust; Labuan-trustmaatschappijen en andere dienstverleners hebben een vergunning van dezelfde autoriteit.

Informatie beschikbaar via het register

De SSM functioneert als een betaalde informatieverstrekker in plaats van als een openbaar register: de bedrijfsgegevens en de ingediende documenten zijn openbaar in die zin dat iedereen ze kan kopen, maar er is geen gratis full-textzoekfunctie zoals die in Europa bestaat. Bedrijfsinformatie wordt verkregen via e-Search en e-Info, gestructureerde uittreksels via e-Query, en bulk- of herhaaltoegang via MyDATA SSM.

Voor een vennootschap die is geregistreerd krachtens de Vennootschapswet omvatten de beschikbare gegevens de geregistreerde naam en het vennootschapsnummer, de datum en plaats van oprichting, het vennootschapstype en de status, de statutaire zetel en het bedrijfsadres, de aard van de bedrijfsactiviteiten, het geplaatste en gestorte aandelenkapitaal en de aandelenklassen, de aandeelhouders en hun aandelenbezit, de bestuurders, de bedrijfssecretaris en de accountant met hun gegevens, de op de activa van de onderneming geregistreerde lasten, en het overzicht van de ingediende jaarverslagen en jaarrekeningen. Voor een bedrijf dat is geregistreerd onder de Wet op de registratie van bedrijven bevat het register de bedrijfsnaam, de eigenaar of vennoten, het adres en de vestigingen, de aard van de bedrijfsactiviteiten en de geldigheid van de registratie.

Jaarrekeningen worden ingediend en zijn verkrijgbaar. Ondernemingen dienen hun jaarverslag en hun gecontroleerde jaarrekeningen via het MBRS in bij de SSM, en beide kunnen voor elke onderneming worden aangeschaft, waardoor Maleisië op het gebied van boekhouding aanzienlijk transparanter is dan de meeste van zijn buurlanden. Oprichtingsakten en gewaarmerkte afschriften van ingediende documenten worden op verzoek verstrekt.

Wat het register niet openbaar maakt

De informatieover de uiteindelijke begunstigden is niet openbaar. SSM beschikt over informatie inzake de uiteindelijke begunstigden in het kader van het rapportagestelsel dat is ingevoerd bij de Wet op de vennootschappen (wijziging) van 2024, maar de toegang hiertoe is uitdrukkelijk beperkt. Verzoeken kunnen uitsluitend worden ingediend door de economische eigenaar met betrekking tot zijn eigen gegevens, door een gemachtigde vertegenwoordiger van de economische eigenaar, door Bank Negara Malaysia, door Maleisische handhavingsinstanties die ernstige strafbare feiten onderzoeken, door meldingsplichtige instellingen op grond van de wetgeving ter bestrijding van witwassen, en door het Ministerie van Financiën ten behoeve van overheidsopdrachten. Een lid van het publiek, een journalist of een buitenlandse tegenpartij kan deze gegevens niet verkrijgen, en voor verzoeken die niet afkomstig zijn van autoriteiten is de schriftelijke toestemming van de economische eigenaar vereist.

Het register is evenmin gratis. Elk uittreksel, certificaat en elke kopie van een document is een product waarvoor kosten in rekening worden gebracht, zodat het screenen van een portefeuille van Maleisische tegenpartijen kosten met zich meebrengt die niet voorkomen in rechtsgebieden met open registers. Eenmanszaken en vennootschappen onder firma in Sabah en Sarawak vallen buiten het federale ROB, entiteiten in Labuan vallen volledig buiten de bevoegdheid van de SSM, en vergunningen voor gereguleerde activiteiten — bankwezen, verzekeringen, kapitaalmarkten, professionele dienstverlening — worden afgegeven door de sectorale toezichthouders in plaats van geregistreerd door de SSM.

Documenten die uit het register kunnen worden verkregen

  • Oprichtingsakte — bewijs dat een onderneming als rechtspersoon bestaat, met vermelding van de naam, het nummer en de datum van oprichting. Vereist voor bankzaken, aanbestedingen en grensoverschrijdende transacties.
  • Certificaat van inschrijving van een onderneming — het equivalent voor een eenmanszaak of een conventioneel vennootschap onder firma dat is geregistreerd krachtens de Wet op de registratie van ondernemingen, met vermelding van de bedrijfsnaam, de eigenaar en de geldigheidsduur.
  • Bedrijfsprofiel (uittreksel uit e-Info / e-Search) — de geconsolideerde registervermelding: identiteit, status, adressen, aard van de bedrijfsactiviteiten, kapitaal, aandeelhouders, bestuurders, secretaris, accountant en lasten. Het belangrijkste document voor due diligence.
  • Statuten — het statutaire document van de vennootschap, indien deze dergelijke statuten heeft aangenomen, waarin de doelstellingen, aandeelhoudersrechten, bevoegdheden van de bestuurders en vergaderprocedures zijn vastgelegd. Krachtens de Vennootschapswet van 2016 mag een vennootschap ook zonder statuten opereren, op basis van de wet.
  • Jaarverslag — de jaarlijkse verklaring met de gegevens van de vennootschap, aandeelhouders, bestuurders en het kapitaal per de verjaardag van de oprichting, ingediend via MBRS.
  • Gecontroleerde jaarrekeningen en verslagen — de balans, de winst- en verliesrekening, het verslag van de bestuurders en het verslag van de accountant zoals ingediend; de standaardgrondslag voor krediet- en tegenpartijbeoordeling.
  • Wettelijk voorgeschreven formulieren ter vastlegging van wijzigingen — de kennisgevingen van wijzigingen met betrekking tot de statutaire zetel, de bestuurders, de secretaris, de accountant, het aandelenkapitaal en de aandelenbezitting, alsmede de aangifte van de toewijzing van aandelen.
  • Register van zekerheden en zekerheidsakten — de op de activa van de vennootschap gevestigde zekerheidsrechten en de afwikkeling daarvan; van essentieel belang voor kredietverstrekkers en kopers van activa.
  • Documenten met betrekking tot buitenlandse vennootschappen — de oprichtingsdocumenten van de buitenlandse moedermaatschappij, de gegevens van haar bestuurders en van de Maleisische vertegenwoordiger, en de ingediende jaarrekeningen van het geregistreerde filiaal.
  • Documenten inzake liquidatie, schrapping uit het handelsregister en curatele — de documenten waaruit blijkt dat een vennootschap is ontbonden, uit het handelsregister is geschrapt of onder curatele of liquidatie is geplaatst, en wanneer.
  • Informatie over economische eigendom — uitsluitend verstrekt aan de categorieën aanvragers die hierop recht hebben krachtens het rapportagekader, en niet aan het publiek.

Veelgestelde vragen

Wat is het officiële bedrijfsregister in Maleisië?

De registers die worden bijgehouden door Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM, Bedrijvencommissie van Maleisië): het register van vennootschappen voor vennootschappen die zijn opgericht krachtens de Vennootschapswet 2016, het register van bedrijven voor eenmanszaken en vennootschappen onder firma, en het register van vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid.

Is het doorzoeken van het Maleisische bedrijvenregister gratis?

Nee. SSM verstrekt bedrijfsprofielen, uittreksels, certificaten en kopieën van documenten als betaalde producten via e-Search, e-Info, e-Query en MyDATA SSM. Er is geen gratis, volledige openbare zoekfunctie voor het register.

Zijn de jaarrekeningen van Maleisische ondernemingen openbaar?

Ja, tegen betaling. Bedrijven dienen hun jaarverslag en gecontroleerde jaarrekeningen in bij SSM via het MBRS-platform, en deze documenten kunnen voor elk bedrijf worden aangeschaft.

Kan ik de uiteindelijke begunstigde van een Maleisisch bedrijf achterhalen?

Niet als lid van het publiek. Informatie over de uiteindelijk begunstigde die door SSM wordt bewaard in het kader van de Companies (Amendment) Act 2024 is uitsluitend beschikbaar voor de uiteindelijk begunstigde en zijn gevolmachtigde vertegenwoordiger, voor Bank Negara Malaysia, voor handhavingsinstanties die ernstige strafbare feiten onderzoeken, voor meldingsplichtige instellingen op grond van de wetgeving ter bestrijding van witwassen en voor het Ministerie van Financiën ten behoeve van aanbestedingen.

Wat is het verschil tussen Sdn. Bhd. en Berhad?

Beide zijn vennootschappen op aandelen. Sendirian Berhad (Sdn. Bhd.) is een besloten vennootschap waarvan het aantal vennoten beperkt is en waarvan de aandelen niet openbaar mogen worden aangeboden; Berhad (Bhd.) is een naamloze vennootschap die aandelen openbaar mag aanbieden en beursgenoteerd mag zijn.

Waarom kan ik een Labuan-onderneming niet vinden bij SSM?

Omdat bedrijven in Labuan zijn opgericht krachtens de Labuan Companies Act 1990 en geregistreerd zijn bij de Labuan Financial Services Authority, die een eigen bedrijfszoekfunctie onderhoudt. Het zijn Maleisische entiteiten, maar zij vallen buiten de registers van SSM.

Bronnen

Sleutelwoorden

ondernemingsregister Maleisië, bedrijfsregister Maleisië, SSM, Suruhanjaya Syarikat Malaysia, Companies Commission of Malaysia, Sendirian Berhad, rechtsvormen Maleisië, LLP Maleisië, PLT, bedrijfsdocumenten Maleisië, MBRS, economisch eigendom Maleisië, zoekopdracht naar bedrijven in Labuan