Rejestrem przedsiębiorstw w Finlandii jest Kaupparekisteri / Handelsregistret (Rejestr Handlowy), prowadzony przez Patentti- ja rekisterihallitus — PRH (Fiński Urząd Patentów i Rejestracji). Współpracuje on z administracją podatkową za pośrednictwem wspólnego systemu Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä — YTJ (System Informacji o Przedsiębiorstwach) dostępnego pod adresem ytj.fi, gdzie jedno zgłoszenie o rozpoczęciu działalności służy zarówno rejestrowi handlowym, jak i rejestrom podatkowym oraz skutkuje nadaniem numeru Y-tunnus (identyfikator przedsiębiorstwa). Rejestr ma charakter publiczny, a elektroniczny wyciąg z rejestru handlowego jest obecnie bezpłatny.

Rejestr przedsiębiorstw w Finlandii

Rejestr podlega przepisom ustawy o rejestrze handlowym (kaupparekisterilaki) z 2023 r., która weszła w życie 1 czerwca 2023 r. i od tego czasu była kilkakrotnie nowelizowana. Ustawa wyznacza PRH jako organ rejestrujący i, w odróżnieniu od poprzedniej ustawy, wprowadza warunkowy charakter rejestracji prywatnego przedsiębiorcy: osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą musi zarejestrować się wyłącznie wtedy, gdy jest zobowiązana do sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o rachunkowości lub gdy ma miejsce zamieszkania poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Pozostałe osoby mogą zarejestrować się dobrowolnie i są wówczas traktowane jako podmioty zobowiązane do zgłoszenia. PRH prowadzi również yhdistysrekisteri (Rejestr Stowarzyszeń) oraz säätiörekisteri (Rejestr Fundacji).

Obowiązki wprowadzone w wyniku reformy

W praktyce istotne są trzy zmiany. Od 1 stycznia 2026 r. wszystkie zgłoszenia i wnioski należy składać drogą elektroniczną, z wyjątkiem przedsiębiorców indywidualnych, stowarzyszeń i fundacji; PRH nie przyjmuje dokumentów przesyłanych pocztą elektroniczną. Od 2025 r. naliczana jest opłata za opóźnienie w przypadku niezłożenia sprawozdań finansowych w ciągu ośmiu miesięcy od zakończenia roku obrotowego, a opłata za zaniedbanie może zostać nałożona w przypadku nieusunięcia braków w rejestrze – braku adresu, składu zarządu, beneficjentów rzeczywistych lub kodu identyfikacyjnego. Od 2027 r. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółdzielnie, spółki europejskie i europejskie spółdzielnie oraz przedsiębiorcy zagraniczni posiadający fiński oddział będą mieli obowiązek corocznego potwierdzania aktualności danych rejestrowych i informacji dotyczących działalności; inne podmioty, w tym przedsiębiorcy indywidualni i spółki osobowe, mają prawo, ale nie obowiązek, do takiego potwierdzenia. Egzekwowanie przepisów jest aktywne: PRH usuwa nieaktywne spółki i spółdzielnie z rejestru na mocy przysługujących mu uprawnień ustawowych.

Formy prawne, które można zarejestrować w Finlandii

  • Yksityinen elinkeinonharjoittaja, toiminimi / enskild näringsidkare (przedsiębiorca indywidualny) — osoba fizyczna ponosząca nieograniczoną odpowiedzialność osobistą; rejestracja jest obowiązkowa wyłącznie w przypadkach opisanych powyżej.
  • Avoin yhtiö / öppet bolag (spółka jawna) — wszyscy wspólnicy ponoszą osobistą, solidarną odpowiedzialność za zobowiązania spółki.
  • Kommandiittiyhtiö / kommanditbolag (spółka komandytowa) — komplementariusze ponoszą odpowiedzialność osobistą, natomiast komandytariusz ponosi odpowiedzialność wyłącznie do wysokości wniesionego wkładu.
  • Osakeyhtiö — Oy / aktiebolag — Ab (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) — odrębna osoba prawna, której akcjonariusze nie ponoszą osobistej odpowiedzialności za jej zobowiązania, zgodnie z ustawą o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością (osakeyhtiölaki). Wymóg minimalnego kapitału zakładowego został zniesiony w 2019 r., co sprawia, że jest to domyślna forma prawna w Finlandii.
  • Julkinen osakeyhtiö — Oyj / publikt aktiebolag — Abp (spółka akcyjna publiczna) — jej papiery wartościowe mogą być przedmiotem obrotu na rynku regulowanym; minimalny kapitał zakładowy wynosi 80 000 EUR.
  • Osuuskunta / andelslag (spółdzielnia) — członkowie nie ponoszą osobistej odpowiedzialności, o ile regulamin nie stanowi inaczej.
  • Eurooppayhtiö — SE (spółka europejska) oraz eurooppaosuuskunta — SCE (europejska spółdzielnia) — formy prawne wynikające z prawa UE, traktowane na równi z ich krajowymi odpowiednikami.
  • Eurooppalainen taloudellinen etuyhtymä (Europejskie Ugrupowanie Interesów Gospodarczych) oraz jego oddział — członkowie ponoszą nieograniczoną odpowiedzialność solidarną.
  • Sivuliike ulkomaisesta elinkeinonharjoittajasta / filial (oddział zagranicznego przedsiębiorcy) — nie posiada odrębnej osobowości prawnej; odpowiedzialność ponosi zagraniczny przedsiębiorca.
  • Asunto-osakeyhtiö (spółka mieszkaniowa) oraz keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö (spółka wzajemna zajmująca się nieruchomościami) — wpisywane są do tego samego rejestru handlowego, a nie do odrębnego rejestru.
  • Osuuspankki, säästöpankki, hypoteekkiyhdistys oraz formy ubezpieczeniowe — podmioty bankowe i ubezpieczeniowe podlegające regulacjom, w tym towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych i stowarzyszenia ubezpieczeniowe.
  • Asumisoikeusyhdistys (stowarzyszenie prawa do użytkowania mieszkania) oraz valtion liikelaitos (przedsiębiorstwo państwowe) — kolejne formy prawne wymienione na liście PRH.
  • Aatteellinen yhdistys oraz säätiö (stowarzyszenie niekomercyjne i fundacja) — figurują przede wszystkim w Rejestrze Stowarzyszeń i Rejestrze Fundacji, jednak muszą również zostać wpisane do Rejestru Handlowego, jeśli posiadają stałą siedzibę lub co najmniej jednego pracownika prowadzącego działalność gospodarczą.

Informacje dostępne w fińskim rejestrze przedsiębiorstw

Ustawa o rejestrze handlowym stanowi, że każdy może uzyskać informacje, wyciągi i zaświadczenia dotyczące wpisów w rejestrze oraz dokumentów przechowywanych przez PRH, w tym złożonych zgłoszeń i ich załączników. W praktyce dostęp do tych danych jest podzielony między dwie usługi.

W Systemie Informacji o Przedsiębiorstwach bezpłatnie dostępne są: numer identyfikacyjny przedsiębiorstwa (Business ID), rejestry, do których należy podmiot, nazwa firmy, nazwy równoległe i pomocnicze, forma prawna, siedziba, główna działalność gospodarcza, język, adres i dane kontaktowe, informacja o tym, czy podmiot znajduje się w stanie upadłości, likwidacji lub restrukturyzacji, wpisy dotyczące zaległości podatkowych, identyfikator osoby prawnej oraz europejski unikalny identyfikator. Bezpłatny dostęp za pośrednictwem własnego serwisu informacyjnego PRH obejmuje podstawowe dane oraz elektroniczny wyciąg z rejestru handlowego, w tym wyciągi historyczne, za które nie są już pobierane opłaty.

Płatne są: statut spółki lub umowa spółki osobowej oraz regulamin spółdzielni, sprawozdania finansowe, przetłumaczone wyciągi, zaświadczenia oraz elektroniczne kopie dokumentów złożonych wraz z zawiadomieniami.

Co podlega ograniczeniom

Finlandia jasno określa tę kwestię: w przeciwieństwie do innych danych wpisanych do rejestru handlowego, dane dotyczące rzeczywistych właścicieli nie są jawne. Ustawa zezwala na ujawnienie tych informacji wyłącznie zidentyfikowanemu odbiorcy, który ma do tego podstawę wynikającą z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, lub organowi w celu wykonania zadania ustawowego; jawna jest jedynie informacja o samym zarejestrowaniu zgłoszenia dotyczącego rzeczywistego właściciela. Przedstawiciele spółek oraz sami rzeczywistych właściciele mogą uzyskać bezpłatne wyciągi za pośrednictwem serwisu informacyjnego PRH dotyczącego rzeczywistych właścicieli.

Dane osobowe są również chronione. W rejestrze zapisywane są imię i nazwisko osoby, osobisty numer identyfikacyjny, obywatelstwo oraz gmina zamieszkania, przy czym adres zamieszkania jest rejestrowany wyłącznie w przypadku osób mieszkających za granicą; część identyfikacyjna osobistego numeru identyfikacyjnego oraz adres zamieszkania osoby mieszkającej za granicą są ujawniane wyłącznie wtedy, gdy odbiorca posiada podstawę prawną do przetwarzania danych i wykaże stosowanie odpowiednich zabezpieczeń. Dane kontaktowe pełnomocników i osób kontaktowych w zgłoszeniach składanych od 2025 r. nie są jawne.

Dokumenty, które można uzyskać z rejestru

  • Kaupparekisteriote / handelsregisterutdrag (wyciąg z rejestru handlowego) — aktualne dane rejestrowe: nazwa, numer identyfikacyjny przedsiębiorstwa (Business ID), siedziba, przedmiot działalności, przedstawiciele, kapitał zakładowy, zarząd, dyrektor zarządzający i biegły rewident oraz status zgłoszenia dotyczącego faktycznego właściciela. Możliwe jest sporządzenie wyciągu historycznego dla wybranej daty lub okresu. Wyciąg w formie elektronicznej jest bezpłatny; za wyciągi przetłumaczone na język angielski pobierana jest opłata.
  • Yhtiöjärjestys / bolagsordning (statut spółki) — a także umowy spółki osobowej i regulaminy spółdzielni, dostępne za pośrednictwem serwisu informacyjnego PRH.
  • Tilinpäätös / bokslut (Sprawozdania finansowe) — składane w PRH i dostępne za pośrednictwem tego samego serwisu; termin złożenia jest egzekwowany poprzez naliczanie opłaty za opóźnienie.
  • Todistukset (Zaświadczenia) — zaświadczenia wydawane na podstawie wpisu w rejestrze, zamawiane za pośrednictwem serwisu informacyjnego PRH. W Finlandii nie istnieje dokument o nazwie „zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami”; wyciąg z rejestru handlowego lub zaświadczenie pełni tę funkcję w przypadku banków, przetargów i poświadczeń notarialnych.
  • Edunsaajarekisteriote (Wypis z rejestru beneficjentów rzeczywistych) — dostęp do niego jest ograniczony zgodnie z powyższym opisem; bezpłatny dla przedstawicieli danej spółki oraz dla samego beneficjenta rzeczywistego, a w pozostałych przypadkach udostępniany wyłącznie w celach związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy.
  • Jäljennökset ilmoitusasiakirjoista (Kopie złożonych dokumentów zgłoszeniowych) — elektroniczne kopie zgłoszeń i załączników do nich, dostępne na zamówienie.

Najczęściej zadawane pytania

Jak nazywa się rejestr przedsiębiorstw w Finlandii?

Kaupparekisteri (Rejestr Handlowy), prowadzony przez Fiński Urząd Patentowy i Rejestracyjny oraz obsługiwany wspólnie z administracją podatkową za pośrednictwem Systemu Informacji o Przedsiębiorstwach.

Czy osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą muszą się rejestrować?

Tylko w pewnych przypadkach. Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą musi się zarejestrować, jeśli jest zobowiązana do sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o rachunkowości lub jeśli ma miejsce zamieszkania poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; pozostałe osoby mogą zarejestrować się dobrowolnie.

Czy istnieje minimalny kapitał zakładowy dla fińskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Nie. Wymóg dotyczący minimalnego kapitału zakładowego dla prywatnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością został zniesiony w 2019 r. W przypadku spółki akcyjnej wymagana kwota wynosi 80 000 EUR.

Czy wyciąg z fińskiego rejestru handlowego jest bezpłatny?

Tak. Elektroniczny wyciąg z rejestru handlowego, w tym wyciągi historyczne, jest dostępny bezpłatnie za pośrednictwem serwisu informacyjnego PRH; za tłumaczenia wyciągów, umowy spółki oraz sprawozdań finansowych pobierane są opłaty.

Czy tożsamość właścicieli rzeczywistych jest jawna w Finlandii?

Nie. Dane beneficjentów rzeczywistych nie są w żadnym wypadku jawne. Ujawnianie tych danych ogranicza się do zidentyfikowanych odbiorców na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz do organów władzy; jawna jest jedynie informacja o samym zarejestrowaniu zgłoszenia.

Czym jest numer identyfikacyjny przedsiębiorstwa (Y-tunnus)?

Y-tunnus (numer identyfikacyjny przedsiębiorstwa) to identyfikator nadawany za pośrednictwem Systemu Informacji o Przedsiębiorstwach w momencie wpisania podmiotu do rejestru handlowego lub rejestrów podatkowych; stanowi on klucz służący do wyszukiwania danego podmiotu.

Źródła

Słowa kluczowe

rejestr przedsiębiorstw w Finlandii, rejestr spółek w Finlandii, kaupparekisteri, PRH w Finlandii, YTJ, numer identyfikacyjny przedsiębiorstwa w Finlandii, formy prawne spółek w Finlandii, osakeyhtio, kommandiittiyhtio, wyciąg z rejestru handlowego w Finlandii, faktyczni właściciele w Finlandii, dokumenty spółek w Finlandii