Spółki na Łotwie są rejestrowane przez Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs (Rejestr Przedsiębiorstw Republiki Łotewskiej) – instytucję państwową, która prowadzi komercreģistrs (Rejestr Handlowy) wraz z kilkunastoma innymi rejestrami publicznymi. Wpisy rejestrowe oraz dokumenty, na których się opierają, są publikowane w Internecie na portalu informacyjnym tej instytucji, a od 1 sierpnia 2021 r. cała część publiczna akt rejestracyjnych przedsiębiorstwa jest tam dostępna bezpłatnie. Ta sama instytucja rejestruje przedsiębiorców, osoby prowadzące działalność gospodarczą, stowarzyszenia, fundacje, partie polityczne, zastawy handlowe oraz postępowania upadłościowe.

Rejestr przedsiębiorstw na Łotwie

Organem rejestrującym jest Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs (Rejestr Przedsiębiorstw Republiki Łotewskiej), a rejestrem, w którym wpisywane są przedsiębiorstwa, jest komercreģistrs (Rejestr Handlowy). Zgodnie z art. 6 Komerclikums (Prawa handlowego) Rejestr Handlowy gromadzi informacje określone przez prawo oraz przechowuje dokumenty przedsiębiorców i dotyczące ich działalności gospodarczej; rejestr ten jest prowadzony przez upoważnioną w tym celu instytucję państwową. Decyzje w sprawie wpisów podejmują valsts notāri (notariusze państwowi) Rejestru Przedsiębiorstw – urzędnicy tej instytucji, a nie notariusze zaprzysiężeni prowadzący prywatną praktykę. Wnioski są rozpatrywane w ciągu kilku dni roboczych i składane są drogą elektroniczną za pośrednictwem oficjalnego adresu e-adrese lub pocztą elektroniczną z bezpiecznym podpisem elektronicznym, albo w formie papierowej w centrum obsługi klienta, przy czym w tym ostatnim przypadku podpisy muszą być poświadczone.

Dane są publikowane za pośrednictwem portalu informacyjnego rejestru pod adresem info.ur.gov.lv. Zgodnie z art. 1 ustawy „Par Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistru” (O Rejestrze Przedsiębiorstw Republiki Łotewskiej) ta sama instytucja zajmuje się również rejestracją spółdzielni, europejskich ugrupowań interesów gospodarczych, spółek europejskich i europejskich spółdzielni, oddziałów i przedstawicielstw zagranicznych przedsiębiorców, stowarzyszeń i fundacji, organizacji wyznaniowych, związków zawodowych, partii politycznych, środków masowego przekazu, sądów arbitrażowych, zastawów handlowych, umów małżeńskich dotyczących podziału majątku, spraw dotyczących decydującego wpływu oraz postępowań upadłościowych, a także prowadzi rejestr rzeczywistych właścicieli podmiotów prawnych.

Przedsiębiorcy indywidualni a dziennik rejestrowy

Łotwa nie prowadzi odrębnego rejestru dla przedsiębiorców indywidualnych w sensie odrębnej instytucji lub portalu. Individuālais komersants (przedsiębiorca indywidualny) to osoba fizyczna wpisana do tego samego komercreģistra co spółki, a zgodnie z art. 1 Komerclikums osoba ta jest przedsiębiorcą na dokładnie takich samych zasadach jak spółka osobowa lub spółka kapitałowa.

W drugim rejestrze prowadzonym przez tę samą instytucję, „Uzņēmumu reģistra žurnāls” (dziennik rejestru przedsiębiorstw), znajdują się dwie starsze formy: „individuālais uzņēmums” (przedsiębiorstwo indywidualne) oraz „zemnieka vai zvejnieka saimniecība” (gospodarstwo rolnicze lub rybackie), w przypadku których dziennik zawiera takie dane, jak powierzchnia i lokalizacja gruntów. Gospodarstwo rolne może również złożyć wniosek o wpis do rejestru handlowego jako przedsiębiorca indywidualny. W obu rejestrach można przeprowadzać wyszukiwanie za pośrednictwem tego samego portalu informacyjnego, więc w praktyce jedno wyszukiwanie obejmuje zarówno spółki, jak i przedsiębiorców indywidualnych.

Formy prawne, które można zarejestrować na Łotwie

Kodeks handlowy (Komerclikums) dzieli podmioty gospodarcze na przedsiębiorców indywidualnych, spółki osobowe i spółki kapitałowe; obok nich w Rejestrze Przedsiębiorstw figurują starsze formy przedsiębiorstw, europejskie formy prawne, oddziały oraz osoby prawne typu non-profit utworzone zgodnie z prawem łotewskim. Rejestrować można następujące formy:

  • Sabiedrība ar ierobežotu atbildību (SIA) — spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Najpopularniejsza forma prawna na Łotwie. Wspólnicy nie ponoszą osobistej odpowiedzialności za zobowiązania spółki; minimalny kapitał zakładowy wynosi 2 800 euro.
  • Mazkapitāla SIA — spółka z ograniczoną odpowiedzialnością o niskim kapitale zakładowym. SIA, której kapitał jest niższy od ustawowego minimum; dopuszczalna w przypadku, gdy założycielami i wspólnikami jest maksymalnie pięć osób fizycznych, każdy członek zarządu jest jednocześnie wspólnikiem, a każdy wspólnik należy wyłącznie do jednej takiej spółki; spółka musi utworzyć rezerwę ustawową.
  • Akciju sabiedrība (AS) — spółka akcyjna. Spółka kapitałowa, której kapitał jest podzielony na akcje i która musi posiadać radę nadzorczą; kapitał zakładowy nie może być niższy niż 25 000 euro. Forma ta jest stosowana przez większe przedsiębiorstwa oraz spółki notowane na giełdzie.
  • Individuālais komersants (IK) — przedsiębiorca indywidualny. Osoba fizyczna wpisana do rejestru handlowego, która prowadzi działalność gospodarczą we własnym imieniu i odpowiada za zobowiązania związane z działalnością całym swoim majątkiem osobistym.
  • Pilnsabiedrība (PS) — spółka jawna. Spółka osobowa złożona z co najmniej dwóch osób prowadząca działalność pod wspólną nazwą handlową, w której wszyscy wspólnicy ponoszą solidarną odpowiedzialność całym swoim majątkiem.
  • Spółka komandytowa (KS) — spółka komandytowa. Spółka składająca się z co najmniej jednego wspólnika ponoszącego pełną odpowiedzialność oraz co najmniej jednego wspólnika komandytowego, którego odpowiedzialność jest ograniczona do wniesionego wkładu.
  • Zemnieka vai zvejnieka saimniecība (ZS) — gospodarstwo rolne lub rybackie. Rodzinne przedsiębiorstwo rolnicze lub rybackie wpisane do dziennika Rejestru Przedsiębiorstw, które może również zarejestrować się jako przedsiębiorca indywidualny.
  • Individuālais uzņēmums (IU) — przedsiębiorstwo jednoosobowe. Starsza forma działalności jednoosobowej, również wpisana do dziennika Rejestru Przedsiębiorstw.
  • Kooperatīvā sabiedrība — spółdzielnia. Przedsiębiorstwo oparte na członkostwie, służące zaspokajaniu potrzeb gospodarczych swoich członków, powszechnie stosowane w rolnictwie, leśnictwie i gospodarce mieszkaniowej.
  • Eiropas komercsabiedrība (SE) — spółka europejska. Forma spółki publicznej o zasięgu ogólnounijnym, rejestrowana przez Rejestr Przedsiębiorstw w odrębnym rejestrze spółek europejskich.
  • Eiropas kooperatīvā sabiedrība (SCE) — europejskie spółdzielnia. Unijna forma spółdzielni, rejestrowana w ten sam sposób.
  • Europejskie ugrupowanie interesów gospodarczych (EEIG) — europejskie ugrupowanie interesów gospodarczych. Ugrupowanie transgraniczne mające na celu wspieranie działalności gospodarczej swoich członków, którzy ponoszą nieograniczoną odpowiedzialność solidarną.
  • Filiāle — oddział. Oddział przedsiębiorcy łotewskiego, przedsiębiorcy z innego państwa członkowskiego UE lub przedsiębiorcy z państwa trzeciego; oddział nie jest odrębną osobą prawną, a za jego zobowiązania odpowiada przedsiębiorca.
  • Przedstawicielstwo zagranicznego przedsiębiorcy lub organizacji — przedstawicielstwo zagranicznego przedsiębiorcy lub organizacji. Jednostka, która może reprezentować i promować podmiot zagraniczny, ale nie może prowadzić działalności gospodarczej we własnym imieniu.
  • Biedrība — stowarzyszenie. Organizacja członkowska utworzona w celach niekomercyjnych, wpisana do rejestru stowarzyszeń i fundacji.
  • Fundacja — fundacja. Zbiór aktywów przeznaczonych na cel określony w statucie, nieposiadający członków.
  • Organizacja religijna, związek zawodowy, partia polityczna — osoby prawne o charakterze niekomercyjnym, zktórych każda jest wpisana do odrębnego rejestru prowadzonego przez tę samą instytucję.

Jedna kwestia zapobiega nieaktualnym oczekiwaniom: wyższy próg kapitału zakładowego, który miał zastosowanie do spółek akcyjnych oferujących akcje publicznie, został zniesiony na mocy zmian obowiązujących od 1 lipca 2023 r., więc obecnie jedyna kwota ustawowa dla spółki akcyjnej (AS) wynosi 25 000 euro.

Informacje dostępne w Rejestrze Przedsiębiorstw

Jawność jest zasadą. Artykuł 7 Kodeksu handlowego (Komerclikums) przyznaje każdemu prawo do wglądu do wpisów w Rejestrze Handlowym oraz do dokumentów złożonych do rejestru, a także do otrzymywania na żądanie wyciągów i kopii tych dokumentów. Ustawa o Rejestrze Przedsiębiorstw dodaje, że każdy może zwrócić się o udzielenie informacji z prowadzonych przez niego rejestrów, a dane i dokumenty znajdujące się w części publicznej akt rejestracyjnych są udostępniane online, w tym w formie zbiorczego pobrania, bezpłatnie. Od 1 sierpnia 2021 r. wpisy i dokumenty z akt rejestracyjnych są publikowane na własnym portalu rejestru i stają się widoczne następnego dnia po dokonaniu wpisu; wpisy dokonane do 31 lipca 2021 r. zostały opublikowane w dzienniku urzędowym „Latvijas Vēstnesis” i pozostają dostępne w formie elektronicznej.

Wpis dotyczący spółki zawiera nazwę firmy, numer rejestracyjny i adres siedziby, formę prawną oraz datę rejestracji, kapitał zakładowy, członków zarządu i rady nadzorczej wraz z zakresem ich uprawnień do reprezentacji, członków lub udziałowców wpisanych do rejestru udziałowców, pełnomocników, oddziały, reorganizacje oraz likwidację, postępowania upadłościowe i postępowania w sprawie ochrony prawnej, zastawy handlowe na majątku spółki, oznaczenia wskazujące, że dana osoba podlega sankcjom lub że nałożono na nią ograniczenia w prowadzeniu działalności gospodarczej, a także statut spółki oraz inne dokumenty zawarte w aktach rejestracyjnych.

Dane dotyczące rzeczywistych beneficjentów stanowią część tej samej warstwy publicznej. Prawo wyraźnie umieszcza „ziņas par juridisko personu patiesajiem labuma guvējiem” (dane dotyczące rzeczywistych beneficjentów osób prawnych) w publicznej części akt rejestracyjnych, dlatego na Łotwie można je sprawdzić bez konieczności wykazania uzasadnionego interesu, chociaż niektóre widoki na portalu wymagają od użytkownika uwierzytelnienia się za pomocą podpisu elektronicznego, Smart-ID lub bankowości internetowej. Użytkownicy masowi mają do dyspozycji otwarte zbiory danych, które Rejestr Przedsiębiorstw publikuje na łotewskim portalu otwartych danych. Jedynym elementem, którego tu nie ma, są sprawozdania finansowe: gada pārskats (sprawozdanie roczne) jest składany w Valsts ieņēmumu dienests (Państwowej Służbie Skarbowej) i publikowany w jej publicznej bazie danych.

Co podlega ograniczeniom

Każdy plik rejestracyjny podzielony jest na część publiczną i niepubliczną. Część publiczna obejmuje wpisy rejestrowe, informacje rejestrowe wymienione w przepisach prawa — w tym dane akcjonariuszy, beneficjentów rzeczywistych, oznaczenia sankcji oraz środki bezpieczeństwa — a także dokumenty, na których opierają się te wpisy. Wszystkie pozostałe informacje znajdują się w części niepublicznej i są traktowane jako informacje o ograniczonym dostępie.

Część niepubliczna jest dostępna bez ograniczeń dla organów ścigania, Służby Wywiadu Finansowego ( Finanšu izlūkošanas dienests ) oraz organów nadzorczych w dziedzinie przeciwdziałania praniu pieniędzy; inne instytucje muszą złożyć uzasadniony wniosek, a osoby prywatne muszą postępować zgodnie z procedurą ubiegania się o informacje o ograniczonym dostępie na mocy ustawy o wolności informacji. Oddzielny przepis umożliwia dziennikarzowi ubieganie się o stały dostęp do części niepublicznej na podstawie uzasadnionego wniosku. Dane dotyczące osób fizycznych, które nie figurują w rejestrach, są udostępniane wyłącznie w przypadku, gdy wnioskodawca uzasadni swój wniosek lub gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę.

Dokumenty, które można uzyskać z rejestru

  • Izziņa par reģistra ierakstiem (zaświadczenie o wpisach w rejestrze). Oficjalne oświadczenie dotyczące aktualnych lub historycznych danych rejestrowych przedsiębiorcy, stowarzyszenia, partii politycznej lub innego zarejestrowanego podmiotu – standardowy dowód potwierdzający istnienie spółki, jej adres, kapitał oraz przedstawicieli.
  • Negatīvā izziņa (zaświadczenie negatywne). Zaświadczenie potwierdzające, że dany wpis nie został zmieniony lub że określone informacje nie zostały zarejestrowane, a określone dokumenty nie zostały złożone, wydawane na podstawie art. 7 Komerclikums.
  • Zaświadczenie o dokumentach złożonych do rozpatrzenia. Potwierdzenie, które wnioski i dokumenty zostały złożone i są nadal rozpatrywane — służy do sprawdzenia zmian, które nie zostały jeszcze wprowadzone.
  • Reģistrācijas lietas dokumentu kopijas (kopie dokumentów z akt rejestracyjnych). Kopie dokumentów przechowywanych w aktach, wydawane w formie papierowej lub elektronicznej i poświadczane na wniosek odbiorcy.
  • Statut i dokumenty założycielskie. Obowiązujące dokumenty statutowe oraz uchwała lub umowa założycielska, określające sposób zarządzania podmiotem oraz sposób jego utworzenia.
  • Sekcja rejestru członków (akcjonariuszy). Rejestr wskazujący, kto jest posiadaczem udziałów w spółce kapitałowej, oraz zmiany w tym stanie posiadania.
  • Ziņas par patiesajiem labuma guvējiem (dane dotyczące rzeczywistych beneficjentów). Osoby fizyczne, które ostatecznie są właścicielami podmiotu lub sprawują nad nim kontrolę, oraz sposób sprawowania tej kontroli — wykorzystywane do celów należytej staranności wobec klienta zgodnie z przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy.
  • Zaświadczenie z rejestru zastawów handlowych. Informacje dotyczące zastawów ustanowionych na aktywach spółki, w tym dotyczące zastawnika oraz statusu zastawu, wykorzystywane w celu sprawdzenia, czy przedsiębiorstwo jest obciążone.
  • Gada pārskats (sprawozdanie roczne). Sprawozdania finansowe złożone w Państwowej Służbie Skarbowej i opublikowane w jej publicznej bazie danych; wykorzystywane do oceny sytuacji finansowej kontrahenta oraz jego dyscypliny sprawozdawczej.
  • Dokumenty opatrzone apostille (dokumenty poświadczone apostille). Łotewscy notariusze poświadczają dokumenty urzędowe, w tym wyciągi z rejestrów, apostille, aby mogły być one wykorzystywane przed organami w innych państwach będących stronami Konwencji haskiej o apostille.

Najczęściej zadawane pytania

Jak nazywa się rejestr przedsiębiorstw na Łotwie?

Instytucja ta nosi nazwę Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrs (Rejestr Przedsiębiorstw Republiki Łotewskiej), a rejestrem, w którym wpisane są spółki, jest komercreģistrs (Rejestr Handlowy). Dane z obu tych rejestrów są publikowane na portalu informacyjnym rejestru pod adresem info.ur.gov.lv.

Czy korzystanie z łotewskiego rejestru przedsiębiorstw jest bezpłatne?

Tak, w przypadku części publicznej. Przepisy przewidują, że dane i dokumenty zawarte w części publicznej akt rejestrowych są udostępniane online, w tym w formie zbiorczego pobrania, bezpłatnie, a od 1 sierpnia 2021 r. wpisy i dokumenty z akt rejestrowych są publikowane na portalu rejestru. Zaświadczenia wydawane przez tę instytucję oraz kopie poświadczone na żądanie stanowią usługi płatne.

Czy osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą są rejestrowane oddzielnie na Łotwie?

Nie istnieje dla nich oddzielna instytucja ani portal. Individuālais komersants jest wpisywany do tego samego rejestru handlowego co spółki, natomiast starsze formy prawne, takie jak individuālais uzņēmums oraz zemnieka vai zvejnieka saimniecība, są rejestrowane w dzienniku Rejestru Przedsiębiorstw, który prowadzi ta sama instytucja i który jest udostępniany na tym samym portalu.

Jaki jest minimalny kapitał zakładowy łotewskiej spółki SIA?

Ogólna kwota minimalna wynosi 2 800 euro. Spółka może zostać zarejestrowana z niższym kapitałem zakładowym w ramach systemu niskiego kapitału zakładowego, ale tylko wtedy, gdy założycielami i wspólnikami jest nie więcej niż pięć osób fizycznych, każdy członek zarządu jest jednocześnie wspólnikiem, a każdy wspólnik należy wyłącznie do jednej takiej spółki; spółka akcyjna wymaga co najmniej 25 000 euro.

Gdzie można znaleźć sprawozdanie roczne łotewskiej spółki?

Raporty roczne nie są składane w Rejestrze Przedsiębiorstw. Są one przekazywane do Valsts ieņēmumu dienests (Państwowej Służby Skarbowej) i publikowane w jej publicznej bazie danych, z której dane finansowe łotewskich spółek można również pobrać jako dane otwarte.

Czy mogę sprawdzić, kto jest rzeczywistym właścicielem łotewskiej spółki?

Tak. Dane dotyczące rzeczywistych właścicieli osób prawnych należą do publicznej części akt rejestracyjnych, dlatego można z nich korzystać bez konieczności wykazania uzasadnionego interesu; niektóre widoki w portalu wymagają od użytkownika zalogowania się za pomocą podpisu elektronicznego, Smart-ID lub bankowości internetowej.

Źródła

Słowa kluczowe

Business Register Latvia, Rejestr przedsiębiorstw, rejestr handlowy, łotewski rejestr handlowy, rejestracja spółek na Łotwie, łotewskie formy prawne, SIA na Łotwie, spółka akcyjna AS, przedsiębiorca indywidualny, info.ur.gov.lv, faktyczni właściciele na Łotwie, sprawozdanie roczne na Łotwie