Polonia cuenta con dos registros mercantiles. Las empresas y otras personas jurídicas se inscriben en el Krajowy Rejestr Sądowy — KRS (Registro Judicial Nacional), gestionado por los tribunales de registro dependientes del Ministerio de Justicia y de consulta gratuita; los autónomos se inscriben en la Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej — CEIDG (Registro Central e Información sobre la Actividad Económica), gestionado por el ministro responsable de la economía. Ambos son de carácter totalmente público, y Polonia es uno de los pocos países de la UE cuyo registro de titulares reales permanece abierto a todo el mundo.

El registro mercantil en Polonia

El KRS se rige por la «ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym» (Ley sobre el Registro Judicial Nacional) de 1997. Se gestiona en un sistema informático por parte de los «sądy rejonowe» (sądy gospodarcze), las salas mercantiles de los juzgados de distrito, y forma parte del Sistema de Interconexión de Registros Mercantiles de la UE. Comprende tres subregistros: el «rejestr przedsiębiorców» (registro de empresarios); el registro de asociaciones, otras organizaciones sociales y profesionales, fundaciones y unidades sanitarias públicas independientes; y el rejestr dłużników niewypłacalnych (registro de deudores insolventes).

La presentación de solicitudes se realiza por vía electrónica. Desde el 1 de julio de 2021, las solicitudes relativas a las entidades inscritas en el registro de empresarios solo pueden presentarse a través del sistema informático, y los expedientes de los empresarios se conservan exclusivamente en formato electrónico; está previsto que esta misma obligación se extienda al registro de asociaciones y fundaciones. Las inscripciones y las consultas se realizan a través del Portal Rejestrów Sądowych (Portal de Registros Judiciales), con una vía simplificada basada en plantillas para los documentos societarios estándar. El número KRS identifica a la entidad, junto con el número fiscal y el número estadístico, que se inscriben en el registro de forma automática y gratuita.

Empresarios individuales y dos registros gestionados por otras entidades

Un empresario individual polaco —jednoosobowa działalność gospodarcza (actividad empresarial unipersonal) — no dispone de número KRS y se inscribe en el CEIDG en virtud de la ustawa o CEIDG i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Ley sobre el CEIDG y el Punto de Información para Empresarios) de 2018. Existen además otras dos formas jurídicas que no forman parte del KRS. La «przedstawicielstwo» (oficina de representación de un empresario extranjero) se inscribe en un registro independiente de oficinas de representación que lleva el ministro de Economía, y cuyas inscripciones tienen una vigencia renovable. La «fundacja rodzinna» (fundación familiar), creada por la Ley de 26 de enero de 2023, en vigor desde el 22 de mayo de 2023, se inscribe en un registro específico de fundaciones familiares que lleva un único tribunal regional designado, y no en el KRS.

Formas jurídicas que pueden registrarse en Polonia

Las formas societarias se recogen en el Kodeks spółek handlowych (Código de Sociedades Mercantiles):

  • Spółka jawna (sociedad en nombre colectivo): los socios responden de forma plena, solidaria y subsidiaria de las obligaciones de la sociedad.
  • Spółka partnerska (sociedad profesional): reservada a las profesiones reguladas; un socio no responde de la negligencia profesional de los demás socios.
  • Spółka komandytowa (Sociedad en comandita simple): el socio colectivo tiene responsabilidad ilimitada, mientras que la responsabilidad del socio comanditario está limitada al importe de la aportación registrada.
  • Sociedad comanditaria por acciones (Spółka komandytowo-akcyjna): cuenta con un socio colectivo con responsabilidad ilimitada junto a accionistas que no responden personalmente; se trata de una forma híbrida utilizada para obtener capital sin perder el control.
  • Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością — sp. z o.o. (Sociedad de responsabilidad limitada) — los socios no responden de las deudas de la sociedad; capital social mínimo de 5.000 PLN, con un valor mínimo por acción de 50 PLN. La forma societaria polaca por defecto.
  • Prosta spółka akcyjna — P.S.A. (Sociedad anónima simple) — disponible desde el 1 de julio de 2021. Capital social mínimo de 1 PLN; las acciones carecen de valor nominal y no forman parte del capital social; se pueden aportar trabajos o servicios a cambio de acciones; un único consejo de administración puede sustituir a los consejos de administración y de supervisión. Diseñada para empresas emergentes e inversiones de capital riesgo.
  • Spółka akcyjna — S.A. (Sociedad Anónima): capital social mínimo de 100 000 PLN; utilizada por grandes empresas y sociedades que cotizan en bolsa.
  • Spółdzielnia (cooperativa), incluida la Sociedad Cooperativa Europea — entidades propiedad de sus socios.
  • Przedsiębiorstwo państwowe (empresa estatal): un operador económico de propiedad estatal.
  • Oddział przedsiębiorcy zagranicznego (Sucursal de un empresario extranjero): carece de personalidad jurídica propia; la responsabilidad recae en la sociedad matriz extranjera.
  • Agrupación Europea de Interés Económico (AEIE) y spółka europejska — SE (Sociedad Europea) — las formas jurídicas previstas en el Derecho de la UE; en la agrupación, los miembros responden de forma solidaria.
  • Instytuty badawcze, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń e instytucje gospodarki budżetowej — institutos de investigación, mutuas de seguros, sucursales principales de aseguradoras extranjeras e instituciones de la economía presupuestaria, todas ellas incluidas en la Ley entre los empresarios sujetos a inscripción.
  • Fundacja (Fundación), stowarzyszenie (Asociación) y otras organizaciones sociales y profesionales —inscritas en el segundo subregistro y, además, en el registro de empresarios si desarrollan una actividad comercial.

Información disponible en el Registro Mercantil polaco

La Ley establece el principio en tres palabras: «Rejestr jest jawny» —el registro es público—. Cualquier persona puede acceder a los datos a través del Servicio Central de Información y obtener copias certificadas, extractos, certificados e información, incluso por vía electrónica, y el Servicio Central de Información proporciona de forma gratuita, a través de redes públicas, información actualizada y completa sobre las entidades inscritas. Es fundamental señalar que una copia impresa de la información actualizada o completa obtenida gratuitamente en línea tiene la misma validez jurídica que un documento expedido por el Servicio Central de Información, razón por la cual, en la práctica, se acepta el extracto gratuito obtenido en línea.

Otros tres recursos gratuitos completan el panorama. El Repozytorium Dokumentów Finansowych (Repositorio de Documentos Financieros) pone a disposición en línea y de forma gratuita los estados financieros presentados, los informes de auditoría, los informes de gestión y los acuerdos de aprobación y distribución de beneficios. El visor electrónico de expedientes del Registro permite acceder a las escrituras de constitución, los estatutos, los acuerdos y las escrituras notariales de los expedientes conservados en formato electrónico. Por su parte, el «Monitor Sądowy i Gospodarczy» (Boletín Judicial y Económico) publica los anuncios reglamentarios. Los datos del CEIDG son igualmente públicos, y cualquier persona tiene acceso a ellos.

Lo que está restringido

Polonia es un caso atípico en lo que respecta a la titularidad real. El Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych — CRBR (Registro Central de Titulares Reales), creado por la ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Ley de lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo) de 2018, sigue siendo totalmente público: la ley establece que el registro es público, que el acceso es gratuito y que se facilita por vía electrónica. Polonia no ha introducido un criterio de «interés legítimo» a raíz de la sentencia del Tribunal de Justicia en los asuntos acumulados C-37/20 y C-601/20, y el acceso está abierto a todo el mundo sin necesidad de registro. Los datos facilitados incluyen el nombre del titular real, sus nacionalidades, el país de residencia y el número de identificación nacional.

Las restricciones existentes son más limitadas. El CEIDG no divulga el número de identificación nacional, la fecha de nacimiento ni los datos de contacto del empresario cuando este se haya opuesto a ello. Las inscripciones eliminadas del registro de deudores insolventes siguen siendo accesibles únicamente para el deudor y para el acreedor que haya presentado la solicitud. Los expedientes del registro de fundaciones familiares están abiertos únicamente al fundador, a los miembros de sus órganos, a los beneficiarios y a las personas con un interés legítimo.

Documentos que pueden obtenerse del registro

  • Odpis aktualny z KRS (Extracto actualizado del KRS): todas las inscripciones vigentes en las distintas secciones del registro; el certificado estándar de existencia, representación y capital.
  • Odpis pełny z KRS (Extracto completo del KRS): todas las inscripciones realizadas hasta la fecha, incluidas las eliminadas; el documento para el historial de la sociedad, los antiguos miembros del consejo de administración y la diligencia debida.
  • «Wyciąg z KRS» (extracto parcial): limitado a secciones seleccionadas del registro.
  • «Zaświadczenie» (Certificado): confirma que una entidad está o no inscrita, o que existe una entrada determinada.
  • Información equivalente al extracto actualizado o completo — se obtiene de forma gratuita en línea y se imprime por cuenta propia, con la misma validez jurídica que un documento expedido por el Registro Central de Información.
  • Sprawozdania finansowe (Cuentas anuales): incluyen el informe de auditoría, el informe de gestión y los acuerdos por los que se aprueban y se distribuyen los beneficios; se pueden obtener de forma gratuita del repositorio de documentos financieros.
  • Expedientes de registro — escrituras de constitución, estatutos sociales, acuerdos y escrituras notariales, disponibles gratuitamente en línea cuando el expediente se conserva en formato electrónico.
  • Zaświadczenie o wpisie do CEIDG (Certificado de inscripción en el CEIDG): expedido como documento electrónico o como impresión del sistema para los empresarios individuales; las autoridades públicas no pueden exigir a un empresario que lo presente.

Todos los documentos expedidos por el Registro Central de Información tienen fuerza de documentos oficiales, tanto en papel como en formato electrónico.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se denomina el registro mercantil en Polonia?

El Krajowy Rejestr Sądowy (Registro Judicial Nacional) para sociedades y otras personas jurídicas, y el CEIDG para los autónomos.

¿Es gratuita la consulta del KRS polaco?

Sí. El registro es público, la consulta en línea es gratuita y una copia impresa por el propio usuario de la información actualizada o completa tiene la misma validez legal que un documento expedido por la Oficina Central de Información.

¿Dónde se registran los autónomos?

En el CEIDG, gestionado por el ministro responsable de la economía. Un empresario individual no tiene número KRS.

¿Qué es la «prosta spółka akcyjna»?

La sociedad anónima simple, disponible desde el 1 de julio de 2021. Su capital social mínimo es de 1 PLN, sus acciones carecen de valor nominal y no forman parte del capital social, se pueden aportar trabajos o servicios a cambio de acciones y puede estar dirigida por un único consejo de administración.

¿Son públicos los estados financieros polacos?

Sí. Se depositan en el registro de documentos financieros y se ponen a disposición en línea de forma gratuita, junto con los informes de auditoría y de gestión, así como con los acuerdos de aprobación.

¿Es público el registro de titulares reales de Polonia?

Sí. El Registro Central de Titulares Reales sigue siendo público, gratuito y accesible por vía electrónica sin necesidad de registro; Polonia no ha restringido su acceso a personas con un interés legítimo.

Fuentes

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