Le Canada ne dispose pas d’un registre national unique des sociétés. Une entreprise peut être constituée au niveau fédéral en vertu de la Loi sur les sociétés par actions du Canada (LSA) auprès de Corporations Canada, ou en vertu de l’une des treize lois provinciales et territoriales sur les sociétés ; ces deux voies sont tout aussi valables l’une que l’autre, et une société constituée au niveau fédéral doit tout de même s’enregistrer dans chaque province où elle exerce ses activités. Les données relatives aux sociétés fédérales peuvent être consultées gratuitement, et depuis 2024, les noms des personnes exerçant un contrôle significatif sur les sociétés régies par la LSA sont publiés.

Les registres des sociétés au Canada

Corporations Canada, qui relève d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada, administre la Loi sur les sociétés par actions du Canada (LSAC), la Loi sur les sociétés sans but lucratif du Canada (LSBC) et la Loi sur les coopératives du Canada. Son outil de recherche sur les sociétés fédérales est gratuit et affiche le dossier de chaque société. Parallèlement, chaque province et territoire tient son propre registre — le Registre des entreprises de l’Ontario, le Registraire des entreprises du Québec, les Registres et services en ligne de la Colombie-Britannique, le Registre des sociétés de l’Alberta, le Registre des sociétés par actions de la Nouvelle-Écosse et leurs équivalents —, chacun disposant de son propre outil de recherche. Un service fédéral de recherche multijuridictionnel regroupe plusieurs registres au sein d’une seule interface.

La constitution en société au niveau fédéral offre une protection nationale du nom, mais ne remplace pas l’enregistrement provincial : une société exerçant ses activités en dehors de sa juridiction d’origine doit s’enregistrer à l’échelle provinciale dans chaque province concernée. Par ailleurs, l’Agence du revenu du Canada attribue le numéro d’entreprise à neuf chiffres, qui est distinct du numéro de société et figure dans le dossier fédéral de la société.

Où figurent les entreprises individuelles et les sociétés en nom collectif

Les entreprises individuelles et les sociétés en nom collectif ne sont pas constituées en société et ne sont pas enregistrées au niveau fédéral. Elles enregistrent une dénomination commerciale auprès de la province ou du territoire dans lequel elles exercent leurs activités. Il n’existe donc pas d’équivalent canadien d’un registre national des entreprises individuelles, et pour vérifier l’existence d’une entreprise canadienne non constituée en société, il faut effectuer une recherche dans le registre provincial des dénominations commerciales concerné.

Formes juridiques pouvant être enregistrées au Canada

  • Entreprise individuelle — unseul propriétaire, pas de personnalité juridique distincte, responsabilité personnelle illimitée ; enregistrée par le biais d’un enregistrement provincial de la raison sociale.
  • Société en nom collectif — deux associés ou plus régis par les lois provinciales sur les sociétés en nom collectif, assumant une responsabilité solidaire et illimitée.
  • Société en commandite — au moins un associé commandité à responsabilité illimitée aux côtés d’associés commanditaires dont la responsabilité est limitée au montant de leur apport ; enregistrement au niveau provincial.
  • Société en commandite à responsabilité limitée — forme provinciale, généralement réservée à certaines professions, protégeant les associés de la responsabilité découlant de la négligence d’un coassocié. Il n’existe pas de LLP au niveau fédéral.
  • Société par actions, fédérale (LCA) — personne morale distincte constituée auprès de Corporations Canada ; la responsabilité des actionnaires est limitée au capital apporté.
  • Société par actions, provinciale — même structure à responsabilité limitée régie par une loi provinciale sur les sociétés par actions.
  • Société à responsabilité illimitée (ULC) — disponible en Colombie-Britannique, en Alberta et en Nouvelle-Écosse ; société dont les actionnaires ont une responsabilité illimitée, principalement utilisée à des fins de structuration fiscale transfrontalière.
  • Société à but non lucratif — constituée au niveau fédéral en vertu de la Loi sur les organisations à but non lucratif du Canada (LOBNLC) ou au niveau provincial ; elle ne dispose pas de capital social et ses membres ne sont pas personnellement responsables.
  • Coopérative — constituée au niveau fédéral en vertu de la Loi sur les coopératives du Canada ou au niveau provincial ; détenue par ses membres, dont la responsabilité est limitée à leurs parts ou à leur adhésion.
  • Société extraprovinciale — société d’une autre juridiction canadienne enregistrée pour exercer ses activités dans une province donnée ; cet enregistrement constitue une obligation de déclaration et d’obtention d’une autorisation plutôt que la création d’une nouvelle personne morale.
  • Société étrangère enregistrée (succursale) — société non canadienne enregistrée à titre extraprovincial dans chaque province où elle exerce ses activités ; le siège social étranger reste entièrement responsable.

Informations disponibles dans les registres canadiens

La recherche fédérale sur les sociétés permet de consulter gratuitement la dénomination sociale et l’historique des dénominations, le numéro d’enregistrement de la société, le numéro d’entreprise de l’ARC, le statut de la société, la législation applicable et sa date d’entrée en vigueur, le type de société, l’adresse du siège social, le nombre minimum et maximum d’administrateurs ainsi que le nom et l’adresse de chacun d’entre eux, la date anniversaire et la période de dépôt des documents annuels, l’état des déclarations annuelles par année, la date de la dernière assemblée générale annuelle et la date du certificat de constitution. Corporations Canada publie également des données mensuelles sur les transactions et propose une interface de programmation d’applications (API) pour un accès en masse. Les changements concernant les administrateurs doivent être notifiés dans un délai de quinze jours, et les déclarations antérieures restent accessibles au public.

Personnes exerçant un contrôle significatif

La réforme canadienne en matière de transparence est désormais en vigueur au niveau fédéral. En vertu de la Loi sur les sociétés par actions (LSA), une société doit tenir un registre des personnes exerçant un contrôle significatif (ISC) dans lequel sont consignés le nom de chaque personne, sa date de naissance, sa nationalité, sa résidence fiscale, son adresse de domicile, toute adresse de notification, les dates à laquelle elle est devenue et a cessé d’être une ISC, ainsi que la nature et l’étendue du contrôle exercé. Ce registre doit être déposé auprès du directeur chaque année, en même temps que la déclaration annuelle, et dans les quinze jours suivant tout changement ; l’obligation de dépôt a pris effet le 22 janvier 2024.

Corporations Canada publie un sous-ensemble défini de ces informations : le nom légal complet de la personne, son adresse de notification ou, à défaut, son adresse de résidence, la description de la nature et de l’étendue du contrôle significatif, ainsi que les dates à laquelle elle est devenue et a cessé d’être une personne exerçant un contrôle significatif. La date de naissance, la nationalité et la résidence fiscale ne sont pas publiées, et la publication est suspendue pour les personnes âgées de moins de dix-huit ans, les personnes incapables, certains titulaires de fonctions publiques et lorsque la publication constituerait une menace grave pour la sécurité. Les forces de l’ordre et la cellule de renseignement financier conservent toutefois l’accès à ces informations. Le registre ne couvre que les sociétés régies par la Loi sur les sociétés par actions (CBCA) et ne permet pas d’effectuer des recherches par nom de personne physique.

Les régimes provinciaux diffèrent. Au Québec, les bénéficiaires finaux doivent être déclarés au registraire des entreprises depuis le 31 mars 2023 et leurs informations sont publiques: elles indiquent le nom, les dates de début et de fin de la qualité de bénéficiaire, l’adresse professionnelle et le critère d’éligibilité avec le pourcentage de droits de vote, mais jamais la date de naissance. En Colombie-Britannique, le registre de transparence des personnes d’importance est obligatoire depuis 2020, mais il n’est pas public: son accès est limité aux administrateurs, à la police, aux autorités fiscales, aux autorités de régulation des marchés financiers et des valeurs mobilières, à la cellule de renseignement financier et au barreau. La création d’un registre public en Colombie-Britannique a été prévue par la loi, mais aucune date de lancement n’a pu être confirmée.

États financiers

Au Canada, les états financiers ne sont généralement pas publics. La plupart des sociétés ne les déposent pas auprès de Corporations Canada ; ils sont remis aux actionnaires avant l’assemblée générale annuelle. Les exceptions concernent les sociétés de distribution (cotées en bourse) et les sociétés à but non lucratif qui sollicitent des fonds. Les procès-verbaux des conseils d’administration, les résolutions et les documents comptables ne sont pas accessibles au public.

Documents pouvant être obtenus auprès du registre

  • Certificat de constitution — acte constitutif attestant de la création de la société et de sa date ; des copies peuvent être commandées.
  • Certificat de conformité — atteste que la société existe, qu’elle n’a pas été dissoute, fusionnée ou mise en sommeil, et qu’elle est à jour dans ses déclarations annuelles, ses dépôts auprès de l’ISC et le paiement de ses droits. Il s’agit de l’équivalent fédéral canadien d’un certificat de bonne conduite, utilisé pour le financement, les contrats d’approvisionnement et les transactions.
  • Certificat d’existence — atteste que la société existait à une date précise ou pendant une période donnée, sans confirmer sa conformité actuelle. Pour les entités relevant auparavant de l’ancienne Loi sur les corporations canadiennes, une attestation d’existence est délivrée à la place.
  • Copies de documents sociaux, certifiées conformes ou simples — les actes constitutifs, les statuts modificatifs, les avis de changement d’administrateurs et de siège social et, pour les sociétés à but non lucratif, les règlements administratifs et les états financiers. Une copie certifiée conforme est accompagnée d’une lettre attestant qu’il s’agit d’une copie exacte du document conservé par Corporations Canada, à utiliser devant les tribunaux et dans le cadre de procédures similaires.
  • Profil de la société et données de la déclaration annuelle — registre public consolidé contenant les informations relatives à l’identité, au statut, au siège social, aux administrateurs, aux informations ISC et à l’historique des dépôts, accessible sur la page de détails de la société et en masse via les fichiers de transactions mensuels et l’interface dédiée aux sociétés.
  • Rapport de recherche de dénomination NUANS — rapport fédéral ou provincial comparant une dénomination sociale proposée aux dénominations et marques déposées existantes. Il n’est plus requis pour une constitution ordinaire en vertu de la Loi sur les sociétés par actions du Canada (LCSA) ni pour l’approbation préalable d’une dénomination, la recherche étant intégrée à la demande, mais il reste obligatoire pour les dépôts relatifs à la réactivation, à la fusion et à la continuation, ainsi que pour les services coopératifs.
  • Certificats provinciaux et recherches dans les registres — chaque registre provincial délivre ses propres certificats de statut, recherches dans le registre des sociétés et copies des documents déposés.

Foire aux questions

Existe-t-il un registre unique des sociétés au Canada ?

Non. Corporations Canada tient le registre fédéral en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, et chaque province et territoire tient le sien. Une recherche fédérale multi-juridictionnelle regroupe plusieurs registres, mais l’enregistrement lui-même reste spécifique à chaque juridiction.

Les entreprises individuelles figurent-elles dans un registre des sociétés canadien ?

Non, pas dans un registre des sociétés. Les entreprises individuelles et les sociétés en nom collectif enregistrent leur raison sociale au niveau provincial ; il n’existe pas d’enregistrement fédéral pour ces entités.

Les bénéficiaires effectifs des sociétés canadiennes sont-ils rendus publics ?

Pour les sociétés fédérales régies par la Loi sur les sociétés par actions du Canada (LSA), oui en partie : depuis janvier 2024, le nom, l’adresse de service, la nature et l’étendue du contrôle ainsi que les dates pertinentes des personnes exerçant un contrôle significatif sont publiés, tandis que la date de naissance, la nationalité et la résidence fiscale ne le sont pas. Le Québec publie l’identité des bénéficiaires ultimes ; le registre de transparence de la Colombie-Britannique n’est pas public.

Qu’est-ce qu’un certificat de conformité ?

Il s’agit d’un certificat délivré par Corporations Canada confirmant qu’une société fédérale existe, qu’elle n’a pas été dissoute, fusionnée ou mise en sommeil, et qu’elle est à jour dans ses déclarations. C’est ce que la pratique canadienne utilise à la place d’un certificat de bonne situation.

Les états financiers canadiens sont-ils publics ?

En général, non. La plupart des sociétés communiquent leurs états financiers à leurs actionnaires plutôt que de les déposer publiquement ; les sociétés de distribution et les sociétés sans but lucratif exerçant des activités de sollicitation constituent les principales exceptions.

Qu’est-ce qu’un numéro d’entreprise ?

Il s’agit d’un identifiant à neuf chiffres délivré par l’Agence du revenu du Canada à des fins fiscales et pour la gestion des comptes liés aux programmes. Il diffère du numéro de société, mais figure dans le registre fédéral des sociétés.

Sources

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