La Pologne gère deux registres du commerce. Les sociétés et autres personnes morales sont inscrites au Krajowy Rejestr Sądowy — KRS (Registre national des tribunaux), tenu par les tribunaux d’enregistrement relevant du ministère de la Justice et consultable gratuitement ; les entrepreneurs individuels sont inscrits au Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej — CEIDG (Registre central et informations sur l’activité économique), tenu par le ministre chargé de l’économie. Ces deux registres sont entièrement publics, et la Pologne est l’un des rares pays de l’UE dont le registre des bénéficiaires effectifs reste accessible à tous.

Le registre des sociétés en Pologne

Le KRS est régi par l’ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym (loi sur le Registre national des tribunaux) de 1997. Il est géré dans un système informatique par les sądy rejonowe (sądy gospodarcze), les chambres commerciales des tribunaux de district, et fait partie du système d’interconnexion des registres du commerce de l’UE. Il comprend trois sous-registres : le rejestr przedsiębiorców (registre des entrepreneurs); le registre des associations, autres organisations sociales et professionnelles, fondations et établissements de santé publique indépendants ; et le rejestr dłużników niewypłacalnych (registre des débiteurs insolvables).

L’enregistrement s’effectue par voie électronique. Depuis le 1er juillet 2021, les demandes concernant les entités inscrites au registre des entrepreneurs ne peuvent être déposées que par le biais du système informatique, et les dossiers d’enregistrement des entrepreneurs sont conservés exclusivement sous forme électronique ; cette obligation devrait être étendue au registre des associations et des fondations. Les dépôts et les recherches s’effectuent via le Portail des registres judiciaires (Portal Rejestrów Sądowych), avec une procédure simplifiée basée sur des modèles pour les documents standard des entreprises. Le numéro KRS identifie l’entité, parallèlement au numéro d’identification fiscale et au numéro statistique, qui sont inscrits automatiquement et gratuitement dans le registre.

Les entrepreneurs individuels et deux registres tenus séparément

Un entrepreneur individuel polonais — jednoosobowa działalność gospodarcza (activité économique unipersonnelle) — ne dispose pas de numéro KRS et est inscrit au CEIDG en vertu de la loi de 2018 relative au CEIDG et au Point d’information pour les entrepreneurs (ustawa o CEIDG i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy). Deux autres formes juridiques ne relèvent pas non plus du KRS. Le przedstawicielstwo (bureau de représentation d’un entrepreneur étranger) est inscrit dans un registre distinct des bureaux de représentation tenu par le ministre de l’Économie, les inscriptions y étant valables pour une période renouvelable. La « fundacja rodzinna » (fondation familiale), créée par la loi du 26 janvier 2023 en vigueur depuis le 22 mai 2023, est inscrite dans un registre dédié aux fondations familiales tenu par un seul tribunal régional désigné, et non dans le KRS.

Formes juridiques pouvant être enregistrées en Pologne

Les formes de sociétés sont définies par le Kodeks spółek handlowych (Code des sociétés commerciales):

  • Spółka jawna (société en nom collectif) — les associés sont pleinement, solidairement et subsidiairement responsables des obligations de la société.
  • Spółka partnerska (société de professionnels) — réservée aux professions réglementées ; un associé n’est pas responsable des fautes professionnelles commises par les autres associés.
  • Spółka komandytowa (société en commandite simple) — le commandité est engagé de manière illimitée, tandis que la responsabilité du commanditaire est limitée au montant de son apport enregistré.
  • Spółka komandytowo-akcyjna (société en commandite par actions) — un associé commandité à responsabilité illimitée aux côtés d’actionnaires qui ne sont pas responsables ; une structure hybride utilisée pour lever des capitaux tout en conservant le contrôle.
  • Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością — sp. z o.o. (Société à responsabilité limitée) — les associés ne sont pas responsables des dettes de la société ; capital social minimum de 5 000 PLN, avec une valeur nominale minimale de 50 PLN par action. Il s’agit de la forme juridique par défaut en Pologne.
  • Prosta spółka akcyjna — P.S.A. (société par actions simplifiée) — disponible depuis le 1er juillet 2021. Capital social minimum de 1 PLN; les actions n’ont pas de valeur nominale et ne font pas partie du capital social ; des prestations de travail ou de services peuvent être apportées en échange d’actions ; un conseil d’administration unique peut se substituer aux conseils de direction et de surveillance. Conçue pour les start-ups et les investissements en capital-risque.
  • Spółka akcyjna — S.A. (société anonyme) — capital social minimum de 100 000 PLN ; utilisée par les grandes entreprises et les sociétés cotées en bourse.
  • Spółdzielnia (coopérative), y compris la société coopérative européenne — entités détenues par leurs membres.
  • Przedsiębiorstwo państwowe (entreprise d’État) — opérateur économique appartenant à l’État.
  • Oddział przedsiębiorcy zagranicznego (succursale d’un entrepreneur étranger) — sans personnalité juridique distincte ; la société mère étrangère en assume la responsabilité.
  • Groupement européen d’intérêt économique (GEIE) et société européenne — SE (société européenne) — formes juridiques relevant du droit de l’Union européenne ; au sein du groupement, les membres sont solidairement responsables.
  • Instytuty badawcze, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń et instytucje gospodarki budżetowej — instituts de recherche, sociétés d’assurance mutuelle, succursales principales d’assureurs étrangers et institutions de l’économie budgétaire, tous énumérés dans la loi parmi les entrepreneurs soumis à inscription.
  • Les fondations (Fundacja), les associations (Stowarzyszenie) et autres organisations sociales et professionnelles — inscrites dans le deuxième sous-registre, ainsi que dans le registre des entrepreneurs si elles exercent une activité commerciale.

Informations disponibles dans le registre du commerce polonais

La loi énonce ce principe en trois mots : « Rejestr jest jawny » — le registre est public. Tout un chacun peut accéder aux données par l’intermédiaire du Service central d’information et obtenir des copies certifiées conformes, des extraits, des attestations et des renseignements, y compris par voie électronique ; le Service central d’information fournit gratuitement, via les réseaux publics, des informations à jour et complètes sur les entités enregistrées. Il est essentiel de noter qu’une impression des informations à jour ou complètes disponibles gratuitement en ligne a la même force juridique qu’un document délivré par le Service central d’information, raison pour laquelle l’extrait en ligne gratuit est accepté dans la pratique.

Trois autres ressources gratuites complètent le tableau. Le Repozytorium Dokumentów Finansowych (Répertoire des documents financiers) met gratuitement à disposition en ligne les états financiers déposés, les rapports d’audit, les rapports de gestion ainsi que les résolutions d’approbation et de répartition des bénéfices. La visionneuse électronique des dossiers du registre donne accès aux actes constitutifs, statuts, résolutions et actes notariés des dossiers conservés sous forme électronique. Enfin, le « Monitor Sądowy i Gospodarczy » (Moniteur judiciaire et économique) publie les annonces réglementaires. Les données du CEIDG sont également publiques, et tout le monde y a accès.

Ce qui est soumis à des restrictions

La Pologne fait figure d’exception en matière de propriété effective. Le Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych — CRBR (Registre central des bénéficiaires effectifs), créé par la loi de 2018 relative à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu), reste entièrement public: la loi stipule que le registre est public, que son accès est gratuit et qu’il est mis à disposition par voie électronique. La Pologne n’a pas instauré de critère d’intérêt légitime à la suite de l’arrêt de la Cour de justice rendu dans les affaires jointes C-37/20 et C-601/20, et l’accès est ouvert à tous sans inscription préalable. Les données communiquées comprennent le nom du bénéficiaire effectif, ses nationalités, son pays de résidence et son numéro d’identification national.

Les restrictions existantes sont plus limitées. Le CEIDG ne divulgue pas le numéro d’identification national, la date de naissance ou les coordonnées de l’entrepreneur lorsque celui-ci s’y est opposé. Les inscriptions radiées du registre des débiteurs insolvables ne restent accessibles qu’au débiteur et au créancier qui en a fait la demande. Les dossiers du registre des fondations familiales ne sont accessibles qu’au fondateur, aux membres de ses organes, aux bénéficiaires et aux personnes ayant un intérêt légitime.

Documents pouvant être obtenus auprès du registre

  • « Odpis aktualny z KRS » (Extrait actuel du KRS) — toutes les inscriptions en vigueur dans l’ensemble des sections du registre ; attestation standard de l’existence, de la représentation et du capital.
  • Extrait complet du KRS (Odpis pełny z KRS) — toutes les inscriptions jamais effectuées, y compris celles qui ont été supprimées ; document permettant de retracer l’historique de la société, de connaître les anciens membres du conseil d’administration et de réaliser une vérification préalable.
  • Extrait partiel du KRS — limité à certaines sections du registre.
  • «Zaświadczenie » (certificat) — atteste qu’une entité est ou n’est pas inscrite, ou qu’une inscription donnée existe.
  • Informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu lub pełnemu (Information correspondant à l'extrait actuel ou complet) — obtenue gratuitement en ligne et imprimée par vos soins, avec une force juridique équivalente à celle d'un document délivré par le Centre d'information.
  • Sprawozdania finansowe (États financiers) — accompagnés du rapport d’audit, du rapport de gestion et des résolutions les approuvant et portant sur la répartition des bénéfices, disponibles gratuitement dans le répertoire des documents financiers.
  • Dossiers d’enregistrement (Akta rejestrowe) — actes constitutifs, statuts, résolutions et actes notariés, disponibles gratuitement en ligne lorsque le dossier est conservé sous forme électronique.
  • Zaświadczenie o wpisie do CEIDG (Certificat d’inscription au CEIDG) — délivré sous forme de document électronique ou d’impression système pour les entrepreneurs individuels ; les autorités publiques ne peuvent exiger d’un entrepreneur qu’il le présente.

Tous les documents délivrés par le Centre d'information ont force de documents officiels, qu’ils soient sur support papier ou sous forme électronique.

Foire aux questions

Comment s’appelle le registre du commerce en Pologne ?

Le Krajowy Rejestr Sądowy (Registre national des tribunaux) pour les sociétés et autres personnes morales, et le CEIDG pour les entrepreneurs individuels.

La consultation du KRS polonais est-elle gratuite ?

Oui. Le registre est public, la consultation en ligne est gratuite, et une copie imprimée par vos soins des informations actuelles ou complètes, obtenues gratuitement, a la même valeur juridique qu’un document délivré par le Service central d’information.

Où sont enregistrés les entrepreneurs individuels ?

Dans le CEIDG, tenu par le ministre chargé de l’économie. Un entrepreneur individuel ne dispose pas de numéro KRS.

Qu'est-ce que la « prosta spółka akcyjna » ?

Il s’agit de la société par actions simple, disponible depuis le 1er juillet 2021. Son capital social minimum est de 1 PLN, ses actions n’ont pas de valeur nominale et ne font pas partie du capital social, des prestations de travail ou de services peuvent être apportées en contrepartie d’actions, et elle peut être dirigée par un conseil d’administration unique.

Les états financiers polonais sont-ils publics ?

Oui. Ils sont déposés dans le registre des documents financiers et mis à disposition gratuitement en ligne, accompagnés des rapports d’audit et de gestion ainsi que des résolutions d’approbation.

Le registre polonais des bénéficiaires effectifs est-il public ?

Oui. Le registre central des bénéficiaires effectifs reste public, gratuit et accessible par voie électronique sans inscription préalable ; la Pologne n’en a pas limité l’accès aux personnes ayant un intérêt légitime.

Sources

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