Il registro delle imprese in Austria è il “Firmenbuch” (Registro delle imprese), un registro pubblico tenuto dai tribunali commerciali sotto l’egida del Ministero federale della Giustizia e consultabile online tramite JustizOnline. Esso è costituito dall’“Hauptbuch” (registro principale) delle iscrizioni e dall’“Urkundensammlung” (raccolta dei documenti), e chiunque ha il diritto di consultare entrambi. Le licenze commerciali sono conservate in un registro separato, il Gewerbeinformationssystem Austria — GISA (Sistema austriaco di informazione sulle licenze commerciali); pertanto, un piccolo imprenditore individuale può figurare nel GISA senza comparire affatto nel Firmenbuch.

Il registro delle imprese in Austria

Il Firmenbuch è disciplinato dal Firmenbuchgesetz — FBG (Legge sul Registro delle Imprese) e dall’Unternehmensgesetzbuch — UGB (Codice delle Imprese). È gestito dai Landesgerichte (tribunali regionali) che fungono da Firmenbuchgerichte (tribunali del Registro delle Imprese), tra cui l’Handelsgericht Wien (Tribunale commerciale di Vienna) e il Landesgericht für Zivilrechtssachen Graz. I dati sono conservati in un’unica banca dati centrale e gli archivi documentali di tutti i tribunali del registro sono gestiti in formato elettronico.

Le consultazioni delle voci possono avvenire direttamente tramite JustizOnline oppure tramite le Verrechnungsstellen (agenzie di compensazione) incaricate dal Ministero della Giustizia; gli estratti ottenuti attraverso entrambi i canali sono identici nel contenuto, mentre un estratto certificato in qualità di atto pubblico viene rilasciato da un Bezirksgericht (Tribunale distrettuale) o da un notaio. Ogni notaio austriaco è tenuto a disporre delle attrezzature tecniche necessarie per le consultazioni del registro e a consentire a chiunque di prenderne visione.

Imprenditori individuali: Firmenbuch o GISA

La registrazione dei titolari di imprese individuali è soggetta a condizioni piuttosto che obbligatoria. Ai sensi dell’articolo 8 dell’UGB, una persona fisica che esercita un’attività commerciale è tenuta a registrarsi nel Firmenbuch se soggetta all’obbligo di tenuta della contabilità ai sensi dell’articolo 189 dell’UGB, che si applica al superamento di una soglia di fatturato annuo pari a 700.000 euro; gli altri titolari di imprese individuali possono registrarsi volontariamente e l’iscrizione volontaria può essere cancellata su richiesta. I liberi professionisti, gli agricoltori e i silvicoltori, nonché i contribuenti che tengono la contabilità in base al principio di cassa, non sono soggetti all’obbligo di tenuta della contabilità e, pertanto, non sono soggetti all’obbligo di registrazione. Un imprenditore individuale iscritto deve utilizzare il suffisso «eingetragener Unternehmer / eingetragene Unternehmerin» (imprenditore registrato), abbreviato in «e.U.». Qualora più persone gestiscano un’attività in qualità di «Gesellschaft bürgerlichen Rechts — GesbR» (società di diritto civile) e venga superata la soglia prevista, esse devono registrare l’attività come «OG» o «KG».

Il GISA è un registro distinto con una finalità specifica: registra la «Gewerbeberechtigung» (licenza commerciale) e i relativi titolari ai sensi del «Gewerbeordnung 1994» (Codice del Commercio del 1994) ed è consultabile all’indirizzo gisa.gv.at. Le associazioni sono iscritte in un registro ancora diverso, lo Zentrales Vereinsregister — ZVR (Registro centrale delle associazioni), tenuto ai sensi del Vereinsgesetz 2002 (Legge sulle associazioni del 2002).

Forme giuridiche registrabili in Austria

L’articolo 2 della «Firmenbuchgesetz» (Legge sul Registro delle Imprese) contiene un elenco esaustivo delle entità iscritte nel registro principale:

  • Eingetragener Unternehmer — e.U. (Imprenditore registrato) — il titolare risponde con l’intero patrimonio privato; utilizzato dalle imprese individuali che superano la soglia contabile o che si registrano volontariamente.
  • Offene Gesellschaft — OG (Società in nome collettivo) — almeno due soci, tutti responsabili in solido e senza limitazioni; aperta a qualsiasi scopo lecito, comprese le libere professioni e l’agricoltura.
  • Società in accomandita semplice — KG (Kommanditgesellschaft) — i soci accomandatari sono responsabili illimitatamente, mentre i soci accomandanti lo sono solo fino all’importo della responsabilità iscritto nel registro, che si estingue una volta versato il conferimento. La GmbH & Co KG è una variante comune.
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung — GmbH (Società a responsabilità limitata) — solo il patrimonio della società è soggetto a rivendicazioni dei creditori; dal 1° gennaio 2024 il capitale sociale minimo è pari a 10.000 euro, con un conferimento individuale minimo di 70 euro. Si tratta della forma societaria più diffusa in Austria.
  • Società di capitali flessibile — FlexKapG, detta anche FlexCo (società flessibile) — introdotta con effetto dal 1° gennaio 2024 dalla legge sulle società di capitali flessibili (Flexible-Kapitalgesellschafts-Gesetz). Una società di capitali alla quale si applicano in via sussidiaria le norme relative alla GmbH, con un conferimento individuale minimo di 1 euro, formalità di trasferimento semplificate, quote di valore aziendale (Unternehmenswert-Anteile) fino a poco meno di un quarto del capitale sociale e aumenti di capitale condizionati per la partecipazione dei dipendenti. Destinata alle start-up.
  • Aktiengesellschaft — AG (Società per azioni) — gli azionisti non rispondono personalmente; capitale sociale minimo pari a 70.000 euro. Utilizzata da grandi società e da società quotate in borsa.
  • Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaft (Cooperativa registrata) — persona giuridica a adesione libera che promuove l’attività dei propri soci; la natura della responsabilità dei soci e l’ammontare della stessa costituiscono fatti registrati.
  • Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit (Associazione di mutua assicurazione) — la forma mutualistica utilizzata nel settore assicurativo, con iscrizioni nel registro specifiche per il settore.
  • Sparkasse (Cassa di risparmio) — istituto di credito settoriale iscritto nel Firmenbuch.
  • Privatstiftung (Fondazione privata) — persona giuridica con patrimonio vincolato e sede in Austria, che acquista esistenza solo al momento della registrazione; patrimonio vincolato minimo pari a 70.000 euro. Utilizzata per la detenzione di beni e la pianificazione successoria.
  • Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung — EWIV (Gruppo europeo di interesse economico) — strumento di cooperazione transfrontaliera ai sensi del diritto dell’Unione europea, al quale si applicano in via sussidiaria le norme relative alle società di persone e i cui membri rispondono a titolo illimitato.
  • Società europea — SE (European Company) e Società cooperativa europea — SCE (European Cooperative Society) — forme societarie e cooperative previste dal diritto dell’Unione Europea, in cui gli azionisti o i soci non rispondono personalmente.
  • Zweigniederlassung (Filiale di un soggetto straniero) — ai sensi dell’articolo 12 dell’UGB, un soggetto giuridico con sede all’estero deve essere iscritto nel Firmenbuch qualora disponga di una filiale sul territorio nazionale; l’iscrizione riporta l’attività della filiale, lo statuto del soggetto e, qualora la legislazione del Paese d’origine lo preveda, il registro straniero e il numero di registrazione.
  • Sonstige Rechtsträger (Altri soggetti giuridici la cui iscrizione è prevista dalla legge) — una categoria generica prevista dalla legge.

Due strutture sono volutamente escluse. La «stille Gesellschaft» (società in partecipazione passiva) è un accordo puramente interno in cui solo il titolare dell’impresa acquisisce diritti e obblighi, e non rientra tra i soggetti registrabili; la «GesbR» (società di diritto civile) è priva di personalità giuridica e, analogamente, non è registrabile; per questo motivo l’UGB ne impone la conversione in una «OG» o in una «KG» quando viene superata la soglia contabile. Il Verein (associazione) appartiene al Registro centrale delle associazioni, non al Firmenbuch; qualora si trasformi in una cooperativa, il suo precedente numero di associazione viene riportato nel Firmenbuch.

Informazioni disponibili nel Registro delle Imprese

Il registro delle imprese austriaco è interamente pubblico. L’articolo 9 dell’UGB stabilisce che chiunque abbia il diritto di consultare il registro principale e i documenti depositati nell’archivio, nonché di richiederne la stampa. L’articolo 34 della Firmenbuchgesetz consente a chiunque di effettuare ricerche individuali tramite trasmissione automatizzata dei dati, con estratti elettronici certificati dalla firma elettronica dell’autorità giudiziaria.

Per le richieste individuali deve essere offerto un servizio di informazione sintetica gratuito che contenga la denominazione sociale e la forma giuridica, la sede legale, l’indirizzo commerciale e lo Stato di registrazione, il numero di registro e l’identificativo unico europeo (EUID), l’indirizzo del sito web, se registrato, le iscrizioni relative a insolvenza, scioglimento e liquidazione, il ramo di attività, il nome e la data di nascita del titolare unico o delle persone autorizzate a rappresentare l’entità, unitamente all’inizio e alla tipologia della loro autorità, i liquidatori e le filiali.

Un estratto completo aggiunge i restanti dati registrati: la data dello statuto o dell’atto costitutivo, i titolari di procure commerciali, la durata dell’entità, le restrizioni all’esecutività e gli eventi relativi al trasferimento dell’attività; per le società di capitali, inoltre, il consiglio di sorveglianza, l’ammontare del capitale sociale e le relative aumentazioni e riduzioni, la data di deposito e la data di chiusura del bilancio dei conti annuali e consolidati, le fusioni, le scissioni e le trasformazioni, nonché lo stato di quotazione. Gli estratti riportano inoltre l’EUID e il numero di identificazione utilizzato dalla banca nazionale. Oltre al registro principale, l’archivio dei documenti contiene tutti gli atti su cui si basa una registrazione, e i conti annuali depositati ai sensi dell’articolo 277 dell’UGB sono accessibili al pubblico, con un contenuto ridotto per le piccole e microimprese.

Cosa è soggetto a restrizioni

La principale restrizione non riguarda il Firmenbuch in sé. Il «Register der wirtschaftlichen Eigentümer» (Registro dei titolari effettivi), istituito dalla «Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz» — WiEReG (Legge sul registro dei titolari effettivi) e gestito dal Ministero federale delle Finanze, era aperto alla consultazione pubblica fino al 31 agosto 2023. A seguito della sentenza della Corte di giustizia dell’Unione europea del 22 novembre 2022 nelle cause riunite C-37/20 e C-601/20, che ha invalidato la base giuridica dell’UE relativa all’accesso pubblico per motivi di tutela della privacy, l’articolo 10 del WiEReG è stato sostituito con effetto dal 1° settembre 2023 e reca ora il titolo «Consultazione in presenza di un interesse legittimo». L’accesso pubblico generale non sussiste più. La consultazione è consentita ai soggetti soggetti agli obblighi antiriciclaggio, quali banche, avvocati, notai, revisori dei conti, consulenti fiscali e agenti immobiliari; alle autorità; al soggetto stesso; nonché alle persone che dimostrino un interesse legittimo, il quale si presume sussista per giornalisti, accademici e organizzazioni della società civile con un nesso antiriciclaggio, nonché per una persona che intenda instaurare un rapporto d’affari con il soggetto. Un titolare effettivo può inoltre richiedere la soppressione dei propri dati negli estratti qualora circostanze eccezionali lo giustifichino.

Anche l’accesso al GISA è articolato su più livelli: alcuni dati devono essere divulgati a chiunque, altri solo qualora venga dimostrato in modo credibile un interesse legittimo, mentre altri non possono essere divulgati affatto; il luogo di nascita, la nazionalità, la residenza e il numero di previdenza sociale sono infatti esclusi dalla consultazione pubblica. Nel Firmenbuch stesso, la nazionalità e il paese di residenza delle persone fisiche registrate prive di una registrazione nazionale attiva vengono forniti al momento della richiesta, ma non vengono inseriti nel registro, bensì trasmessi esclusivamente all’ufficio di statistica.

Documenti ottenibili dal registro

  • Estratto del Firmenbuch, aggiornato (Firmenbuchauszug, aktuell) — tutti i dati aggiornati alla data della consultazione: numero di iscrizione, denominazione sociale, forma giuridica, sede legale e sede operativa, settore di attività, filiali, data dello statuto, rappresentanti e titolari di procure commerciali con relative date di nascita e tipo di autorità, capitale sociale e, per le società per azioni, il consiglio di sorveglianza e le date di deposito dei bilanci annuali. La prova standard dell’esistenza, della forma giuridica e del potere di firma per banche, controparti, gare d’appalto, atti notarili e verifiche «know-your-customer».
  • Estratto del registro delle imprese, storico — contiene tutti i dati mai registrati, con le voci superate contrassegnate da una linea di cancellazione; i soggetti cancellati sono inclusi su richiesta specifica. Utilizzato per la due diligence, i contenziosi e la ricostruzione della storia societaria.
  • Urkundensammlung (Raccolta di documenti) — stampe di ogni documento sulla base del quale è stata effettuata una registrazione, comprese le traduzioni certificate in una lingua ufficiale dell’UE, qualora siano state depositate. Utilizzata per ottenere gli atti sottostanti a qualsiasi fatto registrato.
  • Bilancio d’esercizio (bilancio annuale depositato) — il bilancio d’esercizio, la relazione sulla gestione, la relazione di revisione, la relazione sulla governance societaria, la relazione del consiglio di sorveglianza e la delibera di destinazione degli utili depositati ai sensi degli articoli 277 e seguenti dell’UGB, con contenuto ridotto per le piccole e microimprese e norme distinte per i bilanci consolidati e per le filiali di società straniere. Utilizzato per la due diligence finanziaria e la valutazione del merito creditizio.
  • Gesellschaftsvertrag, Satzung, Erklärung über die Errichtung der Gesellschaft (Contratto societario, statuto, dichiarazione di costituzione) — depositati in forma notarile insieme alla domandadi registrazione e pertanto accessibili al pubblico; per una fondazione privata, la Stiftungsurkunde (atto costitutivo della fondazione). Utilizzati per verificare l’oggetto sociale, il capitale, le restrizioni al trasferimento e le regole di rappresentanza.
  • Musterzeichnung / Musterzeichnungserklärung (Dichiarazione di firma campione) — la firma del rappresentante autorizzato, apposta dinanzi al tribunale del registro o depositata in forma autenticata e conservata presso il tribunale. Utilizzata per verificare che una firma apposta su un documento provenga da un rappresentante iscritto nel registro.
  • Amtsbestätigung (Certificato ufficiale del tribunale) — rilasciato qualora la conferma richiesta non possa essere ricavata da un estratto, ad esempio una conferma negativa che una società non sia iscritta nel Firmenbuch, una conferma che una determinata iscrizione non sia stata effettuata, oppure la prova di iscrizioni storiche antecedenti alla digitalizzazione. Utilizzato per le pratiche di legalizzazione e di apostille e come prova nei confronti delle autorità.

Domande frequenti

Come si chiama il registro delle imprese in Austria?

Si tratta del «Firmenbuch» (Registro delle imprese), tenuto dai tribunali regionali sotto l’egida del Ministero Federale della Giustizia e consultabile tramite «JustizOnline» o tramite agenzie di compensazione autorizzate e notai.

Il Firmenbuch austriaco è pubblico?

Sì. L’articolo 9 dell’UGB (Codice commerciale austriaco) garantisce a chiunque il diritto di consultare il registro principale e l’archivio dei documenti; inoltre, per le singole richieste deve essere offerto un servizio gratuito di informazioni sintetiche che includa l’EUID.

Un imprenditore individuale è tenuto a iscriversi nel Firmenbuch?

Solo se soggetto all’obbligo di tenuta della contabilità, che si applica a partire da un fatturato annuo superiore a 700.000 euro. Gli altri imprenditori individuali possono iscriversi volontariamente; coloro che non lo fanno figurano solitamente solo nel registro delle licenze commerciali GISA.

Che cos’è una FlexCo?

La Flexible Kapitalgesellschaft (società flessibile), abbreviata in FlexKapG o FlexCo, è una società di capitali introdotta il 1° gennaio 2024. Si applicano in via sussidiaria le norme relative alla GmbH; essa prevede un conferimento minimo individuale di 1 euro e quote di valore aziendale destinate alla partecipazione dei dipendenti.

Qual è il capitale sociale minimo di una GmbH austriaca?

10.000 euro dal 1° gennaio 2024, con un conferimento individuale minimo di 70 euro. Almeno la metà del capitale sociale deve essere raccolta tramite conferimenti in denaro interamente versati.

È possibile verificare chi sia il titolare effettivo di una società austriaca?

No, in qualità di semplice cittadino. L’accesso pubblico al Registro dei titolari effettivi è cessato il 1° settembre 2023 a seguito della sentenza della Corte di giustizia nelle cause C-37/20 e C-601/20. L’accesso è ora riservato ai soggetti obbligati, alle autorità, alla società stessa e alle persone che dimostrino un interesse legittimo.

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