Il Canada non dispone di un unico registro nazionale delle imprese. Un’impresa può costituirsi a livello federale ai sensi del Canada Business Corporations Act (CBCA) presso Corporations Canada, oppure ai sensi di una delle tredici leggi provinciali e territoriali sulle società; entrambe le vie sono ugualmente valide e una società costituita a livello federale deve comunque registrarsi in ogni provincia in cui svolge la propria attività. I dati relativi alle società federali sono consultabili gratuitamente e, a partire dal 2024, vengono pubblicati i nomi delle persone fisiche che esercitano un controllo significativo sulle società soggette al CBCA.

I registri delle società in Canada

Corporations Canada, che fa parte del Ministero dell’Innovazione, della Scienza e dello Sviluppo Economico del Canada, amministra la CBCA, la Canada Not-for-profit Corporations Act (CNCA) e la Canada Cooperatives Act. Il suo servizio di ricerca sulle società federali (Federal Corporation Search ) è gratuito e mostra i dati relativi a ciascuna società. Parallelmente, ogni provincia e territorio gestisce il proprio registro — l’Ontario Business Registry, il Registraire des entreprises du Québec, i BC Registries and Online Services, l’Alberta Corporate Registry, il Nova Scotia Registry of Joint Stock Companies e le rispettive controparti — ciascuno dotato di un proprio strumento di ricerca. Un servizio federale di ricerca multigiurisdizionale riunisce diversi registri in un’unica interfaccia.

La costituzione federale garantisce la tutela del nome a livello nazionale, ma non sostituisce la registrazione provinciale: una società che svolge attività al di fuori della propria giurisdizione di origine deve registrarsi a livello extraprovinciale in ciascuna provincia interessata. A livello separato, l’Agenzia delle Entrate canadese (Canada Revenue Agency) assegna il Business Number a nove cifre, che è distinto dal numero di registrazione della società ed è riportato nel registro federale delle società.

Dove figurano le imprese individuali e le società di persone

Le imprese individuali e le società in nome collettivo non sono costituite in società e non sono registrate a livello federale. Esse registrano la propria denominazione sociale presso la provincia o il territorio in cui operano. Non esiste quindi un equivalente canadese di un registro nazionale delle imprese individuali, e per verificare l’esistenza di un’impresa canadese non costituita in società è necessario consultare il registro provinciale delle denominazioni sociali pertinente.

Forme giuridiche registrabili in Canada

  • Impresa individuale — un unico titolare, nessuna personalità giuridica distinta, responsabilità personale illimitata; registrata tramite la registrazione provinciale della denominazione commerciale.
  • Società in nome collettivo — due o più soci ai sensi delle leggi provinciali sulle società di persone, con responsabilità solidale e illimitata.
  • Società in accomandita semplice — almeno un socio accomandatario con responsabilità illimitata affiancato da soci accomandanti la cui esposizione è limitata al proprio conferimento; registrazione a livello provinciale.
  • Società a responsabilità limitata (LLP ) — una forma societaria provinciale, generalmente riservata a determinate professioni, che tutela i soci dalla responsabilità per la negligenza di un altro socio. Non esiste una LLP a livello federale.
  • Società per azioni, federale (CBCA) — persona giuridica distinta, costituita presso Corporations Canada; la responsabilità degli azionisti è limitata al capitale versato.
  • Società per azioni, provinciale — la stessa struttura a responsabilità limitata ai sensi di una legge provinciale sulle società per azioni.
  • Società a responsabilità illimitata (ULC) — disponibile nella Columbia Britannica, in Alberta e in Nuova Scozia; una società i cui azionisti hanno responsabilità illimitata, utilizzata principalmente per la strutturazione fiscale transfrontaliera.
  • Società senza scopo di lucro — costituita a livello federale ai sensi della CNCA o a livello provinciale; non dispone di capitale sociale e i soci non sono personalmente responsabili.
  • Cooperativa — costituita a livello federale ai sensi del Canada Cooperatives Act o a livello provinciale; di proprietà dei soci, con responsabilità dei soci limitata alle quote o all’adesione.
  • Società extraprovinciale — una società di un’altra giurisdizione canadese registrata per svolgere attività in una determinata provincia; la registrazione costituisce un obbligo di informativa e di autorizzazione piuttosto che la costituzione di una nuova persona giuridica.
  • Società straniera registrata (filiale) — società non canadese registrata a livello extraprovinciale in ciascuna provincia in cui opera; la sede centrale straniera rimane pienamente responsabile.

Informazioni disponibili nei registri canadesi

La ricerca federale sulle società mostra, a titolo gratuito, la denominazione sociale e la cronologia delle denominazioni, il numero di registrazione della società, il Business Number dell’Agenzia delle Entrate canadese (CRA), lo stato della società, la normativa applicabile e la data, la forma giuridica della società, l’indirizzo della sede legale, il numero minimo e massimo di amministratori e il nome e l’indirizzo di ciascun amministratore, la data di scadenza e il periodo di presentazione della dichiarazione annuale, lo stato delle dichiarazioni annuali per anno, la data dell’ultima assemblea annuale e la data del certificato di costituzione. Corporations Canada pubblica inoltre dati mensili sulle transazioni e offre un’interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) per l’accesso in blocco. Le modifiche relative agli amministratori devono essere comunicate entro quindici giorni e i documenti storici depositati rimangono di dominio pubblico.

Soggetti con controllo significativo

La riforma sulla trasparenza in Canada è ora in vigore a livello federale. Ai sensi del CBCA, una società deve tenere un registro delle persone fisiche con controllo significativo (ISC) in cui siano riportati il nome di ciascuna persona, la data di nascita, la cittadinanza, la residenza fiscale, l’indirizzo di residenza, eventuali indirizzi per la notifica, le date di inizio e cessazione dello status di ISC, nonché la natura e l’entità del controllo esercitato. Il registro va depositato presso il Direttore annualmente insieme alla dichiarazione annuale ed entro quindici giorni da qualsiasi modifica; l’obbligo di deposito è entrato in vigore il 22 gennaio 2024.

Corporations Canada pubblica un sottoinsieme definito di dati: il nome completo legale della persona fisica, il suo indirizzo per le notifiche o, in mancanza di questo, il suo indirizzo di residenza, la descrizione della natura e dell’entità del controllo significativo, nonché le date di acquisizione e cessazione dello status di ISC. La data di nascita, la cittadinanza e la residenza fiscale non vengono pubblicate; inoltre, la pubblicazione è sospesa per le persone di età inferiore ai diciotto anni, per le persone prive di capacità di agire, per determinati titolari di cariche pubbliche e nei casi in cui la pubblicazione costituirebbe una grave minaccia per la sicurezza. Le forze dell’ordine e l’unità di informazione finanziaria mantengono comunque l’accesso. Il registro riguarda esclusivamente le società soggette alla CBCA e non è consultabile in base al nome di una persona fisica.

I regimi provinciali differiscono tra loro. In Québec, i beneficiari finali sono soggetti a obbligo di dichiarazione presso il registro delle imprese dal 31 marzo 2023 e sono di dominio pubblico; vengono indicati il nome, le date di assunzione e cessazione della qualifica, l’indirizzo professionale e la condizione di qualificazione con la percentuale di voto, ma mai la data di nascita. Nella Columbia Britannica il registro di trasparenza delle persone rilevanti è obbligatorio dal 2020, ma non è pubblico: l’accesso è limitato agli amministratori, alla polizia, alle autorità fiscali, alle autorità di vigilanza sui titoli e sul settore finanziario, all’unità di informazione finanziaria e all’ordine degli avvocati. È stata approvata una legge che istituisce un registro pubblico nella Columbia Britannica, ma non è stato possibile confermare alcuna data di avvio.

Bilanci

In Canada i bilanci non sono generalmente di dominio pubblico. La maggior parte delle società non li deposita presso Corporations Canada; essi vengono forniti agli azionisti prima dell’assemblea annuale. Fanno eccezione le società distributrici (quotate in borsa) e le società senza scopo di lucro che raccolgono fondi. I verbali del consiglio di amministrazione, le delibere e i documenti contabili non sono accessibili al pubblico.

Documenti ottenibili dal registro

  • Certificato di costituzione — il documento costitutivo che attesta la creazione della società e la relativa data; è possibile richiederne copie.
  • Certificato di conformità — attesta che la società esiste, non è stata sciolta, fusa o cessata, ed è in regola con le dichiarazioni annuali, i depositi presso l’ISC e il pagamento delle tasse. Si tratta dell’equivalente federale canadese di un certificato di regolarità, utilizzato per finanziamenti, contratti di fornitura e transazioni.
  • Certificato di esistenza — attesta che la società esisteva in una data specifica o durante un periodo determinato, senza confermare l’attuale conformità. Per gli enti precedentemente soggetti alla vecchia Legge canadese sulle società (Canada Corporations Act) viene invece rilasciata una lettera di esistenza.
  • Copie di documenti societari, autenticate o semplici — gli atti costitutivi, gli atti di modifica, le comunicazioni relative al cambio degli amministratori e della sede legale e, per le società senza scopo di lucro, lo statuto e i bilanci. Una copia autenticata è accompagnata da una lettera che attesta che si tratta di una copia esatta del documento conservato presso Corporations Canada, da utilizzare in sede giudiziaria e in procedimenti analoghi.
  • Profilo societario e dati relativi alla dichiarazione annuale — il registro pubblico consolidato contenente identità, stato, sede legale, amministratori, informazioni ISC e cronologia dei depositi, disponibile nella pagina dei dettagli della società e in formato aggregato tramite i file delle transazioni mensili e l’interfaccia dedicata alle società.
  • Rapporto di ricerca denominativa NUANS — un rapporto federale o provinciale che confronta una denominazione sociale proposta con denominazioni e marchi già esistenti. Non è più richiesto per una normale costituzione ai sensi del CBCA o per la pre-approvazione della denominazione, poiché la ricerca è integrata nella domanda, ma rimane obbligatorio per le pratiche di ripristino, fusione e successione, nonché per i servizi cooperativi.
  • Certificati provinciali e ricerche nei registri — ogni registro provinciale rilascia i propri certificati di stato, effettua ricerche nel registro delle società e fornisce copie dei documenti depositati.

Domande frequenti

Esiste un unico registro delle società in Canada?

No. Corporations Canada gestisce il registro federale ai sensi del Canada Business Corporations Act, mentre ogni provincia e territorio gestisce il proprio. Una ricerca federale multigiurisdizionale riunisce diversi registri, ma la registrazione stessa rimane specifica per ciascuna giurisdizione.

Le imprese individuali figurano in un registro delle imprese canadese?

Non nel registro delle imprese. Le imprese individuali e le società in nome collettivo registrano la propria denominazione commerciale a livello provinciale; per esse non esiste una registrazione federale.

I titolari effettivi delle società canadesi sono di dominio pubblico?

Per le società federali soggette alla CBCA, sì, in parte: a partire da gennaio 2024 vengono pubblicati il nome, l’indirizzo per le notifiche, la natura e l’entità del controllo, nonché le date rilevanti relative alle persone fisiche che esercitano un controllo significativo, mentre la data di nascita, la cittadinanza e la residenza fiscale non vengono rese pubbliche. Il Québec pubblica i beneficiari finali; il registro di trasparenza della Columbia Britannica non è pubblico.

Che cos’è un certificato di conformità?

Si tratta di un certificato rilasciato da Corporations Canada che attesta l’esistenza di una società federale, la sua non dissoluzione, fusione o cessazione dell’attività, nonché l’adeguatezza dei documenti depositati. È il documento che, nella prassi canadese, sostituisce il certificato di regolarità.

I bilanci canadesi sono pubblici?

In genere no. La maggior parte delle società fornisce i bilanci agli azionisti anziché depositarli pubblicamente; le principali eccezioni sono le società distributrici e le società senza scopo di lucro che sollecitano donazioni.

Che cos’è un numero di identificazione aziendale?

Si tratta di un identificativo di nove cifre rilasciato dall’Agenzia delle Entrate canadese (Canada Revenue Agency) ai fini fiscali e per la gestione dei conti relativi ai programmi. È diverso dal numero della società, ma è riportato nel registro federale delle società.

Fonti

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