La Polonia gestisce due registri delle imprese. Le società e le altre persone giuridiche sono iscritte nel Krajowy Rejestr Sądowy — KRS (Registro giudiziario nazionale), tenuto dai tribunali del registro sotto l’egida del Ministero della Giustizia e consultabile gratuitamente; le imprese individuali sono iscritte nel Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej — CEIDG (Registro centrale e informazioni sull’attività economica), tenuto dal ministro responsabile dell’economia. Entrambi sono interamente accessibili al pubblico e la Polonia è uno dei pochi paesi dell’Unione Europea il cui registro dei titolari effettivi rimane aperto a tutti.

Il registro delle imprese in Polonia

Il KRS è disciplinato dalla «ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym» (Legge sul Registro Nazionale dei Tribunali) del 1997. È gestito in un sistema informatico dai «sądy rejonowe» (sądy gospodarcze), ovvero le sezioni commerciali dei tribunali distrettuali, e fa parte del Sistema di interconnessione dei registri delle imprese dell’UE. Comprende tre sottoregistri: il «rejestr przedsiębiorców» (registro degli imprenditori); il registro delle associazioni, delle altre organizzazioni sociali e professionali, delle fondazioni e delle unità sanitarie pubbliche indipendenti; e il rejestr dłużników niewypłacalnych (registro dei debitori insolventi).

La presentazione delle richieste avviene in formato elettronico. Dal 1° luglio 2021 le richieste relative ai soggetti iscritti nel registro degli imprenditori possono essere presentate esclusivamente tramite il sistema informatico e i fascicoli di registro degli imprenditori sono conservati unicamente in formato elettronico; lo stesso obbligo è destinato ad estendersi al registro delle associazioni e delle fondazioni. Le richieste e le ricerche vengono effettuate tramite il Portal Rejestrów Sądowych (Portale dei registri giudiziari), con un percorso semplificato basato su modelli predefiniti per i documenti societari standard. Il numero KRS identifica l’entità, insieme al codice fiscale e al numero statistico, che vengono inseriti nel registro automaticamente e a titolo gratuito.

Imprenditori individuali e due registri tenuti separatamente

Un imprenditore individuale polacco — jednoosobowa działalność gospodarcza (attività economica individuale) — non dispone di un numero KRS ed è iscritto nel CEIDG ai sensi della ustawa o CEIDG i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Legge sul CEIDG e sul Punto Informativo per gli Imprenditori) del 2018. Esistono inoltre altre due forme giuridiche che non rientrano nel KRS. Il przedstawicielstwo (ufficio di rappresentanza di un imprenditore straniero) viene iscritto in un registro separato degli uffici di rappresentanza tenuto dal ministro dell’Economia, con iscrizioni valide per un periodo rinnovabile. La «fundacja rodzinna» (fondazione familiare), istituita con la legge del 26 gennaio 2023, in vigore dal 22 maggio 2023, è iscritta in un registro dedicato alle fondazioni familiari tenuto da un unico tribunale regionale designato, e non nel KRS.

Forme giuridiche registrabili in Polonia

Le forme societarie derivano dal Kodeks spółek handlowych (Codice delle società commerciali):

  • Spółka jawna (Società in nome collettivo) — i soci sono responsabili in modo illimitato, solidale e sussidiario per gli obblighi della società.
  • Spółka partnerska (Società professionale) — riservata alle professioni regolamentate; un socio non è responsabile per gli atti illeciti commessi dagli altri soci.
  • Spółka komandytowa (Società in accomandita semplice) — il socio accomandatario è responsabile a tempo indeterminato, mentre la responsabilità del socio accomandante è limitata all’importo della quota di accomandita iscritta nel registro.
  • Società in accomandita per azioni (Spółka komandytowo-akcyjna) — un socio accomandatario con responsabilità illimitata affiancato da azionisti che non sono responsabili; una forma ibrida utilizzata per raccogliere capitale mantenendo il controllo.
  • Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością — sp. z o.o. (Società a responsabilità limitata) — i soci non rispondono dei debiti della società; capitale sociale minimo di 5.000 PLN con un valore nominale minimo per azione di 50 PLN. La forma societaria polacca predefinita.
  • Prosta spółka akcyjna — P.S.A. (Società per azioni semplice) — disponibile dal 1° luglio 2021. Capitale sociale minimo di 1 PLN; le azioni non hanno valore nominale e non fanno parte del capitale sociale; è possibile apportare lavoro o servizi in cambio di azioni; un unico consiglio di amministrazione può sostituire il consiglio di gestione e il consiglio di sorveglianza. Destinata alle start-up e agli investimenti in venture capital.
  • Spółka akcyjna — S.A. (Società per azioni) — capitale sociale minimo di 100.000 PLN; utilizzata dalle grandi società e da quelle quotate in borsa.
  • Spółdzielnia (Cooperativa), compresa la Società Cooperativa Europea — entità di proprietà dei soci.
  • Przedsiębiorstwo państwowe (Impresa statale) — un operatore economico di proprietà dello Stato.
  • Oddział przedsiębiorcy zagranicznego (Filiale di un imprenditore straniero) — priva di personalità giuridica propria; la responsabilità ricade sulla società madre estera.
  • Europejskie zgrupowanie interesów gospodarczych (Raggruppamento europeo di interesse economico) e spółka europejska — SE (Società europea) — forme giuridiche previste dal diritto dell’Unione europea; nel raggruppamento i membri rispondono in solido.
  • Istituti di ricerca, società di mutua assicurazione, sedi principali dicompagnie assicurative straniere e istituzioni dell’economia di bilancio — tutti elencati nella legge tra gli imprenditori soggetti all’iscrizione.
  • Fondazione (Fundacja), associazione (Stowarzyszenie) e altre organizzazioni sociali e professionali — iscritte nel secondo sottoregistro e, inoltre, nel registro degli imprenditori qualora svolgano attività commerciale.

Informazioni disponibili nel registro delle imprese polacco

La legge enuncia il principio in tre parole: «Rejestr jest jawny» — il registro è pubblico. Chiunque può accedere ai dati tramite il Servizio centrale di informazione e ottenere copie autenticate, estratti, certificati e informazioni, anche per via elettronica; il Servizio centrale di informazione fornisce gratuitamente, tramite le reti pubbliche, informazioni aggiornate e complete sui soggetti registrati. È fondamentale sottolineare che una stampa delle informazioni aggiornate o complete disponibili gratuitamente online ha lo stesso valore legale di un documento rilasciato dal Servizio centrale di informazione; per questo motivo, nella pratica, l’estratto online gratuito viene accettato.

Altre tre risorse gratuite completano il quadro. Il Repozytorium Dokumentów Finansowych (Archivio dei documenti finanziari) rende disponibili online e gratuitamente i bilanci depositati, le relazioni di revisione, le relazioni sulla gestione e le delibere di approvazione e di distribuzione degli utili. Il visualizzatore elettronico dei fascicoli del registro consente di accedere agli atti costitutivi, agli statuti, alle delibere e agli atti notarili relativi ai fascicoli conservati in formato elettronico. Il «Monitor Sądowy i Gospodarczy» (Bollettino giudiziario ed economico) pubblica invece gli avvisi previsti dalla legge. Anche i dati del CEIDG sono di dominio pubblico e accessibili a chiunque.

Cosa è soggetto a restrizioni

La Polonia rappresenta un caso a sé stante in materia di titolarità effettiva. Il Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych — CRBR (Registro centrale dei titolari effettivi), istituito dalla ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Legge sulla lotta al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo) del 2018, rimane interamente pubblico: la legge stabilisce che il registro sia pubblico, che l’accesso sia gratuito e che sia fornito per via elettronica. La Polonia non ha introdotto un criterio di «interesse legittimo» a seguito della sentenza della Corte di giustizia nelle cause riunite C-37/20 e C-601/20, e l’accesso è aperto a tutti senza necessità di registrazione. I dati riportati includono il nome del titolare effettivo, le cittadinanze, il paese di residenza e il numero di identificazione nazionale.

Le restrizioni esistenti hanno portata più limitata. Il CEIDG non divulga il numero di identificazione nazionale, la data di nascita o i dati di contatto dell’imprenditore qualora quest’ultimo abbia sollevato opposizione. Le voci cancellate dal registro dei debitori insolventi rimangono accessibili solo al debitore e al creditore che ne ha fatto richiesta. I fascicoli del registro delle fondazioni familiari sono accessibili solo al fondatore, ai membri dei suoi organi, ai beneficiari e alle persone che vantano un interesse giuridico.

Documenti ottenibili dal registro

  • Odpis aktualny z KRS (Estratto aggiornato dal KRS) — tutte le voci in vigore nelle sezioni del registro; l’attestato standard di esistenza, rappresentanza e capitale.
  • Odpis pełny z KRS (Estratto completo dal KRS) — tutte le iscrizioni mai effettuate, comprese quelle cancellate; il documento relativo alla storia societaria, ai membri del consiglio di amministrazione del passato e alla due diligence.
  • Wyciąg z KRS (Estratto parziale) — limitato a sezioni selezionate del registro.
  • Zaświadczenie (Certificato) — conferma che un soggetto sia o meno iscritto, oppure che una determinata iscrizione esista.
  • Informazione corrispondente all’estratto attuale o completo — ottenibile gratuitamente online e stampabile autonomamente, con valore giuridico pari a quello di un documento rilasciato dall’Ufficio Centrale di Informazione.
  • Bilanci — comprensivi della relazione di revisione, della relazione sulla gestione e delle delibere che ne approvano l’adozione e la distribuzione degli utili, disponibili gratuitamente nell’archivio dei documenti finanziari.
  • Documenti di registro — atti costitutivi, statuti, delibere e atti notarili, disponibili gratuitamente online laddove il fascicolo sia conservato in formato elettronico.
  • Zaświadczenie o wpisie do CEIDG (Certificato di iscrizione al CEIDG) — rilasciato come documento elettronico o stampa di sistema per le imprese individuali; le autorità pubbliche non possono richiedere a un imprenditore di presentarlo.

Tutti i documenti rilasciati dall’Informazione Centrale hanno valore di atti ufficiali, sia in formato cartaceo che elettronico.

Domande frequenti

Come si chiama il registro delle imprese in Polonia?

Il Krajowy Rejestr Sądowy (Registro Nazionale dei Tribunali) per le società e altre persone giuridiche, e il CEIDG per i lavoratori autonomi.

La consultazione del KRS polacco è gratuita?

Sì. Il registro è pubblico, la consultazione online è gratuita e una copia autostampata delle informazioni aggiornate o complete, ottenuta gratuitamente, ha lo stesso valore legale di un documento rilasciato dall’Ufficio Centrale di Informazione.

Dove vengono registrati i lavoratori autonomi?

Nel CEIDG, tenuto dal ministro responsabile dell’economia. Un imprenditore individuale non possiede un numero KRS.

Che cos’è la «prosta spółka akcyjna»?

La società per azioni semplificata, disponibile dal 1° luglio 2021. Il suo capitale sociale minimo è pari a 1 PLN, le sue azioni non hanno valore nominale e non fanno parte del capitale sociale; è possibile apportare prestazioni lavorative o servizi in cambio di azioni e può essere amministrata da un unico consiglio di amministrazione.

I bilanci polacchi sono pubblici?

Sì. Vengono depositati nell’archivio dei documenti finanziari e resi disponibili online gratuitamente, insieme alle relazioni di revisione e di gestione e alle delibere di approvazione.

Il registro dei titolari effettivi polacco è pubblico?

Sì. Il Registro centrale dei titolari effettivi rimane pubblico, gratuito e accessibile per via elettronica senza necessità di registrazione; la Polonia non ne ha limitato l’accesso alle sole persone con un interesse legittimo.

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