Canada har ikke noe enkelt nasjonalt selskapsregister. Et selskap kan stiftes på føderalt nivå i henhold til Canada Business Corporations Act (CBCA) hos Corporations Canada, eller i henhold til en av de tretten provinsielle og territoriale selskapslovene; begge fremgangsmåtene er like gyldige, og et selskap stiftet på føderalt nivå må likevel registrere seg i hver provins der det driver virksomhet. Føderale selskapsopplysninger kan søkes opp gratis, og siden 2024 blir navnene på personer med vesentlig kontroll over CBCA-selskaper offentliggjort.

Selskapsregistrene i Canada

Corporations Canada, som er en del av Innovation, Science and Economic Development Canada, forvalter CBCA, Canada Not-for-profit Corporations Act (CNCA) og Canada Cooperatives Act. Deres søketjeneste for føderale selskaper (Federal Corporation Search ) er gratis og viser opplysningene om hvert enkelt selskap. I tillegg fører hver provins og hvert territorium sitt eget register – Ontario Business Registry, Registraire des entreprises du Québec, BC Registries and Online Services, Alberta Corporate Registry, Nova Scotia Registry of Joint Stock Companies og tilsvarende registre – hver med sin egen søkefunksjon. En føderal søketjeneste som dekker flere jurisdiksjoner samler flere registre i ett grensesnitt.

Føderal registrering gir nasjonal navnebeskyttelse, men erstatter ikke provinsregistrering: et selskap som driver virksomhet utenfor sin hjemjurisdiksjon, må registrere seg utenfor provinsen i hver berørt provins. I tillegg tildeler Canada Revenue Agency det ni-sifrede Business Number, som skiller seg fra selskapsnummeret og vises i den føderale selskapsoppføringen.

Hvor enkeltpersonforetak og partnerskap inngår

Enkeltmannsforetak og åpne selskaper stiftes ikke som selskaper og er ikke registrert på føderalt nivå. De registrerer et firmanavn i den provinsen eller det territoriet der de driver virksomhet. Det finnes derfor ingen kanadisk tilsvarende til et nasjonalt register for enkeltmannsforetak, og for å verifisere et ikke-stiftet kanadisk foretak må man søke i det relevante provinsielle firmanavnregisteret.

Juridiske selskapsformer som kan registreres i Canada

  • Enkeltmannsforetak — én eier, ingen egen juridisk personlighet, ubegrenset personlig ansvar; registreres gjennom et provinsielt firmanavnsregister.
  • Åpent selskap — to eller flere partnere i henhold til provinsens selskapslover, med solidarisk og ubegrenset ansvar.
  • Kommandittselskap — minst én komplementar med ubegrenset ansvar sammen med kommandittister hvis risiko er begrenset til deres innskudd; registreres på provinsnivå.
  • Partnerskap med begrenset ansvar (LLP) — en provinsform, vanligvis begrenset til visse yrker, som beskytter partnerne mot ansvar for en medpartners uaktsomhet. Det finnes ikke noe føderalt LLP.
  • Aksjeselskap, føderalt (CBCA) — en egen juridisk person stiftet hos Corporations Canada; aksjonærenes ansvar er begrenset til den innskutte kapitalen.
  • Aksjeselskap, provinsielt — den samme strukturen med begrenset ansvar i henhold til en provinsial lov om aksjeselskaper.
  • Selskap med ubegrenset ansvar (ULC) — tilgjengelig i British Columbia, Alberta og Nova Scotia; et selskap der aksjonærene har ubegrenset ansvar, hovedsakelig brukt til grenseoverskridende skattestrukturering.
  • Ideell organisasjon — registrert på føderalt nivå i henhold til CNCA eller på provinsnivå; den har ingen aksjekapital, og medlemmene har ikke personlig ansvar.
  • Kooperativ — stiftet på føderalt nivå i henhold til Canada Cooperatives Act eller på provinsnivå; eid av medlemmene, med medlemsansvar begrenset til andeler eller medlemskap.
  • Selskap utenfor provinsen — et selskap fra en annen kanadisk jurisdiksjon som er registrert for å drive virksomhet i en gitt provins; registreringen er en opplysnings- og lisensieringsplikt snarere enn en ny juridisk person.
  • Registrert utenlandsk selskap (filial) — et ikke-kanadisk selskap som er registrert utenfor provinsen i hver provins der det driver virksomhet; det utenlandske hovedkontoret forblir fullt ansvarlig.

Informasjon tilgjengelig fra de kanadiske registrene

Den føderale selskapssøkemotoren viser, gratis, selskapsnavnet og navnehistorikken, selskapsnummeret, CRA-foretaksnummeret, selskapets status, gjeldende lovgivning og dato, selskapstype, adressen til det registrerte hovedkontoret, minste og største antall styremedlemmer samt navn og adresse på hvert styremedlem, årsdato og innleveringsperiode for årsrapporten, status for årsrapporter per år, datoen for den siste generalforsamlingen og datoen for stiftelsesattesten. Corporations Canada publiserer også månedlige transaksjonsdata og tilbyr et API (Application Programming Interface) for massetilgang. Endringer i styret må meldes innen femten dager, og historiske innleveringer forblir offentlige.

Personer med betydelig kontroll

Canadas reform for økt åpenhet er nå i kraft på føderalt nivå. I henhold til CBCA må et selskap føre et register over personer med betydelig kontroll (ISC) som inneholder hver persons navn, fødselsdato, statsborgerskap, skattemessig bosted, bostedsadresse, eventuelle adresser for forkynnelse, datoene for når vedkommende ble og opphørte å være en ISC, samt arten og omfanget av den kontrollen vedkommende utøver. Registeret skal sendes inn til direktøren årlig sammen med årsrapporten og innen femten dager etter eventuelle endringer, og den obligatoriske innleveringen trådte i kraft 22. januar 2024.

Corporations Canada offentliggjør et avgrenset utdrag: den enkeltes fulle juridiske navn, adressen for forkynnelse eller, dersom dette ikke foreligger, bostedsadressen, beskrivelse av arten og omfanget av den betydelige kontrollen, samt datoene for når vedkommende ble og opphørte å være en ISC. Fødselsdato, statsborgerskap og skattemessig bosted offentliggjøres ikke, og offentliggjøring utelates for personer under atten år, personer uten handleevne, visse innehavere av offentlige verv og i tilfeller der offentliggjøring ville utgjøre en alvorlig trussel mot sikkerheten. Politiet og finansetterretningsenheten har uansett tilgang. Registeret omfatter kun selskaper under CBCA, og det kan ikke søkes på navnet til en person.

Provinsielle ordninger varierer. I Quebec har endelige begunstigede vært meldepliktige til selskapsregisteret siden 31. mars 2023, og opplysningene er offentlige. De viser navn, datoer for når man ble og sluttet å være endelig begunstiget, forretningsadresse og vilkårene for å kvalifisere som endelig begunstiget med stemmeandel, men aldri fødselsdato. I British Columbia har åpenhetsregisteret over betydningsfulle personer vært obligatorisk siden 2020, men er ikke offentlig: tilgangen er begrenset til styremedlemmer, politi, skattemyndigheter, verdipapir- og finanstilsynsmyndigheter, finansetterretningsenheten og advokatforeningen. Det er vedtatt lov om et offentlig register i British Columbia, men ingen lanseringsdato har kunnet bekreftes.

Regnskaper

Regnskap er generelt ikke offentlig tilgjengelig i Canada. De fleste selskaper sender dem ikke inn til Corporations Canada; de blir utlevert til aksjonærene i forkant av den årlige generalforsamlingen. Unntakene er utdelende (børsnoterte) selskaper og ideelle organisasjoner som innhenter midler. Styrets protokoller, vedtak og regnskapsopplysninger er ikke tilgjengelige for offentligheten.

Dokumenter som kan innhentes fra registeret

  • Stiftelsesattest – stiftelsesdokumentet som bekrefter selskapets opprettelse og datoen for dette; kopier kan bestilles.
  • Overholdelsessertifikat — bekrefter at selskapet eksisterer, ikke er oppløst, fusjonert eller avviklet, og at det er à jour med årsrapporter, ISC-innleveringer og gebyrer. Dette er den kanadiske føderale ekvivalenten til et sertifikat for god status, som brukes til finansiering, leveransekontrakter og transaksjoner.
  • Eksistensbevis — bekrefter at selskapet eksisterte på en angitt dato eller i en angitt periode, uten å bekrefte gjeldende overholdelse av regelverket. For organer som tidligere var underlagt den gamle Canada Corporations Act, utstedes det i stedet et eksistensbrev.
  • Kopier av selskapsdokumenter, bekreftede eller ubekreftede — stiftelsesdokumenter, endringsvedtekter, meldinger om endring av styremedlemmer og registrert kontor, samt, for ideelle selskaper, vedtekter og regnskaper. En bekreftet kopi ledsages av et brev som bekrefter at den er en nøyaktig kopi av dokumentet som oppbevares av Corporations Canada, for bruk i retten og lignende saker.
  • Selskapsprofil og årsrapporter – det konsoliderte offentlige registeret over identitet, status, registrert kontor, styremedlemmer, ISC-informasjon og innleveringshistorikk, tilgjengelig på selskapets detaljside og i bulk via månedlige transaksjonsfiler og selskapsgrensesnittet.
  • NUANS-navnesøkrapport — en føderal eller provinsial rapport som sammenligner et foreslått selskapsnavn med eksisterende navn og varemerker. Den er ikke lenger påkrevd for en ordinær CBCA-stiftelse eller forhåndsgodkjenning av navn, der søket er integrert i søknaden, men er fortsatt påkrevd for registreringer knyttet til gjenopplivning, fusjon og videreføring, samt for kooperativtjenester.
  • Provinsielle attester og registersøk — hvert provinsregister utsteder egne statusattester, selskapsregistersøk og kopier av innleverte dokumenter.

Ofte stilte spørsmål

Finnes det et enkelt selskapsregister i Canada?

Nei. Corporations Canada fører det føderale registeret i henhold til Canada Business Corporations Act, og hver provins og hvert territorium fører sitt eget. Et føderalt søk som omfatter flere jurisdiksjoner samler flere registre, men selve registreringen er fortsatt jurisdiksjonsspesifikk.

Fremgår enkeltpersonforetak i et kanadisk selskapsregister?

Ikke i et selskapsregister. Enkeltpersonforetak og åpne selskaper registrerer et firmanavn på provinsnivå; det finnes ingen føderal registrering for dem.

Er de reelle eierne av kanadiske selskaper offentliggjort?

For føderale selskaper under CBCA er svaret delvis ja: siden januar 2024 blir navn, adresse for forkynnelse, arten og omfanget av kontroll samt relevante datoer for personer med betydelig kontroll offentliggjort, mens fødselsdato, statsborgerskap og skattemessig bosted ikke blir offentliggjort. Quebec offentliggjør de endelige reelle eierne; British Columbias åpenhetsregister er ikke offentlig.

Hva er et sertifikat for samsvar?

Et sertifikat utstedt av Corporations Canada som bekrefter at et føderalt aksjeselskap eksisterer, ikke er oppløst, slått sammen eller avviklet, og at det er à jour med sin rapportering. Det er det som i kanadisk praksis brukes i stedet for et sertifikat om god status.

Er kanadiske årsregnskap offentlige?

Generelt sett ikke. De fleste selskaper leverer regnskap til aksjonærene i stedet for å offentliggjøre dem; distribusjonsselskaper og innsamlingsorganisasjoner uten profittformål er de viktigste unntakene.

Hva er et forretningsnummer?

Et ni-sifret identifikasjonsnummer utstedt av Canada Revenue Agency for skatte- og programkontoer. Det skiller seg fra selskapsnummeret, men fremgår av den føderale selskapsregistreringen.

Kilder

Nøkkelord

bedriftsregisteret i Canada, selskapsregisteret i Canada, Corporations Canada, søk i det føderale selskapsregisteret, CBCA, provinsielt selskapsregister, personer med betydelig kontroll, samsvarsattest i Canada, NUANS-rapport, bedriftsnummer i Canada, selskapsdokumenter i Canada, registrering utenfor provinsen