Selskaper i Mongolia blir registrert i det statlige registeret over juridiske personer, som føres av Улсын бүртгэлийн ерөнхий газар (Generaldirektoratet for statlig registrering), i henhold til Хуулийн этгээдийн улсын бүртгэлийн тухай хууль (loven om statlig registrering av juridiske personer). Registeret er offentlig: myndigheten er pålagt å offentliggjøre registreringsopplysninger på sin offisielle nettside, med mindre en annen lov forbyr det, og standardbeviset på et selskaps opplysninger er en «лавлагаа», en utskrift utstedt fra registeret. Egentlig eierskap registreres, men på et begrenset grunnlag — loven knytter det til innehavere av gruvelisenser.

Det offisielle selskapsregisteret i Mongolia

Registeret føres av Улсын бүртгэлийн ерөнхий газар (General Authority for State Registration, GASR), på burtgel.gov.mn, som loven beskriver som et statlig forvaltningsorgan som samarbeider med sine lokale enheter og statlige registratorer. Den samme myndigheten driver også sivil statsregistrering og registrering av eiendomsrettigheter, slik at alle tre nasjonale registre er samlet i én institusjon. Dets lovmessige rammeverk består av Улсын бүртгэлийн ерөнхий хууль (Generell lov om statsregistrering) og Хуулийн этгээдийн улсын бүртгэлийн тухай хууль (Lov om statlig registrering av juridiske enheter), supplert med forskrifter om føring av registeret over juridiske enheter, filialer og representasjonskontorer samt om utstedelse av utdrag fra dette.

Hver registrert enhet har en sak, og loven foreskriver hva den skal inneholde: navnet, registreringsnummeret og saksnummeret til den juridiske enheten, dens type, form og virksomhetsklassifisering, opplysninger om stifterne og stiftelsesdokumentene, identifisering av den administrerende direktøren, opplysninger om filialer og representasjonskontorer samt styringsdokumenter. Registreringen fullføres ved utstedelse av et sertifikat for statlig registrering, som i loven defineres som et dokument i papir- eller elektronisk form utstedt til den autoriserte personen for å bekrefte at en juridisk enhet er registrert.

Mongolia registrerer juridiske enheter, deres filialer og representasjonskontorer i dette registeret, inkludert filialer og representasjonskontorer tilhørende utenlandske juridiske enheter. Registrering og mange påfølgende innleveringer kan gjøres via den nasjonale digitale tjenesteplattformen e-Mongolia, som også har blitt den vanlige kanalen for å innhente utdrag fra registeret.

Selskapsformer som kan registreres i Mongolia

Registeret fører opp type og form for hver juridisk enhet. Selskapsformene er fastsatt i Компанийн тухай хууль (selskapsloven), mens de øvrige enhetene er regulert av egne vedtekter.

Selskaper i henhold til selskapsloven:

  • Хязгаарлагдмал хариуцлагатай компани, ХХК (aksjeselskap) — den vanlige selskapsformen i Mongolia. Aksjonærenes innskudd er delt inn i aksjer, og deres rett til å disponere selskapets kapital er begrenset av loven og selskapets egne regler; aksjonærene er ikke personlig ansvarlige for selskapets forpliktelser. Dette er selskapsformen som brukes av det overveldende flertallet av mongolske virksomheter, både innenlandske og utenlandskeide.
  • Хувьцаат компани (aksjeselskap) — et selskap hvor kapitalen består av aksjer; en aksjonær har ikke noe ansvar for selskapets forpliktelser og er kun ansvarlig i den utstrekning vedkommende eier aksjer. Selskapsloven deler denne selskapsformen inn i to:
    • Нээлттэй хувьцаат компани (åpent aksjeselskap) — aksjene er registrert og handles offentlig på børsen.
    • Хаалттай хувьцаат компани (lukket aksjeselskap) — aksjene handles på et begrenset marked gjennom et depotinstitutt i stedet for på den offentlige børsen.

Andre registrerbare selskapsformer:

  • Нөхөрлөл (Partnerskap) — en selskapsform der partnerne driver virksomheten sammen; mongolsk lov skiller mellom fullt partnerskap, hvor medlemmene står ansvarlig for partnerskapets forpliktelser med sin egen formue, og begrenset partnerskap, hvor enkelte medlemmer kun er ansvarlig opp til sitt innskudd.
  • Хоршоо (kooperativ) — et medlemsdrevet foretak i henhold til kooperativlovgivningen, som er utbredt innen husdyrhold, jordbruk og landlige tjenester.
  • Төрийн болон орон нутгийн өмчит үйлдвэрийн газар (stats- og lokalt eide foretak) — foretak som er stiftet på grunnlag av statlig eller lokal offentlig eiendom og som forvaltes på vegne av stiftelsen.
  • Төрийн бус байгууллага (Ikke-statlig organisasjon) — foreninger og stiftelser som forfølger ikke-kommersielle formål, registrert i det samme statsregisteret over juridiske enheter.
  • Гадаадын хуулийн этгээдийн салбар, төлөөлөгчийн газар (Filial og representasjonskontor for en utenlandsk juridisk enhet) — registrert i Mongolia uten å oppnå egen juridisk personlighet; registeret registrerer opplysningene om filialer og representasjonskontorer som en del av enhetens fil.

Informasjon tilgjengelig fra registeret

Offentliggjøring er en lovpålagt plikt. Loven om statlig registrering av juridiske enheter pålegger registreringsmyndigheten å offentliggjøre registeropplysninger via sin nettside i samsvar med loven, og å informere offentligheten gjennom sin offisielle nettside om registreringsopplysninger, med mindre en annen lov forbyr dette. I praksis betyr dette at et selskaps identitet og status kan bekreftes på nettet, mens det formelle beviset på opplysningene har form av en лавлагаа (referanse) utstedt fra statsregisteret i henhold til en egen forskrift om utstedelse av referanser fra listen over statlig registrering av juridiske enheter.

Opplysningene som er lagret i saken og gjenspeiles i en «lavlagaa», omfatter det registrerte navnet, registreringsnummeret og saksnummeret, den juridiske enhetens type og form samt virksomhetsklassifisering, stifterne og stiftelsesdokumentene, den administrerende direktøren med identifikasjonsopplysninger, filialer og representasjonskontorer, samt protokollen over styringsbeslutninger. For selskaper gjør dette det mulig å fastslå hvem som grunnla enheten, hvem som leder den og hvem som kan opptre på vegne av den – de vesentlige punktene for å verifisere en mongolsk motpart.

Egentlig eier er registrert, men kun i et avgrenset tilfelle. Loven foreskriver opplysninger om den egentlige eieren av en juridisk enhet som innehar en gruvelisens, sammen med denne eierens andel, eierandel og stemmerett, og dette registreres på grunnlag av en erklæring fra skattemyndigheten om den relevante skattebetalingen. Mongolia har derfor opplysninger om egentlig eier i selskapsregisteret som et målrettet tiltak for åpenhet i utvinningssektoren, snarere enn som en generell forpliktelse som gjelder for alle selskaper.

Hva registeret ikke oppgir

Årsregnskap inngår ikke i registeret. Regnskaper sendes inn til skattemyndigheten og til statistikkbyrået, og børsnoterte selskaper rapporterer til Finanstilsynet og den mongolske børsen, men det statlige registeret over juridiske enheter inneholder ingen regnskaper, så det er ikke mulig å hente ut økonomiske data om et vanlig ХХК fra dette registeret.

Egentlig eierskap utenfor gruvesektoren dekkes ikke. Fordi den lovpålagte oppføringen av egentlig eierskap er knyttet til innehavere av gruvelisenser, må det endelige eierskapet til et mongolsk selskap i enhver annen sektor utledes fra stifterne som er registrert ved stiftelsen og fra senere innleveringer, og der en stifter er et utenlandsk selskap, må kjeden følges i det selskapets egen jurisdiksjon.

To ytterligere begrensninger er av praktisk art. Aksjeinnehav etter stiftelsen gjenspeiles ikke kontinuerlig i registeret for et aksjeselskap, da aksjonærene er registrert i verdipapirdepotet; og selv om registreringsinformasjonen er publisert på nettet, er det den utstedte referansen eller attesten – snarere enn en skjermutskrift – som gjelder som formelt bevis overfor banker, domstoler og motparter. Lisenser for regulerte virksomheter – gruvedrift, bankvirksomhet, forsikring, telekommunikasjon – forvaltes av de kompetente tilsynsmyndighetene og føres ikke inn i registeret, selv om myndigheten offentliggjør hvilke virksomhetsområder som ikke krever lisens i det hele tatt.

Dokumenter som kan innhentes fra registeret

  • Улсын бүртгэлийн гэрчилгээ (Sertifikat for statlig registrering) — dokumentet i papirform eller elektronisk form utstedt av registreringsmyndigheten som bekrefter at en juridisk enhet er registrert i det statlige registeret; det grunnleggende beviset på juridisk eksistens for banker, anbud og kontrakter.
  • Хуулийн этгээдийн улсын бүртгэлийн лавлагаа (Uttrekk fra det statlige registeret over juridiske enheter) — det offisielle uttrekket utstedt i henhold til forskriften om uttrekk, som angir det registrerte navnet, registrerings- og saksnummer, type og form, virksomhetsklassifisering, stiftere, administrerende direktør, filialer og opplysninger om selskapsstyring. Det standardiserte dokumentet for due diligence.
  • Stiftelsesdokumenter og vedtekter (Constituent documents and charter) — stiftelsesdokumentet og selskapets vedtekter slik de er registrert, som angir formålet, kapitalen, fullmaktene til generalforsamlingen og det utøvende organet, samt reglene for overføring av aksjer.
  • Opplysninger om stiftere og aksjonærer — oversikten over stifterne og deres eierandeler slik de er oppført i saksmappen, som brukes til å fastslå eierforholdene ved registrering og ved hver registrert endring.
  • Opplysninger om ledende ansatte — identifikasjons- og utnevnelsesopplysninger om den ledende ansatte og andre ledende personer, som er nødvendige for å verifisere hvem som kan forplikte selskapet.
  • Салбар, төлөөлөгчийн газрын бүртгэл (Registrering av filialer og representasjonskontorer) — registrering av en underavdeling av en mongolsk eller utenlandsk juridisk enhet, samt opplysninger om den personen som er autorisert til å handle på vegne av denne.
  • Endringsregistreringer — dokumentene som registrerer endringer i navn, adresse, vedtekter, kapital, ledende ansatt og grunnleggere, og som danner grunnlaget for enhetenes kronologi.
  • Opplysninger om reell eier for innehavere av gruvelisenser — de registrerte opplysningene om den reelle eieren, med andel, eierandel og stemmerett, registrert på grunnlag av skattemyndighetens erklæring.
  • Dokumenter om omorganisering og avvikling – dokumenter som bekrefter fusjon, deling, omdannelse eller avvikling av enheten og datoen da den opphørte å eksistere.

Ofte stilte spørsmål

Hva er det offisielle virksomhetsregisteret i Mongolia?

Det er det statlige registeret over juridiske enheter som føres av General Authority for State Registration i henhold til loven om statlig registrering av juridiske enheter, publisert på burtgel.gov.mn, med tjenester som også er tilgjengelige via e-Mongolia-plattformen.

Er det mongolske registeret offentlig?

Ja. Loven pålegger registreringsmyndigheten å offentliggjøre registeropplysninger via sin nettside og å informere allmennheten om registreringsopplysninger via sin offisielle nettside, med mindre en annen lov forbyr det. Formelt bevis utstedes som en utskrift fra registeret.

Hva er en лавлагаа?

En utskrift utstedt fra det statlige registeret over juridiske enheter i henhold til en egen forskrift. Det er den mongolske ekvivalenten til et selskapsutdrag og er det banker, domstoler og motparter ber om som bevis på et selskaps registrerte opplysninger.

Hvilke selskapsformer finnes i Mongolia?

Selskapsloven omfatter aksjeselskap (ХХК) og aksjeselskap, hvorav sistnevnte finnes i en åpen form der aksjene handles offentlig, og en lukket form der aksjene handles på et begrenset marked gjennom en depotinstitusjon. Partnerskap, kooperativer, statlige og lokalt eide foretak samt ikke-statlige organisasjoner registreres i henhold til egne vedtekter.

Er regnskapene til mongolske selskaper offentlige?

Nei. Regnskapene sendes til skattemyndighetene og statistikkbyrået, og børsnoterte utstedere rapporterer til Finanstilsynet og børsen. Det statlige registeret over juridiske personer inneholder ingen finansielle opplysninger.

Kan jeg finne den reelle eieren av et mongolsk selskap?

Bare i gruvesektoren. Loven foreskriver registrering av den reelle eieren av en juridisk enhet som har en gruvelisens, med andel, eierandel og stemmerett oppført på grunnlag av en erklæring fra skattemyndighetene. For selskaper i andre sektorer registrerer registeret stifterne i stedet for den reelle eieren.

Kilder

Nøkkelord

foretaksregisteret i Mongolia, selskapsregisteret i Mongolia, Den generelle myndigheten for statlig registrering, det statlige registeret over juridiske personer i Mongolia, selskapsformer i Mongolia, LLC (XXK) i Mongolia, aksjeselskap i Mongolia, selskapsdokumenter i Mongolia, lavlagaa i Mongolia, reell eier i Mongolia, e-Mongolia, burtgel.gov.mn