Kazachstan houdt zijn centrale register van ondernemingen bij in het Национальный реестр бизнес-идентификационных номеров (Nationaal Register van Bedrijfsidentificatienummers), dat wordt beheerd door het Министерство юстиции Республики Казахстан (Ministerie van Justitie). De registratie zelf is opgesplitst: commerciële rechtspersonen worden geregistreerd door de Государственная корпорация «Правительство для граждан» (Staatsonderneming „Regering voor Burgers“), niet-commerciële rechtspersonen door de justitiële instanties, en zelfstandige ondernemers door geen van beide — zij worden geregistreerd bij de belastingdienst. Bovendien worden bedrijven in het Astana International Financial Centre geregistreerd door een afzonderlijke common law-registrator met een eigen openbaar register.

Het officiële ondernemingsregister in Kazachstan

De registratie van rechtspersonen wordt geregeld door de Закон Республики Казахстан «О государственной регистрации юридических лиц и учетной регистрации филиалов и представительств» (Wet van de Republiek Kazachstan „inzake de staatsregistratie van rechtspersonen en de registratie van filialen en vertegenwoordigingen“) van 17 april 1995, nr. 2198. Staatsregistratie omvat het toetsen van de documenten aan de wet, het afgeven van een справка о государственной регистрации (certificaat van staatsregistratie) met toekenning van een бизнес-идентификационный номер, БИН (бизнес-сәйкестендіру нөмірі, BSN — bedrijfsidentificatienummer), en de opname van de rechtspersoon in het Национальный реестр бизнес-идентификационных номеров (Nationaal register van bedrijfsidentificatienummers), dat door het Ministerie van Justitie wordt bijgehouden.

De bevoegdheidsverdeling zoals vastgelegd in artikel 4 van die wet is ongebruikelijk en verdient een nauwkeurige toelichting:

  • Commerciële rechtspersonen en de registratie van hun vestigingen en vertegenwoordigingen vallen onder de bevoegdheid van de Государственная корпорация «Правительство для граждан» (Staatsonderneming „Regering voor de Burgers“), die optreedt als registratie-instantie.
  • Niet-commerciële rechtspersonen — stichtingen, openbare verenigingen, instellingen, religieuze verenigingen en dergelijke — en hun filialen worden geregistreerd door de органы юстиции (justitiële instanties) van het Ministerie van Justitie.
  • Филиалы и представительства (vestigingen en vertegenwoordigingen) ondergaan een учетная регистрация (registratie) en krijgen een eigen bedrijfsidentificatienummer, maar verwerven geen rechtspersoonlijkheid.

Kazachstan houdt daarom afzonderlijke registers bij voor rechtspersonen en voor individuele ondernemers. Krachtens de Предпринимательский кодекс Республики Казахстан (Ondernemerswetboek van de Republiek Kazachstan) bestaat de staatsregistratie van een индивидуальный предприниматель (дара кәсіпкер — individuele ondernemer) uit inschrijving bij de орган государственных доходов (staatsinkomsteninstantie) van het Комитет государственных доходов Министерства финансов (Staatsinkomstencomité van het Ministerie van Financiën) op de opgegeven locatie. Registratie is uitsluitend verplicht voor personen die op permanente basis werknemers in dienst hebben of wier jaarinkomen uit particuliere bedrijfsactiviteiten de wettelijke drempel overschrijdt; anderen mogen zonder registratie handel drijven. Een individuele ondernemer wordt geïdentificeerd aan de hand van een ИИН (individueel identificatienummer), niet aan de hand van een BIN, en wordt niet opgenomen in het register van rechtspersonen.

Er bestaat een tweede, parallel traject voor het Международный финансовый центр «Астана», МФЦА (Astana International Financial Centre, AIFC). Bedrijven die daar zijn opgericht, worden geregistreerd door de AIFC-registrator van bedrijven binnen de Astana Financial Services Authority op grond van de AIFC-wetten, een regelgevingskader dat is gebaseerd op het Engelse recht, en worden opgenomen in het openbare register van de AIFC in plaats van in de gewone nationale registers. Iedereen die een Kazachse tegenpartij controleert, moet weten tot welk van de twee systemen deze behoort.

Rechtsvormen die in Kazachstan kunnen worden geregistreerd

Artikel 34 van het Гражданский кодекс Республики Казахстан (Burgerlijk Wetboek van de Republiek Kazachstan) bevat een uitputtende lijst van rechtsvormen, en artikel 58 maakt een onderverdeling van de vennootschappen.

Commerciële rechtspersonen:

  • Товарищество с ограниченной ответственностью, ТОО (жауапкершілігі шектеулі серіктестік, ЖШС — vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) — de standaard Kazachse vennootschap. Het maatschappelijk kapitaal is verdeeld in aandelen, deelnemers zijn slechts aansprakelijk tot het bedrag van hun inbreng, en de vennootschap kan door één persoon worden opgericht. Deze vennootschap valt onder een specifieke wet uit 1998 inzake vennootschappen met beperkte en aanvullende aansprakelijkheid.
  • Товарищество с дополнительной ответственностью, ТДО (қосымша жауапкершілігі бар серіктестік — vennootschap met aanvullende aansprakelijkheid) — dezelfde structuur, maar de vennoten staan met hun eigen vermogen in voor de schulden van de vennootschap tot een in de statuten vastgelegd veelvoud van hun inbreng. Komt zelden voor en wordt gebruikt wanneer tegenpartijen extra zekerheid wensen.
  • Полное товарищество, ПТ (толық серіктестік — vennootschap onder firma) — de vennoten zijn met al hun vermogen aansprakelijk voor de verplichtingen van de vennootschap; alleen natuurlijke personen kunnen volwaardige vennoten zijn.
  • Beperkte vennootschap, KT (командиттік серіктестік — limited partnership) — combineert volwaardige deelnemers met onbeperkte aansprakelijkheid en inleggers (командитисты) die slechts hun inbreng op het spel zetten en geen leiding geven aan het bedrijf.
  • Акционерное общество, АО (акционерлік қоғам, АҚ — naamloze vennootschap) — het kapitaal is verdeeld in aandelen; aandeelhouders zijn uitsluitend aansprakelijk voor hun aandelen; deze vennootschapsvorm valt onder de wet van 2003 inzake naamloze vennootschappen. Deze vorm is verplicht voor banken, verzekeraars en andere gereguleerde ondernemingen, en wordt gebruikt om kapitaal op de markt aan te trekken.
  • Производственный кооператив, ПК (өндірістік кооператив — productiecoöperatie) — een vrijwillige vereniging van personen die hun arbeids- en vermogensbijdragen bundelen, waarbij de leden beperkte aansprakelijkheid dragen.
  • Государственное предприятие, ГП (мемлекеттік кәсіпорын — staatsonderneming) — een commerciële entiteit op basis van staatseigendom, die bestaat als een предприятие на праве хозяйственного ведения (onderneming met het recht op economisch beheer) of als een казенное предприятие (staatsonderneming met het recht op operationeel beheer).

Niet-commerciële rechtspersonen:

  • Учреждение (мекеме — instelling) — opgericht en gefinancierd door de oprichter om niet-commerciële taken uit te voeren; deze kan zowel staats- als particulier zijn.
  • Общественное объединение (қоғамдық бірлестік — openbare vereniging) — een ledenorganisatie die gemeenschappelijke niet-commerciële doelstellingen nastreeft, waaronder politieke partijen en vakbonden volgens hun eigen statuten.
  • Потребительский кооператив (тұтыну кооперативі — consumentencoöperatie) — een vrijwillige vereniging van leden die in hun eigen materiële behoeften voorzien, waaronder verenigingen van eigenaren in de woningbouw.
  • Фонд (қор — stichting) — een organisatie zonder lidmaatschap, opgericht op basis van vermogensbijdragen voor sociale, charitatieve, culturele, educatieve of andere publieke doeleinden.
  • Религиозное объединение (діни бірлестік — religieuze vereniging) — geregistreerd door de justitiële instanties krachtens de wetgeving inzake religieuze activiteiten.
  • Vereniging of bond (қауымдаılık veya одақ — association or union) — een vrijwillige groepering van rechtspersonen die hun activiteiten coördineren of gemeenschappelijke belangen behartigen.
  • Акционерное общество als niet-commerciële organisatie — het Burgerlijk Wetboek staat uitdrukkelijk toe dat de vennootschapsvorm wordt gebruikt voor niet-commerciële doeleinden; daarom zijn sommige aan de staat gelieerde instanties formeel naamloze vennootschappen zonder winstuitkering.

Vormen die geen rechtspersonen zijn:

  • Индивидуальный предприниматель — личное предпринимательство (individuele ondernemer — persoonlijk ondernemerschap) — een persoon die handel drijft op basis van eigendom dat hij bezit of waarover hij het gebruiksrecht heeft; dit kan de vorm aannemen van een фермерское хозяйство (landbouwbedrijf).
  • Совместное предпринимательство (gezamenlijk ondernemerschap) — een groep individuele ondernemers die handelen op basis van gezamenlijk eigendom. De wettelijk erkende vormen hiervan zijn предпринимательство супругов (ondernemerschap van echtgenoten), семейное предпринимательство (familieondernemerschap, op basis van het gezamenlijke eigendom van een boerenbedrijf of een geprivatiseerde woning) en простое товарищество (eenvoudig vennootschap, op basis van gedeeld eigendom).
  • Филиал и представительство (filiaal en vertegenwoordigingskantoor) — onderafdelingen van een Kazachse of buitenlandse rechtspersoon, die onderworpen zijn aan registratie en een bedrijfsidentificatienummer krijgen toegekend, maar geen rechtspersoonlijkheid bezitten.

Vormen die beschikbaar zijn in het Astana International Financial Centre: besloten vennootschap, naamloze vennootschap, vennootschap met beperkte reikwijdte, vennootschap voor speciale doeleinden, vennootschap met beschermde cellen, investeringsmaatschappij, openbaar vennootschap, commanditaire vennootschap, vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, stichting, organisatie zonder winstoogmerk met rechtspersoonlijkheid, en de „erkende“ varianten — erkende vennootschap, erkende openbare vennootschap, erkende commanditaire vennootschap en erkende vennootschap met beperkte aansprakelijkheid — waarmee een buitenlandse entiteit zich in het Centrum vestigt.

Informatie die via het register beschikbaar is

Registergegevens worden via het digitale overheidsportaal egov.kz verstrekt als een reeks afzonderlijke diensten in plaats van als één open zoekopdracht: Предоставление сведений о зарегистрированном юридическом лице, филиале или представительстве (informatie over een geregistreerde rechtspersoon, filiaal of vertegenwoordigingskantoor), Предоставление сведений о зарегистрированном юридическом лице на заданную дату (informatie per een bepaalde datum, waarmee de historische situatie wordt vastgesteld), Verstrekking van gegevens over het bestaan van filialen en vertegenwoordigingen van een rechtspersoon (of een entiteit filialen of vertegenwoordigingen heeft) en Verstrekking van gegevens uit de overheidsdatabank „Rechtspersonen“ (informatie uit de overheidsdatabank van rechtspersonen).

De dataset omvat het bedrijfsidentificatienummer, de volledige en afgekorte naam in het Kazachs en Russisch, de rechtsvorm, de datum van staatsregistratie en van eventuele herregistratie, de registrerende instantie, het geregistreerde adres, de activiteitscode volgens de ОКЭД-classificatie, de omvang van het maatschappelijk kapitaal, het hoofd van de entiteit, de status van de entiteit en het bestaan van filialen en vertegenwoordigingen.

De eigendomsverhoudingen worden in het register opgenomen via het herregistratiemechanisme en niet via een voortdurend bijgewerkte aandeelhouderslijst. Krachtens artikel 42 van het Burgerlijk Wetboek moet een rechtspersoon een herregistratie bij de staat ondergaan wanneer het maatschappelijk kapitaal wordt verlaagd, wanneer de naam verandert en wanneer de samenstelling van de deelnemers aan een zakelijk partnerschap verandert — waarbij de laatste uitzondering geldt voor partnerschappen waarvan het deelnemersregister wordt bijgehouden door een erkende registerhouder voor de effectenmarkt. Wijzigingen die op grond daarvan in de oprichtingsdocumenten worden aangebracht zonder herregistratie, zijn ongeldig; voor een ТОО is het register derhalve de gezaghebbende bron met betrekking tot de identiteit van de deelnemers.

Naast het register bestaan er diverse gratis officiële databases. De Staatsbelastingdienst publiceert op portal.kgd.gov.kz een „Поиск налогоплательщика“ (zoekfunctie voor belastingplichtigen) op identificatienummer, een „Поиск неблагонадежных налогоплательщиков“ (zoekfunctie voor onbetrouwbare belastingplichtigen, met inbegrip van entiteiten die ongeldig zijn verklaard, in faillissement verkeren, inactief zijn of uit het register zijn geschrapt) en een zoekfunctie voor btw-plichtigen — de praktische manier om te controleren of een tegenpartij een goede reputatie heeft. Het open-dataportaal publiceert machinaal leesbare overheidsdatasets, en het Депозитарий финансовой отчетности (Depositaris voor financiële verslaglegging), beheerd door de naamloze vennootschap „Information-Accounting Center“, publiceert de gecontroleerde jaarrekeningen van организации публичного интереса (organisaties van openbaar belang) — financiële instellingen, alle naamloze vennootschappen, exploitanten van bodemschatten, graanontvangstbedrijven, staatsbedrijven en monopolies, en ondernemingen met staatsdeelneming.

Wat het register niet openbaar maakt

De jaarrekeningen van de meeste bedrijven zijn niet openbaar. Een ТОО is niet verplicht om jaarrekeningen te publiceren, zodat het Depositaris voor Financiële Verslaglegging uitsluitend naamloze vennootschappen en andere organisaties van openbaar belang omvat. Voor een gewone vennootschap met beperkte aansprakelijkheid kunnen geen financiële gegevens worden verkregen uit officiële bronnen.

Er bestaat geen openbaar doorzoekbaar register van uiteindelijk begunstigden. Gegevens over de uiteindelijke eigendom worden door banken verzameld en aan de financiële toezichthouders gerapporteerd in het kader van de wetgeving ter bestrijding van witwassen, maar deze worden niet gepubliceerd. Wanneer de deelnemers van een ТОО zijn opgenomen in een door een registerhouder bijgehouden deelnemersregister, valt zelfs de directe eigendom buiten het staatsregister, en kan een keten van buitenlandse houdstermaatschappijen niet worden achterhaald aan de hand van openbare Kazachse gegevens.

Het register is evenmin vrij en openbaar doorzoekbaar. Uittreksels worden verstrekt als afzonderlijke e-overheidsdiensten, waarvoor doorgaans authenticatie met een elektronische digitale handtekening vereist is, en de oprichtingsdocumenten zelf — de statuten en het oprichtingsbesluit — worden niet gepubliceerd: deze worden bewaard door de entiteit zelf en door de registrerende instantie. Zelfstandige ondernemers vallen volledig buiten het register van rechtspersonen en kunnen uitsluitend worden geverifieerd via de zoekdiensten voor belastingplichtigen. Deelnemers aan het AIFC moeten worden opgezocht in het afzonderlijke openbare register van het AIFC.

Documenten die via het register kunnen worden verkregen

  • Справка о государственной регистрации (перерегистрации) юридического лица (Certificaat van staatsregistratie of herregistratie van een rechtspersoon) — het document dat het bestaan van de entiteit bevestigt, met vermelding van de naam, het bedrijfsidentificatienummer en de registratiedatum. Dit document vervangt het vroegere papieren oprichtingscertificaat en vormt het basisbewijs van het juridisch bestaan.
  • Справка об учетной регистрации филиала (представительства) (Verklaring inzake de registratie van een filiaal of vertegenwoordigingskantoor) — het overeenkomstige document voor een onderafdeling, waarop het eigen bedrijfsidentificatienummer en de rechtspersoon waartoe het behoort, zijn vermeld.
  • Справка о зарегистрированном юридическом лице, филиале или представительстве (Informatieverklaring betreffende een geregistreerde rechtspersoon, filiaal of vertegenwoordigingskantoor) — het standaarduittreksel dat wordt gebruikt voor due diligence: identiteit, rechtsvorm, registratiedata, adres, activiteitscode, maatschappelijk kapitaal, directeur en status.
  • Сведения о зарегистрированном юридическом лице на заданную дату (Informatie over een geregistreerde rechtspersoon op een bepaalde datum) — het historische uittreksel, dat wordt gebruikt om aan te tonen wie een onderneming vertegenwoordigde of wat de gegevens ervan waren ten tijde van een transactie in het verleden.
  • Gegevens over de aanwezigheid van filialen en vertegenwoordigingen (Information on branches and representative offices) — bevestigt de onderafdelingen van een entiteit, wat van belang is wanneer een contract door een filiaal is ondertekend.
  • Устав (Statuut) — het oprichtingsdocument waarin de doelstellingen, de omvang en de verdeling van het maatschappelijk kapitaal, de bevoegdheden van de algemene vergadering en van het bestuursorgaan, alsmede de regels voor de overdracht van aandelen zijn vastgelegd. Dit document wordt verkregen van de entiteit zelf of, in de wettelijk voorgeschreven gevallen, van de registrerende instantie in plaats van uit een openbaar register.
  • Uittreksel uit het Nationaal Register van bedrijfsidentificatienummers (Uittreksel uit het Nationaal Register van bedrijfsidentificatienummers) — bevestiging van de inschrijving van de entiteit en van het aan haar toegekende identificatienummer, dat wordt gebruikt bij bank-, douane- en aanbestedingsprocedures.
  • Годовая финансовая отчетность и аудиторский отчет (Jaarrekening en accountantsverklaring) — voor organisaties van openbaar belang, gepubliceerd via het Deposito voor Financiële Verslaglegging, samen met kwartaalverslagen, informatie over verbonden personen en bedrijfsgebeurtenissen.
  • Verklaring inzake de afwezigheid (aanwezigheid) van belastingachterstanden — afgegeven door de staatsbelastingdienst en standaard vereist bij aanbestedingen en door tegenpartijen.
  • Gegevens over de onbetrouwbaarheid van de belastingplichtige (Gegevens over de onbetrouwbaarheid van de belastingplichtige) — de gratis gepubliceerde gegevens waaruit blijkt dat een entiteit door een rechtbank ongeldig is verklaard, failliet is, inactief is of uit het register is geschrapt, wat vaak de doorslaggevende controle is.

Veelgestelde vragen

Wat is het officiële bedrijfsregister in Kazachstan?

Dit is het Nationaal Register van Bedrijfsidentificatienummers, dat wordt beheerd door het Ministerie van Justitie. Elke rechtspersoon, elk filiaal en elk vertegenwoordigingskantoor wordt hierin opgenomen en krijgt een twaalfcijferig bedrijfsidentificatienummer; de registergegevens worden verstrekt via het digitale overheidsportaal egov.kz.

Wie registreert een onderneming in Kazachstan?

Commerciële rechtspersonen worden geregistreerd door de staatsonderneming „Government for Citizens“; niet-commerciële rechtspersonen en hun filialen worden geregistreerd door de justitiële instanties van het Ministerie van Justitie. Beide procedures leiden tot een inschrijving in hetzelfde nationale register.

Wat is een BIN?

Het „бизнес-идентификационный номер“ is het twaalfcijferige bedrijfsidentificatienummer dat bij registratie wordt toegekend aan een rechtspersoon, filiaal of vertegenwoordigingskantoor. Het is de sleutel waarmee de entiteit wordt geïdentificeerd in het register, in belasting-, douane- en banksystemen, en bij overheidsopdrachten.

Zijn de jaarrekeningen van Kazachse ondernemingen openbaar?

Alleen voor organisaties van algemeen belang — naamloze vennootschappen, financiële instellingen, exploitanten van bodemschatten, graanontvangstbedrijven, staatsbedrijven en ondernemingen met staatsdeelneming — die gecontroleerde jaarrekeningen publiceren in het register voor financiële verslaglegging. Een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid publiceert niets.

Staan individuele ondernemers in het ondernemingsregister?

Nee. Een eenmanszaak wordt overeenkomstig de Ondernemingswet geregistreerd bij de belastingdienst op de opgegeven locatie, wordt geïdentificeerd aan de hand van een individueel identificatienummer en komt niet voor in het register van rechtspersonen. Registratie is alleen verplicht boven een wettelijke inkomensdrempel of wanneer er werknemers in dienst zijn.

Hoe worden AIFC-ondernemingen geregistreerd?

Door de AIFC-registerhouder van vennootschappen binnen de Astana Financial Services Authority, op grond van de AIFC-wetten in plaats van de Kazachse burgerlijke wetgeving, met gebruikmaking van common law-rechtsvormen zoals besloten en naamloze vennootschappen, vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid en protected cell-vennootschappen. Zij worden opgenomen in het afzonderlijke openbare AIFC-register.

Bronnen

Sleutelwoorden

ondernemingsregister Kazachstan, bedrijfsregister Kazachstan, BIN Kazachstan, Nationaal Register van Bedrijfsidentificatienummers, Ministerie van Justitie van Kazachstan, Overheid voor burgers, rechtsvormen Kazachstan, TOO Kazachstan, naamloze vennootschap Kazachstan, bedrijfsdocumenten Kazachstan, AIFC-register van ondernemingen, eenmanszaak Kazachstan