O registo comercial na Finlândia é o Kaupparekisteri / Handelsregistret (Registo Comercial), gerido pelo Patentti- ja rekisterihallitus — PRH (Instituto Finlandês de Patentes e Registos). Este registo funciona em colaboração com a administração fiscal através do sistema conjunto Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä — YTJ (Sistema de Informação Empresarial) em ytj.fi, onde uma única notificação de constituição de empresa serve tanto para o Registo Comercial como para os registos fiscais e gera o Y-tunnus (Número de Identificação Empresarial). O registo é público e a certidão eletrónica do registo comercial é agora gratuita.

O registo comercial na Finlândia

O registo é regido pela «kaupparekisterilaki» (Lei do Registo Comercial) de 2023, que entrou em vigor a 1 de junho de 2023 e tem sido alterada desde então. A lei designa o PRH como entidade registadora e, numa alteração em relação à lei anterior, torna o registo de um comerciante privado condicional: uma pessoa singular que exerça uma atividade comercial só tem de se registar se for obrigada a elaborar demonstrações financeiras ao abrigo da Lei da Contabilidade ou se for residente fora do Espaço Económico Europeu. Os demais podem registar-se voluntariamente, sendo então tratados como sujeitos obrigados a notificação. O PRH mantém também o yhdistysrekisteri (Registo de Associações) e o säätiörekisteri (Registo de Fundações).

Obrigações introduzidas pela reforma

Três alterações são relevantes na prática. A partir de 1 de janeiro de 2026, todas as notificações e pedidos devem ser apresentados por via eletrónica, com isenção para comerciantes particulares, associações e fundações; o PRH não aceita documentos por e-mail. A partir de 2025, aplica-se uma taxa de mora caso as demonstrações financeiras não sejam apresentadas no prazo de oito meses após o final do exercício financeiro, podendo ser imposta uma taxa por negligência caso as lacunas no registo — falta de endereço, órgão de administração, beneficiários efetivos ou código de identificação — não sejam corrigidas. A partir de 2027, as sociedades anónimas, as cooperativas, as sociedades europeias e as sociedades cooperativas europeias, bem como os comerciantes estrangeiros com uma sucursal na Finlândia, devem confirmar anualmente que os seus dados registais e informações comerciais estão atualizados; outras entidades, incluindo comerciantes individuais e sociedades em nome coletivo, têm o direito, mas não a obrigação, de efetuar essa confirmação. A aplicação da lei é rigorosa: o PRH retira do registo as empresas e cooperativas inativas, ao abrigo dos seus poderes legais.

Formas jurídicas que podem ser registadas na Finlândia

  • Yksityinen elinkeinonharjoittaja, toiminimi / enskild näringsidkare (Empresário individual) — uma pessoa singular com responsabilidade pessoal ilimitada; o registo é obrigatório apenas nos casos acima descritos.
  • Avoin yhtiö / öppet bolag (Sociedade em nome coletivo) — todos os sócios são pessoal, solidária e individualmente responsáveis pelas obrigações da sociedade.
  • Kommandiittiyhtiö / kommanditbolag (Sociedade em comandita simples) — os sócios comanditados são pessoalmente responsáveis, enquanto o sócio comanditário é responsável apenas até ao montante da sua participação.
  • Osakeyhtiö — Oy / aktiebolag — Ab (Sociedade de responsabilidade limitada) — uma pessoa coletiva distinta, cujos acionistas não são pessoalmente responsáveis pelas suas obrigações, nos termos da osakeyhtiölaki (Lei das Sociedades de Responsabilidade Limitada). O requisito de capital social mínimo foi abolido em 2019, o que torna esta a forma padrão na Finlândia.
  • Julkinen osakeyhtiö — Oyj / publikt aktiebolag — Abp (Sociedade anónima pública) — os seus títulos podem ser negociados num mercado regulamentado; capital social mínimo de 80 000 EUR.
  • Osuuskunta / andelslag (Cooperativa) — os membros não são pessoalmente responsáveis, salvo disposição em contrário nos estatutos.
  • Eurooppayhtiö — SE (Sociedade Europeia) e eurooppaosuuskunta — SCE (Sociedade Cooperativa Europeia) — as formas previstas no direito da UE, tratadas da mesma forma que as suas equivalentes nacionais.
  • Eurooppalainen taloudellinen etuyhtymä (Agrupamento Europeu de Interesse Económico) e a sua sucursal — os membros têm responsabilidade solidária ilimitada.
  • Sivuliike ulkomaisesta elinkeinonharjoittajasta / filial (Sucursal de um empresário estrangeiro) — sem personalidade jurídica própria; o empresário estrangeiro continua a ser responsável.
  • Asunto-osakeyhtiö (Sociedade de habitação) e keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö (sociedade imobiliária mútua) — inscritas no mesmo Registo Comercial, em vez de num registo separado.
  • Osuuspankki, säästöpankki, hypoteekkiyhdistys e as formas de seguros — entidades bancárias e seguradoras regulamentadas, incluindo companhias de seguros mútuas e associações de seguros.
  • Asumisoikeusyhdistys (associação de direito de ocupação) e valtion liikelaitos (empresa estatal) — outras formas estatutárias incluídas na lista do PRH.
  • Aatteellinen yhdistys e säätiö (associação sem fins lucrativos e fundação) — inscritas principalmente no Registo de Associações e no Registo de Fundações, mas que também devem ser inscritas no Registo Comercial se tiverem uma sede permanente ou, pelo menos, um colaborador para a atividade empresarial.

Informações disponíveis no registo comercial finlandês

A Lei do Registo Comercial estipula que qualquer pessoa pode obter informações, excertos e certidões a partir dos registos e dos documentos na posse do PRH, incluindo notificações apresentadas e respetivos anexos. Na prática, o acesso está dividido em dois serviços.

No Sistema de Informação Empresarial, estão disponíveis gratuitamente o N.º de Identificação Empresarial, os registos a que a entidade pertence, a denominação social, as denominações paralelas e auxiliares, a forma jurídica, o domicílio, o ramo de atividade principal, o idioma, a morada e os dados de contacto, o estado em que a entidade se encontra (falência, liquidação ou reestruturação), os registos de dívidas fiscais, o identificador da entidade jurídica e o identificador único europeu. Estão disponíveis gratuitamente através do serviço de informação da própria PRH os dados básicos e o extrato eletrónico do registo comercial, incluindo extratos históricos, que já não são cobrados.

São cobrados os estatutos ou o contrato de sociedade e os regulamentos das cooperativas, as demonstrações financeiras, os excertos traduzidos, os certificados e as cópias eletrónicas dos documentos arquivados com as notificações.

O que está sujeito a restrições

A Finlândia é explícita neste ponto: ao contrário de outros dados inscritos no Registo Comercial, os dados relativos aos beneficiários efetivos não são públicos. A lei permite a divulgação apenas a um destinatário identificado que tenha fundamento ao abrigo da Lei contra o Branqueamento de Capitais ou a uma autoridade no âmbito de uma função legal; o que é público é apenas o facto de ter sido registada uma notificação de beneficiário efetivo. Os representantes da empresa e os próprios beneficiários efetivos podem obter extratos gratuitos através do serviço de informação sobre beneficiários efetivos do PRH.

Os dados pessoais também estão protegidos. O registo regista o nome completo da pessoa, o código de identificação pessoal, a nacionalidade e o município de residência, sendo o endereço de residência registado apenas para pessoas residentes no estrangeiro; a parte identificativa do código de identificação pessoal e o endereço de residência de uma pessoa residente no estrangeiro só são divulgados quando o destinatário tiver uma base legal para a proteção de dados e demonstrar garantias adequadas. Os dados de contacto de agentes e pessoas de contacto nos registos efetuados a partir de 2025 não são públicos.

Documentos que podem ser obtidos a partir do registo

  • Kaupparekisteriote / handelsregisterutdrag (Extrato do registo comercial) — os dados atualmente registados: nome, número de identificação da empresa, sede, ramo de atividade, representantes, capital social, conselho de administração, diretor executivo e auditor, bem como o estado do registo da titularidade efetiva. É possível obter um extrato histórico referente a uma data ou período específicos. O extrato eletrónico é gratuito; os extratos traduzidos para inglês são pagos.
  • Yhtiöjärjestys / bolagsordning (Estatutos) — incluindo também acordos de parceria e regulamentos de cooperativas, disponíveis através do serviço de informação do PRH.
  • Tilinpäätös / bokslut (Demonstrações financeiras) — apresentadas ao PRH e disponíveis através do mesmo serviço; o prazo de apresentação é sancionado com uma multa por atraso.
  • Todistukset (Certificados) — certificados emitidos a partir do registo, solicitados através do serviço de informação do PRH. A Finlândia não dispõe de um documento denominado «certificado de regularidade»; o extrato do registo comercial ou um certificado desempenha essa função para bancos, concursos públicos e autenticações notariais.
  • Edunsaajarekisteriote (Extrato do registo de beneficiários efetivos) — sujeito às restrições acima descritas; gratuito para os próprios representantes da empresa e para o beneficiário efetivo em causa, e, nos restantes casos, disponível apenas para fins de combate ao branqueamento de capitais.
  • Jäljennökset ilmoitusasiakirjoista (Cópias dos documentos de notificação arquivados) — cópias eletrónicas das notificações e dos seus anexos, disponíveis mediante pedido.

Perguntas Frequentes

Como se chama o registo comercial na Finlândia?

O «Kaupparekisteri» (Registo Comercial), mantido pelo Instituto Finlandês de Patentes e Registos e gerido em conjunto com a administração fiscal através do Sistema de Informação Empresarial.

Os empresários em nome individual têm de se registar?

Apenas em determinadas condições. Um empresário individual deve registar-se se for obrigado a elaborar demonstrações financeiras ao abrigo da Lei da Contabilidade ou se for residente fora do Espaço Económico Europeu; os demais podem registar-se voluntariamente.

Existe um capital social mínimo para uma sociedade de responsabilidade limitada finlandesa?

Não. O requisito de capital social mínimo para a sociedade de responsabilidade limitada foi abolido em 2019. Uma sociedade anónima requer 80 000 euros.

A certidão do Registo Comercial finlandês é gratuita?

Sim. O extrato eletrónico do registo comercial, incluindo extratos históricos, está disponível gratuitamente através do serviço de informação do PRH; os extratos traduzidos, os estatutos e as demonstrações financeiras são cobrados.

Os beneficiários efetivos são de domínio público na Finlândia?

Não. Os dados dos beneficiários efetivos não são, expressamente, públicos. A divulgação limita-se a destinatários identificados com fundamento na Lei contra o Branqueamento de Capitais e às autoridades; apenas o facto de ter sido registada uma notificação é público.

O que é um número de identificação empresarial?

O Y-tunnus (Número de Identificação Empresarial) é o identificador atribuído através do Sistema de Informação Empresarial quando uma entidade é inscrita no Registo Comercial ou nos registos fiscais, e é a chave utilizada para pesquisar a entidade.

Fontes

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