Kanada har inget enhetligt nationellt företagsregister. Ett företag kan registreras på federal nivå enligt Canada Business Corporations Act (CBCA) hos Corporations Canada, eller enligt någon av de tretton provins- och territoriella bolagslagarna; båda sätten är lika giltiga, och ett företag som är registrerat på federal nivå måste ändå registrera sig i varje provins där det bedriver verksamhet. Uppgifter om federala bolag kan sökas kostnadsfritt, och sedan 2024 offentliggörs namnen på personer som utövar betydande kontroll över CBCA-bolag.

Företagsregistren i Kanada

Corporations Canada, som ingår i Innovation, Science and Economic Development Canada, förvaltar CBCA, Canada Not-for-profit Corporations Act (CNCA) och Canada Cooperatives Act. Deras söktjänst för federala bolag (Federal Corporation Search ) är kostnadsfri och visar uppgifter om varje bolag. Utöver detta har varje provins och territorium sitt eget register – Ontario Business Registry, Registraire des entreprises du Québec, BC Registries and Online Services, Alberta Corporate Registry, Nova Scotia Registry of Joint Stock Companies och motsvarande register – vart och ett med sin egen sökfunktion. En federal söktjänst som omfattar flera jurisdiktioner samlar flera register i ett enda gränssnitt.

En federal registrering ger nationellt namnskydd men ersätter inte den provinsiella registreringen: ett bolag som bedriver verksamhet utanför sin hemjurisdiktion måste registrera sig i varje berörd provins. Dessutom utfärdar Canada Revenue Agency det niosiffriga Business Number, som skiljer sig från bolagsnumret och visas i den federala bolagsregistreringen.

Var enskilda firmor och handelsbolag förekommer

Enskilda företag och handelsbolag bildar inte aktiebolag och registreras inte på federal nivå. De registrerar ett företagsnamn i den provins eller det territorium där de bedriver verksamhet. Det finns därför ingen kanadensisk motsvarighet till ett nationellt register för enskilda företagare, och för att verifiera ett icke-aktiebolagsbildat kanadensiskt företag måste man söka i det relevanta provinsiella företagsnamnsregistret.

Rättsliga former som kan registreras i Kanada

  • Enskild firma – en ägare, ingen separat juridisk personlighet, obegränsat personligt ansvar; registreras genom ett provinsiellt företagsnamnsregister.
  • Öppet handelsbolag — två eller flera delägare enligt provinsernas lagar om handelsbolag, med solidariskt och obegränsat ansvar.
  • Kommanditbolag – minst en komplementär med obegränsat ansvar tillsammans med kommanditdelägare vars ansvar är begränsat till deras insats; registreras på provinsnivå.
  • Kommanditbolag med begränsat ansvar (LLP) — en provinsform, vanligtvis begränsad till vissa yrken, som skyddar delägare från ansvar för en meddelägares vårdslöshet. Det finns inget federalt LLP.
  • Aktiebolag, federalt (CBCA) – en separat juridisk person registrerad hos Corporations Canada; aktieägarnas ansvar är begränsat till det insatta kapitalet.
  • Aktiebolag, provinsiellt — samma struktur med begränsat ansvar enligt en provinsiell aktiebolagslag.
  • Bolag med obegränsat ansvar (ULC) – tillgängligt i British Columbia, Alberta och Nova Scotia; ett aktiebolag vars aktieägare har obegränsat ansvar, används främst för gränsöverskridande skattestrukturering.
  • Ideell förening — registrerad på federal nivå enligt CNCA eller på provinsnivå; den har inget aktiekapital och medlemmarna är inte personligt ansvariga.
  • Kooperativ – registrerat på federal nivå enligt Canada Cooperatives Act eller på provinsnivå; ägs av medlemmarna, där medlemmarnas ansvar är begränsat till andelar eller medlemskap.
  • Utomprovinsiellt bolag — ett bolag från en annan kanadensisk jurisdiktion som är registrerat för att bedriva verksamhet i en viss provins; registreringen innebär en skyldighet att lämna upplysningar och erhålla tillstånd snarare än att det rör sig om en ny juridisk person.
  • Registrerat utländskt bolag (filial) — ett icke-kanadensiskt bolag som är registrerat utanför provinsen i varje provins där det bedriver verksamhet; det utländska huvudkontoret förblir fullt ansvarigt.

Information som finns tillgänglig i de kanadensiska registren

Den federala bolagssökningen visar, utan kostnad, bolagsnamnet och namnhistoriken, bolagsnumret, CRA:s företagsnummer, bolagets status, tillämplig lagstiftning och datum, bolagsform, adressen till det registrerade säte, minimi- och maximiantalet styrelseledamöter samt varje styrelseledamots namn och adress, årsdag och period för årsredovisning, status för årsredovisningar per år, datum för den senaste årsstämman och datum för registreringsbeviset. Corporations Canada publicerar även månatliga transaktionsuppgifter och erbjuder ett API för massåtkomst. Byten av styrelseledamöter måste anmälas inom femton dagar, och historiska inlämnade handlingar förblir offentliga.

Personer med betydande inflytande

Kanadas reform för ökad transparens har nu trätt i kraft på federal nivå. Enligt CBCA måste ett bolag föra ett register över personer med betydande inflytande (ISC) där varje persons namn, födelsedatum, medborgarskap, skatterättslig hemvist, bostadsadress, eventuella delgivningsadresser, datum för när personen blev och upphörde att vara en ISC samt arten och omfattningen av det inflytande som personen har anges. Registret ska lämnas in till direktören årligen tillsammans med årsredovisningen och inom femton dagar efter varje ändring, och den obligatoriska inlämningen trädde i kraft den 22 januari 2024.

Corporations Canada offentliggör en definierad delmängd: personens fullständiga juridiska namn, dennes delgivningsadress eller, i avsaknad av sådan, bostadsadress, en beskrivning av arten och omfattningen av den betydande kontrollen samt datum för när personen blev och upphörde att vara en ISC. Födelsedatum, medborgarskap och skatterättslig hemvist offentliggörs inte, och offentliggörandet undantas för personer under arton år, personer som saknar rättshandlingsförmåga, vissa innehavare av offentliga ämbeten samt i fall där offentliggörandet skulle utgöra ett allvarligt hot mot säkerheten. Brottsbekämpande myndigheter och finansunderrättelseenheten har dock fortfarande tillgång till uppgifterna. Registret omfattar endast bolag enligt CBCA, och det går inte att söka i registret på en enskild persons namn.

Reglerna varierar mellan provinserna. I Quebec har verkliga ägare varit anmälningspliktiga till företagsregistret sedan den 31 mars 2023 och uppgifterna är offentliga; de visar namn, datum för när man blev och upphörde att vara verklig ägare, yrkesadress och villkoret för att kvalificera sig med röstprocent, men aldrig födelsedatum. I British Columbia har transparensregistret över betydande personer varit obligatoriskt sedan 2020 men är inte offentligt: åtkomsten är begränsad till styrelseledamöter, polis, skattemyndigheter, värdepappers- och finansiella tillsynsmyndigheter, den finansiella underrättelseenheten och advokatsamfundet. Ett offentligt register i British Columbia har lagstiftats, men inget lanseringsdatum har kunnat bekräftas.

Årsredovisningar

Årsredovisningar är i allmänhet inte offentliga i Kanada. De flesta bolag lämnar inte in dem till Corporations Canada; de tillhandahålls istället till aktieägarna inför årsstämman. Undantagen är utdelningsberättigade (börsnoterade) bolag och ideella bolag som ansöker om finansiering. Styrelsens protokoll, beslut och bokföringsunderlag är inte tillgängliga för allmänheten.

Handlingar som kan erhållas från registret

  • Registreringsbevis – det stiftelseurkund som styrker att bolaget har bildats samt datumet för detta; kopior kan beställas.
  • Intyg om efterlevnad — intygar att bolaget existerar, inte har upplösts, fusionerats eller upphört, och att det är i dag med sina årsredovisningar, ISC-anmälningar och avgifter. Detta är den kanadensiska federala motsvarigheten till ett intyg om god status, som används för finansiering, leveransavtal och transaktioner.
  • Intyg om förekomst — intygar att bolaget existerade vid ett angivet datum eller under en angiven period, utan att bekräfta aktuell efterlevnad. För organ som tidigare omfattades av den gamla Canada Corporations Act utfärdas istället ett intyg om förekomst.
  • Kopior av bolagsdokument, bestyrkta eller obestyrkta — stiftelseurkunden, ändringsbeslut, meddelanden om byte av styrelseledamöter och om flytt av säte samt, för ideella bolag, stadgar och årsredovisningar. En bestyrkt kopia åtföljs av ett intyg som bekräftar att den är en exakt kopia av det dokument som förvaras av Corporations Canada, för användning i domstol och liknande förfaranden.
  • Företagsprofil och uppgifter från årsredovisningen – det sammanställda offentliga registret över identitet, status, säte, styrelseledamöter, ISC-information och inlämningshistorik, tillgängligt på bolagets detaljsida och i bulk via månatliga transaktionsfiler och bolagsgränssnittet.
  • NUANS-namnsökningsrapport – en federal eller provinsiell rapport som jämför ett föreslaget företagsnamn med befintliga namn och varumärken. Den krävs inte längre för en vanlig bolagsbildning enligt CBCA eller förhandsgodkännande av namn, där sökningen är inbyggd i ansökan, men krävs fortfarande för ansökningar om återupptagande, sammanslagning och fortsättning samt för kooperativa tjänster.
  • Provinscertifikat och registersökningar — varje provinsregister utfärdar sina egna statusintyg, företagsregistersökningar och kopior av inlämnade dokument.

Vanliga frågor

Finns det ett enda bolagsregister i Kanada?

Nej. Corporations Canada förvaltar det federala registret enligt Canada Business Corporations Act, och varje provins och territorium förvaltar sitt eget. En federal sökning som omfattar flera jurisdiktioner sammanför flera register, men registreringen i sig förblir jurisdiktionsspecifik.

Finns enskilda näringsidkare med i ett kanadensiskt företagsregister?

Inte i ett företagsregister. Enskilda näringsidkare och handelsbolag registrerar ett företagsnamn på provinsnivå; det finns ingen federal registrering för dem.

Är de verkliga ägarna till kanadensiska företag offentliga?

För federala CBCA-bolag, ja delvis: sedan januari 2024 offentliggörs namn, delgivningsadress, typ och omfattning av kontroll samt relevanta datum för personer med betydande kontroll, medan födelsedatum, medborgarskap och skatterättslig hemvist inte offentliggörs. Quebec offentliggör slutliga förmånstagare; British Columbias transparensregister är inte offentligt.

Vad är ett intyg om efterlevnad?

Ett intyg utfärdat av Corporations Canada som bekräftar att ett federalt aktiebolag existerar, inte har upplösts, fusionerats eller avvecklats och att dess inlämnade handlingar är uppdaterade. Det är vad man i Kanada använder istället för ett intyg om god status.

Är kanadensiska årsredovisningar offentliga?

I allmänhet inte. De flesta bolag tillhandahåller årsredovisningar till aktieägarna istället för att offentliggöra dem; distributionsbolag och ideella bolag som bedriver insamlingsverksamhet är de främsta undantagen.

Vad är ett företagsnummer?

Ett niosiffrigt identifikationsnummer som utfärdas av Canada Revenue Agency för skatte- och programkonton. Det skiljer sig från bolagsnumret men anges i det federala bolagsregistret.

Källor

Nyckelord

företagsregistret i Kanada, bolagsregistret i Kanada, Corporations Canada, sökning efter federala bolag, CBCA, provinsiellt bolagsregister, personer med betydande inflytande, intyg om efterlevnad i Kanada, NUANS-rapport, företagsnummer i Kanada, bolagsdokument i Kanada, registrering utanför provinsen